QEMS信息沟通与交流控制程序

1 目的规定信息的收集、传递、交流、反馈、处理，对内促进各部门、各单位之间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关方之间的信息交流和协调沟通，促进体系、过程、产品和服务的持续改进。

2 范围适用于组织管理体系内部信息传递与处理、与外部各方信息的交流和处理。

3 术语和定义管理体系：质量、环境、职业健康安全管理体系等相关方：包括顾客、供方或合作伙伴、股东、员工、社会团体等。

4 职责4.1 管理代表负责管理体系的方针、目标、要求及实施、贯彻状况的沟通及内部审查、管理评审、外部审查信息的发布、交流，重要的过程、环境因素、危险源、以及与外界进行信息交流、沟通，并负责及时向总经理汇报体系运行中的重要事项。

4.2 环安部负责环境职业健康安全管理体系的信息管理、内部外部沟通、联络等。

负责有关环境因素及环境管理体系的信息管理，负责环境信息交流、沟通；4.3 行政部负责职工权益保护信息的交流与反馈，负责建立内部协商机制、以及工会系统内、外信息的交流管理。

5 内容及要求公司确定与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的内外部信息和沟通需求，包括：a) 通知和沟通的内容及分类；b) 何时进行通知和沟通；c) 通知谁及与谁进行沟通1) 在组织内部各层次和职能之间；2) 与到达工作场所的承包商人员和访问者：3) 与其他外部或相关方；P) 如何进行通知和沟通；e) 如何接收、保持相关沟通及回应的文件化信息。

公司应通过通知和沟通规定要实现的目标，并应评价这些目标是否已经得到满足。

在考虑其信息和沟通需求时，组织应考虑多样性方面，如有（比如语言、文化、读写能力、伤残）。

适当时，公司应确保考虑有关的外部相关方关于环境、职业健康安全管理体系问题的观点。

5.1 信息的分类：5.1.1 外部信息——质监局、环保局、安监局、检测站、健康监检部门、认证机构等监测或检查结果反馈的信息。

——政策、法律法规、标准类信息，如环境保护法等。

——相关方的信息及投诉等——其他外部信息，如各部门直接从外部获取有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息5.1.2 内部信息---正常信息，如方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等——不符合信息（含潜在的），如管理体系内部审查的不符合等。

1.目的建立适当的沟通与交流过程，及时地收集和反馈公司内部和外部的信息交流，多层次、多渠道地加强沟通和交流，确保管理体系相关信息在内部和外部得到及时传递与沟通。

2.范围适用于公司内不同层面和岗位之间的相互沟通和交流以及与外部相关方进行信息交流和沟通。

交流和沟通的信息包括与质量、环境、职业健康安全体系相关的信息。

相关方包括客户、工程合同方、供应商、废弃物收购方、运输公司、政府机构、消防部门、医院、社区、环保组织、认证机构、监测站、环卫部门等与本公司有直接或间接关系或关注本公司质量、环境、职业健康安全行为和业绩的组织或个人。

3.职责3.1运营部职责负责本程序文件的起草。

3.2体系管理负责人职责负责本程序文件的批准；负责本程序文件日常执行的监督。

4.定义无。

5.工作程序5.1沟通与交流职责a）运营部负责对管理体系的建立、实施与维护情况进行沟通，负责信息沟通与交流的归口管理，协调公司部门之间的沟通及公司对外的沟通，并向管理层汇报；负责与外部的政府、环境、安全主管部门、服务商等相关方沟通；b）供销部负责与客户、供应商沟通；c）各部门负责本部门内部的沟通，确保工作范围内相关信息在本部门得到沟通和理解。

5.2沟通与交流范围a）公司各层面和各部门之间就内部和外部信息进行广泛地沟通和交流；b）内部信息指各部门管理体系中所进行的过程实施和运行结果、体系运行的有效性、内部体系审核的结果、纠正预防措施及员工建议等；c）外部信息包括国家相关政策及法律法规、上级主管部门及政府有关部门相关文件资料、客户的有关信息、相关方的反馈及投诉，以及建议和可借鉴的经验。

5.3沟通与交流要求a）沟通与交流必须及时、有效，内容必须准确；b）明确各自职能和权限，使信息逐级传递和及时反馈,保证信息的畅通性，并且将信息传递到所有需要得到和利用信息的相关部门和人员；c）可采取书面或口头进行交流和沟通；可采取自上而下或自下而上的双向渠道；d）利用一切通讯和宣传工具，如发文、会议、网络、简报、公告栏、员工满意度调查等，会议若有决议项，需做《会议纪要》。

QEM-II-09 信息交流管理程序1 目的确保公司在不同层次和职能部门之间，公司与顾客及相关方之间就质量、环境、职业健康安全管理体系的实施和有效性及目标完成情况和顾客及相关方的满意度进行沟通。

掌握有关信息，作为持续改进的输入。

2 适用范围适用于QEM事务的协商和内外部信息交流的管理。

3 职责3.1各部门负责各自工作范围内和来自对应相关方的信息收集和传递。

3.2 各部门负责协商和沟通的综合管理、监督并做好相关信息的汇总、保存工作。

3.3管理者代表负责重大质量、环境、安全信息向最高管理者汇报。

4 管理程序4.1 信息沟通的分类4.1.1 内部信息沟通包括：1）体系运行信息（包括向员工传达 QEM管理方针、目标、指标、职责权限及管理方案的实施情况；内部、外部审核、不合格信息、纠正预防措施的落实验证情况和管理体系结果等）；2）内部管理制度、员工建议和要求、QEM方面的法律法规及其他要求的遵守情况；3）有关重大环境因素及与环境因素相关的运行和活动的信息。

4）公司领导的意图以及职能部门之间、管理与生产之间的联系和沟通；5）监测、测量结果；不符合、纠正和预防措施实施情况及紧急情况下的内部联络；6）教育培训信息；7）员工们所关心的劳动防护和环境保护问题；4.1.2 外部信息沟通包括：1）来自国家、地方、行业和政府部门的法律、法规、标准信息和要求；2）市场信息和顾客、供方及其他相关方QEM的信息或抱怨、社会团体的要求；3）来自第三方认证机构的信息；4）公司QEM方针、目标、运行绩效的对外传递；5）就紧急情况与外界的联络（如消防、救护等）4.2 内部信息沟通的管理4.2.1 对于公司 QEM方针、环境因素、目标指标及管理方案的交流、体系运行情况汇报和各层次或职能间信息交流，通过公司网络、邮件、信息反馈、会议、通知、宣传栏、文件发布等形式进行。

4.2.2 当出现影响QEM正常运行的情况、员工合理化建议等应及时进行沟通，以便有效处理，追求达成目标。

沟通与交流程序 THS/QESM-02-091. 目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的有效管理，特制定本程序。

2. 适用范围适用于公司内部协商与信息交流，以及与外部各方的信息交流。

3. 职责3.1 行政部负责内部信息的协商与交流的管理，与上级部门、政府部门的沟通，以及相关方投诉的答复；3.2 负责质量/环境/安全的法律法规及监视和测量、认证机构等相关信息的处理；3.2 工程部负责监督检查其下属部门对相关方信息和投诉处理的落实情况；3.3 项目部负责与顾客相关的信息交流，包括对其管理区域内相关方投诉的处理。

4. 工作程序4.1 信息的分类4.1.1 外部信息a. 房产局、地方监测站、消防局、劳动局、认证机构等监测或检查的结果以及反馈的信息；b. 国家政策法规标准类信息，如质量/环境/安全法律法规、条例、产品标准及其变化等；c. 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、供应商、运输公司及任何对公司的服务质量、安全状况有关的人和组织；d. 其他外部信息，如公司各部门直接从外部获取的有关服务质量/环境/安全方面的信息。

4.1.2 内部信息a. 日常信息，如方针、目标指标、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、化学物质的特性、安全数据以及体系正常运行时的其他信息等；b. 不符合(或潜在不符合)信息，如产品不合格报告、体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等；c. 紧急信息：如出现重大质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏、重大伤亡事故等情况下的信息；d. 其他内部信息：如员工的建议等。

4.2 信息的收集与处理4.2.1外部信息的收集与处理4.2.1.1 由行政部负责对地方监测站、劳动局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，行政部将相关信息传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。

对于法律法规、技术标准类的资料信息由行政部负责收集、更新、整理。

1.目的建立有效的协商和沟通机制，保证员工充分参与QMS/EMS/OHS事务的协商，保证内外部信息得到及时、有效地交流。

2.范围适用于质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全事务的协商和内外部信息交流的管理。

3.职责3.1各部门负责收集对应相关方的信息。

3.2管理者代表负责QMS/OHS/EMS协商和沟通的综合管理，负责统筹内外部信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总、保存工作。

3.3各部门负责工作范围内信息的传递和收集。

3.4综合管理部人资负责监督处理公司内部员工反映的问题。

3.5管理者代表对信息的传递和处理进行监督。

4.定义无。

5.工作程序5.1日常事务的协商。

5.1.1公司和各部门在组织进行下列活动时，应与员工或其代表协商：①质量方针、环境政策、OHS方针的制定、修订、评审；②质量管理体系文件、环境管理体系文件、OHS管理体系文件，特别是作业指导书的制订、修订和评审；③产品质量控制点的识别、环境因素的识别、危险源辨识、风险评价和风险控制的策划；④可能影响工作场所环境、OHS变化的任何活动；⑤可能对产品质量产生影响之设备、材料等变化的任何活动。

5.1.2员工或其代表参与协商的方式有：口头或书面意见和建议，参与会议讨论等。

5.1.3综合管理部人事收集员工的意见和建议，并将这些意见反馈给相关部门，并监督其处理。

5.2信息的交流与沟通5.2.1信息的分类5.2.1.1外部信息：①安全生产监督管理局、劳动局、环保局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。

②市场动态。

③相关方反馈的信息及其投诉，相关方指顾客、工程合同方、供应商、运输公司、社区居民等。

④政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、标准等。

⑤其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关产品质量、环境、OHS等方面的信息。

5.2.1.2内部信息:①内部日常信息，指正常情况下的各类信息。

②内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。

信息交流控制程序1、目的为规范质量、环境及职业健康安全管理信息交流与协商渠道，确保体系的有效运行，特制定本程序。

2、适用范围本程序适用于公司质量、环境与职业健康安全管理体系的信息交流与协商。

3、职责3.1 经理办公室负责公司质量、环境、职业健康安全管理体系方面的信息交流工作。

3.2 工会组织作为公司员工利益的代表，参与相关职业健康安全管理事务的处理。

3.3 各职能管理部门负责相应业务范围内的内、外部信息交流。

3.4 紧急状态下的交流与协商由产生单位直接传递公司主管领导和政府部门。

3.5 管理者代表负责重大信息处理的审批，并与总经理进行信息交流。

5、工作程序5.1 信息交流分为内部信息交流和外部信息交流。

5.2 信息交流与协商的途径可以是口头或书面文件以及一切可以利用的宣传工具。

5.3 内部信息交流的主要内容是：5.3.1 QEOHSMS方针、目标、指标、管理方案；5.3.2 重大环境因素和信息；5.3.3 重大危险因素和信息；5.3.4 职责和权限的信息；5.3.5 培训信息；5.3.6 监测、测量信息；5.3.7 不符合与纠正信息；5.3.8 内、外审、管理评审信息；5.3.9 相关法律法规及其他要求的信息；5.3.10 紧急状态及应急的响应信息；5.3.11 员工的抱怨信息等；5.3.12 QEOHSMS事故及其处置信息。

5.4 外部信息交流的主要内容是：5.4.1 质量、环境与职业健康安全方针通告相关方；5.4.2 QEOHSMS法律法规和其他要求的信息；5.4.3 QEOHSMS监测与测量的信息；5.4.4 认证与监督检查的信息；5.4.5 顾客对产品质量的抱怨或要求、相关方的投诉等信息；5.4.6 来自上级公司、行业、协会的信息；5.4.7 其他外部相关方的信息。

5.5 信息提出者可以是相关方，公司内部的所有员工或职能部门。

5.6 内部信息交流管理5.6.1 公司的QEOHSMS方针、QEOHSMS有关要求、知识，相关部门和单位可用多种形式（例如文件、手册、画册、电子网络、张贴于门前、写于外围墙）传达到每个员工，增强员工健康安全及环保意识。

QES信息交流与协商控制程序（DXC/QES·CX10-2011）1.目的建立公司内部与外部质量、环境和职业健康安全的信息交流和协商机制，确保各方进行有效沟通。

2.范围本程序适用于公司内部与外部信息的传递和处理。

3.职责3.1管理者代表：确保信息交流与协商机制的有效运行。

3.2办公室：负责收集公司质量、环境、安全方面的重大信息，进行识别、处理和传递。

3.3 员工代表：组织每年召开集体合同平等协商会议，对涉及员工职业健康安全的相关问题进行协商和交流，由公司与员工代表协商有关职业健康安全方面的意见和要求。

3.4员工代表：由公司员工大会选举产生，参与公司职业健康安全工作的讨论。

3.5 各单位：负责收集本部门有关的信息，及时请示主管领导进行处理并向相关部门传递。

4.程序4.1交流与协商的内容4.1.1 对内交流a.使员工了解管理体系的方针、目标、指标、管理方案；b.了解管理体系运行情况，鼓励员工积极参与，献计献策；c.明确存在的问题，以便实现持续改进；d.掌握适用的法律法规及其他要求，以得到有效贯彻；e.获取事故、事件等紧急情况，避免事故扩大，减少损失；f.有关质量、环境、职业健康安全方针、目标制定的协商与事故调查的参与；g.公司的各项决定和管理体系与作业现场的任何变化。

4.1.2对外交流a.向外部宣传公司质量、环境和职业健康安全方针和各种承诺；b.建立收集各项法律法规和其他要求的渠道；c.向社会及相关方通报公司质量和环境、健康安全的绩效；d.征求和反馈业主、相关方的建议及投诉。

e.其它需交流的信息4.1.3对内、对外交流由归口部门负责、各部门配合，对识别的重大信息传递给办公室协调处理。

4.2协商交流的一般形式4.2.1对内交流采用口头、电话、传真、例会、通知、通报和简报的形式。

4.2.2 对外交流采用电话、传真、走访、信函等形式。

4.3 交流与协商的管理4.3.1交流的形式应由信息的接收单位识别信息的重要程度自行选择，并对相对重要的信息交流与处理保留记录。

信息交流与交流控制程序1．目的为成立畅达的交流渠道，明确信息交流内容、范围与形式，规定内部外面交流的方法，经过实时、正确、快捷地接收、传达和办理公司内部、外面质量、环境、食品安全、诚信信息，实现管理系统的有效运转。

2．合用范围本程序合用于公司生产经营管理等活动所涵盖的全部部门与层次内、外面的信息交流与控制。

3．职责3.1 管代 /HACCP小组长负责公司内部及外面交流事宜的审批及管理工作。

3.2 技术中心负责公司管理系统信息交流的全面管理。

3.3 技术中心负责配合采集行业、政策等方面的信息、整理、剖析、研究，供公司领导和有关部门参照。

3.4行政部负责有关部门的外面交流。

3.5 各部门负责人负责本部门职工之间的交流，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传达和处理工作。

4工作程序4.1 外面交流外面信息的根源a．认证机构、当地环境保护机构、质量技术监察局等监测或检查的结果及反应的信息；b．管理目标通知给有关方；c．对证量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法例、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系；d．有关方的投诉、诉苦、希望和要求，包含顾客、供给商及四周社区居民的交流，波及重要环境影响的办理，伤亡事故的上报等；e．行业技术信息；f ．上司或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息；g．供方和其余分承包方的信息。

h．环境监测和职业安全健康等有关的信息；i.与观光者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理系统方面的信息交流。

外面信息交流各部门在平时业务中也应注意获取；上司行政部门传达的信息由公司行政部一致接收行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息；来自有关方的信息由各有关部门接收；各部门在与客户、社会与其余有关方接触或合作时，应将公司内必需的信息；如公司的管理目标及保护环境和预防、减少环境污染的思想、公司管理系统绩效以及公司合用的法律、法例等，向有关方进行宣传；信息传达方式：能够电话、传真、邮件、资料传达、走访、会谈等形式与顾客、供方、立法和看管部门或与管理系统有关的组织进行信息交流；信息交流的门路和形式能够是口头、书面文件、资料议论、电子媒体、电话、小组简报、各样会议、公告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各样媒体等方式予以传达，保证内部、外面信息交流与交流畅达。

能源管理体系文件信息交流与沟通控制程序1目的为确保能源管理信息在公司内外及时、畅通、有效的传输、交流，特制定本程序。

2适用范围适用于公司内部上下级、各部门间以及公司与相关方（政府机构、能源供方、消费者等）之间有关能源信息的交流。

3职责1、安全生产部具体负责公司能源管理体系运行的信息沟通。

2、各部门负责职责范围内与其它职能部门以及与相关方之间的信息沟通。

4工作程序㈠定义1、内部信息是指部门间的日常联络、指令、常规报表、各种信息通报、各部门间的行文等。

具体包括：⑴能源方针；⑵法律法规的执行情况；⑶目标、指标的完成情况及能源管理方案的实施情况；⑷监测与测量结果；⑸内审结果；⑹不符合与纠正结果；⑺管理评审结果；⑻体系运行中的其他信息。

2、外部信息是指各类相关方的信息。

相关方包括政府机构、能源供方、消费者等。

外部信息具体包括：⑴法律法规及其他要求；⑵相关方的要求；⑶与能源有关的其他信息（节能新技术、新产品等）。

3、内部信息沟通是指公司能源管理体系运行过程中各层次间以及同层次各部门间的信息交流，交流的信息包括内部信息和外部信息、。

4、外部信息沟通是指体系内部与相关方之间的信息沟通，沟通的信息也包括内部信息和外部信息。

㈡能源信息的沟通1、内部信息沟通⑴正常情况下，内部信息沟通按公司体系进行，由各部门负责人具体负责。

各部门之间能源管理信息的沟通、联络、答复采用《信息与沟通记录》或相应记录作为接口。

⑵公司能源方针、能源管理手册、程序文件（含修订）等，由安全生产部负责传达到各相关部门，再由各部门传达到各相应岗位；作业指导书（含修订）由各部门自行传达。

⑶最高管理者、管理者代表和安全生产部对能源管理体系的指示、决定、要求等由安全生产部负责传达。

⑷各部门间、各能源管理工作岗位间的日常联络、常规报表、其他信息通报等，由各部门、岗位负责人负责传达、交流。

⑸安全生产部每季度进行一次关于目标、指标和能源管理方案实施情况以及运行控制情况的检查，向管理者代表汇报检查结果，并通报给相关部门。

沟通交流协商参与控制程序1 目的：规定各种有效的内部和外部沟通方式，确保质量、环境、职业健康安全相关事宜的信息有效传递、交流和实施。

规定员工在职业健康安全管理事务中的参与和协商。

2 范围适用于公司的质量、环境、职业健康安全内外部信息沟通交流的形式、内容和要求，以及员工在健康安全管理事务方面的协商和参与。

3.定义：无。

4.职责：4.1 人力资源部职业健康安全信息的综合管理部门，负责与上级安全主管部门和行业主管部门的职业安全健康信息的接收、传递和处理。

负责与各级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。

4.2 品管部负责统筹公司对内、对外有关质量信息收集、传递和处理。

4.3 各部门负责人负责工作范围内信息的传递与交流及对相关方信息的收集。

负责相应业务范围内的内部信息交流。

4.4 管理者代表负责就重大质量、环境、健康、安全事宜与相关方进行沟通；4.5 职业健康安全事务代表和员工代表参与职业健康、安全方面的协商。

4.6 工会负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。

5.作业内容：5.1 信息的分类：5.1.1 外部信息：1) 有关健康安全与环境的法律法规和国家政策以及上级部门有关健康安全与环境的方针、政策、法规和指令；2) 有关健康安全与环境的国家或行业标准、规范和规程；3) 国内外有关健康安全与环境的科技信息及成果等；4) 相关方有关健康、安全与环境的意见和要求等；5) 地方政府检查及评价；6) 自然灾害及气象（如地震、风暴、沙尘、洪水等）预报信息。

7) 合作者、相关方有关职业健康安全与环境的意见和要求。

8) 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、合同方、供应商、废物收购方、社区居民、员工家属等；9) 其它外部信息、如各部门直接从外部获取的有关环境要求、质量改进技术等方面的信息。

5.1.2 内部信息：1) 正常信息a) 内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；b) 目标、绩效测量和监视记录；c) 安全装置、环保设施的检查、监测数据；d) 环境监测数据；e) 有毒有害场所监测、监控数据；f) 员工健康检查数据；g) 特种设备监测数据。