文件和资料控制程序(HNHS╱MP01)

版本号：A/0生效日期：2011.09.15某某港航控股有限公司质量环境职业健康安全管理体系文件和资料控制程序0.修改批准页1.目的本文件规定了对质量环境和职业健康安全管理体系所要求的文件、资料进行有效控制的职责和方法，确保公司各活动场所获得有效版本的文件。

2.适用范围本文件适用于与公司质量环境和职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制。

3.术语和缩写3.1本文件采用ISO9001:2008、ISO14001:2004、GB/T28001:2001管理标准和《管理手册》的术语和缩写。

3.2受控文件：需要对文件的编制、审核、批准、分发、更改、回收等进行控制的文件，其封面或电子文档库有红色“受控文件”标识，文件更改后对应原文件应收回或更新，作销毁处理或加盖“作废”标识，改作“参考”文件。

3.3非受控文件：非受控文件不作为组织质量活动使用时，该类文件其封面或页面上无“受控”印章标识，文件更改不必通知文件持有者。

3.2外来文件：指来源于公司之外的与公司质量活动有关的文件。

（如：法律、法规、标准、行业规范、主管部门文件、客户要求和提供的文件资料等）。

3.3内部公文：包括公司向外部报送的公文、内部下发的公文和各部门、单位向公司上报的公文。

3.4作业指导文件：须知、规定、规程、流程、要求、说明、规范、指南等。

3.5管理文件：公司制度、岗责手册等。

3.6 OA系统：指公司建立的办公自动化系统。

3.7电子公文：指在OA系统中形成的公文。

4.职责与权限5．工作程序文件和资料控制程序流程图5.1 文件和资料的分类、编号 5.1.1 管理手册的编号 1） 文件编号：HNHS/MMHNHS / MM管理手册海南港航控股有限公司简称2） 版本号：A/0表示文件的版本号，A 、B 、C……表示第一版、第二版、第三版……，用阿拉伯数字0、1、2……表示未经修改、第一次修改、第二次修改……。

当文件作较大修改时，则由A 版变为B 版，依此类推。

5.1.2 程序文件的编号1） 文件编号： HNHS / MP □□HNHS / MP □□管理体系程序文件海南港航控股有限公司简称序号（01、02、……）如：HNHS/MP02，表示公司管理体系第2份程序文件。

2）版本号：A/0表示文件的版本号，A 、B 、C……，表示第一版、第二版、第三版……，用阿拉伯数字0、1、2……，表示未经修改、第一次修改、第二次修改……。

当文件作较大修改时，则由A 版变为B 版，依此类推。

5.1.3 须知（包括作业指导书、规定等）文件的编号 1）文件编号：HNHS / MI □□及版本号：A/0HNHS —某某港航控股有限公司简称，MI —管理体系须知（包括作业指导书、规定等）文件，□□—序号（01、02、……）。

如：HNHS/MI03表示公司管理体系第3份须知文件。

2）版本号：A/0表示文件的版本号，A 、B 、C……表示第一版、第二版、第三版……，用阿拉伯数字0、1、2……表示未经修改、第一次修改、第二次修改……。

当文件作较大修改时，则由A版变为B版，依此类推。

5.1.4 场所文件的编号1）文件编号： HNHS / LD □□（□□）HNHS—某某港航控股有限公司简称，LD—场所文件，□□—序号（01、02、……），（□□）—生产单位。

如：HNHS/LD01(GW)表示海口港务分公司场所文件第1份须知文件；HNHS/LD01(MC)表示马村港管理分公司场所文件第1份须知文件；HNHS/LD01(LW)表示劳务公司场所文件第1份须知文件。

2）版本号：A/0表示文件的版本号，A、B、C……表示第一版、第二版、第三版……，用阿拉伯数字0、1、2……表示未经修改、第一次修改、第二次修改……。

当文件作较大修改时，则由A版变为B版，依此类推。

5.1.5记录的编号1)R HNHS / MP02 —□□R—记录，HNHS—某某港航控股有限公司简称，MP02—第02份程序文件，□□—序号（01、02、……）。

如：RHNHS/MP12—03，表示公司管理体系第12份程序文件中第3份记录。

2)R HNHS / MI10 —□□R—记录，HNHS—某某港航控股有限公司简称，MI10—第10份须知文件，□□—序号（01、02、……）。

如：RHNHS/MI10—02，表示公司管理体系第10份须知文件中第2份记录。

5.1.6分公司管理管理体系文件编号参照本编号规则进行编制。

5.2 文件和资料的编制、审核和批准5.2.1安全质量部统筹质量环境职业健康安全体系文件的编写工作；各部门/单位负责各自作业指导文件的编写工作，如须知、规定、规程、流程、要求、说明、规范、指南等。

文件要确保清晰，编号易于查寻和识别，文件的状态易于识别。

5.2.2 文件和资料的审核和批准按下表规定的流程和权限执行。

5.2.3受控文件批准后，由总裁办公室填写《有效文件总清单》(RHNHS/MP01-04)，文件增加或作废时要随时更新。

5.3 文件和资料的发放5.3.1体系文件分为受控文件和非受控文件。

公司体系内部使用的纸质体系文件全部为受控文件，每份受控文件的封面应盖“受控文件”红色印章并在“受控”章内填写受控号（受控文件唯一性标识）；在OA系统上发布的体系文件也属受控文件，根据在系统上的发布范围进行受控，不编受控号，下载或转发无效。

经管理者代表批准的提供给顾客或其他相关方的体系文件为非受控文件，纸质文件封面应加盖“非受控文件”章。

5.3.2受控文件的发放由总裁办公室统一发放。

总裁办公室根据部门和单位使用体系文件的需求，确定体系文件印刷的数量、发行范围和受控号，编制《有效文件总清单》(RHNHS/MP01-04)和《有效文件配备表》(RHNHS/MP01-05)，印刷文件并按《有效文件配备表》(RHNHS/MP01-05)发至部门、单位等使用场所。

5.3.3文件领用人在《文件发文登记表》(RHNHS/MP01-02)上签名领取相应分发受控号的文件。

5.3.4使用体系文件的部门、单位和所有场所收到体系文件要在《文件收文登记表》(RHNHS/MP01-01)上做好每份文件的收文记录，并指定专人或兼职人员妥善保管。

5.3.5由企业管理部负责在OA系统的单位首页规章制度栏目里发布最新版体系文件。

5.3.6每年底由总裁办公室编制公司《有效文件总清单》(RHNHS/MP01-04)，发至使用部门和使用单位。

5.3.7如文件使用人的文件不清晰、破损，另有需求或丢失，需要到总裁办公室办理手续申请换发和补发，不可私自复印。

总裁办公室同时收回破损文件作销毁处理。

5.4 文件和资料的外借、外发5.4.1受控文件严禁复制外借与外发，特殊需要时需由管理者代表同意，文件封面应加盖“非受控文件”印章作为非受控文件并办理相关手续进行代领发出。

因业务外包需外借或外发时，由经手人在《文件和资料借阅与外发登记表》(RHNHS/MP01-08)上注明外借或外发单位，经手人负责文件的收回和文件的更新跟踪。

5.5 文件和资料的更改5.5.1 修订文件和资料的条件：1)公司的组织结构、技术改造、设备设施更新等变化，文件不能满足需要；2)法律法规、行业规范或标准进行修订，公司现行文件与之不符；3)经使用部门/单位（单位或分公司及其部门）反映，文件的可操作性不强或与实际生产活动中行之有效的做法不相符；4)与公司其他体系文件相抵触。

5.5.2 文件和资料修订的提出与归口：5.5.2.1使用体系文件的部门/单位如因5.5.1条款中一种或多种原因需要对文件提出更改，应填写《文件更改申请单》(RHNHS/MP01-09)集中反馈给安全质量部，由安全质量部组织文件原制定部门和人员进行评审与确认，报管理者代表批准后进行修改。

5.5.2.2安全质量部每两年组织相关部门和人员对体系文件进行评审一次，评价体系文件是否符合和适宜。

5.5.2.3体系文件和资料的修订工作由安全质量部报管理者代表批准后，组织相关部门和人员进行统一修订，并按原审批程序进行重新审核和批准。

5.5.2.4各部门、单位制定的管理文件和作业指导文件，由原制定部门/单位负责组织修订，并按原审核程序进行重新审核。

5.5.3 体系文件的修改方式包括换页、换版。

小幅改动都要换页；经过3—5次修改，或修改篇幅较大时应换版，并按原审批程序重新审批后，由总裁办公室负责印制发放到使用场所，每次文件换页或换版都要按5.3条款的规定和要求做好收、发文及保持好记录；由企业管理部负责对在OA系统上发布的体系文件进行更新。

5.5.4 换页时在修改批准页上注明修改页次、修改理由、批准日期、生效日期及重新审批的情况；换版时要注明版本号、生效日期、批准日期、修改页次、修改理由及重新审批的情况。

5.5.5文件和资料的非受控副本不受修改的控制，文件和资料的更改不必通知非受控文件持有者。

5.6 内部公文的处理内部公文包括对外公文、公开文件、下发公文和部门、单位上报公文三大类。

公司应用OA办公系统后，公文的形成原则上只能在OA系统中流转，形成电子文件发放，对外行文的可以电子公文形式发送，也可形成纸质文件发出。

保密公文原则上不在OA系统上成文和发放。

5.6.1对外公文、公开文件和下发公文的处理5.6.1.1 公文拟文：对外公文和下发公文由职能部门人员根据工作需要拟文，底稿的前面附上《某某港航控股有限公司文件稿纸》（RHNHS/MI01-06），填写拟稿单位、拟稿时间、拟稿人，确定发行范围及印发份数。

在OA系统上发放电子公文，由拟稿人点击“个人首页”上“我的模板”中“港航控股公文发文单（发）”，填写相关内容并附上正文后发送。

5.6.1.2公文签署：拟稿人先将公文稿件送本部门领导签署意见，同意后交总裁办公室核稿。

电子公文由拟稿人在OA系统上点击“立即发送”流程会自动转到“承办单位领导签署”这一节点。

5.6.1.3公文核稿：总裁办公室由主任、助理和秘书负责核稿。

核稿人要按公文要求认真审核正文，做出审核意见，确定秘密等级，填写核稿单位、核稿人。

电子公文由“承办单位领导签署”完成后会自动转到总裁办公室公文收发兼催办管理员，由公文收发兼催办管理员转主任、助理或秘书核稿。

5.6.1.4公文签发：拟稿人按照核稿意见送相关领导签发。

核稿人核完电子公文后，在“加签”栏根据文件内容决定加签给相关领导签发。

5.6.1.5 公文发放：领导做出签发意见后由拟稿人交文印兼档案管理员申请文件编号（发文字号参照《某某港航控股有限公司公文管理规定》海南港航字[2006]134号），拟稿人校对无误后交打字室排版、印刷。

拟稿人将印好的文件交文印兼档案管理员盖章，最后由保密兼文件收发员发行范围发放。

公文发放要填写《文件发文登记表》(RHNHS/MP01-02)做好记录。