文件与资料管理程序

01文件与资料管理程序文件与资料管理程序一、引言在现代社会中，文件和资料管理是各个组织和机构必不可少的一项工作。

良好的文件和资料管理程序可以提高工作效率，保护机构的利益，确保信息的准确性和完整性。

本文将介绍一种高效的文件与资料管理程序，旨在帮助组织和机构更好地管理和利用文件和资料。

二、程序概述文件与资料管理程序是一个完整的管理体系，包括文件的创建、分类、存储、检索、保护和销毁等环节。

下面将详细介绍每个环节的具体内容。

1. 文件的创建文件的创建是文件与资料管理的第一步。

在创建文件时，应注意以下几点：- 确定文件的名称和编号，以便于后续的分类和检索。

- 根据文件的内容和用途，选择合适的文件格式，如纸质文件、电子文件等。

- 在文件中标明创建日期和作者，方便追溯和归档。

2. 文件的分类文件的分类是为了方便管理和检索。

可以根据文件的内容、用途、部门等因素进行分类。

一般可以采用以下几种分类方式：- 按照文件的主题进行分类，如财务文件、人力资源文件等。

- 按照文件的用途进行分类，如合同文件、报告文件等。

- 按照文件的部门进行分类，如销售部文件、市场部文件等。

3. 文件的存储文件的存储是保证文件安全和可靠性的重要环节。

可以采取以下几种存储方式：- 纸质文件存储：将文件存放在文件柜、文件夹或文件盒中，按照分类和编号进行归档。

- 电子文件存储：将文件保存在电脑硬盘、服务器或云存储中，建立良好的文件夹结构和命名规范。

4. 文件的检索文件的检索是在需要使用文件时能够快速找到所需文件的关键环节。

可以采取以下几种检索方式：- 纸质文件检索：通过文件编号、文件名称、文件分类等信息，在文件柜中进行检索。

- 电子文件检索：通过文件夹结构、文件名称、关键词等信息，在电脑或服务器中进行检索。

5. 文件的保护文件的保护是确保文件安全和机构利益的重要措施。

可以采取以下几种保护方式：- 纸质文件保护：使用密封袋、文件夹或保险柜等物理措施保护文件的安全。

质量体系程序文件文件编号：AN-DCC-QP-001分发号：文件与资料管理程序第A版，第0次修订制订日期：2014-5-20 实施日期：2014--中山市爱纳电器有限公司文件与资料管理程序文 件 变 更 记 录1. 目的本程序对与质量管理体系有关的管理性和产品技术性文件（包括相关外来文件）进行控制，旨在确保使用部门能及时得到正确、有效的文件。

2. 适用范围适用于与质量管理体系有关的管理性、产品技术性文件的控制。

3. 职责和权限3.1 总经理负责质量管理体系文件与制度的批准。

3.2 管理者代表负责质量管理体系文件的策划和审核，组织有关人员对文件的评审。

3.3 文控中心负责质量管理体系管理性文件及技术性文件的控制和管理。

3.4 其他部门负责本部门职责范围内文件及资料和记录的使用、收发和保存管制，以确保本部门文件及资料为最新有效，得到正确地使用和执行。

4. 术语和定义4.1 管制文件：为确保文件为最新有效，对文件制订、修改、作废、回收及发行皆须依规定执行并加以管制的文件。

4.2 非管制文件：仅供参考使用，不作为工作执行之依据，变更时无需回收不作管制之文件。

4.3 记录：是文件的特殊型态，是提供符合质量管理体系所要求及有效运作的证据。

4.4 资料：指非文件资料以及各类记录的通称。

4.5 技术资料：与图纸、标准、规格等相关的资料。

4.6 外来文件：指取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。

5. 程序细则5.1文件的分类5.1.1文件分为以下几类：a. 管理性文件：质量手册、程序文件和有关管理制度、规定等（包括相关记录）；b. 技术资料：包括图纸、BOM表、产品规格书、工艺文件等；c. 外来文件：包括各类外来标准、法律法规及客户、供应商提供的技术资料等；d. 其他类文件：包括质量计划、管理方案、试行条例、通知等。

文件与资料管理程序编号：JIS－QP－01 日期：2007.03.28版本： 1 页数：第1页共9页版本小结当前版本更改描述始发者部门日期1 始发荣芳品质部07.03.28版本历史更改描述编写者部门日期总经办生产部工程部开发部品质部ＰＭＣ业务部仓库部行政部采购部起草：审核：批准：分发部门□总经办□生产部□工程部□开发部□品质部□ＰＭＣ□业务部□仓库部□行政部□采购部□财务部□ＩＱＣ□ＩＰＱＣ□ＯＱＣ文件与资料管理程序编号：JLS-QP-01 日期：2007.03.28版本： 1 页数：第 2页共9 页1．目的：对文件的使用方式加以规范，进行协调统一的管制，使品质系统能正确有效的运作。

2．范围：本公司品质系统运作中，和产品的生产、服务等有关的文件，以及外来文件（客户资料、供应商资料及外来标准）均须依本程序的规定管理，文件与资料可以用文书或电子媒体方式呈现或储存。

3．参考文件：3．1 【品质记录控制程序】JLS-QP-06；3．2 【工程变更程序】JLS-QP-21；3．3 【LCM开发文件图档存放管理规则】JLS-QP-19。

4．定义：4．1 文件结构：本公司品质系统文件分为四个阶层，其结构和文件类别如下：4．1．1 一阶文件：质量/环境手册。

4．1．2 二阶文件：程序文件。

4．1．3 三阶文件：作业指导书，包括使用手册、技术文件、作业标准、检验规范、环境作业指导书、办法等。

4．1．4 四阶文件：表单格式，例如:校正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑训练记录等。

4．1．5 外来文件：客户资料、供应商资料与外来标准。

4．2 文件：规范工作要求（标准）或规范工作进行时的权责与步骤的文件，如：品质手册、程序文件与工作指示等内部文件，工作标准、合约文件、客户图纸等外部文件。

4．3 记录：将工作执行的结果填写于表单上，而此结果（记录）仅供日后分析、存档备查或提供证明使用。

4．4 受控文件：经文管盖“受控文件”章的文件均为受控文件。

文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。

2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。

3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。

5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。

5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。

5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。

5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。

5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。

1.目的爲有效地管理各项文件与资料，以便指导各项活动，特制定本程序。

2.范围凡指导各项活动之内外部文件与资料，均属本程序管理范围。

3.权责内部文件管理权责：3.1.1 系统文件由管理代表拟定，副总经理核准发行；3.1.2 程序文件由各部门制定，经各部门讨论会签，由管理代表审查，副总经理核准发行；3.1.3 工程技术类作业指导书由工程部制定，主管审核发行；3.1.4 表单各部门制定，主管审核发行。

外部文件管理权责：3.2.1 接收：香港营业部、工程部、发货部；3.2.2 转换：工程部。

4.定义内部文件：依据公司内部活动行爲特徵或依据外来文件需要而産生的文件。

外部文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等标准、法规、要求性文件等均爲外来文件，此类文件将规范指导或影响公司行爲活动。

系统文件：阐述系统活动总体政策，公司经营宗旨，并爲此描述总体架构之纲领性文件。

程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管理与实施之责的部门等指导性文件。

指导书：爲实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。

表单：规定用於记录活动内容、状况或结果之文件。

5.作业内容文件与资料管理流程图(见附件一)；各部门因工作而需制定活动文件，或接收外来文件且须进行相应文件转换时，由相应权责部门産生相关文件。

文件应依规定之权责人员进行审查核准，如爲程序文件, 需各部门主管进行讨论、会签，审查、会签、核准之记录应体现在<文件制定、修改、废止申请单>中。

制定部门应将核准文件连同<文件制定、修改、废止申请单>一并交文控中心，由其依据以下规则统一编号：□□- □□- □- □□□- □□文件版本01 ~ 99文件流水序号001 ~999文件类别公司简称: YH 部门代号5.4.1 部门代号：总经理室－GM 工程部－PE 品管部－QC生産部－PR 采购部－PU 仓管部－MC发货部－DC 人力资源部－MR5.4.2 文件类别：系统文件－S 程序文件－P 指导文件－W表单文件－R 外部文件－E5.4.3 版本说明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲01，改版依此爲02、03、04．．．；表单版本直接於编号中予以体现，爲最後两位码，其他文件则单独显示其版号码。

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GP文件及资料管理程序
1.0 目的：
确保绿色管理系统规定的文件、记录及资料能有效的制定、应用、储存及保管﹐并能适时地取得正确有效的文件。

2.0 范围：
绿色管理系统规定之文件、记录及资料皆属之。

3.0 定义：
2.1 RoHS：《电气、电子设备中限制使用某些有害物质指令》即：
Restriction of the use of certain Hazardous Substances in
electrical and electronic equipment Directive。

共包括下面六类物质：
铅及化合物（Lead(Pb) and its Compound）
镉及化合物（Cadmium(Cd) and its Compound）
汞及化合物（Mercury(Hg) and its Compound）
六价铬及化合物（Hexavalent Chromium(Cr6+) and its Compound）
多溴联苯，PBBs（Polybrominated Biphenyls）
多溴联苯醚，PBDEs（Polybrominated Dipenyl Ethers）
3.2 HS：有害物质，即：Hazardous Substance：在IECQ-HSPM体系的定义更多免费资料下载请进：好好学习社区。

文件与资料控制程序编号：ZB-QESP-011、目的对管理体系所要求的文件予以控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止使用失效或作废的文件。

2、适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。

3、职责3.1人力行政部为本程序主管部门，负责公司行政文件管理、管理手册、程序文件修改、发放的管理控制。

负责归档文件的管理。

3.2工程部负责技术文件，包括适用标准规范的管理。

3.3工程部负责环境和职业健康安全相关文件，包括适用法律法规和其他要求的管理3.4 各部门负责相关文件的编制、及本部门使用文件的保管。

4、内容与要求4.1文件的分类（1）按文件类别分：见《管理手册》3.3.3；（2）按文件来源分：内部文件、外来文件；（3）按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。

4.2文件编号4.2.1文件的编码（1）管理手册的编号ZB-QESM-1XX-XXXXXXXXXXXXXXX有限公司的缩写QESM—质量环境职业健康安全管理手册的英文缩写；1.0—版本号，1.0版。

（2）程序文件的编号例：ZB-ZB-QESP-02ZB-ZB-QESP-02—第二个程序文件；1.0—版本号，1.0版。

（3）三层次文件（国家/行业/地方标准延用原有编号）：ZB-WI—XXWI—三层次文件名称中的关键词的拼音缩写。

XX－按顺序编号4.3 文件编制和审批（1）《管理手册》由管理者代表组织有关部门或人员编制并审核，总经理批准；（2）作业指导性文件，由各职能部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准；（3）行政管理性文件，由各职能部门按管理职责编制，主管领导和人力行政部负责人审核，总经理批准。

4.4 文件发放及控制（1）管理体系文件（手册、程序文件），由人力行政部发放。

发放时标注分发号、受控状态；（2）作业指导文件、各部门编制的专业管理性文件由各部门发放，发放时标注分发号、受控状态；行政管理文件由人力行政部发放；（3）文件发放部门填写“文件发放记录”。

1.目的:使品质系统所有文件与资料得以管制，以确保各相关部门能够及时获得正确有效的文件与资料。

2.范围:与本公司品质系统相关的公司内外提供的相关文件与资料均适用。

3.权责:3.1内部文件与资料制订、废止与收发管制权责表：3.2外来文件与资料，若为客户提供之承认书、图纸与相关技术资料由工程课长审核，且于工程课保存（除图纸外），其它资料由管理代表审核，由文管中心保存。

3.3文件审核过程中发现问题，如有手改现象，由审核人在手改处签名确认。

4.定义:4.1一阶文件：品质手册，说明品质系统原则与管理重点之系统指导文件。

4.2二阶文件：程序文件，供管理者控管跨部门作业流程之文件。

4.3三阶文件：作业规范，规范作业者行为工作标准或指导书。

4.4四阶文件：品质记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书。

4.5外来文件：外来标准、法规及有关的技术资料。

5.作业内容:5.1作业流程图(如附件一)。

5.2文件制作规范：本规定限于二阶文件适用。

5.2.1封面制作规范：封面必须包括(见附件二)。

5.2.1.1中英文厂名：至一制品实业有限公司Mind Well Design Mfr. Ltd；5.2.1.2文件名称：一、二阶文件名称；5.2.1.3文件编号：详见文件编号规则(5.5)；5.2.1.4制订单位：见5.5.2部门代码中单位名称；5.2.1.5版本／次：详见5.6相关内容；5.2.1.6总页数：详见5.6相关内容；5.2.1.7制订日期：制作文件的时间；5.2.1.8发行日期：以所盖文件发行章的日期为准；5.2.1.9核准、审核及制订人签名：核准、审核人必须签名或盖章作实。

5.2.2内页制作规范：必须包括(见附件三)：5.2.2.1厂名：必须注明，位于外框最左上角，使用黑体20号粗体字。

5.2.2.2文件名称：位于正文及厂名之间左端，使用黑体22号粗体字。

5.2.2.3文件编号，版本/次及页次位于正文及厂名之间右端，使用黑体14号字。

文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作，保障机构和个人信息安全，提高信息利用效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。

第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。

第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规，严格保守机密，确保信息安全。

第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。

第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员，任何人员不得私自改动文件或篡改资料。

第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。

第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。

第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。

第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范，确保信息的传递和使用顺畅。

第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行，不得擅自改变或违反相关规定。

第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准，确保文件的真实性和合法性。

第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行，确保文件及相关信息的安全。

第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行，不得超越权限和私自使用。

第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性，防止信息泄露和损坏。

第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理，按照相关规定归档和储存，确保信息的完整和安全性。

第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料，防止信息遗失和破坏。

第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行，不得私自销毁或外传。

第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份，确保信息不丢失和泄露。

第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理，确保机构和个人信息的安全。

广州金鹏集团有限公司企业标准Q/JP92.105.002.023文件与资料管理程序2004年12月8日发布 2004年12月8日实施金鹏集团企业管理部发布文件与资料管理程序文件与资料管理程序1.目的为规范公司的工作流程，使公司所有部门都能及时地获得有效的最新文件，提高办事的效率，确保本公司文件与资料能迅速、准确地流通。

2.范围本程序适用于质量管理体系的运行中有关质量活动的文件的控制和管理。

3.权责4定义4.1文件与资料：本程序的文件与资料是指和质量体系相关的文件和资料。

4.2质量手册：质量手册是系统文件的一部分，提纲掣领地说明公司质量系统的规定要项，并勾划出公司质量系统的概况。

4.3程序文件：程序文件是执行质量系统运作的流程步骤，它将国际标准条文的精神与公司的实际作业情况相结合并加以规定。

4.4作业指导书：每一质量程序文件规定的流程步骤均可合理地执行，但必要时，也可视其复杂程度，将某些流程、步骤的细节规定，例如作业指导书、检验规范等。

4.5表单：表单是为了有效地记录程序文件所规定的关键作业，或作业指导书的执行参数，并考虑执行权责的设定，所建立的供使用的明确格式。

4.6外来文件：凡外部所提供的文件资料，如：图面、标准、技术资料等。

5作业内容5.1文件的制订、修改、作废与文件的分发5.1.1文件的制订、修改、作废操作见流程图（一）；当组织结构和产品进行大的调整或质量管理体系版本升级时，各部门文件修改较大，企业管理部将对体系文件重新进行策划，管理者代表审批后，各部门将按批准后的计划进行文件修改不填写《文件修改、制订、作废申请单》。

5.1.2文件的分发、回收操作见流程图（二）；5.1.3质量方针、目标的制订、修改：5.1.3.1公司质量方针、目标的制订见《质量手册》；5.1.3.2各部门将公司的质量目标分解后，填写在《质量目标管理表》上，报管理者代表审查，主管副总裁批准；5.1.3.3当部门质量目标需要修改时，由责任人填写《文件修改、制订、作废申请单》，报管理者代表审查，主管副总裁批准。

1.目的:为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。

2.范围:本厂内部外部联系或客户／供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。

3.权责:参阅〈文件审核权责表〉（如附件一）4.定义:本厂文件类别区分四阶4.1 文件阶码如下：M：一阶文件P：二阶文件WI：三阶文件FR：四阶文件E：外来文件(客户检验标准、客户技术图纸（也称技术性文件）等。

4.2 系统文件:环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。

4.3 程序文件:管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂第二阶文件。

4.4 指导书文件:作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则，为本厂第三阶文件。

4.5 制造文件:制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。

4.6 记录：校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。

4.7 外来文件与资料：从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。

4.8 承认资料：本厂客户承认资料，或零件承认资料，及其它书面（如正式订单即代表已承认）、书面改写等项。

4.9 治具资料：本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。

4.10 作业指导书：生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。

4.11 检具资料：客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。

4.12 质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。

4.13 字体要求：各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20号，文件内容用字体12号，行距用固定值20磅。

5.作业内容：5.1 文件与资料管制程序流程（附件二）。

5.2 各阶文件编号5.2.1手册编码原则7码第1-2码公司简称CX ；第3码为中杠；第4码手册简称M；第5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。

4.3机密文件的申请使用管理:文件编号: 制定日期: 修定日期:5.1.2.2体系审核确认后根据文件的涉及单位决定文件必须的会审部门，由体系提请相关部门传阅会审或 会议会审。

1.1.3 内部文件批准：文件必须经相关权责人员批准。

详见4.1职责。

1.1.4 内部文件编号：经批准后的文件交文管。

文管根据《文件撰写架构细则》附录一:【内部管理性文件编号对照表】的规定进行编号，并录入于【文件总览表】。

1.1.5 内部文件分发、借阅：1.1.5.1 重新打印（此时有受控编号）经批准后的文件和【文件制修废审批表】交文管。

文件的生效日期以右上角“受控章”内的日期为准，文件首页及各单页的制修定日期则代表文件初定稿未签核前 的日期。

相关印章详见本程序附录一。

1.1.5.2 生效文件由文管依体系指定的分发部门及份数（各作业场所均能得到相应文件的最新版本）制作副本，分发到相关部门，并在【文件分发回收记录表】签收，相关信息登录于【文件总览表】中。

1.1.5.3 文件补发：当分发份数不够或相关部门提出需求申请时，由文管依管理者代表批准后的需求申请补发文件并签收记录。

1.1.5.4 对外分发文件由负责对外之单位代签。

1.1.5.5 表单不需加盖“受控章”，原件由体系于背面签字，文管将最新版电子档存放于固定区域，并通知 相关使用单位，各部门自行取用自行管理。

1.1.5.6 借阅时于【文件借阅记录表】上登录。

1.1.6 内部文件使用管理：1.1.6.1 文管须每半年在【文件总览表】中整理出【文件最新版次一览表】并分发传达至相关部门。

1.1.6.2 文件应分类存放注意防潮防湿，必须保持文件清晰、易于识别。

1.1.6.3 文件破损、模糊不清时，可持该文件向文管申请换发。

1.1.6.4 经文管发行加盖红色“受控章”之文件均为管制性文件，如须复印须向文管申请，不得自行复印。

1.1.6.5 文件原稿由文管保存，原稿不盖发行章。

1.1.6.6 机密文件管理依相关规定执行。