浅析公证机构质量管理制度
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公证管理制度执行一、公证管理制度的基本内容公证是指公证机关以法定程序证明文书、证件、事实或者为当事人提供相关法律服务的行为。
公证管理制度是对公证活动进行管理的一系列规章制度的总称,包括了公证员的选任、监督和考核、公证机构的设置和管理、公证活动的程序和规范、责任追究等内容。
公证管理制度的执行是公证活动能否正常、有序进行的基础。
只有在严格执行公证管理制度的前提下,才能保障公证活动的公正、规范和高效进行,有效维护当事人的合法权益,保障社会的公平正义。
二、公证管理制度的执行现状公证管理制度的执行情况直接影响到公证活动的质量和效益。
目前我国公证管理制度的执行存在一些问题:1. 治理不够到位。
一些地方公证机构对公证管理制度的执行重视不够,相关规章制度不能有效贯彻执行,导致公证活动出现乱象。
一些公证员利用职权进行私利交易,损害了当事人的利益,严重影响了公证活动的公信力。
2. 监管不足。
对公证机构和公证人员的监督管理不力,导致了一些不守规矩行为的出现。
公证机构的内部管理混乱,公证员的工作纪律不严,严重影响了公证活动的质量和形象。
3. 机制不健全。
公证管理制度的执行机制不够完善,导致了公证活动的管理混乱。
一些地方对公证活动的管理不够及时、有效,没有形成对违规行为的严格惩处机制,致使一些不法行为难以有效遏制。
三、加强公证管理制度的执行为了提高公证管理制度的执行效果,需要加强以下几个方面的工作:1. 完善公证管理法律法规。
加强对公证活动的管理,完善公证法律法规,明确规定公证机构的设置、公证员的选任条件、公证活动的程序规范、责任追究机制等,保障公证活动的规范进行。
2. 强化对公证机构和公证人员的监督管理。
建立健全公证机构的内部管理制度,加强对公证员的日常监督和考核,对公证活动进行全程监管,及时发现和纠正违规行为,保障公证活动的质量和公信力。
3. 加强对公证活动的监督检查。
建立公证活动的监督检查机制,定期对公证机构和公证人员的工作进行检查评估,强化对公证活动的管理,及时发现问题,加强整改。
管理公证处规章制度第一章总则第一条为规范公证处的管理,加强公证工作,提高公证服务质量,根据相关法律法规和规章制度,制定本规章制度。
第二条公证处是依法设立的公证机构,主要从事公证业务的单位,具有法律效力和独立行使公证职权的职能。
第三条公证处应当遵守法律法规,依法独立行使公证职权,确保公证活动的独立、公正、信实。
第四条公证处应当严格执行本规章制度,严格管理公证工作,确保公证服务质量,维护公证处的声誉和形象。
第二章公证处管理第五条公证处应当依法设立,并具备公证活动所需的场所、设备和人员。
第六条公证处应当配备专业的公证人员,具有相关专业知识和经验,能够独立开展公证活动。
第七条公证处应当建立健全内部管理制度,明确各类工作职责和权责关系。
第八条公证处应当建立健全质量管理体系,定期对公证活动进行监督和评估,确保公证服务质量。
第九条公证处应当积极开展公证宣传教育,提高公众对公证业务的认识和理解。
第三章公证活动第十条公证处应当按照法律法规的规定,审查公证申请人的资格和申请材料,确认公证事项的真实性和合法性。
第十一条公证处应当对公证申请人的身份和背景进行核查,确保公证活动的合法性和安全性。
第十二条公证处应当采取适当的方式和措施,保障公证活动的独立、公正、信实。
第十三条公证处应当依法办理各类公证业务,如遇特殊情况需报请上级主管部门批准。
第十四条公证处应当妥善保存公证文书和资料,依法保护公证申请人的隐私和权益。
第四章公证服务第十五条公证处应当提供便民、高效的公证服务,为公证申请人提供便捷、优质的服务。
第十六条公证处应当保障公证服务的及时性和准确性,确保公证申请人的合法权益。
第十七条公证处应当加强对公证服务质量的监督和评估,及时处理公证申请人的投诉和意见。
第十八条公证处应当建立健全客户关系管理制度,提高公证服务的满意度和信誉度。
第五章公证收费第十九条公证处的收费标准应当合理、透明,明确公证服务的收费项目和标准。
第二十条公证处应当明示公证服务的收费标准和方式,提高公证服务的透明度和规范性。
公证机构的管理制度有哪些公证和⼈们的⽣活紧密相联,当⼈们发⽣协议的争议或者其他情况时,就需要公证机构来公证。
公证是依据法律给申请⼈提供具有公平性的证明。
那么公证机构的管理制度有哪些呢?下⾯店铺的⼩编就给⼤家介绍⼀下,希望对⼤家有所帮助。
为正常开展公证业务,公证机构需要建⽴和健全管理制度。
我国公证法、《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》对此进⾏了规定。
1.业务、财务、资产管理制度。
公证法第14条规定,公证机构应当建⽴业务、财务、资产等管理制度。
《公证员执业管理办法》第22条规定,公证机构应当按照规定建⽴、完善各项内部管理制度。
2.执业监督制度。
公证法第14条规定,公证机构应当对公证员的执业⾏为进⾏监督。
同时,《公证员执业管理办法》第21条规定,司法⾏政机关应当依法建⽴健全⾏政监督管理制度,公证协会应当依据章程建⽴健全⾏业⾃律制度,加强对公证员执业活动的监督,依法维护公证员的执业权利。
《公证机构执业管理办法》第24条规定,司法⾏政机关依法对公证机构的组织建设、队伍建设、执业活动、质量控制、内部管理等情况进⾏监督。
第25条规定,省、⾃治区、直辖市司法⾏政机关对公证机构的下列事项实施监督:(1)公证机构保持法定设⽴条件的情况;(2)公证机构执⾏应当报批或者备案事项的情况;(3)公证机构和公证员的执业情况;(4)公证质量的监控情况;(5)法律、法规和司法部规定的其他监督检查事项。
第26条规定,设区的市和公证机构所在地司法⾏政机关对本地公证机构的下列事项实施监督:(1)组织建设情况;(2)执业活动情况;(3)公证质量情况;(4)公证员执业年度考核情况;(5)档案管理情况:(6)财务制度执⾏情况;(7)内部管理制度建设情况;(8)司法部和省、⾃治区、直辖市司法⾏政机关要求进⾏监督检查的其他事项。
司法⾏政机关实施监督检查,可以对公证员办理公证业务的情况进⾏检查,要求公证员及其所在公证机构说明有关情况,调阅相关材料和公证档案,向相关单位和⼈员调查、核实有关情况。
公证机构质量管理制度的建立和执行一、引言公证机构作为维护社会稳定和公正法律秩序的重要组织,其工作质量直接关系到司法公正和社会信任的建立。
为了确保公证机构的质量管理水平达到规范化和标准化要求,建立和执行有效的质量管理制度势在必行。
二、质量管理制度的重要性2.1提高工作效率和准确性通过建立质量管理制度,公证机构能够规范工作流程、明确人员职责和权限,从而提高工作效率和准确性。
制度化的管理能够确保每个环节的操作得到严格执行,减少工作失误和漏洞。
2.2保证工作的可追溯性和可靠性质量管理制度要求公证机构记录、存储并追踪所有工作过程和结果,确保证据的可追溯性和可靠性。
这为公证机构在法律纠纷中提供支持,为司法机关和当事人提供可信的证据。
2.3加强内部控制和风险管理质量管理制度要求公证机构建立完善的内部控制机制,包括制度性的审核、监督和风险管理。
通过对内部流程的规定和监控,确保工作的合规性和稳定性,降低潜在风险的发生和影响。
三、建立质量管理制度的步骤3.1制定质量管理制度的目标和原则在建立质量管理制度之前,公证机构需要明确制度的目标和原则。
目标可以包括提高工作效率、保证工作质量和提升用户满意度等;原则可以涵盖适应性原则、连续改进原则和法律合规原则等。
3.2制定工作流程和操作规范根据公证机构的实际情况,制定详细的工作流程和操作规范。
包括对申请接收、证明材料查验、证明书的发放等每个环节进行规范化和标准化的要求。
注意文明服务、保护隐私等涉及公证原则的要求。
3.3分配职责和权限明确每个岗位和人员的职责和权限,确保工作的协同性和高效性。
要求每个人员按照职责和权限开展工作,做到明确责任、履责到位、互相配合,形成共同负责的工作氛围。
3.4建立监督和反馈机制建立监督和反馈机制,包括内审、外审、投诉处理等环节。
通过定期的内部审核和外部评估,保证质量管理制度的有效执行。
及时处理用户投诉和意见,不断改进工作流程和提升服务质量。
3.5培训和培养员工质量管理制度的建立需要员工的积极配合和参与。
浅谈公证质量管理作者:马丽达来源:《法制与社会》2015年第28期摘要公证质量是公证制度恢复以来公证行业的重要议题,决定公证的工作公信力,是公证工作的生命线,作为各级司法行政机关和公证机构的公证管理者对公证质量存在的问题现状进行分析,研究、探讨,以提高公证工作的公信力。
本文就试图结合公证处的特点,浅析如何解决公证质量问题的对策谈一些粗浅认识,仅供同行参考、借鉴。
关键词公证质量管理公证制度作者简介:马丽达,临沂市兰山公证处二级公证员。
中图分类号:D926.6 文献标识码:A 文章编号:1009-0592(2015)10-192-02最近我处遇到一件价值壹仟多万元的基金的继承公证,那么,在这件巨额遗产继承案中,公证员首先考虑到是否存在风险,风险会出在什么地方,又应该如何防范等问题。
其中,涉及的就是公证质量管理的问题。
以下分四部分进行论述。
一、公证质量的概念中国公证协会《公证质量评价标准(试行)》第三条规定:公证质量评价包括受理公证申请,审查公证事项,审查、核实证明材料,制作询问笔录,制作、出具公证书等环节。
山东省公证协会制定的《公证卷宗检查评定表(2012年版)》将卷宗检查内容分为十一大部分,一、卷宗装订及归档;二、公证书;三、申请与受理;四、当事人及相关人员身份;五、财产权属;六、合同及文书;七、意思表示与告知询问等十一项。
从上述有关规定可以看出,公证质量包括公证工作的方方面面。
那么什么是公证质量呢?在我国国家标准GB/T19000:2008(等同于国际标准ISO90001:2008)中明确了对质量的定义:一组固有特性,满足要求的程度。
这个定义很深奥,较难理解。
公证质量就是公证工作的优劣程度。
衡量公证工作优劣的标准是有关法律法规及有关工作规范。
公证质量的分类。
公证质量根据不同的标准可以有不同的分类,例如,根据公证工作的不同环节,可以分为接待、受理、审查、质检等质量。
根据公证工作的内容,公证质量可以分为服务质量、程序质量、实体质量。
加强公证质量管理工作意见近年来,随着社会发展,公证服务在社会生活中扮演越来越重要的角色。
公证质量的高低也直接影响到公证服务的公信力和社会形象。
因此,加强公证质量管理工作成为了当前公证服务系统中的重要任务。
一、加强公证执业人员资格审查公证执业人员是公证服务质量的关键,其资质禀赋、职业道德、实操技能等因素都会直接影响到公证服务的质量。
因此,必须加强公证执业人员的资格审查工作,确保其适合公证执业,同时加强对公证执业人员考核的力度,保证其维护公证服务的公正性、公信力、安全性和稳定性。
二、加强公证服务品管体系建设公证服务的品管体系是保证公证服务质量的重要保证,加强公证服务品管体系建设,制定相关的操作规程和标准,不断优化服务流程,完善服务体系,可有效提升公证服务的质量和效率,确保公正履行公证职能。
三、加强公证服务业务水平提升公证服务业务水平是维护公证服务质量的重要动力。
所以必须强化公证服务业务人员培养,确保公证服务业务水平达标,并适时扶持、鼓励、奖励业务水平突出的服务人员,切实提高公证服务水平。
四、加强对公证机构监督检查力度公证机构是公证服务的主要提供者,也是服务质量的第一责任人。
必须加强对公证机构的监管和检查工作,确保他们按照业务要求和规定履行公证职责,切实维护公证服务的质量和稳定性,对服务品质问题进行有效管控和处理。
五、完善公证服务投诉机制公证服务是一项高度敏感的服务,难免会出现服务质量问题。
针对公证服务受到的各种投诉问题,应当建立完善的投诉处理机制,提供良好的投诉接受、处理、回应等全过程服务,及时处理投诉问题,加强公证服务质量监督,保证公证服务的稳定性和公正性。
综上所述,加强公证质量管理工作对于提高公证服务质量、推进公证事业的良性发展具有重要意义。
我们应当一手抓管理,一手抓服务,加强握住权力监督和公证服务质量保障,更好地满足公民和企业的法律需求,维护公证服务的公信力和权威性。
公证服务质量总结公证作为一项预防性的司法证明制度,在维护社会公平正义、保障公民合法权益、促进经济社会发展等方面发挥着重要作用。
而公证服务质量的高低,直接关系到公证制度的公信力和社会价值的实现。
本文旨在对公证服务质量进行全面总结,以促进公证行业的持续健康发展。
一、公证服务质量的重要性公证服务质量的优劣不仅影响着当事人的权益保障,也关乎公证机构的声誉和社会形象。
高质量的公证服务能够增强公众对公证的信任和认可,提升公证的法律效力和社会公信力。
同时,优质的服务有助于提高公证机构的工作效率,降低业务风险,促进公证事业的可持续发展。
二、公证服务质量的现状(一)服务意识不断增强近年来,公证机构普遍加强了对工作人员服务意识的培养,倡导以客户为中心的服务理念。
公证员在接待当事人时,态度更加热情、耐心,能够主动为当事人提供专业的咨询和指导,帮助其解决问题。
(二)业务水平逐步提高随着公证业务的不断拓展和复杂化,公证员的专业素养和业务能力也在不断提升。
他们通过参加培训、学习新的法律法规和业务知识,能够更加熟练地办理各类公证事项,保证公证质量。
(三)信息化建设取得一定成效许多公证机构加大了对信息化建设的投入,实现了网上预约、在线申请、电子公证书等服务,提高了公证服务的便捷性和效率。
然而,在公证服务质量方面仍存在一些不足之处。
(一)服务效率有待提高部分公证事项办理时间较长,存在流程繁琐、环节复杂等问题,给当事人带来了不便。
(二)服务标准化程度不够在公证服务的过程中,不同公证员的服务标准和流程存在一定差异,影响了服务的规范性和一致性。
(三)沟通与反馈机制不完善公证机构与当事人之间的沟通不够充分,对当事人的意见和建议反馈不及时,导致当事人的满意度不高。
三、影响公证服务质量的因素(一)人员素质公证员的专业知识、业务能力、职业道德和服务意识等直接影响公证服务的质量。
(二)管理制度公证机构的内部管理制度是否健全、科学,对公证服务的流程优化、质量控制和监督考核等方面起着关键作用。
公证处管理制度1. 公证处的管理制度得严格呀!就像一个精密的钟表,每个零件都得精准配合,不能有丝毫差错。
你想想,要是公证出了问题,那得多麻烦!比如在房产公证中,要是制度不严格,万一弄错了信息,那可不得了!2. 公证员们得严格遵守管理制度呢!这可不是闹着玩的,就好比士兵要遵守军纪一样。
你看,要是公证员不按规矩来,那公证的公正性怎么保证?就像比赛没有了规则,那不乱套了!比如在遗产公证时,不遵守制度,那不是会引发很多纠纷吗?3. 管理制度要细致入微呀!这就像织一张网,每个网眼都得细密。
为啥这么说呢?你想啊,一个小细节没注意到,可能就会引发大问题。
比如在公证文件的保管上,要是不细致,文件丢了咋办?4. 公证处的管理制度对大家都很重要啊!这就如同道路上的交通灯,规范着一切。
难道不是吗?如果没有好的管理制度,公证工作还能顺利进行吗?就像没有交通灯,路上不就乱套了!比如在办理公证业务时,没了制度的约束,那能行吗?5. 管理制度得不断完善呀!就像电脑系统要不断升级一样。
你说要是一直不改进,能适应新情况吗?就拿现在的网络公证来说,旧的制度能完全适用吗?肯定得改呀!6. 大家都得重视公证处的管理制度啊!这可关系到每个人的权益呢,可不是小事儿。
这就好像房子的根基,根基不稳,房子能牢固吗?比如在一些重要的合同公证中,没有好的制度保障,谁敢放心呢?7. 管理制度要让每个人都清楚呀!不能模模糊糊的,就像菜谱一样,得明明白白。
不然怎么做菜呀?同理,公证员不知道制度,怎么工作呢?比如在处理复杂的公证事务时,不清楚制度,那不是瞎干吗?8. 公证处的管理制度得严格执行呀!光有制度不执行,那不等于白搭吗?这就好像有了法律不执行一样。
你想想,要是大家都不遵守,那制度还有啥用?比如在审核公证材料时,不严格执行制度,随便通过,那能行?9. 管理制度得有人监督呀!不然怎么知道执行得好不好呢?这就像有个监考老师一样。
如果没有监督,那不是可能会有人偷懒或者违规吗?比如在日常的公证工作中,没有监督,那制度会不会被忽视呢?10. 公证处的管理制度真的太重要啦!这是保证公证质量的关键呀!就像汽车的刹车系统,关键时刻能救命呢!没有好的管理制度,公证工作就像没头苍蝇一样。
浅析公证机构质量管理制度
作者:都燕
来源:《青年与社会》2014年第33期
【摘要】研究相对客观的公证质量管理,对公证质量的保障具有重要的作用,并能在较大范围内的有一定借鉴意义。
并且,有助于增强公证的社会公信力,保证社会信用。
【关键词】公证机构;质量管理;制度
一、公证机构质量管理的理论概述
(一)公证制度
公证制度属于一种法律制度,是以权力作为基础的。
在分析了公证权产生的起源后,私证和公证是相互对立的,就来源来看,私证是公证的来源。
在发展了商品经济之后,进行商品交易的人为了使交易更安全,就使私证产生。
而在国家对其确认之后,就变成了公证。
因此,公证权来自私权。
私证和公证的主要区别是在与“公”字。
也就是法定的效力,私证书的效力明显不如公证书的效力,而这种文书法定效力,就属于国家的确认权。
国家以法律形式,对公证人授予权利,依法判断当事人的文书、法律事实、法律行为,对合法性、真实性加以确认,在法律上,赋予其公信力。
国家利益,法人、社会组织、公民的合法利益受国家的保护,对纠纷有预防与减少的作用,在对社会加以稳定这一功能上,属于国家的公权。
(二)公证质量管理
公证机构的质量管理是公证机构内部管理的重要组成部分,也是公证机构围绕着公证质量而开展的各种计划、组织、指挥、控制和协调等所有管理活动的总和。
与其相近的用语包括:质量保证、质量控制、质量监管和质量调控。
其中,“质量保证”是质量管理学中的专门词汇,是企业在产品或服务质量方面对用户提供的担保。
“其核心是确保顾客和其他相关方能够确信企业或其他组织所生产的产品、过程或体系能够达到规定的质量要求,并以此向人们提供足够的信任”。
其中,内部质量保证的主要目的是向企业或其他组织的最高管理者提供信任,使其确信企业或其他组织的产品、过程或体系能满足质量要求;而外部质量保证则是建立在合同或其他外部条件之下,指的是向顾客或第三方提供的信任。
使顾客或第三方有信心相信企业或其他组织提供的产品或服务能达到合同所规定的质量要求,并确信本企业或组织已建立了完善的质量管理体系,且对合同的产品或服务有一整套完善的质量控制方案。
二、公证机构质量管理制度存在的主要问题
(一)质量管理制度构建缺乏针对性
在公证业务当中,不同的公证类型有不同的要求,即使是同一类型的公证业务也会因当事人实际情况的不同存在差异。
但一个公证机构只应建立并保持一套质量管理制度,这个制度应覆盖所有公证质量形成过程中的情况。
应该说,当下已经有很多公证机构意识到了建立质量管理制度的重要性,也采取了一定的公证质量管理手段,但往往缺乏针对性,使质量管理的相关制度没有很好地相互结合、发挥功效。
对于质量管理制度而言,多数公证机构只将注意力集中在比较重要的个别环节上,或者虽然质量管理的环节较多,却在各部分之间缺乏协调,不能构成一个有机整体。
(二)以事后监督为主,过程化管理欠缺
公证机构应把握公证法律服务提供过程中的重要节点和每个过程特殊的质量要求来形成对公证质量的过程管理。
但目前很多公证机构仍以事后监督检查为主,但事后监督却无法全面到位。
最突出的表现即为大多数地方每年都进行的公证文书质量检查。
公证文书质量检查一般表现为阶段性检查和抽样检查,并对抽检不合格的公证员和公证机构进行批评等惩罚。
虽然这一措施在多地已经有比较成熟的经验,也在一定程度上可以起到威慑作用,但由于公证文书质量检查发生在公证业务发生之后,且由于每年都大量产生新的公证文书,对每卷都进行检查也很困难,因而有些地方只是对极少量的卷宗进行了事后监督。
有的公证机构也建立了瑕疵补正制度,这也属于后置的补正措施,一旦公证质量出现瑕疵,可以及时予以补充和修正。
(三)公证机构的资源管理不到位
目前,公证行业还没有通过法律法规建立起统一的公证员助理和公证辅助人员的相关制度,各省的规定也不完全相同。
这两类人员的任职条件、业务培训、职责等方面均无法律法规可循。
因此在实务中,公证机构对上述两类人员管理松散,或缺乏相关的规章制度、或由各公证机构根据其公证业务的实际需要,参照对公证员的管理模式制定相关的规章制度。
这就难以避免个别公证机构出现指派或容许公证员助理独立办理公证事务,或由其“借用”公证员签名章出具公证文书的现象。
三、完善公证机构质量管理制度的建议
(一)《公证法》中明确性质
在《公证法》中有这样的规定,所有的公证处应该依法设立,它的目的不是获得最大化利益而是服务于大众,因而不能受到任何权力机构或者利益部门的干扰和插足,必须独立行使其职能,且自己独立承担相应的责任与赔偿。
应该说法律中没有对其职能和性质做一个明确的界定,这是我国法律需要解决的十分重要的社会信用问题。
(二)完善资金的管理方式
第一点,应该在定价进行统一。
这种收费制度要经由法律法规进行完善和保证,各方利益主体都要严格遵守。
同时,我们还要检验这种证明文件的合法合理性,必须要有相关部门进行
检验,费用的收取才会得到法律认可。
另外,公证文书还具有社会公益性,能够在必要时保护力量较弱的群体和个人。
同时,公正性还体现在针对利益各方,相关人员应该要公平公开,这样才能使人们相信公证机构的严密性和公平性。
第二点,不断推进公证机构的整个财政体系的构建。
对公证机构的具体支出结构加以调整,在财务方面,构建起对公益事业进行有力支持的长效机制,鼓励和引导社会力量积极成立公证机构的相关财政政策,从而不断地完善投入机制,积极通过各种渠道来进行资金的筹措,有效地支持公益事业的发展。
全面地考评公证机构使用财政资金的具体情况,对资金加以严格管理,促使其使用效益得到不断地提高。
(三)建立完善执业责任保障制度
为适应公证工作进一步深化改革的需要,建立和完善执业责任保障制度尤为必要。
主要可以从如下两个方面入手。
第一点,对职业责任人加以明确,但并非为国家机构。
纵观国外的发展历程,取得公证人资格是极为不易的,付出的成本非常高昂,在公证期间,因为自身过错导致相关人员遭受损失,那么就要进行相应的民事赔偿,如果情节严重,就需要依法追究相应的刑事责任,并且公证人资格也可能会丧失,如此一来,公证人就必须要爱岗敬业,对行业规则以及执业纪律加以严格地遵守。
在我国,如果处于专业聘任时期,那么如果公证人因为自身过错导致相关人员遭受损失,那么国家机关就是赔偿主体。
如果没有强烈的成就感以及荣誉感,那么就很难提高公证员履行职责时的责任心,所以工作中也就会普遍存在各种原因导致的错假证。
在这种情况下,需要积极借鉴国外先进经验,对职业责任人加以明确,严格监管公证人的责任。
四、结语
公证机构具有“预防纠纷,减少诉讼”的重要作用,必须给予足够的重视。
同时,公证机构改革也是我国机构改革的一部分。
在公证机构改革中,首要问题是明确公证机构的性质定位。
本文通过回顾公证机构的概念,分析存在的问题,得出结论:公证机构质量管理是社会中介组织,对于正处在行政权社会化进程中的中国而言,能分担政府的部分社会责任,并提出以社会中介组织为导向改革我国公证机构的措施。
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作者简介:都燕(1986.02- ),女,山东安丘人,公证员,研究方向:司法公证。