秘书知识大全：日常事务值班、信访及活动[初级]

秘书考试复习笔记之办公室日常事务办公室是一个组织内部运转的重要场所，日常事务管理的好坏直接关系到工作效率和组织的正常运行。

作为一名优秀的秘书，必须对办公室日常事务的各个方面都有全面的掌握和运作能力。

下面是我整理的一些关键点，希望对大家进行秘书考试的复习有所帮助。

一、文件管理1. 文件分类：根据文件内容和用途进行合理分类，例如法律文件、行政文件、财务文件等。

2. 文件编号：为每个文件编好标识符，以便于检索和归档，例如按照年份、部门、文件类型等。

3. 文件保管：妥善保管文件，确保机密性和安全性，可以利用文件柜、电子文件夹等进行管理。

4. 文件借阅：记录文件的借阅情况和归还时间，以便及时找回文件并了解文件使用情况。

二、会议组织1. 会议筹备：确定会议目的和议程，向相关人员发出会议通知，准备会议所需的文件和材料。

2. 会议安排：为会议选择合适的时间和地点，预订会议室、设备和餐饮等，确保会议顺利进行。

3. 会议记录：记录会议过程和决议，编写会议纪要并及时分发给与会人员，跟踪和督促执行情况。

三、行政事务1. 日常接待：接待来访者，提供他们所需的信息和帮助，礼貌热情地处理各类问题和咨询。

2. 日程安排：负责安排领导的日程安排，包括会议、活动、行程和出差等，确保时间的合理利用。

3. 邮件处理：及时收发邮件，按照重要性和紧急程度进行分类和处理，准确转达相关信息。

4. 电话接听：礼貌规范地接听电话，了解来电的需求和事由，及时转达和反馈，记录重要信息。

5. 办公用品采购：按照需求采购办公用品和设备，确保办公用品的库存充足，并控制成本。

6. 信息整理和归档：对收到的各类信息进行整理和归档，建立便于检索的档案系统。

四、人力资源管理1. 招聘和录用：根据组织需求，制定招聘计划，发布招聘广告，筛选简历，面试并录用合适的人员。

2. 员工档案管理：建立员工档案并及时更新，包括个人信息、薪酬、考核、培训等内容。

3. 绩效考评：制定和实施绩效考核制度，根据绩效结果进行奖励和激励，并提出改进建议。

现代秘书基础知识概述现代秘书是现代企业中不可或缺的角色，他们承担着重要的管理和组织任务，为公司的高效运作和发展提供了关键的支持。

本文将对现代秘书的基础知识进行概述，包括职责、技能要求以及发展前景等方面。

一、现代秘书的职责1. 管理日常事务：现代秘书需要负责处理日常的行政事务，包括接听电话、安排会议、处理文件、制定行程等。

他们需要保持高效率和良好的组织能力，确保公司内外部的沟通顺畅。

2. 组织会议和活动：秘书通常负责组织和安排公司内外的会议和活动。

他们需要与各个部门和相关人员进行协调，确保会议和活动的顺利进行，并提供所需的支持和资源。

3. 文件处理和管理：秘书需要负责处理和管理公司的文件和档案。

他们需要确保文件的安全性和机密性，并能够快速地检索和提供所需的信息。

4. 协助高级管理人员：秘书通常是高级管理人员的助手，为他们提供必要的支持和帮助。

他们需要与高级管理人员紧密合作，了解他们的需求并为其提供合适的解决方案。

5. 沟通和联络：秘书是公司内外的重要联络人，他们需要与各级员工、客户、供应商等进行有效的沟通和交流。

他们需要具备良好的沟通和人际关系技巧，能够处理各种复杂情况下的人际关系问题。

二、现代秘书的技能要求1. 卓越的组织和协调能力：现代秘书需要能够有效地组织和协调各项事务，确保公司的高效运作。

2. 准确的文书处理能力：秘书需要具备准确和高效的文书处理能力，包括文件处理、邮件撰写等方面。

3. 优秀的沟通和人际关系技巧：现代秘书需要与各个部门和人员进行良好的沟通和交流，以解决问题并推动工作的顺利进行。

4. 熟练的计算机技能：秘书需要熟练使用办公软件和其他相关技术工具，以提高工作效率和准确性。

5. 完善的自我管理能力：作为高效的秘书，他们需要具备良好的自我管理能力，能够合理分配时间和资源，优先处理重要和紧急的事务。

三、现代秘书的发展前景随着现代企业的不断发展和变革，现代秘书的角色也在不断演变和扩展。

秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。

秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。

以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。

一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。

2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。

3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。

4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。

5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。

6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。

二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。

2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。

3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。

4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。

三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。

2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。

3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。

4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。

5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。

四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。

2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。

3. 具备一定的专业知识和技能，能够胜任日常工作中要求的各项任务。

秘书基础必学知识点
1. 商务礼仪：秘书作为公司的代表，需要具备良好的商务礼仪，包括穿着得体、言谈举止得体、会议礼仪等。

2. 日常办公技能：秘书需要掌握常见的办公软件，如Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint）、邮件管理技巧、文件管理技巧等。

3. 书信函电：秘书需要掌握商务书信和电子邮件的写作技巧，包括信函格式、邮件内容的简洁明了、语言表达的准确性等。

4. 电话礼仪：秘书需要具备良好的电话接待礼仪，包括礼貌用语、语速和音量的控制、信息记录等。

5. 会议组织与记录：秘书需要具备会议组织和记录的能力，包括会议筹备、会议室布置、会议档案管理等。

6. 文件管理：秘书需要具备文件管理的能力，包括文件分类、归档、检索等，以保持文件的有序性和易查性。

7. 行政安排能力：秘书需要具备良好的时间安排和行政管理能力，包括日程安排、会议安排、差旅安排等。

8. 跟进协调能力：秘书需要具备跟进和协调的能力，能够及时处理公司内外部的事务、安排会议、协调人员等。

9. 保密意识：秘书需要具备较高的保密意识，能够妥善保管公司机密信息，确保公司信息的安全性。

10. 沟通协调能力：秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各部门和人员有效地沟通、协调合作，以促进工作的顺利进行。

以上是秘书基础必学的知识点，掌握这些知识将有助于秘书在工作中更加出色地完成各项任务。

秘书工作知识与职责培训资料作为一名秘书，要知道自己的工作职责是什么，参与秘书知识培训很有意义。

下文是秘书培训资料，欢迎阅读!秘书培训资料：职业特征【一秘书的职业特征】服务的直接性和稳定性知识化和专业化年轻化和女性化【二秘书日益成为现代社会急需的软人才】秘书是“软人才”中的代表之一。

秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

秘书培训资料：工作职能日常事务管理办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理接待事务来访接待、安排服务等会议事务会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等行政事务信访事务群众的来信来访或顾客的投诉处理等调查研究事务搜集信息，提供可行性的方案供领导选择文书档案事务文书撰写、制作、处理和档案管理写作事务各种文体的写作协调工作政策、工作、地区、部门、人际关系等督察工作督促、检查领导交办批办工作的落实情况其他领导临时交办的任务秘书培训资料：工作性质【一秘书的根本性质——辅助性】辅助性是秘书部门天生的属性辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的【二秘书工作的特征】与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：1.中介性秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

2.直接性秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上3.全面性是体现在职能辅助的全面性上是体现在过程辅助的全面性上4.服务性人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。

5.被动性秘书工作的的被动性。

要求秘书人员一定要不越权、不越职。

秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

6.潜隐性秘书工作的潜隐性表现在三个方面：活动名义的假借性活动过程的幕后性劳动成果的潜在性7.机密性关于这点，我们将在后面具体阐述。

2012秘书资格四级考试复习笔记之办公室日常事务一、值班工作(一)值班的任务和作用值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。

值班室的任务主要有以下几个方面：1、办理领导交办的有关事项2、下班后和放假期间的文件和事务处理3、来访接待工作4、沟通上下级通讯联系5、记好当天大事记(三项记录：电话记录、接待记录、值班日记)(二)对值班室与值班人员的要求值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。

值班人员必须做到以下几点：1、服务的精神和高度责任心2、要提高警惕，遵守值班纪律3、认真做好保密工作4、接待来访来电要热情5、要认真学习业务知识，提高业务水平6、填写值班日志，做好交接工作(三)值班日志与交接班填写值班日记应注意以下事项：1、填写值班者的姓名和值班时间2、填写值班记录做到内容简明扼要，语言规范，字迹清楚，不加评论，不带个人感情，实事求是。

3、注意做好交接班工作二、印章及介绍信的管理工作印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

(一)印章秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。

作用：(1) 标志作用(2) 权威作用(3) 法律作用。

(4) 凭证作用(二)介绍信(三)印信注意事项1、印信的刻制2、印章启用前应备文通知有关部门3、保管者不得委托他人代管4、盖章要端正，清晰5、盖章要领：把握标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。

三、电话工作(一)通话工作的内容包括：打电话、接电话和作电话记录。

1、接打电话：熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。

2、电话记录它包括五个部分：即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。

3、传话：问清收话人姓名、职务、电话号码。

7、会议礼仪服务的要求(1)突出重点(2)尽量满足合理要求(3)从小处入手，注重细节8、会议信息的分类(1)按会议信息的作用划分：与会者信息、会议指导性和宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性和结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息(2)按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息(3)按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息9、收集会议信息的程序(1)确定会议信息的搜集范围(2)选择会议信息的搜集渠道(3)确定搜集会议信息的方法10、会议纪要工作程序是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。

秘书基础日常事务ppt1．热情服务，照章办事值班人员不仅要为领导服务，为上级服务，为单位内部各部门和下级服务，为客户服务。

在服务中，对待每一项工作都要做到严肃认真，不能轻率处理每件事，不能放过收到的信息中的每个疑点，更不能越权办事。

3．重要情况，及时报告所谓重要情况，是指突然发生的重大事件、重大灾害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（决策）、采取措施、亲临现场处理的问题。

凡属此类情况，值班人员要及时报告相关领导，并迅速按领导指示承办。

4．完成工作，办理交接一些能在值班时间内处理好的事务，当班人员尽量处理完。

上一班的值班人员应把值班情况、特别是重要情况待办事项向下一班值班人员一一交代清楚，并按照规定的时间、程序做好交接工作，以保证值班事务的连续性。

《秘书基础》日常事务（一）值班的含义与分类1、含义值班，是指单位为了保证办公室正常的工作秩序，确保信息畅通，杜绝“空岗”、“脱岗”现象，在节假日、双休日及正常下班后，安排专人负责处理有关事务的方式和制度。

作为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或参与值班工作。

一般地来说，单位是实行兼职轮流的值班制度。

值班工作按照职责范围，值班可分为：2、分类（1）综合值班，即负责处理本单位各项事务的值班，如大中型单位的总值班室；（2）专项值班，即只负责处理某一项事务的值班，如单位内部各职能部门的值班。

按照人员来分，值班可分为：（1）固定值班，即由专门人员负责的值班，如秘书机构的日常值班；（2）轮流值班，即由不同部门，不同职务的人员交替担任的值班，如节假日值班。

按照时间特征分，值班可分为：（1）永久性值班，单位专门设立的值班室；（2）临时性值班，针对某一项任务在某一段时内进行的值班。

在较高层次的大型企业领导机关和某些专业部门，还设立专职人员组成的常设值班室，昼夜轮班值守。

（二）编制值班表平日需要有人值班的办公室节假日值班办公室2．值班表的内容（1）列出值班时限和具体值班时间。

秘书知识大全：日常事务领导交办事项[初级]一、能够独立完成领导交办的一般事项(一)学习目标能够独立完成领导交办的一般事项。

(二)一般做法作为秘书，完成领导交办的工作任务是自己首要的职责，因为秘书的工作性质就是领导的参谋和助手，对待领导交办的工作任务没有选择的余地。

而领导交办的工作大多数具有时间紧、要求高、综合性强等特点。

因此，秘书独立完成领导交办的各项任务就显得非常必要。

一般说来，秘书独立完成任务，要做到：1.保密各级秘书人员经常接触领导同志和一些重要文件，参加一些重要会议，了解一些重要机密，如果不注意，一旦泄露，会危害党和国家的安全，给我国的经济建设和政治稳定造成损失。

因此注意保密是秘书人员工作中必须遵循的一条原则。

不论时间多么紧张，工作多么繁忙也时刻不能忘记这一条。

秘书人员要保守秘密，必须管住自己的"嘴"和"手"，管住"嘴"就是知密不泄密，管住"手"就是保证经手文件、资料的安全。

2.准确秘书的工作同领导的工作有很大的联系，从一定程度上说秘书工作的准确性，在相当大程度上影响着领导工作的准确性，因此，秘书在完成上级交办的工作时，必须强调准确性，否则工作再苦、再累也失去了意义。

对秘书工作准确性的要求，简单地说就是：办事要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。

去做任何上级交办的工作时，都要态度认真、作风细致、实事求是，以达到工作准确的标准。

3.迅速"迅速"就是要求秘书的工作及时、高效，对于这一条，秘书的工作比机关其他行业的工作特点体现得更为明显。

因为秘书去完成领导交办的工作任务时，其实就表示领导工作已经在运转，从这个意义上讲，秘书工作就是领导工作的一个组成部分。

而领导工作又是影响全局的工作。

因此，秘书工作的延误，就会给领导工作带来被动，造成的影响也是全局性的。

对于这一点从事秘书工作的同志一定要有清醒的认识，把增强时间观念和提高工作效率作为自己工作中努力的方向。