公文处理基础知识The document was prepared on January 2, 2021公文处理基础知识第一节公文处理概述一、公文及公文处理工作的重要性1.公文是领导机关决策的产物,是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具.公文总是与新的决策、政令的贯彻和推行紧密联系在一起的.大量历史事实证明,一篇正确而优秀的公文,可推动社会历史前进,促进经济社会的发展,实现国家和民族的振兴.例如,党的十一届三中全会通过的中共中央关于建国以来若干历史问题的决议,从而使中国发生了翻天覆地的变化,实现了中华民族的伟大复兴.南朝刘勰说：“章表奏议,经国之枢机.”三国魏曹丕说：文章乃“经国之大业,不朽之盛事”..邓小平说：“拿笔杆是实行领导的主要方法”.反之,一篇错误的公文,可把社会引向倒退,造成国家和民族的灾难.例如,1966年中共中央下发的关于开展无产阶级文化大革命的通知,把刚刚复苏的国民经济再次推向崩溃的边缘.所以,公文处理工作的质量好坏与公文的正确与否,决定国家的兴亡.2.在当代的领导、管理和服务工作中,公文具有其他任何工具不可替代的重要作用.从一定的意义上说,公文正确与否,决定社会主义现代化建设的成败、战争的胜负和社会政治稳定与否.公文的作用主要有10大作用,即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用.这是被大量事实证明了的历史结论.3.公文处理水平代表一个机关单位的水平,即代表一个机关单位的决策、领导、管理、服务水平,反映了一个单位的整体素质.所以,每一个单位的领导及全体工作人员特别是文秘人员,都要重视公文处理工作.二、公文及公文处理的涵义1．公文的定义.“公文”一词,源于晋代陈寿的三国志魏志赵俨传,“公文下郡,绵绢悉以还民.”当时仅指一种体式的公务文书.最早的公文总称为“书契”.其后又有“典册”、“枢机文”、“官文书”、“案牍”、“公牍”等名称.随着社会的发展进步,公文的种类、名称及其内涵不断发展变化.公文即公务文书,是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料.中国共产党机关公文处理条例规定：“党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布署和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具.”国家行政机关公文处理办法规定：“行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具”.公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等.“文件”一词是外来语,来自拉丁语docememtum,相当于汉语的“证据”.在我国,“文件”有广义和狭义之分.广义的“文件”,是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”,指的是具有法规性、知照性和特定固定版头的公文.公文即公务文书.公文与公文、文件的关系是：包容关系或叫属分关系.公文的本质.公文是国家统治阶级实施领导、管理国家、处理公务的文字工具.2．公文处理涵义.公文处理是一个动态的过程,是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文,使之符合有关规定和收发文单位的要求.它包括公文拟制、办理、管理、收集整理、归档在内的一系列衔接有序的工作.公文办理分为收文办理和发文办理.收文办理包括公文的签收含拆封、清点、分类登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、收集整理、归档等12个程序;发文办理包括公文起草含修改、协调、校核、会签、签发、复核、登记、印制排版、校对、装订、分发、收集整理、归档等10个程序.公文由秘书部门统一管理.管理的原则：既发挥公文效用,又有利于公文保密.管理的范围是所有公文,包括不同载体的公文.管理的内容是：收文管理签收与撤封管理、清点与分类管理、登记与拟办管理、送批与批办管理、分发与传阅管理、交办承办与催办管理、办复与收集管理、立卷归档管理、发文管理起草校核管理、送审与签批管理、公文定密管理、复核与登记编号管理、校对与印制管理、施印管理、分发传递管理、立卷归档管理、公文利用管理公文阅读管理、公文查阅管理、公文借阅管理、公文传达范围的管理、公文翻印复制管理、公文汇编管理、公文公开发布管理、公文引用管理、公文撤销管理、会议文件管理、公文存放清理清退销毁管理、秘密文件包括各种载体文件管理、机关合并撤销时公文管理.公文归档,包括公文的收集、装订裱糊与拆除金属物、分类区分保存价值、排列、编号、编目、装盒、编写全宗说明、归档,移交进馆10个程序.三、公文的特点公文具有以下8个特点：1．鲜明的政治性.公文是阶级统治的工具,是管理工作的工具.它的内容反映了统治阶级的意志,代表统治阶级的利益.因此,它的阶级性、政治性非常鲜明.2．法定的权威性.公文是领导机关的实施领导和管理工作的工具,其管辖范围内的所有单位和个人必须不折不扣地贯彻执行,不允许有任何反对地表示.如果对某些条文有不同意见,只能用合法的方式向上级领导机关反映,在上级机关未改变决定之前,必须遵照执行.3．特定的作者、读者和严格的程序.公文有特定的作者、读者,公文办理有特定的程序,均不可逾越.公文的作者,是公文制发机关单位.公文的读者,是由领导机关制发文件时规定的,只能按公文制发机关的意见办理,不得随意突破.公文办理有一套严格的程序.公文办理人员,必须严格按规定的程序办理,不得减少和超越规定的程序；必须恪尽职守,不得越权越位.4．文字表述的准确性和语言的生动性.文字表述的准确性,是指公文的语言表达必须做到准确、规范,无歧义,否则,无法贯彻落实或出现执行上的偏差.特别是政策性公文,要清楚明了,操作性要强,便于贯彻和执行.一个规定,只能是一种解释.公文语言的生动性,是指公文语言的运用在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上,充分运用我国语言、词汇丰富的特点,在一篇公文中或在局部的段落内,做到句法、构词法一致,句子、词汇新颖,避免重复、累赘.5．内容上的公务性和现实性.内容的公务性,是指公文是机关决策的产物,是机关处理公务活动的工具,必须完全彻底的为公务活动服务,不得把私人的事务写入公文之中.内容的现实性,指公文必须充分全面地反映实际情况,实事求是；必须为现实管理工作服务,具有现行功用和指导性、实践性.6．强烈的时效性和特定的意向性.公文是为一定时期的管理工作服务的,过了一定的时期,就失去了现行功用,变成了档案材料历史资料.所以说,公文的时效性很强,必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用.否则,公文就失去了现行功用.特定的意向性.是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了.不同的受文对象,用不同的公文语言表述.7．严密的逻辑性.公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写,做到逻辑严密,言简意赅,以其独有的逻辑力量说服读者执行者,实现其应有的作用.8．规范的体式.通用公文是法定的,每一个文种的撰写方式、格式都是固定的.公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文,不得违反.四、公文处理的原则1.实事求是的原则；2.党政分开的原则；3.精简的原则；4.高效的原则；5.按照行文机关的要求进行的原则；6.按照公文处理规定进行的原则.公文处理的标准：做到及时、准确、安全、保密.五、公文发布方式1．内部发布.①用特定版头印制内部分发；②用内部传真电报发送；③在内部网络上发布；④其他方式.2．公开发布.①在报刊上公开发布；②在互联网上发布；③张贴；④设立政务公开场所或现行文件查阅中心供执行者索取公文；⑤其他形式.公开发布的公文,从公开发布之日到执行的起始日,至少要有30天以上的间隔期.凡涉及与wto有关的法律、法规、规章和文件,在公开发布之后90天内,必须译成一种wto 语言英文、法文、西班牙文译本.六、公文处理工作的管理机构及职责各级机关的办公室管理本机关的公文处理工作,并负责指导下级机关的公文处理工作.七、文件管理人员应当具备的素质素质,本指事物的本来性质,这里是指文件管理人员在理论、知识、思想、能力等方面的素养及所具备的水平.文件管理人员应当具备较高的政治业务素质,工作积极,作风严谨,遵纪守法,恪尽职守.第二节公文格式一、公文格式概述公文格式是公文内容的表现形式,是公文不可缺少的重要组成部分.它由公文的内容所决定,又服务于公文的内容.1．公文格式的含义格式,原指法律文书,是法律的一种.隋书高祖纪讲：“自古哲王,前人作法,前帝后帝,沿革随时,律令格式,或不便于事者,宜依前敕修改,务当政要”.隋代以后,法有律、令、格、式之别.格,指官吏处事的原则；式,指则列.格式,通用指有关官署制度、组织、官员职权等法则,后来泛指规格样式.公文是人类使用的一种管理工具和交际工具.人们使用公文进行管理和公务交往过程中逐步形成的习惯,并把它确定下来,共同遵守,这就是公文的格式.通俗地说,公文格式就是公文的规格样式,即公文各组成部分在页面上的表现形式,也叫公文的外部组织形式.它是规范化和标准化的格式.它反映了公文的客观需要和内在规律,体现公文的权威和功能.它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现,对公文的内容起表现和保证作用.公文格式经领导机关确定,其所辖范围的各级各类机关、企业事业单位和一切社会团体,都要共同遵守.其目的都是为了规范公文处理工作,提高工作效率.党政机关通用公文的格式大体一致,略有差别.认真学习公文格式,就是为了正确使用和处理公文格式,提高公文处理工作水平.2．公文格式的组成1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和XX年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法对公文格式作了明确的规定.1999年12月27日国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式国家标准,从技术方面对通用公文的纸张、排版、印刷、装订和公文中各要素标识规则,都作了更加明确具体的规定.这个国家标准适用于国家各级行政机关制发的公文,其他机关可参照执行.公文格式,一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成.二、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素各组成部分的搭配、排列和标识规则,包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等.实际上,公文的文面格式是公文全部书面内容的结构.不同的朝代、不同的机关、不同类别的公文,有不同的文面格式.目前,各类机关的通用公文的格式大体相同.党政机关通用公文的文面格式由版头报头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度等级、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围附注、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码22个要素组成.这22个要素按其所在的位置,又可分成眉首文头部分前9个要素、主体部分中间9个要素、版记文尾部分最后4个要素.眉首部分,位于公文首页上部,一般占整个页面的1/3左右.党的机关用特定版头制发的公文,眉首部分与主体部分用两条各长、宽的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽的红色横线隔开,中间没有五角星;用电报传送的公文,眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线密码电报为红色隔开.用a4型公文纸,国家标准规定上报公文的眉首部分占%,即166毫米.主体部分位于眉首部分以下,版记部分之上.版记部分位于公文最后一页下端,其中,印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容行政机关的公文只有前两项内容.1．版头报头.版头报头,又叫发文机关标识.版头是特定的、法定的、专用的,象征着领导机关的权威,起到增加公文庄重色彩和严肃性,识别发文机关、公文级别、重要程度,以引起受文者注意的作用.在党的机关的普发性公文中,还可起到印信的作用.不同的机关,不能共用版头,但规格样式是相同的,只是表示的发文机关不同.党的机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,例如,“中共××县委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成,例如,“中国共产党××市委员会通知”.版头字居中排印在公文首页上部,一般用长牟体字或长宋体字套红印制,每个字的长度在15-22毫米之间,宽度根据字数多少确定,但都要小于“中共中央文件”字样.版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方.版头一经确定,必须长期固定使用,一般情况下不作变动,更不得随意变动.行政机关的发文机关标识主要有３种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成；一种由发文机关名称加“令”字组成；一种由发文机关名称加武文线组成.发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定,由本机关自定的,一定要明示其他机关,不能使用全社会不认同的简称.用a4型公文纸,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.报头.电报是一种快速传输、发布公文的有效形式.电报的报头由报头文字和两条横隔线组成,密码电报套红印制,明传电报印成黑色.常用的报头有两种：一是特定报头.由发文机关全称或规范化简称加“发电”2字组成.例如,“中共××市委发电”.密码电报的报头印成红色,明传电报的报头印成黑色.使用这种特定报头,在发文机关署名处,可省略盖章这一环节,有利于提高工作效率,不盖章与盖了章的电报均具有同等效力.但是,除党委和政府及其办公厅室外,其他任何单位都不准用这种专用报头发布密码电报.在实际操作中要注意防止张冠李戴,即发文机关与报头所代表的机关应一致.例如,署名为党委的电报用“中共“秘书工作”委发电”报头.二是通用报头.通用报头有两种：一种用“内部传真电报”6字标明；一种用“密码电报”4字标明.明传电报使用“内部传真电报”报头.绝密、机密、秘密电报均属密码电报,使用套红印制的报头.这种格式除报头部分与用特定版头印制的公文不相同外,从公文标题之下的格式是相同的.使用特定电报报头的机关,不再使用通用电报报头,密码电报只在报头部分套红印制.报头字用长宋体居中排印在电报首页上部,报头部分一般占公文页面的1/3左右,用16开型纸张的,报头文字的上边距公文纸的顶边18-32mm,下边距第一条横线22-29mm.每个字的长度为15-22mm,宽度视字数多少确定,但要做到美观、庄重、大方.2．份号.份号,即份数序号,是同一件公文印制份数的顺序号.在党的机关,用特定版头印发的秘密公文均应标注份号,不是用特定版头印制的秘密公文,有条件的也应标注份号.份号从号开始,用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角.秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用.用电报传送的秘密公文,不标注份号.但是,绝密、机密、秘密电报均属密码电报,均应按密码电报的管理办法进行严格管理.3-4．密级与保密期限.密级,即公文的秘密等级.公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级.秘密可划分为国家秘密和商业秘密,其中,国家秘密划分为绝密、机密、秘密３个等级,商业秘密划为“商业机密”、“商业秘密”2个等级.有秘密事项的公文应确定密级.用特定版头印发的公文,密级用3号黑体字标注.党的机关的公文,密级标注在份号下方,两字之间空1字；行政机关的公文,密级标注在公文首页右上角.如需同时标注秘密等级与保密期限,党政机关的公文,都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行,秘密等级中间不空格,并与保密期限之间用“★”隔开.比如：“机密★3年”.用电传方式发布的公文,密级用3号仿宋体字标注在公文首页报头部分的“密级”栏内.5．发往地址.在电报报头左下方设有“发往地址”栏,有的也简化为“发往”二字,用于标注电报发送的地点与单位.公文有主送机关的,可简化为“见主送机关”.公文没有主送机关的,如决议、决定、指示、意见、公报、规定、细则、会议纪要、工作要点等文种,应在“发往地址”的右侧标注发往地址或发送单位.发送单位可用统称,也可用特称,视情况而定.一般方法是：普发性电报用统称,限知性电报用特称.发往地址和发送单位用3号仿宋体字排印.如果字数太多,也可用4号或5号仿宋体字排印.6．紧急程度等级.紧急程度等级,是对公文送达和办理的时间要求.用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度,用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级.用特定版头印制的党的机关的紧急公文,分别标明“特急”、“加急”,用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角,两字之间空1字；行政机关的紧急公文,分别标明“特急”、“急件”,用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行,如果该件公文无密级,则标注在第1行.用电传方式传送紧急的公文有两种方式：一是用特定版头印制的公文直接电传；二是使用电报报头电传公文.电报的紧急程度叫等级,分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4种,用3号仿宋体字标注,其办理公文的时间要求分别是1天、3天、5天、10天,即受文单位必须分别在规定的时间内办理完毕.确定公文的紧急程度等级应实是求是,防止随意性.7．发文字号部委号.用特定版头印制的公文叫发文字号,用特定报头制发的电报叫“发电字号”,用通用报头制发的电报叫“部委号”.直接公开发布的公文没有发文字号；先用特定的版头印制、后公开发布的公文,仍用原来的发文字号.发文字号部委号,下同是公文的代号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成,是每一个用特定版头报头制发的公文不可缺少的重要组成部分.它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用.其中,发文机关代字由发文机关所在行政区管辖地地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成,有的可省略发文机关代字或公文类别代字,但发文机关所在行政区地方代字不能省略.发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写,发文年度号标注在六角括号内.发文年度应标全称,不能简写,例如,“〔200５〕”不能简写为“〔0５〕”.发文顺序号分年度从1号起,按公文的签发时间的先后依次编号,不能跳号,不留有空号,不随意编号,不编虚位即“1”不编为“001”,不加“第”字.使用发文字号,应注意3个问题：一是发文字号一经确定,应长期固定使用.二是联合行文,一般只标注主办机关的发文字号.三是用特定版头印制的公文的发文字号,标注于版头发文机关标识下空2行红色横隔线之上.下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧,与右侧的“签发人”对称,左右边各空1字排印.电报的发文字号用3号仿宋体字标注,用特定报头印制的电报,标注在“密级”栏之后；用通用报头印制的电报,标注在“部委号”栏内.8．签发人.上报公文应标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成,标注于公文发文机关标识版头、报头下空2行红色横隔线之上.党的机关的公文用4号仿宋体字标注.某些重要的公文有会签人的,还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名.上报公文标注签发人的目的,是为了加强单位领导人对公文所负的责任,使之认真把好公文关.标注公文签发人应注意2个问题：一是联合行文,有多个签发人,一般是主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人.二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者.9．收发报序号.收发报序号是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号.收发报序号由接收或传输电报单位的代字“×机”加收发报顺序号组成,其中,传输电报单位的代字,由传输电报单位所在行政区地方代字加“机”字组成.收发报序号设置在报头部分两条横隔线的最右端,由机要部门填写,分年度、分类别依次编号.10．标题.标题,一般由发文机关名称全称或规范化简称、公文主题和文种组成,位于红色横隔线下方空2行排印.主标题用2号小标宋体字,副标题用3号楷体字,居中排印.回行时应做到词意完整,排列对称,间距恰当.公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容,做到规范、简洁、无歧义.在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序,一般情况下,主办机关的名称排在前面,其余依次排列.二是在有双文种的公文又叫复合性公文中,应简化标题.三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号.11.主送机关.。
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