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管理方略高校二级学院应实行档案统一管理金娟(郑州大学校长办公室，河南郑州450004)摘要：近年来，我国高等教育办学体系出现了一种新的办学形武r二级学院。
二级学院在档案收集工作的原则和内容上有着自身的特，占’，为使档案更好地发挥作用，应实行集中统一管理。
关键词：二级学院；档案收集；档案管理近年来，我国高等教育办学体系出现了一种新的办学形式——二级学院。
二级学院既依附于母校，又在筹资体系、管理体制、运行机制等方面不同于母校，因此二级学院的管理有许多自身的特点，笔者仅就二级学院档案管理方面的工作谈谈自己的看法。
一、二级学院档案收集工作的特点及原则目前的二级学院仍然不具备独立办学能力．档案管理人员大多是兼职，且流动性较大，因此二级学院在档案的收集、管理上就要采取适合自身特点的模式。
1．二级学院档案收集工作的特点高校档案门类较多．各个门类档案的形成过程也不尽相同。
二级学院所产生的档案有以下i个比较突出的特点。
收集途径的多渠道性。
由于各门类档案材料记录的内容专业性较强，而且各门类档案的形成过程和载体形态存在较大的差异，因此各门类档案材料的整理与立卷方式也有所不同。
档案材料的收集]二作必须遵循档案的自身规律和特点，由档案文件材料产生和形成部门专业人员负责文件材料的收集、积累，统一交由二级学院专职档案人员负责立卷、归档。
收集形式的多样性。
二级学院各部门工作性质存在差异。
因此在档案的管理上就要采用适合自身特点的多种管理模式。
收集时间的非统一性。
高校许多工作要受上级和社会的制约，在管理上需要同上级机关和社会的活动同步。
比如。
在计划管理上．教学使用自然年度。
而科研、基建、设备购进中的诸如成果鉴定、竣工交付验收、设备开箱验收等都不定时．因此二级学院档案的收集时间不可能完全一致。
乞二级学院档案收集工作的原则二级学院档案的收集工作应遵循以下i项原则。
收集的所有档案材料都一定要完整、准确、系统。
档案材料只有完整、准确、系统．才能翔实可靠，才能系统完整地反映出学校各项活动的真实面貌．才能充分显示其利用价值，有效发挥其查考和借鉴的作用。
1．管理制度不健全二级学院的制度大多源于校本部，与二级学院的民营机制间存在着矛盾，严重影响了制度的落实。
有些制度与二级学院的管理特点不吻合，解决方案不合理，针对性不强，严重影响管理的效果。
很多二级学院只是摘取了本部管理体系的一部分，“只见树木不见森林”，导致管理制度不完善、不全面、不规范。
例如，校本部的一些档案管理、人事管理和教学科研等都与二级学院有很大差异，如果仅仅克隆校本部这方面的制度，对于二级学院的管理肯定是不适用的。
国家相关部门对二级学院的管理制度建设督察验收机制不完善，也是导致二级学院管理制度不规范、不健全的一个原因。
2．内部管理部门职责不清二级学院的管理是个综合性工作，部门之间分工不分家。
因此，对于二级学院而言，工作的协调性是高效管理的基础。
当前，高校二级学院的发展还处于起步阶段，很多职能部门的设置与工作不协调，运行不顺畅。
由于部门间分工和职责不明确，在具体执行过程中经常发生矛盾，出现如“利益面前部门争夺不休，难题面前部门互相推诿，管理人员不管学生学习，教学部门不问学生管理”等问题。
同时．部门之间缺乏沟通，教师与辅导员、教师与领导、辅导员与领导都“自扫门前雪”，缺乏沟通反馈机制，导致部门工作脱节，执行不到位，管理工作效率低。
3．管理队伍素质不高由于高校对二级学院的管理工作重视不够，很难把一些非常优秀的人员调配到二级学院中，导致学院管理队伍专业素质不高。
很多行政干部是教师出身，对行政管理不熟悉，有的还要承担课务，精力不够用；一些具体工作人员是受到学校照顾的职工家属，学历低，能力差；有些是不能胜任教学工作的老弱病残教师；有些是刚分来大学生，没有管理经验。
随着高校管理的现代化发展，这些管理工作人员很难适应高校专业化程度较高的管理工作，如图书管理、教务管理、教研管理、德育工作等。
政治辅导员是帮助大学生解决学习、生活和日益增多的心理焦虑和障碍的教育主体，他们的道德水平、工作能力、文化素质直接影响到教育工作的效果。
高职院校二级学院档案管理工作随着社会的发展和科技的进步，档案管理工作在高职院校二级学院中扮演着越来越重要的角色。
它不仅是对学院历史和成就的记录，也是对学院未来发展的规划和指导。
因此，加强高职院校二级学院档案管理工作，对于提高学院的管理水平和教学质量具有重要意义。
一、二级学院档案管理的重要性1、记录学院历史和成就档案是学院历史和成就的记录，它承载着学院从小到大、从弱到强的历程。
通过档案，我们可以了解到学院在各个时期的教学、科研、社会服务等方面的工作情况，为学院的未来发展提供参考。
2、维护学院权益档案中记录了许多与学院相关的信息，如教师、学生个人信息、教学资料、科研成果等。
一旦丢失或损坏，可能会对学院的权益造成影响，甚至带来不必要的损失。
3、提高管理效率通过档案管理工作，可以使学院各项工作的流程更加规范、有序，提高管理效率。
同时，通过对档案的分析和利用，可以为学院的教学、科研、管理等方面的工作提供指导和帮助。
二、二级学院档案管理存在的问题1、档案管理意识不强一些教师和学生缺乏档案管理意识，对档案的重要性认识不足，导致一些重要的档案资料没有及时归档或归档不完整。
2、档案管理手段落后一些二级学院在档案管理方面仍采用传统的手工方式，导致档案管理效率低下，同时也容易造成档案资料的损坏或丢失。
3、档案管理规范不统一由于缺乏统一的档案管理规范和标准，导致各二级学院在档案管理方面存在差异，给档案资料的整合和利用带来困难。
三、加强二级学院档案管理的对策1、加强宣传教育，提高档案管理意识通过开展宣传教育活动，使广大师生认识到档案管理工作的重要性和必要性，提高他们的档案管理意识，自觉参与到档案管理工作中来。
2、加强制度建设，完善档案管理规定建立完善的档案管理规定和制度，明确各级责任和义务，使档案管理工作有章可循、有据可查。
同时，要建立完善的监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估。
3、加强信息化建设，提高档案管理效率积极推进档案管理信息化建设，采用现代化的管理手段和技术，提高档案管理效率和管理质量。
高校二级部门档案管理问题及对策作者：王媛周璐来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第1期文/昆明医科大学王媛周璐（通讯作者）【摘要】高校二级部门档案是高校档案的重要来源和组成部分，很多高校都存在二级部门档案制度不健全、管理不到位、归档不全面、归档质量不达标甚至有安全隐患等问题。
本文通过实践归纳和经验总结法，提出通过加强宣传、健全制度、分级管理、完善网络、培训学习、目标管理和增强利用成效等对策解决高校二级部门档案管理问题，以更好地提升高校档案管理工作水平。
【关键词】高校；二级部门；档案管理一、高校二级部门及高校档案的定义和内容高校的二级部门主要是指二级学院、管理或系级部门，是学校的基层单位和二级办学实体，它们处在学校教学、科研、管理工作的最前沿，学校的各项工作都必须通过发挥二级部门的作用才能实现。
高校二级部门档案是高校档案的重要来源和组成部分，高校档案管理部门只有抓好二级部门档案工作，才能全面做好学校档案管理。
高校档案是高等学校在教学、科研、社会服务、文化传承和对外交流等过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的不同形式、载体的历史记录，是高等学校建设发展的记忆。
根据中华人民共和国教育部、国家档案局第?27?号令《高等学校档案管理办法》的解读，高等院校的档案主要包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基建类、仪器设备类、产品生产类、外事类、出版物类、财会类等大类，各高等院校可根据学校实际情况确定归档范围和类别。
归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等载体形式。
二、高校档案的种类和来源从载体形态上来说，笔者将高校档案分为文书形态、数字形态、声像形态和实物形态4种类型。
文书形态，顾名思义，就是以纸质文书、图表、画册等为载体的档案，也是传统档案的基本展现形式。
数字档案是以计算机数字形态呈现的以光盘、U盘、移动硬盘或服务器承载的档案，一般与文书档案配套归档。
声像档案有两种，一种是传统的以胶片、冲洗好的纸质图片为载体的声像档案；一种是随着科技进步产生的以数码为载体，可进行网络传输、归档的声像档案。
一、总则为了加强我院档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及国家、省、市档案行政管理部门的有关规定，结合我院实际情况，特制定本制度。
二、档案管理原则1. 集中统一管理原则：学院档案实行集中统一管理，各二级学院、部门应将档案工作纳入本单位工作计划，配合学院档案管理部门做好档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 完整性原则：确保档案的完整、准确，防止档案散失、损毁。
3. 安全性原则：加强档案的安全防护，确保档案实体和信息安全。
4. 利用性原则：提高档案的利用率，充分发挥档案的作用。
三、档案管理职责1. 学院档案管理部门负责全院档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁和开发利用等工作。
2. 各二级学院、部门负责人为本单位档案工作的第一责任人，负责本单位档案工作的组织实施。
3. 档案管理人员应具备相应的业务素质和职业道德，认真履行职责，确保档案工作质量。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各二级学院、部门应按照档案收集范围，及时、准确地收集档案材料。
2. 档案整理：按照档案分类、编号、装订等要求，对收集到的档案材料进行整理。
3. 档案归档：按照档案归档制度，将整理好的档案材料报送学院档案管理部门。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案实体和信息安全。
2. 档案利用：档案管理部门应提供档案查阅、复制等服务，方便单位和个人利用档案。
六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。
2. 档案销毁：对超过保管期限的档案，经鉴定后，按规定程序进行销毁。
七、奖惩与监督1. 对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的单位和个人，给予批评教育或纪律处分。
3. 档案管理部门对档案工作进行监督检查，确保档案管理制度落实到位。
八、附则本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
溺江格案２００７年第４期●—－●—ｏ一正确判断高校档案工作的发展形势，牢牢把握高校档案工作的目标定位，通过学校扶持和自身潜在优势的挖掘来攻克难点，化解矛盾，是高校档案工作开创新局面的有效手段。
一、高校档案管理体制定位近年来，我国很多高校都打破了高度集中的办学体制，出现了办学形式、办学层次、自身功能以及内部管理形式的多元化。
在这种体制下，二级学院作为高校二级办学的实体，在履行创新型大学人才培养、科学研究、社会服务三大功能方面起着承上启下的重要作用，并在教学、科研、管理活动过程中产生了大量教学档案、科研档案、学生学籍档案等。
按照《档案接受移交制度》，这部分档案要在二级学院保存一定的时间，才能向学校档案馆移交。
因此，高校档案工作也应打破目前高度集中的管理体制，管理机构要由学校档案馆和二级学院档案室组成，并利用校园网，使高校档案管理成为一个独立的网络系统，这样才能更好地发挥高校档案为教学、科研、管理工作服务的功能。
二、高校档案管理原则定位高校档案管理原则定位，是指高校档案的记录、存储、整理、编目，移交、保管及提供利用等工作要以标准化、数字化、信息化、法制化为原则。
档案管理标准化指高校应建立一整套高校档案管理的标准与办法，使高校档案工作有章可循。
如《档案管理办法》、《档案实体分类法》、《归档文件整理规则》、《档案接受移交制度》、《立卷部门档案归档范围和保管期限》、《档案安全保密制度》、《档案工作人员岗位职责》等等。
档案法制化管理，即高校档案工作者在开展工作时必须依法而行。
高校档案管理工作的重点是档案资源流向、归属的安全性问题及档案资源开发、利用和保密等问题。
在高校科技档案中有一些既享有著作权又受到保密控制的科学著作、研究报告和科研论文，还有众多涉及到专利技术的内容，这些专利技术可以给发明者、使用者带来巨大的经济效益，因此，高校档案工作应正确处理好档案开放利用与保密之间的关系，严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等法律规定开展工作。
49办公室业务2014·12办公室业务·档案工作文/黄建辉职业院校二级学院档案管理模式探讨职业院校里的二级学院，档案管理十分重要。
虽然校一级有完善齐全的档案管理制度和管理机构，但是，随着学校学生人数和教职工人数的不断扩大，一些校级档案管理的功能逐步下放到二级学院，这时，二级学院的档案管理就越来越显得重要了。
结合工作实际，笔者就有关职业院校二级学院档案管理模式作以下探讨。
一、现有档案室基本情况以笔者所在单位的档案室为例介绍情况如下：本单位为职业院校的二级学院，学院于2008年4月成立，教职员工52人，其中5名正教授，13名副教授，15名博士（3名博士后）。
学院从2008年4月开始建立综合档案室。
档案室35平方米，分两间，一间保存试卷和教学资料，一间为期刊图书阅览室。
档案室设有档案橱柜10个，能容纳几年的各类档案，配备有空调、碎纸机、保险柜等设备（无配备电脑）。
另外，各专业、各教研室有各自的档案柜，有关的资料自行保管。
该综合档案室配备兼职管理员1人（编外人员），无专职管理人员。
该档案室的最大功能就是存放每年的考卷、教学文件、期刊保存、获奖奖品证书、部分书籍等。
二、现有档案室优缺点分析现有档案管理模式的优点，一是没有专职的档案管理员，大大节省了管理成本，当前只有一个兼职档案管理员，人员精简，节约了成本。
二是功能简单，易于管理，现在的主要功能就是存放，保证安全，保证存放完整，只要需要时，尽快找到就达到目的。
三是由于部分资料存放在各教研室各专业，减少了综合档案室的空间压力，也减少了管理员的工作强度。
四是独立一间档案室是开放式的，方便教师自行阅览期刊，受到广大教职员工的欢迎。
但是，这样的档案管理模式，存在许多缺点：一是没有设立严格的档案管理制度，例如什么样的资料要存放、存放的年限，什么样的资料属于高级（特级）保密资料，什么样的资料可以外借以及借阅手续规定等等。
二是没有采取科学的手段进行管理，还是采取手工管理的模式，经常出现领导需要找某份材料，管理员要很久才能找到，有时甚至出现找不到的现象。
第一章总则第一条为加强二级学院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及国家、省、市有关档案工作的规定，结合我院实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我院所有二级学院，包括教学、科研、行政、后勤等部门。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案材料的完整、准确、系统和连续；2. 保密性原则：严格执行国家保密法规，保护档案的秘密；3. 利用性原则：充分发挥档案的作用，为学院各项工作提供有力支持；4. 保管性原则：加强档案的保管，确保档案的安全。
第二章档案管理职责第四条学院档案管理工作由学院档案室负责，其主要职责如下：1. 负责学院档案的收集、整理、归档、保管和提供利用；2. 负责学院档案的鉴定、销毁和统计分析；3. 负责学院档案的保密工作，确保档案的安全；4. 参与学院档案工作的监督检查和业务指导；5. 完成上级部门和学院领导交办的其他工作。
第五条学院各部门应积极配合档案室开展档案管理工作，具体职责如下：1. 各部门负责人应高度重视档案工作，加强对档案工作的领导和组织；2. 各部门应建立健全档案工作制度，明确档案管理责任；3. 各部门应按照档案收集范围，及时收集、整理和归档本部门形成的档案材料；4. 各部门应配合档案室做好档案的鉴定、销毁和统计分析工作；5. 各部门应严格执行档案保密制度，确保档案的安全。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 学院各项规章制度、工作计划、总结、会议记录等文件材料；2. 学院教学、科研、行政、后勤等部门形成的各类文件材料；3. 学院各类项目、课题、成果等材料；4. 学院教职工、学生、毕业生等个人档案材料；5. 学院对外交流、合作等活动中形成的文件材料。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类、编目、组卷、装订等规定进行整理；2. 保持档案材料的历史联系，便于保管和利用；3. 档案材料应整洁、美观、规范；4. 档案整理过程中，应确保档案材料的完整、准确。
分校区二级学院档案室建设的必要性与措施探讨分校区二级学院档案室的建设具有重要的必要性，可以提高学校档案管理工作的效率和质量，保障学校的正常运转。
通过合理的措施可以更好地实现档案室的建设目标。
一是满足日益增长的档案管理需求。
随着学校规模的不断扩大和教职工人数的增加，二级学院的档案管理工作也面临着更大的挑战。
二级学院档案室的建设可以为学院提供更专业、高效的档案管理支持，满足学院不断增长的档案管理需求。
二是提高档案管理工作的效率和质量。
通过建设档案室，可以更好地整理、归档和管理学院的各类档案资料，便于快速查找和使用。
建立健全的档案管理制度和规定，加强档案工作的监督和指导，可以提高档案管理工作的效率和质量，减少档案遗失和损毁的风险。
三是加强学校档案资源的保护与利用。
学校的档案资源是学校的重要财富，具有重要的历史价值和文化遗产地位。
分校区二级学院档案室的建设可以加强对档案资源的保护与利用，将档案资源转化为教学、科研和管理的有力支撑，推动学校的可持续发展。
在建设分校区二级学院档案室时，需要采取一系列的措施，以确保其有效运行和发挥作用：一是制定档案管理制度和规定。
建设档案室需要制定档案管理的相关规范和操作流程，明确各类档案的归档、查阅和借阅等事项。
还需要建立健全的档案管理组织机构和人员岗位职责，明确各个环节的责任与义务，确保档案管理工作的顺利进行。
二是配备专业的档案管理人员。
建设档案室需要配备专业的档案管理人员，具备扎实的档案管理理论和实践的基础，熟悉档案管理的相关法律法规和政策，能够独立完成档案管理的各项工作。
还需要加强档案管理人员的培训与学习，提高其档案管理的专业水平和业务能力。
三是建立档案管理信息化系统。
采用信息化手段对档案管理工作进行管理和支持，可以提高档案管理工作的效率和质量。
建立档案管理信息化系统，实现档案的电子化存储和管理，便于快速查找和利用档案资源。
还可以依托互联网技术和平台，开展电子档案的共享和交流，推动档案资源的利用和开发。
