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管理方略高校二级学院应实行档案统一管理金娟(郑州大学校长办公室，河南郑州450004)摘要：近年来，我国高等教育办学体系出现了一种新的办学形武r二级学院。
二级学院在档案收集工作的原则和内容上有着自身的特，占’，为使档案更好地发挥作用，应实行集中统一管理。
关键词：二级学院；档案收集；档案管理近年来，我国高等教育办学体系出现了一种新的办学形式——二级学院。
二级学院既依附于母校，又在筹资体系、管理体制、运行机制等方面不同于母校，因此二级学院的管理有许多自身的特点，笔者仅就二级学院档案管理方面的工作谈谈自己的看法。
一、二级学院档案收集工作的特点及原则目前的二级学院仍然不具备独立办学能力．档案管理人员大多是兼职，且流动性较大，因此二级学院在档案的收集、管理上就要采取适合自身特点的模式。
1．二级学院档案收集工作的特点高校档案门类较多．各个门类档案的形成过程也不尽相同。
二级学院所产生的档案有以下i个比较突出的特点。
收集途径的多渠道性。
由于各门类档案材料记录的内容专业性较强，而且各门类档案的形成过程和载体形态存在较大的差异，因此各门类档案材料的整理与立卷方式也有所不同。
档案材料的收集]二作必须遵循档案的自身规律和特点，由档案文件材料产生和形成部门专业人员负责文件材料的收集、积累，统一交由二级学院专职档案人员负责立卷、归档。
收集形式的多样性。
二级学院各部门工作性质存在差异。
因此在档案的管理上就要采用适合自身特点的多种管理模式。
收集时间的非统一性。
高校许多工作要受上级和社会的制约，在管理上需要同上级机关和社会的活动同步。
比如。
在计划管理上．教学使用自然年度。
而科研、基建、设备购进中的诸如成果鉴定、竣工交付验收、设备开箱验收等都不定时．因此二级学院档案的收集时间不可能完全一致。
乞二级学院档案收集工作的原则二级学院档案的收集工作应遵循以下i项原则。
收集的所有档案材料都一定要完整、准确、系统。
档案材料只有完整、准确、系统．才能翔实可靠，才能系统完整地反映出学校各项活动的真实面貌．才能充分显示其利用价值，有效发挥其查考和借鉴的作用。
1．管理制度不健全二级学院的制度大多源于校本部，与二级学院的民营机制间存在着矛盾，严重影响了制度的落实。
有些制度与二级学院的管理特点不吻合，解决方案不合理，针对性不强，严重影响管理的效果。
很多二级学院只是摘取了本部管理体系的一部分，“只见树木不见森林”，导致管理制度不完善、不全面、不规范。
例如，校本部的一些档案管理、人事管理和教学科研等都与二级学院有很大差异，如果仅仅克隆校本部这方面的制度，对于二级学院的管理肯定是不适用的。
国家相关部门对二级学院的管理制度建设督察验收机制不完善，也是导致二级学院管理制度不规范、不健全的一个原因。
2．内部管理部门职责不清二级学院的管理是个综合性工作，部门之间分工不分家。
因此，对于二级学院而言，工作的协调性是高效管理的基础。
当前，高校二级学院的发展还处于起步阶段，很多职能部门的设置与工作不协调，运行不顺畅。
由于部门间分工和职责不明确，在具体执行过程中经常发生矛盾，出现如“利益面前部门争夺不休，难题面前部门互相推诿，管理人员不管学生学习，教学部门不问学生管理”等问题。
同时．部门之间缺乏沟通，教师与辅导员、教师与领导、辅导员与领导都“自扫门前雪”，缺乏沟通反馈机制，导致部门工作脱节，执行不到位，管理工作效率低。
3．管理队伍素质不高由于高校对二级学院的管理工作重视不够，很难把一些非常优秀的人员调配到二级学院中，导致学院管理队伍专业素质不高。
很多行政干部是教师出身，对行政管理不熟悉，有的还要承担课务，精力不够用；一些具体工作人员是受到学校照顾的职工家属，学历低，能力差；有些是不能胜任教学工作的老弱病残教师；有些是刚分来大学生，没有管理经验。
随着高校管理的现代化发展，这些管理工作人员很难适应高校专业化程度较高的管理工作，如图书管理、教务管理、教研管理、德育工作等。
政治辅导员是帮助大学生解决学习、生活和日益增多的心理焦虑和障碍的教育主体，他们的道德水平、工作能力、文化素质直接影响到教育工作的效果。
高职院校二级学院档案管理工作随着社会的发展和科技的进步，档案管理工作在高职院校二级学院中扮演着越来越重要的角色。
它不仅是对学院历史和成就的记录，也是对学院未来发展的规划和指导。
因此，加强高职院校二级学院档案管理工作，对于提高学院的管理水平和教学质量具有重要意义。
一、二级学院档案管理的重要性1、记录学院历史和成就档案是学院历史和成就的记录，它承载着学院从小到大、从弱到强的历程。
通过档案，我们可以了解到学院在各个时期的教学、科研、社会服务等方面的工作情况，为学院的未来发展提供参考。
2、维护学院权益档案中记录了许多与学院相关的信息，如教师、学生个人信息、教学资料、科研成果等。
一旦丢失或损坏，可能会对学院的权益造成影响，甚至带来不必要的损失。
3、提高管理效率通过档案管理工作，可以使学院各项工作的流程更加规范、有序，提高管理效率。
同时，通过对档案的分析和利用，可以为学院的教学、科研、管理等方面的工作提供指导和帮助。
二、二级学院档案管理存在的问题1、档案管理意识不强一些教师和学生缺乏档案管理意识，对档案的重要性认识不足，导致一些重要的档案资料没有及时归档或归档不完整。
2、档案管理手段落后一些二级学院在档案管理方面仍采用传统的手工方式，导致档案管理效率低下，同时也容易造成档案资料的损坏或丢失。
3、档案管理规范不统一由于缺乏统一的档案管理规范和标准，导致各二级学院在档案管理方面存在差异，给档案资料的整合和利用带来困难。
三、加强二级学院档案管理的对策1、加强宣传教育，提高档案管理意识通过开展宣传教育活动，使广大师生认识到档案管理工作的重要性和必要性，提高他们的档案管理意识，自觉参与到档案管理工作中来。
2、加强制度建设，完善档案管理规定建立完善的档案管理规定和制度，明确各级责任和义务，使档案管理工作有章可循、有据可查。
同时，要建立完善的监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估。
3、加强信息化建设，提高档案管理效率积极推进档案管理信息化建设，采用现代化的管理手段和技术，提高档案管理效率和管理质量。
高校二级部门档案管理问题及对策作者：王媛周璐来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第1期文/昆明医科大学王媛周璐（通讯作者）【摘要】高校二级部门档案是高校档案的重要来源和组成部分，很多高校都存在二级部门档案制度不健全、管理不到位、归档不全面、归档质量不达标甚至有安全隐患等问题。
本文通过实践归纳和经验总结法，提出通过加强宣传、健全制度、分级管理、完善网络、培训学习、目标管理和增强利用成效等对策解决高校二级部门档案管理问题，以更好地提升高校档案管理工作水平。
【关键词】高校；二级部门；档案管理一、高校二级部门及高校档案的定义和内容高校的二级部门主要是指二级学院、管理或系级部门，是学校的基层单位和二级办学实体，它们处在学校教学、科研、管理工作的最前沿，学校的各项工作都必须通过发挥二级部门的作用才能实现。
高校二级部门档案是高校档案的重要来源和组成部分，高校档案管理部门只有抓好二级部门档案工作，才能全面做好学校档案管理。
高校档案是高等学校在教学、科研、社会服务、文化传承和对外交流等过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的不同形式、载体的历史记录，是高等学校建设发展的记忆。
根据中华人民共和国教育部、国家档案局第?27?号令《高等学校档案管理办法》的解读，高等院校的档案主要包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基建类、仪器设备类、产品生产类、外事类、出版物类、财会类等大类，各高等院校可根据学校实际情况确定归档范围和类别。
归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等载体形式。
二、高校档案的种类和来源从载体形态上来说，笔者将高校档案分为文书形态、数字形态、声像形态和实物形态4种类型。
文书形态，顾名思义，就是以纸质文书、图表、画册等为载体的档案，也是传统档案的基本展现形式。
数字档案是以计算机数字形态呈现的以光盘、U盘、移动硬盘或服务器承载的档案，一般与文书档案配套归档。
声像档案有两种，一种是传统的以胶片、冲洗好的纸质图片为载体的声像档案；一种是随着科技进步产生的以数码为载体，可进行网络传输、归档的声像档案。
一、总则为了加强我院档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及国家、省、市档案行政管理部门的有关规定，结合我院实际情况，特制定本制度。
二、档案管理原则1. 集中统一管理原则：学院档案实行集中统一管理，各二级学院、部门应将档案工作纳入本单位工作计划，配合学院档案管理部门做好档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 完整性原则：确保档案的完整、准确，防止档案散失、损毁。
3. 安全性原则：加强档案的安全防护，确保档案实体和信息安全。
4. 利用性原则：提高档案的利用率，充分发挥档案的作用。
三、档案管理职责1. 学院档案管理部门负责全院档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁和开发利用等工作。
2. 各二级学院、部门负责人为本单位档案工作的第一责任人，负责本单位档案工作的组织实施。
3. 档案管理人员应具备相应的业务素质和职业道德，认真履行职责，确保档案工作质量。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各二级学院、部门应按照档案收集范围，及时、准确地收集档案材料。
2. 档案整理：按照档案分类、编号、装订等要求，对收集到的档案材料进行整理。
3. 档案归档：按照档案归档制度，将整理好的档案材料报送学院档案管理部门。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案实体和信息安全。
2. 档案利用：档案管理部门应提供档案查阅、复制等服务，方便单位和个人利用档案。
六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。
2. 档案销毁：对超过保管期限的档案，经鉴定后，按规定程序进行销毁。
七、奖惩与监督1. 对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的单位和个人，给予批评教育或纪律处分。
3. 档案管理部门对档案工作进行监督检查，确保档案管理制度落实到位。
八、附则本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
