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档案管理存在的问题及改进措施档案管理存在的问题及改进措施一、问题描述档案管理是组织和机构重要的管理工作，与其存储的信息有关。
它涵盖了组织和机构的历史、工作和发展等方方面面。
然而，我们常常会发现档案管理存在一些问题。
以下是一些常见问题的描述。
1.1 档案保存混乱在某些组织和机构中，档案管理方式不统一，导致档案保存混乱。
有的人习惯于以纸质方式保存档案，有的人则喜欢数字化保存档案，还有一些人会同时使用两种方式。
这种混乱的保存方式给档案管理带来了很大的困扰，不仅使档案难以查找，还增加了档案的丢失和损坏的风险。
1.2 档案整理困难由于保存方式的混乱，档案整理变得困难。
无法统一的保存方式造成了档案分类不清，文件命名不规范，缺乏档案整理的系统性和连续性。
这使得查找和使用档案变得困难，同时也影响了档案的有效利用。
1.3 档案权限管理不完善档案信息涵盖了组织和机构的各个层面，其中一些信息是机密的，只有特定的人员才有权访问。
然而，在一些组织和机构中，档案权限管理存在问题。
有的人可以无权限访问档案，有的人却无法获得应有的权限。
这种不完善的权限管理可能导致档案信息的泄露和滥用。
1.4 档案保护措施不足档案管理还包括了档案的保护措施。
然而，一些组织和机构的档案保护措施不足。
有的档案存储环境不安全，容易受到物理损坏；有的档案没有进行备份，容易遗失和损坏；有的档案存储设备老化，容易出现故障。
这些问题都会造成档案的丢失、损坏或无法正常使用。
1.5 档案利用不充分档案管理的目的不仅是保存和保护档案，还要保证其有效利用。
然而，在一些组织和机构中，档案利用不充分。
有的档案长时间未被使用，浪费了宝贵的存储资源；有的档案虽然被使用，但查找和获取档案的速度很慢，影响了工作效率。
这些问题减弱了档案管理的意义和价值。
二、改进措施为了解决上述问题，改进档案管理工作，可以采取以下措施：2.1 选择一种统一的保存方式为了避免档案保存混乱，组织和机构应选择一种统一的保存方式。
高校档案工作存在的问题及建议
近年来，高校档案工作的重要性越来越被人们所重视，但同时也暴露出一些问题。
本文将探讨高校档案工作存在的问题，并提出相应的建议。
问题一：档案管理混乱
一些高校档案管理存在混乱现象，如档案存放不规范、档案归档不及时等。
这种情况下，档案的管理难以保证其完整性和真实性，影响了高校的管理和服务质量。
建议：建立规范的档案管理制度，加强档案管理人员的培训，确保档案存放有序、管理规范。
问题二：档案数字化程度低
在数字时代，高校档案数字化程度低下，大量的档案仍以纸质形式保存，这给查询和利用档案带来了极大的不便。
建议：对重要的历史档案进行数字化处理，建立电子档案系统，方便师生查询利用。
问题三：档案保密性不足
高校档案包含着大量的个人隐私信息，但有些高校在档案管理方面保密意识不够，档案管理人员泄露个人隐私信息的现象时有发生。
建议：建立档案保密制度，严格监管档案管理人员，保护个人隐私信息的安全。
问题四：档案利用率不高
很多高校档案存放在角落里，很少被利用，这与高校档案的价值
无法充分体现相关。
建议：加强档案宣传，提高师生对档案的认识和利用率，丰富档案利用方式，挖掘档案价值。
总之，高校档案工作存在的问题需要得到重视和改进，只有建立规范的档案管理制度，加强档案管理人员的培训，建立档案保密制度，加强档案宣传，才能更好地保护档案、利用档案，发挥档案的价值。
学校档案管理存在的问题及措施学校档案管理是学校日常工作中非常重要的一项工作，它关系到学校的教学质量、学生的成长和发展，甚至关系到学校的声誉和发展。
在实际工作中，学校档案管理存在一些问题，例如档案管理不规范、档案安全隐患、档案管理工作负担重等，这些问题严重影响了学校档案管理工作的有效进行。
有必要对学校档案管理存在的问题进行深入分析，并提出相应的解决措施，以确保学校档案管理工作的顺利开展。
1. 档案管理不规范在一些学校中，档案管理工作存在着不规范的现象，包括档案管理制度不完善、档案整理混乱、档案使用不规范等。
这些问题极大地影响了档案管理工作的有效开展，也给教师和学生的教学和学习造成了一定的困扰。
2. 档案安全隐患由于学校档案管理工作不够规范，导致了档案安全隐患的存在。
一些重要的档案资料可能会被遗失、损坏或者盗窃，这对学校的日常运行和教学工作造成了严重的影响。
3. 档案管理工作负担重在一些学校中，档案管理工作由于缺乏专业人员的支持，往往由教师或者行政人员来负责，这导致了档案管理工作负担过重的问题。
由于他们本身的工作压力已经很大，再加上档案管理工作的繁琐性，使得他们很难有效地完成档案管理工作。
二、解决措施1. 完善档案管理制度学校应该建立完善的档案管理制度，明确档案管理的责任部门和责任人员，规范档案的收集、整理、使用和保存，确保档案管理工作能够有序开展。
2. 提高档案管理人员的专业素养学校应该加强档案管理人员的培训，提高他们的专业素养，使其具备扎实的档案管理理论知识和实际操作能力，从而能够更好地完成档案管理工作。
3. 强化档案安全保障措施学校应该建立健全的档案安全保障制度，包括加强档案室的安防设施建设，严格限制档案资料的查阅和借阅权限，确保档案资料的安全性和完整性。
4. 提供档案管理工作的技术支持学校可以引入先进的档案管理信息系统，利用科技手段对档案进行数字化管理，提高档案管理工作的效率，减轻档案管理人员的工作负担。
1．管理制度不健全二级学院的制度大多源于校本部，与二级学院的民营机制间存在着矛盾，严重影响了制度的落实。
有些制度与二级学院的管理特点不吻合，解决方案不合理，针对性不强，严重影响管理的效果。
很多二级学院只是摘取了本部管理体系的一部分，“只见树木不见森林”，导致管理制度不完善、不全面、不规范。
例如，校本部的一些档案管理、人事管理和教学科研等都与二级学院有很大差异，如果仅仅克隆校本部这方面的制度，对于二级学院的管理肯定是不适用的。
国家相关部门对二级学院的管理制度建设督察验收机制不完善，也是导致二级学院管理制度不规范、不健全的一个原因。
2．内部管理部门职责不清二级学院的管理是个综合性工作，部门之间分工不分家。
因此，对于二级学院而言，工作的协调性是高效管理的基础。
当前，高校二级学院的发展还处于起步阶段，很多职能部门的设置与工作不协调，运行不顺畅。
由于部门间分工和职责不明确，在具体执行过程中经常发生矛盾，出现如“利益面前部门争夺不休，难题面前部门互相推诿，管理人员不管学生学习，教学部门不问学生管理”等问题。
同时．部门之间缺乏沟通，教师与辅导员、教师与领导、辅导员与领导都“自扫门前雪”，缺乏沟通反馈机制，导致部门工作脱节，执行不到位，管理工作效率低。
3．管理队伍素质不高由于高校对二级学院的管理工作重视不够，很难把一些非常优秀的人员调配到二级学院中，导致学院管理队伍专业素质不高。
很多行政干部是教师出身，对行政管理不熟悉，有的还要承担课务，精力不够用；一些具体工作人员是受到学校照顾的职工家属，学历低，能力差；有些是不能胜任教学工作的老弱病残教师；有些是刚分来大学生，没有管理经验。
随着高校管理的现代化发展，这些管理工作人员很难适应高校专业化程度较高的管理工作，如图书管理、教务管理、教研管理、德育工作等。
政治辅导员是帮助大学生解决学习、生活和日益增多的心理焦虑和障碍的教育主体，他们的道德水平、工作能力、文化素质直接影响到教育工作的效果。
学校档案管理工作问题分析及完善建议一、问题分析学校档案管理工作是学校行政工作的重要组成部分，与学校的日常管理、教学活动、学生管理、人事工作等密切相关。
在实际操作中，我们也发现了一些问题：1. 档案管理不规范。
一些学校在档案管理过程中存在管理不规范、档案分类不清晰、存档不及时、查询困难等问题。
2. 档案信息化程度低。
一些学校的档案管理还处于手工操作的阶段，没有对档案进行信息化处理，导致档案管理效率较低。
3. 档案保密工作不足。
学校档案中包含了大量关于师生的个人信息，而一些学校在档案保密方面存在疏漏，导致个人隐私泄露的隐患。
4. 档案管理流程不畅。
一些学校的档案管理流程繁琐、重复、缺乏标准化，导致了工作效率低下。
以上问题的存在，给学校的管理和发展带来了诸多隐患和不便，我们应该及时对学校档案管理工作进行完善，提出相应的建议和措施。
二、完善建议1. 规范档案管理制度。
建立健全学校档案管理制度，明确档案管理的程序和要求，规范档案的管理流程和各项工作。
2. 提高档案信息化水平。
加大对档案信息化建设的投入，引进档案管理系统、档案数字化设备，并采用现代化的档案管理手段，加强对档案信息的存储和检索。
3. 加强档案保密工作。
建立健全档案保密制度，严格限制查阅权限，加强对档案的保管和监管，并加强对档案保密工作的培训和宣传教育。
4. 优化档案管理流程。
通过科学合理的流程设计和管理方法，简化档案管理流程，提高工作效率和质量。
6. 加强档案管理检查和评估。
定期对学校的档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，提高学校档案管理工作的质量和效果。
学校档案管理工作问题的存在是不可忽视的，需要我们付出更多的努力来加以改善。
只有加强档案管理制度建设，提高档案信息化水平，加强档案保密工作，优化档案管理流程，建立档案管理培训机制，加强档案管理检查和评估，才能有效地解决学校档案管理中存在的问题，提高学校管理水平和服务质量，为学校的可持续发展提供有力保障。
学校档案管理工作问题分析及完善建议一、问题分析学校是一个庞大的组织，管理着成千上万名师生的档案资料。
有效的档案管理对于学校管理工作至关重要，然而在实际工作中却存在着一些问题。
1. 纸质档案管理不便传统的纸质档案管理存在着重复、繁琐的文件整理、查找、借阅等问题，浪费大量的人力物力。
2. 档案信息不完整由于学校人员流动大，档案信息不完整的情况较为普遍，特别是教职工档案信息更新不及时，以及学生档案信息缺失严重。
3. 安全性不足纸质档案管理容易出现文件遗失、丢失及泄露等问题，档案信息存在安全隐患。
4. 档案查询效率低纸质档案查询需要花费大量的时间和人力，对教职工和学生的信息服务效率较低。
5. 缺乏规范化管理学校档案管理工作缺乏统一的规范和标准，导致工作流程不清晰、难以监督。
二、完善建议面对以上问题，我们需要对学校档案管理工作进行全面的改进和完善。
具体建议如下：1. 引入信息化管理系统学校应当引入信息化档案管理系统，建立完善的电子档案数据库，实现对纸质档案的数字化管理。
通过信息化系统，可以实现档案信息的快速录入、查询和修改，并且实现档案信息的备份和安全保护，提高档案管理工作效率。
2. 完善档案信息更新机制建立健全的档案信息更新机制，定期对教职工和学生的档案信息进行更新和完善。
对于离职教职工的档案信息应当及时归档处理，对于毕业学生的档案信息应当及时整理归档，确保档案信息的完整性。
3. 加强档案安全管理学校应当加强档案安全管理工作，制定档案管理和保密制度，加强对档案信息的保护和监管。
同时加大对档案管理人员的培训力度，提高他们的档案保密意识和专业水平。
4. 提升档案查询效率通过信息化管理系统，可以实现档案信息的快速查询和共享，提高查询效率。
同时可以为官方授权的用户开放查询权限，方便教师和学生能够自行查询档案信息。
5. 规范档案管理工作流程学校应当建立统一的档案管理工作流程，明确各个环节的责任和程序，制定档案管理的规范和标准，加强对各个环节的监督和评估，确保档案管理工作的规范化、科学化。
高校档案工作存在的问题及建议
近年来，随着高校教育的不断发展，高校档案工作也日益受到重视。
然而，高校档案工作中仍然存在着一些问题，需要引起重视。
本文将就高校档案工作存在的问题进行分析，并提出相应的建议。
一、存在的问题
1.1 档案保管不当
一些高校档案部门对档案保管管理不到位，缺乏专业知识和技能，导致档案丢失、损毁、误用等问题。
同时，一些档案室设施设备老旧，环境条件较差，也影响了档案保管质量。
1.2 档案数字化程度低
随着信息技术的不断发展，档案数字化已成为发展趋势，但是有些高校档案数字化程度较低，未能充分利用信息技术手段提高档案工作的效率和质量。
1.3 档案利用率低
一些高校档案存在利用率低的问题，很多档案只是被存放在档案库中，没有得到充分利用。
这不仅浪费了高校资源，也影响了高校档案的发挥作用。
二、建议
2.1 加强档案保管管理
高校档案部门应加强档案保管管理，制定完善的档案管理制度和规章制度，提高档案保管工作的水平，确保档案的完整性和安全性。
2.2 推进档案数字化
高校档案部门应积极推进档案数字化工作，采用现代化的信息技术手段，实现档案数字化、网络化和智能化，提高档案工作的效率和质量。
2.3 提高档案利用率
高校档案部门应加强档案利用宣传，通过开展档案展览、举办档案讲座等活动，提高广大师生对档案利用的意识和能力，增加档案的利用率。
综上所述，高校档案工作面临的问题较为突出，需要高校档案部门加强管理，推进档案数字化，提高档案利用率，努力为高校教育事业的发展提供有力的档案支撑。
一、背景近年来，随着国家对于高等教育人才的重视，我国高校的规模和发展速度都有了大幅度的提升，伴随着高校普遍向应用化转型，以及工程认证和学科评估的推进，高校教学管理也更趋向于复杂化、多元化。
教学管理作为高校管理的重要环节之一，与高校的发展息息相关，教学管理工作是高校维持正常的教学秩序、实现人才培养目标、提高教学质量的基本保证。
二级学院作为高校日常工作开展的基本单元，也是高校教学管理任务的执行单位，随着高校教学管理机构将教学管理任务更多地下放至二级学院，当前形势对二级学院的教学管理水平提出了更高的要求。
二、当前二级学院教学管理现状及问题1.规章制度不完善，缺乏激励和考核制度在规章制度层面，如今高校的教学管理制度多由教务处制定，二级学院仅承担上传下达和执行的角色，自主性和主体性比较弱。
由于二级学院各自的发展侧重点不同，教务处统一的教学制度不一定适用于所有的学院，大部分二级学院缺乏一套针对自身学院发展情况的教学管理制度，这严重影响着教学管理效率的提升。
另外，在二级学院的日常管理中缺乏对于教学管理人员的激励和考核机制，教学管理工作琐碎复杂，工作内容具有一定的重复性，激励和考核机制的缺失一定程度上导致教学管理人员的工作成果无法量化，工作任务重但工作成就感低，也造成了基层教学管理人员的工作积极性差，易影响相关岗位的稳定性，导致人员的流失。
2.缺乏对教学管理人员的系统性培训在高校教职工的培养机制中，往往对专职教师和辅导员岗位有着明确的培养机制和晋升途径，而忽视了教学管理人员的专业培训和晋升制度。
高校教学管理人员往往由资历较老的教师转岗或新进教师兼职构成，工作方法也更多地依靠经验性的老办法，然而随着高校发展新形势和信息化新技术的出现，旧的经验和方法有时已无法适应高校的新发展和教学改革的步伐。
近年来，虽然一些高校招聘了专项的教学管理人员，但由于缺乏专业性培训，管理人员适应岗位时间较长，对工作内容缺乏系统性的了解，对规章制度没有准确的解读，工作方法只能依靠试错来摸索，这导致管理人员无法快速投入工作，遇到一些较难的教学管理任务时不能高效解决，工作效率低下。
高校档案管理存在的问题及策略随着高校规模的不断扩大和发展，高校档案管理面临诸多问题，这些问题直接关系到高校教育质量的提升。
本文将分析高校档案管理存在的问题，并提出相应的策略。
1. 档案资料不完善。
高校的档案资料包括学生的入学、成绩、奖惩、研究成果等各方面信息，但由于档案管理工作繁琐，往往存在一些遗漏或错误。
这给高校的招生录取、奖励评优、学生管理等工作带来不便。
2. 学生档案管理不规范。
学生档案应该按照一定的规定进行分类、存放和管理，但由于高校档案馆人员的数量有限，工作繁忙，很多学生档案管理不规范，包括存放位置不固定、管理混乱等问题。
3. 档案信息保护不到位。
高校的档案信息包含了大量的个人隐私信息，如个人身份证号码、联系方式、家庭住址等。
但由于档案管理工作量大，档案馆人员数量有限，档案的信息保护措施不到位，容易引发各种信息泄露事件。
为了解决这些问题，可以采取以下策略：1. 完善档案管理制度。
高校应建立健全完善的档案管理制度，明确档案管理的职责和权限，规定档案的分类、存放和整理标准。
加强对档案管理人员的培训，提高其档案管理的专业化水平。
2. 引进信息化技术，提高档案管理效率。
高校可以借助信息化技术，如建立档案管理系统、采用电子存档等方式，提高档案管理的效率和准确性。
通过信息化技术对档案进行归档、检索和备份，可以减少档案管理的工作量，提高管理效率。
3. 加强信息安全管理。
高校档案内部管理需要加强信息安全意识，建立档案信息的保密机制，确保档案信息的安全性和完整性。
可以通过加强权限管理、增加安全防护措施等方式来保护档案信息，防止信息泄露。
4. 加强档案管理的监督和评估。
高校可以建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时整改。
可以建立学生对档案管理的满意度调查机制，通过学生的反馈意见来改进档案管理工作。
5. 增加档案管理的投入。
高校应加大对档案管理工作的投入，增加档案馆人员数量，提高档案管理工作的专业化水平。
高校学生档案管理存在的问题及优化对策研究随着高校人才培养工作的不断深入，学生档案管理工作也日益受到重视。
学生档案是高校学生学籍管理和学业成绩管理的基础，也是高校对学生信息进行统一管理的载体。
在实际操作中，高校学生档案管理还存在着一些问题，如档案信息不够完善、档案管理不规范、档案安全难以保障等等。
如何解决这些问题并优化学生档案管理，已成为当前高校学生管理工作中迫切需要解决的问题之一。
一、问题分析1.档案信息不够完善在实际操作中，一些学生档案信息不够完善是一个普遍存在的问题。
学生档案信息包括学生个人基本信息、学业成绩、奖惩情况、学生综合素质评价等各个方面的信息，如果这些信息不够完善，将严重影响高校教务管理工作的正常开展。
部分学校还存在着学生档案信息不够及时更新的问题，导致学生档案信息滞后，不利于高校对学生信息的综合分析和学生成长情况的充分了解。
2.档案管理不规范在一些高校中，档案管理存在着不规范的现象。
学生档案的建立、整理、存储，以及档案信息的管理、查询、使用等方面都存在一些管理混乱、不规范的问题。
有的高校在档案管理过程中存在着信息不对称、档案管理制度不够完善等问题，严重影响了学生档案管理工作的正常开展。
3.档案安全难以保障学生档案信息的安全性一直是学校及学生关注的焦点。
然而在实际操作中，一些高校存在着学生档案信息泄露、篡改、丢失等安全隐患。
这不仅可能影响学生个人信息的安全，也可能损害高校的声誉，严重影响学校的教育教学工作的正常开展。
二、优化对策研究1.建立健全学生档案信息管理制度针对档案信息不够完善的问题，高校需要建立健全学生档案信息管理制度，明确学生档案信息的内容、来源、更新方式等，规范学生档案信息的采集、整理、存储等流程，确保学生档案信息的真实、完整、准确。
针对档案管理不规范的问题，高校需要加强档案管理规范化建设，完善档案管理制度，明确档案管理流程，改进档案管理工作机制，推行档案管理信息化，借助现代信息技术手段，实现学生档案信息的在线管理、查询和使用，提高档案管理效率和质量。
高校二级学院档案管理工作亟待加强高校二级学院档案管理工作亟待加强作者/ 赖华红加强档案管理工作在高校管理与建设过程中具有重要意义。
《中华人民 ___档案法》规定，重视本组织、本单位、本职务工作的档案建设与管理，是每位工作人员的基本义务。
档案是一个国家各类社会组织、机构、个人 ___真实记录，是传承国家、民族、社会发展___基本工具，是对后人负责的精神体现。
从学院组织、机构和个人的微观层次而言，档案还具有总结历史经验教训，反映本院各方面发展的历史面貌，强化工作纪律，杜绝滥用职权，防止职务腐败等重要作用。
为此， ___专门颁布了《普通高等学校档案管理办法》。
从当前高校的发展趋势来看，依法加强二级学院的档案管理，已成为高校在构建和完善现代大学制度过程中强化内部管理的一项重要举措。
一、高校二级学院的学院秘书随着高等教育事业的发展和高等教育体制改革的深入，我国许多大学设立了若干二级学院，并逐步建立了校院（系）二级管理体制。
这些学院作为高校办学的基础组织，在大学教育事业的发展过程中发挥着极为重要的作用。
所谓“大学”，实际上就是学校机关与各个学院的综合体。
各个学院承载着大学各项事业建设和发展的重任，在党务、行政、教学、科研等管理上既有较强的统一性，又具有不同程度的相对独立性。
学院各项事业的发展既关系到学院自身各项工作的未来走向，又关系到整个学校的协调发展。
然而，不论是学校的整体工作，还是学院内部的各项事务，落实到具体操作层次，总是无法离开学院办公室的各项秘书工作。
学院秘书是学院乃至高校重要的基础岗位，学校或学院的各项工作都程度不同地依赖于学院秘书的具体运作。
因而各个学院依照秘书工作的内容和性质，根据自己的办学规模专门设置了党总支秘书、团委秘书（书记）、行政秘书、教学秘书、科研秘书、研究生秘书、行政秘书、财务秘书等秘书岗位。
二、学院秘书与档案管理工作二级学院的档案管理工作是高校管理系统中重要的基础工作之一，也是检查、评估学院办学质量和管理水平的重要方面。
二级学院档案是学校档案的重要，除其中一部分重要资料要上交学校档案室归档保存外，绝大部分资料留在学院保存。
《普通高等学校档案管理办法》第九条规定：“高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至两名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、和移交工作。
”在实际工作中，大部分高校要求各院（系）和职能部门配备一名兼职档案员，从而在全校形成了以兼职档案员为基础的档案工作网络。
但是，在二级学院档案管理的实践中，档案管理任务往往是由办公室秘书承担，也就是说，学院秘书实际上同时充当着兼职档案员的角色。
随着学院事业的发展，学院在党务、行政、教学、科研等活动中了产生许多文件材料；同时，教师在各自的教学科研活动中，也产生了不少重要资料。
这些档案材料分散，涉及的内容和范围越来越广，导致学院兼职档案员的工作任务越来越重，学院档案管理工作的压力越来越大，形成了工作内容无法分解而工作负荷又难以承载的现实矛盾。
三、学院档案管理中存在的问题（一）缺损遗漏严重近几年来，高校二级学院各项事业发展迅速，各种档案资料随之日益增多，一些重要的档案资料在工作流程中不经意地被遗失或损毁。
除了上级“红头文件”、学院党政会议记录、学生工作荣誉、学院人事考核等档案资料，以及秘书工作必需的案头材料保存较为齐备外，其他档案资料则严重缺损或遗漏，其中缺损最为严重的当属教学档案、科研档案和党务档案。
（二）分割存档高校机关职能部门与二级学院基本维持着单线归口划块的业务管理体制。
比如，学院教学秘书归口学校教务处，研究生秘书归口学校研究生处，团学秘书归口学校学工处团委，党总支秘书归口学校党委各部门等，因此，学院的档案资料处于切块划归各对口部门管理的状态。
在这种管理体制下，重点抓了档案源的管理工作，而忽视了档案的全宗化、规范化和标准化。
分割存档反映了学院档案管理体制上的弊病。
（三）档案管理意识薄弱，随意性强由于体制不健全等原因，各归口秘书实际上都是兼职档案管理员，他们忙于日常秘书事务，缺少对档案管理专业知识的学习，对档案管理工作往往缺乏系统的协调。
因此，对于日常工作中形成的各种资料，哪些该存档、如何存档、如何延续等，难以做到系统化、规范化和标准化。
档案管理工作存在着事务活动忙忙碌碌，存档材料寥寥无几，档案质量不高的现象。
（四）开发利用率低各个学院的档案管理工作，仅仅停留于“保管”的层面，或者为迎接某项评估和检查而准备。
除了红头文件、党政会议记录等，因当前工作所需而偶尔调阅或使用外，其他档案资料的利用率则非常低。
这与学院档案资料普遍缺损，档案资料的基本功能受到严重损害等有着密切联系。
（五）各学院管理水平不平衡发展不平衡是我国的基本国情。
高校二级学院档案工作的管理水平也不平衡。
比如，有的学院严格按行文制度办事，学院内部的各项重要决策均能以学院文件形式下发各系、所、室，并及时存档；有的学院实行严格的成就备案制度，个人重大成就均被同时视为学院进步和发展的成果，各种证件、荣誉、专利、发明、论著、实验成果等科研（技）成就的原（复）件，均予以存档。
个别学院对国内著名学者的重要用品或重要纪念物均有收集，比如社会交往声像、著名手稿等。
四、二级学院档案管理不瞢的原因（一）学院秘书工作任务繁重学院发展规模与学院秘书岗位设置不平衡，造成学院秘书工作量有增无减。
档案资料发生量越大的学院，办公室日常的繁杂事务越多，这些日常事务工作，反过来又制约着学院秘书对档案资料及时有效的。
另外，学院秘书与学院实验室、资料室、教辅人员工作量严重失衡，也造成了学院秘书的心理失衡，影响了学院秘书的工作心态和工作绩效。
（二）学院秘书地位低、待遇差学院秘书是高校管理体系中的基础岗位，岗位的基层性、服务性，决定了学院秘书与学院领导、部门负责人以及教学科研人员相比，自然在工作地位和待遇上存在着一定距离。
同时，学院秘书地位低、待遇差，还集中体现在学院秘书与学校机关秘书，以及学院秘书与学院办公室、资料室、实验室其他工作人员劳资收入等对应比较方面。
这就造成学院秘书除了完成日常应急事务以外，对档案管理工作缺乏积极性。
（三）管理实体分散，缺乏专门管理制度和长远规划国内多数大学二级学院的档案工作，实行划块分散管理，党务类秘书与行政类秘书的档案资料互不沟通，党务秘书与团学秘书（书记）的档案资料互不沟通，教学秘书、科研秘书、财务秘书、行政秘书的档案资料互不沟通。
这种分散管理体制对实行系统化、规范化档案管理提出了强烈的制度要求。
然而，大多数高校二级学院并没有与档案分散管理体制相配套的专门制度和长远规划，学院的档案资料遗漏损毁严重，档案工作普遍停留于应付当下事务工作需要的层面上。
这是一种严重背弃《中华人民 ___档案法》《普通高等学校档案管理办法》的违法违规行为。
（四）学院秘书档案收集工作难度较大在二级学院的档案管理中，许多领导、老师、秘书在思想意识上存在着许多误区。
比如，有的学院党政领导认为学院党政集体做出的重大决定，有了党政会议记录文件性资料就不必保存了。
多数领导和老师把工作中形成的文件资料看作个人的私有财产，不愿意上交归档：有的觉得把材料留在身边，自己用起来方便；有的觉得资料是自己的心血和汗水，极为珍贵，理应由自己珍藏；有的觉得所做工作尚未取得重大成就，相关资料没有归档必要。
这严重妨碍了学院秘书的档案收集工作。
五、学院档案管理优化策略（一）领导干部要增强档案管理意识高校二级学院档案是学院师生员工在开展教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，对学院改革、建设和发展事业起着重要作用。
加强档案管理工作，关键在领导干部。
学院领导干部应增强档案意识，重视档案管理工作，认真贯彻执行《中华人民 ___档案’法》和《普通高等学校档案管理办法》，认真做好学院档案管理工作的统筹规划，建立健全相关管理制度，在人员配备与培养、档案工作现代化建设等方面逐步进行具体部署。
（二）加大全员宣传力度学院秘书要利用各种机会和形式向全院教职工宣传档案法规和档案知识。
首先，要通过宣传，使广大教职工明确档案的含义、地位和作用。
其次，要使每一个教职工认识到档案管理的必要性，从而自觉地收集资料，及时归档。
再次，要让广大教职工认识到档案在开发信息资源、服务教育教学中的作用，认识到档案是一种信息资源，能给学院工作带来较大效益。
只有逐步提高全体教职工对档案工作的认识，大家才能较好地利用档案，自觉地保护好文献资料，积极参与档案工作，维护档案的完整和安全。
（三）建立有效的归档制度学院要结合本单位档案管理实际建立行之有效的档案归档制度，并严格执行、定期检查，对于违反者，要依据有关制度给予相应的处理。
同时，在教职工年度考核和专业技术职称评聘工作中，学院要明确规定有关教师个人的课时、论文、科研资金、科研成果等考核材料须由档案负责人出具证明，证实其真实有效性，这样才能促使教职工及时主动地将有关文件材料上交归档。
（四）提高档案管理人员的业务素质档案管理人员只有具备较高的业务素质、高度的责任感和服务意识，努力学习档案管理新技术、新方法，熟练掌握信息数字化档案管理工作技能，才能适应新时期档案现代化建设的需要。
1.业务知识和能力。
学院秘书要加强学习档案法规和档案管理专业知识，增强档案管理意识和能力。
一方面，要认真做好档案信息的收集和工作，确保档案的全宗化、规范化和标准化，为学院档案工作的规范管理和持续发展打下坚实基础；另一方面，要认真做好检索和查询工作，形成一个运转灵活、系统严密的档案管理体制与服务体系，方便教职工查询使用。
2.信息服务意识。
学院档案材料各项工作实践，只有满足教职工需求，才能发挥档案材料的作用，最终实现档案管理目标。
学院秘书要树立主动为教职工服务的意识，不断探索开发利用档案资料的新途径、新方法，重视档案利用的社会性、有效性，更好地为学院的各项工作服务。
3.信息数字化工作能力。
根据档案现代化和办公自动化要求，档案管理人员应提高信息数字化工作能力，掌握计算机操作、数据管理和网络管理等基本技能，充分应用计算机、互联网和相关软件，做好档案数字化处理，实现档案网络管理和服务工作。
（1）档案管理网络化。
学院可以在校园网上建立学院网站，由学院秘书负责管理相关区域，定期公布相关非保密性档案信息，为教职工了解和利用信息服务。
（2）档案信息查阅网络化。
学院网站公布的相关档案信息，有关部门或个人可根据需要在权限范围内查询和调阅，并实现输出打印。
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