第三章_两周的秘书..

第三章秘书的日常事务工作一、单项选择题1 .15一一20平方米的小办公室。

优点是各部门有独自的工作空间；缺点是（D）,空间比较浪费。

A.监督不便B.缺乏活力C.等级森严D.联系不便2 .一间办公室如果有三人以上，应注意办公桌不要（C）摆设，以免影响思考。

A.靠墙B.当中C.面对面D.朝向门口3 .秘书对办公室的各种物品要养成（B）,归置整齐的习惯。

A.每月底B.随时清理C.隔一段时间清理D.留出大段时间清理4 .秘书替上司筛选电话，在说了迎接词后，如果来电者寻找你的上司，你应该（D）。

A.马上通报上司B.请对方留言C.转接电话D.弄清对方身份和来电目的5 .秘书接打电话过程中，以下三点特别重要：正确、（八）和礼貌。

A.有效B.弹性C.全面D.管理6 .以下接打电话的行为中，（C）是不适宜的。

A.电话机旁随时放着电话记录单和便笺和笔，一有留言就能立即记录B.秘书离开办公室时，要安排别人替你接电话C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D.如果已经回电，但没打通，切记要再联系7 .衡量督促工作的好坏的标准（D）0A.准确B.事实C.实际D.实效8 .对列入督查范围的决策事项应坚持的立项原则是（D）。

A.责任到人B.分解量化C.落实时限D. 一事一项9 .专项督查的特点是（八）。

A.内容具体,事项单一B.内容广泛,事项较多C.内容具体,事项较多D.,内容广泛,事项单一10 .（C）是处理突发事件的一项基本原则。

A.齐心协力B.服从上级C.统一指挥D.实事求是11 .重大交通事故的处理属于（八）。

A.偶发性人为事故B.偶发性自然灾害C.刑事案件D.偶发性政治事件12∙（B）是决策督查的目的之一。

A.准备拟定决策B.补充和完善决策C.深入调查研究D.广泛征求意见13 .决策督查的程序要求按照（八）的原则立项。

A. 一事一项B. 一事多项C.多事多项D.多事一项14 .在决策督查的过程中,对已立项的决策事项,要制定（B）。

（三）办事
面对如此纷繁庞杂的事务，秘书的关键是 摸索出事理，掌握规律，举一反三，才能尽量 办好所有的事。秘书的所有制度和纪律要求， 都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的， “办事”的核心是认识事理，认识事理的目的
在 于提高办事悟性，较高的办事悟 性才能使秘书懂事、能办事、把 事情办出最佳结果。
二、“办文”、“办会”、“办 事”三者的相互联系
一、“办文”、“办会”、“办 事”三者的相对独立
“办文”、“办会”、“办事”三者首先 是各
自相对独立的工作形式，三者各自特点突出，
中心明确。
（一）办文
文字秘书称“办文”为“行文”。研究“行文” 的意义就 会透彻领会“办文”的特点（见图3-1）。
行文的定义
写文
写文和走文的 综合
图3-1 行文的定义
综合考虑，系统筹划
勤于总结，勇于创新
“办文”、“办 会”、“办事” 的原则
功力扎实，工作落实
图3-3 “办文”、“办会”、“办事” 的原则
功力扎实，工作落实 ：“办文”、“办会”、 “办事” 首先是办具体事务，秘书的事务能力必须扎实。秘书 的工作是琐碎平凡的，做好了不显眼，做不好误大事。
综合考虑，系统筹划 ：在扎扎实实做好具体工作 的基础上，秘书要学会从全局的角度综合考虑工作安 排，从全系统的工作考虑，采取哪种“办文”、“办
会”、 “办事”的具体方式更有利于工作。秘书选择“办文”、 “办会”、“办事”具体方式的依据不仅仅是哪种方式
自 己熟悉或熟练，而是要从全局考虑怎样对工作更有利，
形式多样，主攻明确：在完成具体工作任务、解
决具体问题时，“办文”、“办会”、“办事”三者只 能有
所偏重，不能有所偏废。秘书在工作中一方面应当尽 量采取灵活多样的形式，另一方面应当明确主要的办 事方式，力求主攻成果显著。

• 第一，秘书工作具有从属性，同时也具有独 立性。对于领导者的工作，秘书工作处于从属 地位，秘书人员必须按照领导者的要求进行工 作，但同时秘书人员又受一定组织的领导，他 的工作不仅要让领导满意，而且要让组织满意。 第一，秘书工作具有从属性，同时也具有独立 性。对于领导者的工作，秘书工作处于从属地 位，秘书人员必须按照领导者的要求进行工作， 但同时秘书人员又受一定组织的领导，他的工 作不仅要让领导满意，而且要让组织满意。
二、秘书工作管理
• 1、设置合理而有效的组织机构 • 2、形成规范化、制度化、科学化的工 作程序和工作方法 • 3、逐步实行办公自动化
★复与练习
• 关键术语 • 因事设职 因职求人 职位分析 职位分 类 制度规范 秘书规范 • 问答题 • 1．秘书工作的有效性具体体现在什么地方？ • 2．什么是因事设职原则？如何贯彻因事设职 原则？ • 3．什么是制度规范原则？如何贯彻制度规范 原则？ • 4．什么是权责一致原则？如何贯彻权责一致 原则？
二、制度规范、权责一致 的原则
• 所谓制度规范，是指管理必须高度重视制度 建设，努力实现管理制度化、规范化。 • 要贯彻制度规范的原则，首先要求领导者和秘 书人员都要重视观念的转变，努力克服中国传 统的人治管理观的负影响。其次，要重视建立 和完善各项规章制度，使秘书工作有章可循。 再次，要严格执行各项规章制度，做到制度面 前人人平不允许有特殊人物，不搞下不为例， 以树立制度管理的绝对权威。
• 第二，秘书人员与领导者之间除了存在 从属关系外，还存在制约关系。秘书工 作有一定的规章制度，它们规范着秘书 的行为，制约着秘书和领导的关系。秘 书人员只能在不违反这些制度的前提下 为领导服务，违反了，就会犯错误。
• 第三，不同的领导由于各自的素质、阅历、 水平、习惯乃至性格的差异，对秘书工作的要 求会有所不同，若以领导是否满意作为评价秘 书工作的标准，难免带有主观随意性。有时会 出现秘书工作做得很好而领导却不满意的情况。 第三，不同的领导由于各自的素质、阅历、水 平、习惯乃至性格的差异，对秘书工作的要求 会有所不同，若以领导是否满意作为评价秘书 工作的标准，难免带有主观随意性。有时会出 现秘书工作做得很好而领导却不满意的情况。

第三章 秘书个体行为差异
第三章 秘书个体行为差异
项目任务
知识点
技能点
认识秘书个人条 1 件与行为差异的
关系
了解学历、性别、年龄、外貌、 婚姻状况、体质等因素对秘书 职业行为的影响
能在行为管理中优化个人 条件
2
认识秘书个性及 影响个性的因素
1.了解个性的内涵，个性形成、
发展的影响因素
能塑造良好个性品质
九种基本体质能力
序号 名称
说明
1 动态力量 在一段时间内重复和持续运用肌肉力量的能力
2 躯干力量 运用躯干部肌肉（尤其是腹部肌肉）以达到一定肌肉强度的 能力
3 静态力量 产生阻止外部物体力量的能力
4
爆发力 在一项或一系列爆发活动中产生最大能量的能力
5 广度灵活性 尽可能远地移动躯干和背部肌肉的能力
• 孔明知道张昭是孙权智囊团里坐第一把交椅的，如果不先驳倒他，就不可能说服孙权了；只好回答说：“我 的主公刘备躬行仁义，不忍心夺取同族人的基业，所以坚决谢绝了。刘琮这小子听信谗言，偷偷投降了曹操， 才让曹操这样嚣张。现在我主公驻守江夏，自然有很好的打算，这不是等闲之辈所能理解的。”张昭说： “要真是这样，就是先生言行不一致了。先生把自己比作管仲、乐毅。管仲、乐毅可都是济世之才。刘备没 有得到先生之前，还能纵横天下，割据城池；现在得到先生了，为什么曹兵一出现，就连败于新野、樊城、 当阳，现在躲避在夏口，没有容身之地了？是不是刘备得到先生之后，反而不如原来了？！”
• 但这并不表示秘书职业就是吃青春饭的职业。首先，秘书 年龄越大，任职时间越长，面对各种复杂局面的经验也就 越丰富，处理相关问题时更能得心应手；其次，年龄大一 点的秘书体现出更大的耐性，与年轻秘书相比更适合于从 事程序性强的那一部分秘书工作内容。