下载文档原格式
《国家行政机关公文处理办法》系列讲座为进一步做好公文处理工作，特开设‚《国家行政机关公文处理办法》讲座‛专栏。
该讲座分八讲：第一讲，努力做好新时期的行政机关公文处理工作；第二讲，公文种类；第三讲，公文格式；第四讲，行文规则；第五讲，发文办理；第六讲，收文办理；第七讲，公文归档；第八讲，公文管理。
第一讲努力做好新时期的行政机关公文处理工作从2001年1月1日起，国家行政机关施行新的《国家行政机关公文处理办法》。
这是我国国家行政机关公文处理走向规范化、制度化、科学化的一个重要标志。
认真实施《办法》，对于国家行政机关提高工作效率，保证工作质量，依法行政，推进国民经济和社会发展顺利进行是十分重要的。
一、做好行政机关公文处理工作是依法行政和加强机关建设的重要保证公文在我国历史上由来已久，它是统治阶级管理国家、处理政务以及记载各种活动情况的工具。
这就决定了不同的社会制度和历史阶段，对公文的范畴有不同的理解和界定，公文处理的办法也就各不相同。
新中国成立后，公文的范畴比过去扩大了。
目前人们习惯上理解的公文可以分为两大类，一是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；一是外交、军事等领域使用的专用公文。
我们这里主要讨论行政机关的通用公文处理问题。
公文的性质决定了其在国家行政机关公务活动中的地位和作用。
国家行政机关是国家权力的执行机关，依法行政是其贯彻依法治国方略的基本要求。
行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
做好国家行政机关公文处理工作，对于依法行政工作十分重要。
公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，是机关工作的重要内容，提高机关工作水平就一定要加强公文处理工作。
为此，必须明确国家行政机关公文处理的目标、原则和基本要求。
行政机关公文处理的目标是要实行规范化、制度化、科学化。
行政机关公文格式讲座行政机关公文格式讲座一、公文概述公文是行政机关在办理事务过程中形成的文书，具有法律效力和组织管理功能。
公文格式的准确规范是保证公文质量和效力的重要因素。
二、公文要素1. 标题公文的标题应简明扼要，突出主题，一般以字为单位，精炼表达公文的内容和目的。
2. 主送机关公文的主送机关是指公文要寄送的单位或个人，应准确、清晰地写明主送机关的名称、地质和邮编。
3. 抄送机关（如有需要）公文的抄送机关是指公文要抄送的单位或个人，一般用于通知相关单位或人员。
4. 文号公文的文号是指公文的编号，它是公文管理的重要依据。
文号应按照规定的格式、编制顺序和编号规则进行。
5. 时间公文的时间是指公文发文的具体日期，用于确定公文的时效性。
6.公文的是公文的主体内容，应结构清晰，逻辑严密，用词规范准确。
7. 签署人公文的签署人是指公文的主要起草人或负责人，签署人一般要写明其姓名、职务和单位名称。
8. 印章公文的盖章是公文的正式认可和标识，盖章应符合规定的章法。
三、公文格式范例公文标题：关于开展新员工培训工作的通知行政机关：市人力资源和社会保障局文号：--时间：2023年01月01日各县（市、区）人力资源和社会保障局：根据我局相关部署，现决定开展新员工培训工作，具体事项通知如下：一、培训内容1. 基本业务知识培训2. 办公软件使用培训3. 工作流程和规范培训二、培训时间和地点时间：2023年01月10日至2023年01月20日地点：市人力资源和社会保障局培训中心三、培训要求1. 各县（市、区）人力资源和社会保障局需按照安排组织新员工参加培训。
2. 培训期间，请各县（市、区）人力资源和社会保障局安排好人员轮岗和工作交接。
四、其他事项如有疑问，请及时与我局联系。
祝工作顺利！市人力资源和社会保障局签署人：X 四、行政机关公文格式的正确使用是行政工作中不可忽视的一环。
合理规范的公文格式不仅有助于提高文书的质量和效力，还能反映行政机关的组织管理水平和专业能力。
公文处理讲座课件公文处理讲座课件1. 公文处理介绍1.1 公文处理的定义公文处理是指对各类公文进行收发、归档、传阅等处理工作，确保公文的及时、准确、完整地流转和处理。
1.2 公文处理的重要性公文处理是组织内部信息传递和决策的重要手段，对于保障组织运转、规范工作流程具有重要作用。
2. 公文处理的基本步骤2.1 公文收发2.1.1 收文登记收到外部公文后，需要进行登记，包括文号、来文单位、日期等信息。
2.1.2 发文登记编制发文，确定文号、发文单位、日期等信息。
2.1.3 公文分发根据公文内容和相关部门要求，将公文发送给相关人员进行处理。
2.2 公文传阅2.2.1 内部传阅将公文发送给相关人员，征求意见，并记录传阅情况。
2.2.2 外部传阅将公文发送给外部单位或个人进行沟通和协调。
2.3 公文批示2.3.1 批示原则对于需要批示的公文，要根据情况进行正确的批示。
2.3.2 批示方式可以通过纸质文件、电子等方式进行批示，同时需要记录批示内容。
2.4 公文归档2.4.1 归档分类根据公文的性质和重要性进行分类，确定归档方式。
2.4.2 归档管理建立科学的归档管理制度，确保公文的安全和方便查找。
3. 公文处理的注意事项3.1 公文格式遵循公文格式要求，确保公文的规范性和统一性。
3.2 公文语言使用准确、简练、地道的语言，避免使用口语化和俚语。
3.3 公文保密对于涉及秘密信息的公文，要严格控制访问权限，确保信息安全。
3.4 公文传递在公文传递过程中，要确保公文的安全和准确性，防止丢失或篡改。
3.5 公文签发公文签发人要严格按照组织内部规定和相关法律法规进行签发，确保公文的合法性和有效性。
附件：1. 公文收发登记表2. 公文传阅记录表3. 公文批示记录表4. 公文归档分类表法律名词及注释：1. 公文：由国家机关、组织等起草、印发和传递的文件。
2. 公文处理：对各类公文进行收发、归档、传阅等处理工作的过程。
3. 公文格式：根据公文的性质和用途，规定的公文的组织形式和要素。
《国家行政机关公文处理办法》讲座（下）文秘《国家行政机关公文处理办法》讲座（下）第四讲行文规则行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。
《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第四章规定的“行文规则”，共11条。
主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。
我们在实际工作中必须严格遵守和执行这些规则，以利提高行文效用，把握行文权限，规范行文体式。
一、坚持行文原则，提高行文效用“行文应当确有必要，注重效用。
”（《办法》第十三条）这是行文的基本原则，也是行文的出发点。
确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。
坚持这一点，就能有效地控制公文总量，从源头上治理多年困扰我们的“文山”问题，使领导机关和领导同志有的时间深入基层，议大事，抓落实。
要注意纠正“发文越多、文件的规格越高，工作就越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。
行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则。
上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性。
笔者曾看到这样一份“请示”，要求上级政府为其解决几十万元农业救灾款，来文单位是一个综合经济实力较强，农业生产条件很好，农业人口比例很低的市。
尽管他那里确实有几个农村遭受了风灾，导致农产品减产，造成了一些经济损失。
但依这个市的经济实力，完全有能力靠自身解决这一问题。
上级当然也不会考虑的。
对于向上级的“报告”也要注意研究所报告的事情有无必要。
有些单位，搞了一次机关职工文体活动也要给上级行一份‘服告”，似乎是想说明他们机关工作搞得好，关心职工。
岂不知这样的文件到上级机关，文秘部门就有责任按“废纸”处理，根本到不了领导同志手中。
行这种文件可以说没有任何意义，有时还会带来副作用。
制发平行文件，要注意明确职权，防止推倭扯皮，搞公文旅行。
对下行文，一定要符合实际，有针对性。
行政机关公文格式讲座行政机关公文格式讲座一、引言行政机关公文是行政机关进行内外部交流、协调和决策的重要工具。
规范的公文格式可以提高行政机关工作的效率和形象。
本讲座将介绍行政机关公文的基本格式和书写要求，以帮助大家更好地撰写行政机关公文。
二、公文的基本概念公文是指行政机关用于公布决策、传达工作信息、处理事务等目的的书面文件。
公文具有正式性和约束力，应该有一定的规范。
三、公文的基本要素1. 标题：公文的标题应该简明扼要地概括其内容，使用居中加粗的字体，字号一般较大。
2. 发文机关：公文应明确标注发文机关的全称或简称，一般位于标题下方。
3. 文号：公文应有独立的编号，以便于管理和查询。
文号的格式一般为“机关代字年号”，如A1-2023-001。
5. ：公文的包含了具体的内容和要求，应该简练、明确、条理清晰。
四、公文的格式要求1. 纸张：公文一般使用A4纸张，纵向打印。
2. 字体：公文一般使用宋体字体，标题可以使用黑体或楷体字体。
3. 字号：公文一般使用小四号字体，标题可以使用二号或三号字体。
4. 段落格式：公文的段落要求首行空两格，段与段之间空一行。
5. 标点符号：公文中的标点符号要求使用中文标点，并且应当符合语法规范。
6. 引用格式：如果在公文中引用其他文件或法规，应标注出处，并符合相应的引用规范。
五、公文的写作技巧1. 简明扼要：公文应尽量简洁明了，避免冗长和重复。
2. 逻辑清晰：公文应条理清晰，组织结构合理，内容有序。
3. 语言规范：公文应使用规范的汉字和语法，避免使用方言、俚语等非正式用语。
4. 注意事项：公文中涉及的注意事项、要求等应使用特殊标记，如加粗、下划线或使用引用符号。
六、行政机关公文是行政机关重要的交流和决策工具，规范的公文格式是提高工作效率和形象的重要手段。
通过学习公文的基本格式、要素和写作技巧，可以更好地撰写行政机关公文。
希望本次讲座对大家有所帮助，谢谢！以上是关于行政机关公文格式的讲座，希望能够对大家有所启发和帮助。
做好行政机关公文处理工作应注意把握的几个问题（讲座）根据办公室的安排，今天晚上，我就做好公文处理工作遴选出几个方面的问题，向各位领导和同志们作一汇报和交流，不妥之处，敬请批评指正。
一、关于公文处理的职责问题2000年8月24日，国务院颁发了•国家行政机关公文处理办法‣。
这次颁布的•公文处理办法‣具有行政法规性质，是历次•办法‣中法律效力和权威性最高、对行政机关公文处理工作规定最详尽、最具体、操作性最强的一部•办法‣。
每一位公务人员都应当认真学习和掌握。
•公文处理办法‣对行政机关公文处理工作的职责作了明确规定。
具体说来，分三个层次，第一个层次是领导同志；第二层次是各级、各部门的办公室；第三层次是政府的各部门。
我们过去通常理解的公文处理纯粹是办公室的事，是片面的和错误的。
（一）领导同志在公文处理工作中应发挥表率作用。
国家行政机关负责人在公文处理工作中应承担领导职责，是•公文处理办法‣第一次对行政机关的负责人提出的具体要求。
•公文处理办法‣对行政机关负责人（包括政府领导同志和政府部门领导同志）提出的要求是：一要“高度重视公文处理工作”；二要“模范遵守本办法”；三要“加强对本机关公文处理工作的领导和检查”。
•公文处理办法‣对行政机关负责人的要求是很高的，是高度重视，不是一般重视；是模范遵守，不是一般遵守；不仅要加强领导，而且要进行检查。
只有各级、各部门领导同志认真执行这一规定，充分发挥表率、引导和示范作用，为本机关规范公文处理工作作出榜样，才能推动公文处理工作规范化、制度化、科学化。
（二）办公室要切实履行好公文处理管理机构的职能。
•公文处理办法‣规定，“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构”，其职责是“主管本机关并指导下级机关的公文处理工作”。
要求“各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
”上面的表述都是•公文处理办法‣的原文，可以这样理解，不论是政府办公室还是政府部门的办公室，都是公文运转的中心枢纽，通过公文处理为领导决策发挥参谋助手作用。
行政机关办公室公文处理工作培训讲课稿行政机关办公室公文处理工作培训讲义提纲县政府办秘书室XX一、《国家行政机关公文处理办法》的主要内容及有关要求两个基本概念1.行政机关公文的含义：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范性式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
2.公文处理的含义：是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文种类1.行政机关的公文种类主要有13种：命令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。
2.县政府及其部门规范性公文种类按机关代字划分，目前县政府及县政府办公室共有文件12种。
“嘉政发”，主要适用于传达贯彻上级机关的方针、政策、指示，部署全局性工作，发布重要决定，批转有关部门的涉及全局、有指导意义的文件，以及必须以县人民政府名义发布的事项。
“嘉政”，主要适用于向上级人民政府请求指示、批准，报告工作，反映情况，提出意见或建议，答复询问。
“嘉政人”，适用于县人民政府人事任免事项。
“XX县人民政府令”，适用于发布经县人民政府常务会议讨论通过的县人民政府决定。
“嘉政函”，主要适用于县人民政府与市人民政府部门或其他县市人民政府等不相隶或者平行的机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准，提请县人大常委会审议议案，批复有关乡镇、部门或单位的请示事项。
“县政府常务会议纪要”，适用于记载县人民政府常务会议情况和议定事项。
“嘉府阅”，适用于记载县人民政府领导、或受县人民政府领导委托由县人民政府办公室负责同志主持召开的专题会议情况和议定事项。
“嘉政通”，主要适用于县人民政府发布通告。
“嘉政公”，主要适用于县人民政府发布公告。
“嘉政办发”主要适用于根据县人民政府授权，传达、部署重要工作，转发有关部门文件，通知有关事项等。
“嘉政办函”，主要适用于经县人民政府同意，向乡镇和部门布置具体工作，答复有关询问，以及与不相隶属或者平行的机关商洽工作等。
做好行政机关公文处理工作应注意把握的几个问题（讲座）根据办公室的安排，今天晚上，我就做好公文处理工作遴选出几个方面的问题，向各位领导和同志们作一汇报和交流，不妥之处，敬请批评指正。
一、关于公文处理的职责问题2000年8月24日，国务院颁发了•国家行政机关公文处理办法‣。
这次颁布的•公文处理办法‣具有行政法规性质，是历次•办法‣中法律效力和权威性最高、对行政机关公文处理工作规定最详尽、最具体、操作性最强的一部•办法‣。
每一位公务人员都应当认真学习和掌握。
•公文处理办法‣对行政机关公文处理工作的职责作了明确规定。
具体说来，分三个层次，第一个层次是领导同志；第二层次是各级、各部门的办公室；第三层次是政府的各部门。
我们过去通常理解的公文处理纯粹是办公室的事，是片面的和错误的。
（一）领导同志在公文处理工作中应发挥表率作用。
国家行政机关负责人在公文处理工作中应承担领导职责，是•公文处理办法‣第一次对行政机关的负责人提出的具体要求。
•公文处理办法‣对行政机关负责人（包括政府领导同志和政府部门领导同志）提出的要求是：一要“高度重视公文处理工作”；二要“模范遵守本办法”；三要“加强对本机关公文处理工作的领导和检查”。
•公文处理办法‣对行政机关负责人的要求是很高的，是高度重视，不是一般重视；是模范遵守，不是一般遵守；不仅要加强领导，而且要进行检查。
只有各级、各部门领导同志认真执行这一规定，充分发挥表率、引导和示范作用，为本机关规范公文处理工作作出榜样，才能推动公文处理工作规范化、制度化、科学化。
（二）办公室要切实履行好公文处理管理机构的职能。
•公文处理办法‣规定，“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构”，其职责是“主管本机关并指导下级机关的公文处理工作”。
要求“各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
”上面的表述都是•公文处理办法‣的原文，可以这样理解，不论是政府办公室还是政府部门的办公室，都是公文运转的中心枢纽，通过公文处理为领导决策发挥参谋助手作用。
同时，应当按照•公文处理办法‣的规定指导下级机关的公文处理工作，开展宣传培训和督促检查等活动，做好•公文处理办法‣贯彻实施的组织工作。
这里有一点必须明确，对于政府部门来讲，在公文办理中，不论是上报本级政府或上级主管机关的上行文，还是本机关制发的下行文、平行文；不论是由办公室独立拟文，还是业务处室主办拟文，都应由办公室统一主管负责、统一审核把关、统一扎口办理。
对于政府办公室来讲，文秘部门不只是指文电处，办公室所有负责公文办理的处室都应视为文秘部门，承担公文处理职责。
（三）主办部门在公文处理中应切实担负起主动协调的职责。
•公文处理办法‣第五章发文办理的第二十六条、第六章收文办理的第三十五条均规定，不论是拟制公文还是处理公文，都强调了要充分发挥职能部门的作用。
第二十六条规定：拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见的方可行文；如有分歧意见，主办部门的主要负责人应亲自出面协调，经协调仍不能取得一致时，主办部门应列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后上报上级领导机关协调或裁定。
第三十五条规定，公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协商或裁定，主办部门不应将未经协调的意见报政府或上级主管部门。
在具体工作中，如何确定主办部门？一般可以这样认定，大致有三种情形：第一种，政府各工作部门向政府报送要求批转或转发的请示性公文，呈报部门即为主办部门，应主动承担起协调会签的责任；第二种，下级政府向上级政府报送请示性公文，上级政府交办的牵头承办部门即为主办部门，牵头承办部门应主动承担起协调会签的责任；第三种，政府发文由部门代拟的，拟文部门即为主办部门，拟文中如涉及其他部门职权，主办部门应承担起协调会签的责任。
一些部门认为，协调会签的工作应由政府办公室去做，这种认识是错误的。
办公室的职能是审核把关，协调会签是主办部门的职责，在公文处理工作中应牢固树立起这个观念。
•公文处理办法‣同时也规定，主办部门协调会签时，协办部门应积极配合。
这主要是引自•国务院关于克服官僚主义进一步转变工作作风提高办事效率有关问题的通报‣（国发…1999‟9号）中的有关规定。
•通报‣指出：“今后部门间如有分歧意见需请示国务院，报文前必须经过相关部门主要负责同志亲自协商。
主办部门主要负责同志主持召开协调会议，可邀请协办部门相应负责同志出席，协办部门负责同志必须出席。
”“各部门之间征求意见或会签文件时，协办部门必须在七个工作日内予以答复，否则视为失职。
”“凡没有正当理由拖延不办、贻误时机，造成损失的，要追究部门主要领导和经办人的责任。
”国务院的这些要求，也完全适用于地方各级行政机关。
二、关于发文办理的程序问题•市政府办公室关于进一步加强和规范公文处理工作的通知‣对公文审签程序曾作出专门规定。
•通知‣要求，以市政府名义行文，要履行严格的审签手续，坚决制止文件倒流。
发文文稿在送领导签批前均应打印成清样，附上相应的发文稿纸，注明主办单位、拟稿人、核稿人、联系电话等，具体按如下程序操作。
以市委或市政府名义发文的审签程序为，主办单位（处室）起草→主办单位领导（处室负责人）审核→如需部门会签请有关部门会签→市委办公室、市政府办公室分管领导审核把关→市委、市政府分管领导会签→市委、市政府主要领导终审签发。
以市委办公室或市政府办公室名义发文的审签程序为，主办单位（处室）起草→主办单位领导（处室负责人）审核→如需部门会签的请部门会签→市委办公室、市政府办公室分管领导审核把关→市委、市政府办公室主要领导终审签发。
市委、市政府或市委办公室、市政府办公室联合行文的审签程序为，由政府部门负责起草的公文文稿，先送市政府办公室对应处室审核，市政府办公室领导审签后，转市委办公室审核并办理审批及发文事宜；由市委部门起草的公文文稿，先送市委办公室审核，办公室领导审签后转政府办公室会签，然后由市委办公室办理审批及发文事宜。
在具体的审签程序上，可以分为以下几种情形：①市政府向省政府的请示、报告和向市人民代表大会及其常委会提出的人事任免议案，必须由市长签发。
②以市政府名义发文，一般工作由分管副市长签发；涉及几位副市长分管工作的文件，须经各位相关的副市长审核后报市长签发；涉及重大问题的以及编制、机构、财政等问题文件，由分管副市长审核后，报市长签发。
③规范性文件一律先由市政府法制办把关，市政府分管秘书长（办公室分管主任）核稿和分管市长审核，并经市政府常务会议讨论通过后，由市长或由市长委托常务副市长签发。
④以市政府办公室名义发文发电，属市政府办公室职权范围内的，由市政府秘书长（办公室主任）签发；转发部门文件，须经办公室分管秘书长（办公室分管主任）审核，并报经分管副市长同意后，由市政府秘书长（办公室主任）签发。
如有需要，也可以由市政府分管市长直接签发或核报市长签发。
这里要注意防止文稿倒流现象。
有的部门将未经办公室相关处室和分管秘书长（办公室分管主任）审核的文稿直接报给市领导，这样一是容易牵扯领导精力；二是会给工作带来被动，如领导签发了，回头再审核，程序不符，也比较难操作，而且文稿在传递过程中也容易丢失。
所有，我们各相关处室应该对部门或市领导给予提醒，要求部门按正常程序履行审签手续，提醒市领导收到此类文稿，退回部门重新办理。
三、关于公文文种的使用问题这个问题看似简单，实质很复杂，很难一下子说清楚。
在工作实际中，文种使用不当比比皆是：如“请示”、“报告”、“函”不分，用“报告”请示工作，或在“报告”中夹带请示事项；还有的单位为了对非直接上级机关和有关有权部门（请求解决问题和批准事项）表示谦恭和尊重，该用函的形式却用请示或报告（如市直部门向市财政局请求解决经费、向计委请求审批事项，市人大办、政协办及党群口请求市政府解决问题等等），诸如此类，都是不可取的。
草拟公文必须准确地使用文种。
文种是根据行文目的、发文机关职权与主送机关行文关系确定的。
下面就工作中经常遇到的情况作一简要分析：（一）“命令”与“通知”在制定公布规章和转发规范性文件的适用与区别。
用“命令”制定公布规章，这一规定只适用于有制定公布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府、国务院批准的较大市政府。
我省有规章制定公布权的是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、苏州市政府。
我市没有规章制定公布权，因此也就不适用以“命令”制定公布规章。
在实际操作中，我市的规范性文件可以用“通知”进行转发或印发（转发或印发规范性文件常用形式）。
（二）“请示”与“报告”的适用与区别。
“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准；“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。
如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
（三）“请示”与“函”的适用与区别。
“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
“函”和“请示”容易混用的主要是在“请求批准”这一适用规定上，“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”则是不相隶属的机关，可以是平级，也可以是上下级。
某一部门和单位向同级有权部门或上级不相隶属部门请求批准事项，只能用“函”，而不能用“请示”（可以举例说明）。
（四）“报告”和“意见”的适用与区别。
在新的•公文处理办法‣中，“报告”的适用范围删去了“提出意见和建议”这一规定，也就是说，现在在“报告”中不得再提意见和建议。
向上级机关提出意见和建议，可以使用“意见”这个新文种。
“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法，是新的•公文处理办法‣新增加的文种。
“意见”可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。
如是下行文，“意见”可以直接使用，如•市政府关于调整征地补偿标准的意见‣；如是上行文，“意见”一般要与“请示”结合起来使用，如部门或部门联合向政府上报意见和建议请求政府批转执行的这一类情况；如是平行文，“意见”一般与“函”结合起来使用，如•关于对××××修改意见的复函‣。
（五）“批复”与“函”的适用与区别。
“批复”适用于答复下级机关的请示事项。
如下级政府和部门向上级政府和部门报送请求事项，上级政府和部门应用“批复”，而政府办公室则应用“函”来答复。
