中国科学院军工固定资产投资项目档案建档规范

中国科学院军工固定资产投资项目档案建档规范（试行）1 总则1.1 为加强中国科学院承担的军工固定资产投资项目（以下简称项目）档案的建档工作，确保项目档案的完整、准确、系统与安全，发挥项目档案在科学技术成果转化、应用和科研辅助支撑等工作中的作用，为项目建设、运行维护、技术储备以及监督管理提供依据和保障，制定本规范。

1.2 本规范适用于中国科学院院属单位承担的国防科工局（含原国防科工委）及中国科学院投资的军工固定资产投资项目的建档工作。

1.3 本规范明确了项目建档工作的基本要求及管理职责，规定了项目文件的归档范围、质量要求、整理组卷和档案验收要求。

1.4 项目建设内容包含基建任务的，其基建文件的建档执行《中国科学院基本建设项目档案建档规范》（科发办字〔2006〕47号）。

1.5 项目建档工作除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准、规范的相关规定。

2 规范性引用文件下列标准、规范中所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。

GB／T ll822-2008 《科学技术档案案卷构成的一般要求》DA／T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》国防科工委国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办〔2007〕161号）国防科工局《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收工作准则》（科工计〔2011〕1271号）国防科工局《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》（试行）（科工计〔2011〕536号）ZKY/B002-2-2006 《中国科学院基本建设项目档案建档规范》（科发办字〔2006〕47号）ZKY/B002-5-2006 《中国科学院声像档案建档规范》（科发办字〔2006〕137号）《特种设备安全监察条例》（2009年国务院令第549号）上述引用的标准、规范如另有更新，则按新标准、新规范执行。

3 术语3.1 国家国防科技工业固定资产投资项目指国防科工局（含原国防科工委）审批或审核后报国务院审批，全部或部分使用财政性资金的各类固定资产投资项目。

3.2 中国科学院军工固定资产投资项目指由中国科学院审批或审核后报国务院审批，全部或部分使用财政性资金的各类军工固定资产投资项目。

3.3 项目法人责任制指由项目法人对项目的策划、资金筹措、建设实施、生产经营、债务偿还和资产保值、增值实行全过程负责。

3.4 项目文件指记述和反映项目活动中形成的各种载体的文字、图表、声像等记录形式的文件材料的总称。

3.5 项目档案指在项目建设过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。

项目档案具有专业性强、涉密程度高、不可替代的特点。

4 基本要求4.1 项目建档工作实行统一领导、分级管理、确保质量、便于利用的4.2 项目档案必须完整、准确、系统、安全，能够全面反映项目自立项、实施至竣工验收的全过程。

4.3 项目建档工作必须同步纳入项目管理的各个环节，明确相关人员的建档工作职责，制定项目文件形成、收集、整理和归档的工作流程和制度。

4.4 项目建档工作中应严格执行国家有关保密和知识产权保护等方面的法律法规及规章制度，确保项目档案的安全。

5 管理职责5.1 院项目主管部门（1）下达项目建设任务时，同时下达项目建档任务。

（2）检查项目建设任务的执行或完成情况时，应会同院档案主管部门同步检查项目的建档工作情况。

（3）下达项目验收计划时，同时下达项目档案验收计划。

5.2 院档案主管部门（1）负责制定项目建档工作的有关规范。

（2）负责项目建档工作的培训和业务指导。

（3）负责项目建档工作的监督检查。

（4）负责组织项目档案单项验收工作。

5.3 项目建设单位（1）依据国家有关规定，项目实行法人责任制。

（2）项目自立项时起，项目建设单位即应明确档案工作分管领导，成立档案工作小组，建立建档工作的各级责任人网络，明确工作任务。

（3）项目建档工作应纳入各级责任人的岗位职责，并将建档工作的执行与落实情况作为相关人员考核、评聘、奖励的依据之一。

（4）项目建设单位应为项目建档工作提供必要的人力、财力、物力保5.3.1 项目主管部门及相关职能部门（1）项目自立项时起，项目主管部门应及时通知综合档案室。

（2）项目执行过程中，项目主管部门应会同综合档案室对建档工作进行跟踪、检查。

（3）项目主管部门在召开项目建设的重要会议、项目仪器设备（含软件）开箱验收、项目（设备）阶段评审前应及时通知综合档案室或项目专/兼职档案人员参加。

（4）项目主管部门和资产、采购、财务、基建等职能部门负责其职责范围内与项目有关的各类管理性文件材料的收集、整理和密级分解，在项目档案单项验收前移交综合档案室。

（5）项目主管部门应将外协单位产生的项目文件的收集、整理和移交纳入合同管理，对移交项目文件的完整性、套数、移交时间提出明确要求，合同结束时负责检查移交的项目文件是否符合合同要求。

（6）项目档案单项验收前，项目主管部门应与综合档案室一起做好项目档案自查工作。

5.3.2 综合档案室（1）根据项目建设内容，制定项目档案分类表和项目文件归档范围。

（2）配合项目主管部门加强对项目建档工作的同步跟踪、检查，并进行业务培训和指导。

（3）参加项目建设的重要会议、项目仪器设备（含软件）开箱验收、项目（设备）阶段评审、项目档案单项验收和项目竣工验收。

（4）负责对移交至综合档案室的项目文件进行质量审核和汇总整理，并做好项目档案单项验收前的自查工作。

5.3.3 项目承担部门（1）项目负责人1）配备项目兼职档案员，明确工作职责和要求。

2）根据项目进度，督促做好项目建档工作。

3）负责审核归档项目文件的真实性和完整性。

（2）项目科研人员在项目实施过程中，及时收集、积累各类文件材料，按阶段移交项目专/兼职档案员。

（3）项目专/兼职档案员1）协助项目负责人及科研人员建立预立卷，并负责向综合档案室移交。

2）在项目实施过程中，应与项目主管部门及相关职能部门、综合档案室沟通与交流。

6 项目文件的归档范围及质量要求6.1 项目文件的归档范围6.1.1 项目从立项、实施到竣工验收全过程中形成的，具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全，整理立卷后归档。

6.1.2 项目文件的归档范围及保管期限见《中国科学院军工固定资产投资项目文件归档范围及保管期限参考表》（附录1）。

6.2 归档文件的质量要求6.2.1 归档的项目文件原则上应为原件。

6.2.2 项目文件的内容必须真实、准确，与实物、实况相符合。

6.2.3 项目文件的载体和书写印制材料应符合档案保护的要求。

6.2.4 项目文件应字迹工整、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续和文件形成日期完备。

6.2.5 外文文件和相应的中文译件应归档，未翻译的外文文件，应译出中文标题。

6.2.6 录音、录像文件应保证载体的有效性，符合《中国科学院声像档案建档规范》的要求。

6.2.7 电子文件应使用不可擦写的电子介质存储，并规范著录。

7 项目文件的整理组卷7.1 分类项目档案应按项目建设内容分为项目综合管理文件、仪器设备（含软件）文件、基建文件、声像材料、电子文件等大类，具体参见《中国科学院军工固定资产投资项目文件分类示例图》（附录2）。

7.2 组卷7.2.1 组卷原则应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

7.2.2 组卷要求（1）案卷内文件应齐全、完整，签字盖章手续完备。

（2）案卷及卷内文件不应有重份，不同载体的文件应分别组卷，并标注互见号。

（3）项目档案保管期限分为永久、长期、短期，仪器设备（含软件）档案保管期限可参考其使用周期确定。

（4）案卷密级分为秘密、机密、绝密三种。

同一案卷内有不同密级的文件应以最高密级为本卷密级。

7.2.3 组卷方法（1）项目综合管理文件按问题组卷。

（2）项目仪器设备（含软件）文件以单台（套）为单位进行组卷。

（3）成册、成套文件宜保持其原有形态。

（4）建设项目后评估、改扩建或重建所形成的项目文件应单独组卷。

7.3 卷内文件排列7.3.1 管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

同一事项的请示和批复、同一文件的印本与定稿、正件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，正件在前、附件在后，译文在前、原文在后的顺序排列。

7.3.2 既有文字材料又有图纸的案卷，一般按文字材料在前、图纸材料在后的顺序排列。

7.4 编写卷内文件页号7.4.1 卷内文件均按有效内容的页面编号，每卷页号均以“1”开始，各卷之间不连续编号；卷内以件为装订单位的，每件页号均以“1”开始。

7.4.2 页号编写位置：单面书写在文件右上角，双面书写的文件，正面在右上角，背面在左上角，折叠后的图纸一律在右下角。

7.4.3 成套图样或印刷成册的文件，自成一卷的，不必重新编号。

7.4.4 卷内目录、卷内备考表不编写页号。

7.5 案卷编目7.5.1 卷内目录的编制（1）卷内目录需对照卷内文件材料逐份准确著录，排列在卷内文件之前，卷内目录式样见附录3。

（2）序号：以一份文件为单位，从“l”开始标注。

（3）文件题名：填写文件标题全称（如无标题可依据内容自拟标题）。

（4）文件编号：填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。

（5）责任者：填写文件形成部门或主要责任者。

（6）日期：填写文件形成日期。

（7）页次/页数：填写文件在卷内所排列的起始号。

最后一份文件填写起止号。

卷内以件为装订单位的，填写每件文件的页数。

（8）备注：填写需要说明的问题。

（9）档号：依据建设单位提供的项目档案分类表，由项目代号、本单位分类号和案卷流水号组成。

由建设单位综合档案室统一填写。

7.5.2 案卷封面的编制（1）案卷封面的式样见附录4。

（2）案卷封面的内容包括：档号、档案馆档号、案卷题名（项目名称、单项名称、本卷名称）、编制单位、保管期限、密级、本卷文件起止日期、归档日期。

（3）档号：填写方法同7.5.1（9）。

（4）档案馆档号：中国科学院档案馆给定的编号，在档案进馆时填写。

（5）案卷题名：分为项目名称、单项名称、本卷名称三项；项目名称：本项目的全称或规范代号；单项名称：根据项目档案分类表确定的立卷单元的名称；本卷名称：本卷文件组合内容的概括性标题，应简明、扼要，反映卷内文件内容。

（6）编制单位：案卷内文件形成单位或主要责任者。

项目管理性文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位；勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位；监理文件的编制单位一般为监理单位；施工文件的编制单位一般为施工单位。

（7）保管期限：组卷时划定的保管期限。

（8）密级：卷内文件的最高密级。

（9）本卷文件起止日期：案卷内全部文件的起止日期。

（10）归档日期：项目档案正式移交建设单位综合档案室的日期。