下载文档原格式
中国科学院科研课题档案建档规范2005－03—02发布2006－04—01实施前言本规范根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关规定制定，为《中国科学院档案管理工作标准》的组成部分。
本规范为第二次制定。
本规范由中国科学院办公厅提出并负责解释。
本规范由中国科学院批准。
本规范起草部门：中国科学院办公厅。
本规范主要起草人：潘亚男、夏玉棉、朱伍华、胡国基。
ZKY/B002-1-2006科研课题档案建档规范1 总则1.1 为加强中国科学院科研课题档案的建档工作，提高科研课题档案的质量，充分发挥科研课题档案在科技事业和国家建设中的作用，制定本规范。
1.2本规范提出了科研课题建档工作的基本要求和管理职责，规定了科研课题文件的归档范围和质量要求，以及科研课题档案的形成积累、整理立卷、归档验收、补充和借阅等。
2 规范性引用文件下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
GB/Tl l 822--2000((科学技术档案案卷构成的一般要求)3术语3.1 科研课题(scientific and technical problems)指具有相对独立目标和内容的具体研究对象，是组织科学技术研究的基本单元。
3.2 科研课题文件(scientific and technical records)指记述和反映科研课题研究活动中形成的各种载体的文字、图表、声像等记录形式的文件材料总称。
3.3 科研课题档案(scientific and technical archives)指具有保存价值的、归档的科研课题文件。
4 基本要求4.1 单位应建立完整、准确、系统、能反映从开题到结题的科研活动全过程的科研课题档案。
4.2 科研课题建档工作必须贯穿于科研管理工作的全过程。
4.3 科研课题档案没有归档或归档不符合要求，单位冻结课题经费，不予申报成果。
4.4 科技成果评奖、科技人员提职考核，应由综合档案室提供科研课题档案归档情况证明(式样参见附录图Dla-Dlb)。
文书档案管理细则----WORD文档，下载后可编辑修改----下面是小编收集整理的范本，欢迎您借鉴参考阅读和下载，侵删。
您的努力学习是为了更美好的未来！文书档案管理细则一第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。
第二条执法文书是水行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。
建立健全执法文书管理制度是水行政执法工作的组成部分，水提高执法工作效率和工作质量的必要条件。
第三条各级水行政主管部门在执法工作中形成的全部文书档案均由本部门执法机构集中统一管理。
第四条水行政执法文书档案是指在水行政执法中形成的各种文书资料(包括文字、图表、音像等资料)。
第五条各级水行政主管部门的执法机构应配备一名专职或兼职档案管理人员，负责执法文书档案的日常管理工作。
第六条执法文书档案的收集与归档(一)在每次执法活动进行完毕后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的文书资料交档案管理人员立档;(二)归档的文书材料应完整、齐全，具有保存价值;(三)应归档的执法文书材料范围及分类;1. 水事案件类：水事违法案件的受理、立案呈报表，现场勘察笔录，调查笔录，音像材料，证言证词，责令停止水事违法行为通知书，调查报告，违反水法规行政处理(罚)决定书，送达回执，行政处罚强制执行申请书，结案报告等;2. 行政复议类(区县(市)不适用)：行政复议申请书，行政复议受理、不予受理、限期补正通知书，行政复议申请人、被申请人提供的有关材料、证据、答辩书等，申请人撤回复议申请书，行政复议裁定书、决定书，送达回证等;3. 行政诉讼类：起诉书副本、答辩状、代理词，水行政主管部门提交给法院的与案件有关的材料、证据、委托代理书，判决书以及与案件有关的司法文书等;4. 统计报表类：各种水行政执法统计报表以及其他各类统计报表;5. 法规文件类：上级颁发的有关水行政执法、水资源、水工程、地方电力、水土保持、河道管理等有关法律、法规、规章、决议、决定、指示、批复、通知等以及相应的解释、说明、实施细则等，本部门制定发布的有关水行政执法方面的文件通知、规定等;6. 其他类：人民来信、来访记录及处理意见，水行政执法活动中拍摄、收集的具有保存价值的照片、音像资料等。
文书档案整理规范文书档案整理规范一、文书档案整理要求：1、文书档案实行一级类目管理。
2、文书档案以件为单位实行一级管理。
同一个问题的请示与批复按一件保管，请示的文件编号填在“备注”栏中；如会议材料等，每一件为一个保管单位。
3、带有附件的文件，文件和附件每一件为一个保管单位，录入附件信息时，必须在“备注”栏中填写附件的发文文号。
4、文件的排列顺序，制发文，正文在前，发文稿纸在中间，文件底稿在后。
接收文，公文处理纸在前，文件原件在后，如果是传真件，需另附复印件一并保管。
二、档案号编制要求：文书档案在一级类目下七位流水编制全宗号+一级类目代字+流水号1-W0000001三、文书档案著录细则：1、题名：文件材料的正、副标题要全部录入。
以事件为保管单位的文件材料题名应全面、准确概括和揭示文件内容，由“责任者+问题+文种”组成。
如有同题名文件，录入时由“标题+发文日期”组成,题名中的年度应是阿拉伯数字，不要录入特殊字符。
合同档案著录时，题名应录入甲方单位名称和合同项目名称，若合同编号和外委编号同时存在时，将外委编号录入题名中。
2、文件编号：填写发文字号，发文字号年份使用半角状态下方括号,如：****字[2019]15号；合同档案填写合同编号。
没有文件编号或合同编号时为空。
3、责任者：填写对文件内容负有责任的单位，公文以落款盖章的机构为准，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替，必须填写规范的单位名称（不可用简称），合同档案的责任者应填写乙方单位。
如：****公司供水供电处4、日期：填写文件形成日期，日期用8位阿拉伯数字表示：1999-02-03。
5、保管期限：永久、30年、10年，具体划分参照文书档案保管期限划分表。
6、页数：每份文件材料的总页数。
7、密级：按文件材料或案卷的保密级别填写，分别为秘密、机密、绝密、**商密★、**商密★★、**商密★★★。
档案上没有密级的选择“无密级”。
8、保密期限：按文件材料或案卷的保密期限填写，分为永久、30年、20年、15年、10年、7年、5年、3年、2年，如无密级设置选择无。
中国科学院半导体研究所档案管理实施细则为规范研究所档案管理工作流程，特制定本细则。
一、归档材料预立卷制度预立卷工作是研究所档案管理的基础工作之一，是研究所实行部门（课题组）立卷制度的一个重要保障。
规范所内文件材料预立卷工作，对研究所立卷部门做好归档工作，提高立卷质量，方便平时的查找利用都具有重要作用。
1. 归档材料预立卷工作是指各职能处室、课题组的兼职档案员平时按照已经确立的预立卷类目，将已经处理完毕的文件材料随时按类目上的有关条款归入相应卷夹。
2．预立卷类目的设置类目的设置主要参照我所《档案实体分类方案》，规定的类目一般不作调整和修改，具体条目兼职档案员可根据本部门的工作职能和当年工作的重点进行编制，注明类别、作者、内容、文件等，并依次编号。
3．文件材料预立卷工作的方法（1）准备工作兼职档案员应在年初或上一年末，根据类目所列的各个条目，为每一条款准备一个卷夹。
卷夹的卷脊上写上条款号和条款名称。
然后将卷夹按序排列，以备平时随时归卷和查找。
（2）文件的收集文书类兼职档案员应按中科院有关建档规范要求，一件一袋，批复在前，请示、附件在后，及时清退办理完毕的文件。
注意对外发文应在文件发出时，同时将底稿和一至二份文件归档，对机关内部使用的文件、会议文件、外出开会带回的文件等，及时进行登记和收集，避免归档文件不全。
对文件的流转应建立简便易行的登记手续，明确文件去向。
科研项目类兼职档案员（含科研、设备、军工固定资产投资、基建等），应按中科院有关建档规范要求，按照文件材料的自然形成规律，负责各自范围内文件材料的收集、积累，分门别类，一个项目或一个课题用一个积累袋，随时收集、整理。
其他档案类兼职档案员（会计、名人、声像、实物、离退及去世人员、专利等）按其材料积累方式和途径进行收集积累。
（3）归卷工作文件归卷之前应注意检查页数、附件等是否齐全完整，处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人，然后将文件按所属条款归入卷夹。
中国科学院军工固定资产投资项目档案建档规范（试行）1 总则1.1 为加强中国科学院承担的军工固定资产投资项目（以下简称项目）档案的建档工作，确保项目档案的完整、准确、系统与安全，发挥项目档案在科学技术成果转化、应用和科研辅助支撑等工作中的作用，为项目建设、运行维护、技术储备以及监督管理提供依据和保障，制定本规范。
1.2 本规范适用于中国科学院院属单位承担的国防科工局（含原国防科工委）及中国科学院投资的军工固定资产投资项目的建档工作。
1.3 本规范明确了项目建档工作的基本要求及管理职责，规定了项目文件的归档范围、质量要求、整理组卷和档案验收要求。
1.4 项目建设内容包含基建任务的，其基建文件的建档执行《中国科学院基本建设项目档案建档规范》（科发办字〔2006〕47号）。
1.5 项目建档工作除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准、规范的相关规定。
2 规范性引用文件下列标准、规范中所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
GB／T ll822-2008 《科学技术档案案卷构成的一般要求》DA／T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》国防科工委国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办〔2007〕161号）国防科工局《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收工作准则》（科工计〔2011〕1271号）国防科工局《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》（试行）（科工计〔2011〕536号）ZKY/B002-2-2006 《中国科学院基本建设项目档案建档规范》（科发办字〔2006〕47号）ZKY/B002-5-2006 《中国科学院声像档案建档规范》（科发办字〔2006〕137号）《特种设备安全监察条例》（2009年国务院令第549号）上述引用的标准、规范如另有更新，则按新标准、新规范执行。
3 术语3.1 国家国防科技工业固定资产投资项目指国防科工局（含原国防科工委）审批或审核后报国务院审批，全部或部分使用财政性资金的各类固定资产投资项目。
1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文献的整理原则和方法。
本标准合用于各级机关、团队、企事业单位和其他社会组织相应作为文书档案保存的归档文献的整理。
其他门类档案可以参照执行。
公司单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文献下列文献对于本文献的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文献，仅所注日期的版本合用于本文献。
凡是不注日期的引用文献，其最新版本（涉及所有的修改单）合用于本文献。
GB/T 18894 电子文献归档与管理规范DA/T 1-2023 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2023 档案修裱技术规范DA/T 38-2023 电子文献归档光盘技术规定和应用规范3 术语和定义下列术语和定义合用于本标准。
3.1归档文献archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文献材料，涉及纸质和电子文献材料。
3.2整理arrangement将归档文献以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文献还涉及修整、装订、编页、装盒、排架；电子文献还涉及格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3件item归档文献的整理单位。
3.4档号archival code在归档文献整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文献的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文献整理应遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系。
4.2 归档文献整理应区分不同价值，便于保管和运用。
4.3 归档文献整理应符合文档一体化管理规定，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文献整理应保证纸质文献和电子文献整理协调统一。
5 一般规定5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文献一般以每份文献为一件。
正文、附件为一件；文献正本与定稿（涉及法律法规等重要文献的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文献附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
八、中国科学院大科学项目档案建档规范1 总则1.1 为加强中国科学院大科学工程项目(以下简称项目)档案建档工作，确保项目档案的完整、准确、系统，发挥项目档案在运行、维修、管理和扩建、改建、技术改造等工作中的作用，制定本规范。
1.2 本规范提出了项目建档工作的基本要求及管理职责，规定了项目文件的归档范围、质量要求、整理组卷和项目档案的验收、归档与移交，适用于中国科学院大科学工程项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的建档工作。
1.3项目建档工作除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准、规范的规定。
2 规范性引用文件下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
GB/Tl l822-2000((科学技术档案案卷构成的一般要求)GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》DA/T28-2002(<国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范)3 术语3.1 大科学工程项目(Large scale scientific construction project)是指大科学装置的建设项目，亦称作大科学装置建造工程，具有工程和研制双重特性。
它包括大科学装置的建造及与其相配套的建筑物、构筑物和附属基础设施的建设。
其组成见示意图(附录A)。
3.2 大科学装置(Large-scale scientific facility)是指通过较大规模投入和工程建设来完成，建成后通过长期的稳定运行和持续的科学技术活动，以实现重要科学技术目标的大型设施。
按照不同的应用目的，大科学装置可分为三类：(1)为多学科领域的基础研究、应用基础研究和应用研究服务的，具有强大的支持能力的大型公共实验平台；(2)为特定学科领域的重大科学技术目标建设的专用研究装置；(3)为国民经济建设、国家安全和社会发展提供基础数据的重大公益基础设施。
3.3 系统(System)由若干相互联系和相互作用的部分(要素)，按一定的关系组成的具有特定功能的有机整体。
ZKY中国科学院标准ZKY/B001－2005公文处理标准2005 - 11 - 18 发布2006 - 01 - 01实施中国科学院发布ZKY/B001－2005前言本标准根据《国家行政机关公文处理办法》和《中国科学院公文处理办法》的有关规定制定。
本标准为第一次制定。
本标准由中国科学院办公厅提出并负责解释。
本标准由中国科学院批准。
本标准起草部门：中国科学院办公厅。
本标准主要起草人：蒋协助、田思维。
ZKY/B001－2005公文处理标准1 范围本标准规定了中国科学院公文处理中收文、发文、行文、传阅、归档的基本要求。
中国科学院直属事业单位、院部机关纸质公文处理执行本标准。
中国科学院直属事业单位、院部机关电子公文处理参照执行本标准。
中国科学院直接投资控股企业公文处理参照执行本标准。
2 规范性引用文件下列规范性文件所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
国家行政机关公文处理办法GB/T 9704－1999 国家行政机关公文格式3 定义本标准采用下列定义。
3．1 院直属事业单位（简称单位）中国科学院直属研究机构、分院、支撑机构和教育单位。
3．2 院部机关各部门中国科学院院部机关内设机构。
3．3 主要领导中国科学院及直属事业单位主要负责人，院部机关各部门主要负责人。
3．4 主管领导协助主要领导分管某项工作的负责人。
3．5 公文处理部门中国科学院办公厅，院直属事业单位、院部机关各部门负责公文处理的处室。
3．6 公文在公务活动中形成的具有法定或特定效力，以规范体式表达的文书。
3．7 电子公文能被计算机处理、复制、存储和现代数据通信技术传输的公文。
3．8 文种文种即公文的种类。
本标准所称文种包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
3．9 上行文下级组织向上级组织报送的公文。
主要包括：中国科学院向国家领导机关报送的公文，院直属事业单位向院部机关报送的公文，院直属事业单位按要求向地方政府等报送的公文。
第一章总则第一条为加强中国科学院档案管理，保障档案安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于中国科学院各级单位、研究所、实验室、研究中心、研究中心所、国家重点实验室等机构及所属单位。
第三条档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：档案由档案管理部门统一集中管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。
（二）分类管理原则：根据档案的性质、内容、形式和用途，对档案进行分类管理。
（三）规范管理原则：档案管理工作应按照国家和院有关规定，建立健全档案管理制度，规范档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作。
（四）信息化管理原则：积极推进档案信息化建设，提高档案管理水平和利用效率。
第二章档案管理部门及职责第四条中国科学院档案管理部门负责全院的档案管理工作，其主要职责包括：（一）贯彻执行国家和院档案管理的法律法规、政策及制度；（二）制定全院档案管理规章制度，并组织实施；（三）负责全院档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作；（四）指导、监督和检查全院档案管理工作；（五）开展档案宣传教育工作，提高全院档案工作人员的素质。
第五条各级单位、研究所、实验室、研究中心、研究中心所、国家重点实验室等机构及所属单位应设立档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（一）全面性原则：收集档案应全面、系统地反映单位历史、科研、管理等方面的活动。
（二）真实性原则：收集的档案应真实、准确、完整。
（三）及时性原则：档案收集应确保及时、完整地反映单位各项活动。
第七条档案整理应遵循以下原则：（一）分类整理原则：根据档案的性质、内容、形式和用途，对档案进行分类整理。
（二）规范整理原则：按照国家和院有关规定，对档案进行规范整理。
（三）连续性原则：档案整理应保持档案的连续性和完整性。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管原则：确保档案的完整、准确、安全和保密。
科协文书档案分类大纲
根据国家档案局《科协文书档案分类大纲》，《档号编制规则》，结合我单位实际情况，特制定文书档案分类大纲、编号方案、保管期限表。
一、分类大纲
由于我单位文件材料较少，按年度——问题——保管期限分类法立卷。
二、编号方案
1、组卷结束后，按照不同的保管期限和《大纲》中材料顺序分别登记编号。
2、文书档案的档号结构为：
全宗号——年度——件号——盒号——保管期限——页数
3、档号编制方法
全宗号用四位代码标识，盒号用三位阿拉伯数字标识，按件装盒，盒内文件单件装订编号，件号用阿拉伯数字标识，按排列顺序流水编号。
页号用阿拉伯数字标识，按顺序流水编号。
件号、页号都不应有空号。
4、文书档案的保管期限为：永久、长期、短期。
档案分类大纲
分类原则档案分类以本机关全部档案为对象，依据单位工作职能，结合档案的内容及其形式的特点，保持档案之间有机联系，便于科学管理和开发利...
分类方案在全宗内，首先将全部档案分为文书档案、业务档案、声像档案、实物档案、会计档案、科技档案、资料档案七大类，其次按保管期...
文书档案采用保管期限--年度分类，以事由、重要程度按年度进行排列；文书档案保管期限分为永久、长期、短期、30年、10年。
业务档案采用保管期限--年度—问题分类，可分为统计报表类、
审批类、申报类、行政执法4个二级类目。
卷。
内文件按时间顺序排列，案卷在同一保管期限内统编流水号。
业务档案保管期限分为永久、长期、短期。
中国科学院文书档案建档规范
2006－04—20发布2006－06—01实施
中国科学院
前言
本规范根据《归档文件整理规则》的有关规定制定，为《中国科学院档案管理工作标准》的组成部分。
本规范为第一次制定。
本规范由中国科学院办公厅提出并负责解释。
本规范由中国科学院批准。
本规范起草部门：中国科学院办公厅。
本规范主要起草人：潘亚男、商秀青、张金茹、司乔、夏玉棉。
ZKY/B002-4-2006
文书档案建档规范
1 总则
为加强中国科学院文书档案的建档工作，提高归档文件的质量，充分发挥文书档案在反映单位主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，制定本规范。
本规范提出了文书档案建档工作的基本要求和管理职责，规定了文件材料的归档范围和质量要求以及归档文件的分类与整理、档案接收等。
2 规范性引用文件
下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
D3JT 22-2000(归档文件整理规则)。
DA/T l—2000(档案工作基本术语)
3 术语
立档单位(fonds constituting unit)
构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
文书档案(administrative archives)
指具有保存、利用价值，并已经归档的文件材料。
文件(record；document)
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
原件(original document)
最初产生的区别于复制件的原始文件。
复制件(copy；duplicated document)
与原件内容相同的复制品。
文稿(draft；manuscriot)
文件起草过程中形成的历次稿件，可分为草稿和定稿两种。
文本(text；version)
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副
本、试行本、修订本、各种文字文本等。
手稿(manuscripts)
作者手写或打字等方式制作的原稿。
归档文件(archived rdes)
在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
件(douccument)
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
归档文件整理(arrangement of archived files)
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
4 基本要求
单位应将文书档案建档工作列入各职能部门的工作内容和管理职责。
兼职档案人员年度考核、晋职晋级时，单位应要求综合档案室提供归档情况。
5 管理职责
院档案主管部门
5.1.1 制定文书档案工作规范，对文书档案建档工
作提出要求。
负责对院属单位文书档案建档工作进行监督、检查及业务指导。
单位主管领导
加强对本单位文书档案工作的领导，把文书档案工作纳入议事日程。
落实文书档案建档工作所需的工作条件。
单位职能部门
负责协助综合档案室督促、检查本部门归档文件的收集、整理、预立卷和归档工作。
参与本部门归档文件材料保管期限的划分。
综合档案室
负责编制本单位《文书档案分类表》和《文件材料
归档范围与保管期限参考表》。
检查验收本单位归档文件的质量，依据建档规范对文书档案进行整理编目。
督促并指导兼职档案人员做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工作。
负责审定归档文件材料保管期限的划分。
兼职档案员
负责本部门文件材料的收集、积累和预立卷。
负责本部门归档文件的整理、归档。
对本部门归档文件材料保管期限进行初步的划分。
6 文件材料归档范围和质量要求
归档范围
凡是反映单位的职能活动，对单位工作和历史沿革具有查考利用价值和凭证作用的文件材料均应归档保存。
院部机关、院属单位文件材料的归档范围及保管期限详见附录A、B。
不归档范围
中国科学院文件材料不归档范围详见附录c。
质量要求
归档的文件材料应为原件，不得擅自修改或事后补制。
归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，并与原件一并归档。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容
提要。
7归档文件的分类与整理
归档文件的分类
中国科学院归档文件一般采用年度一问题(机构)一保管期限的方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史原貌。
保管期限的划分
保管期限分为永久、长期(16—50年)、短期(15年以下)三种。
(当国家对保管期限有新的规定时，执行新规定。
)
归档文件的整理方法
归档文件的整理单位
归档文件以“件”为整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件的正本与定稿为一件，也可各为一件；正文与附件为一件，也可各为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件。
报表、名册、图册等应按其原装订方式，一册(本)为一件；来文与复文为一件，也可各为一件。
修整
有破损的文件，应对其进行修补；超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
装订
归档文件按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理单在前，文件在后。
排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内(这里“保管期限”即为最低一级类目)，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
编号
归档文件依分类表和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章式样见附录图Dl。
全宗号：院档案馆给本单位的全宗编号。
年度：文件形成年度。
以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整
理和档案移交进馆时编制。
室编件号在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。
问题(机构)分类
作为分类类目的问题(机构)名称，或其规范化简称。
编目
归档文件应依据分类表和室编件号顺序逐件编制归档文件目录。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
归档文件目录式样见附录图D2。
件号：填写室编件号。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的形成单位或署名人。
文号：文件的发文字号。
题名：文件标题。
没有标题或标题不规范的，可依据文件内容自拟标题，标题外加“[]”号。
日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。
7.4.6.6页数：每份归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
备注：注释文件需说明的情况。
(如某份文件需说明的内容较复杂，目录备注项填写不下，可在备考表中做详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
)。
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。
归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面式样见附录图D3。
装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒式样见附录图D4(a)。
档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、问题、盒号等项式样见附录图D4(b)、附录图I)4(e)。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
备考表
备考表置于盒内所有文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明。
备考表式样见附录图D5。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁以及保管期限调整等情况。
也可以是文件目录备注项中加有“*”号标示，需要注释的详细说明。
整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期：归档文件整理完毕的日期。
8档案接收
接收时间：文书档案在次年六月底以前接收完毕。
交接手续
8.2.1 归档部门兼职档案员将整理好的文书档案和归档文件目录一式两份，送交综合档案室检查验收。
综合档案室在接收前，对送交的档案进行严格的质量检查，对不符合规范要求的档案，退回重新整理。
质量检查符合规范要求的档案，经清点无误后，交接双方在归档文件目录上签字盖章，一份退归档部门，一份留综合档案室备查。
