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如何做好办公室管理ppt课件

第三十四章
第三十四章
如何做好办公室5S管理
2019
-
1
如何做好办公室管理
在工作中常常会出现以下情况吗？
a) 急等要的东西找不到，心里特别烦燥； b) 桌面上摆得零零乱乱，一进办公室空间有一种压抑感； c) 没有用的东西堆了很多，处理掉又舍不得，不处理又占用空间；
引言
d) 工作台面上有一大堆东西，理不清头绪； e) 每次找一件东西，都要打开所有的抽屉箱柜狂翻； f) 环境脏乱，使得上班人员情绪不佳； g) 制订好的计划，事务一忙就“延误”了； h) 仓库堆放混乱，帐、物不符，堆放长期不用的物品，占用大量空间； i) 工作设备灰尘很厚，长时间未清扫，有用和无用的物品同时存放，活动场所变得很小； j) 办公区域道路被堵塞，行人、搬运无法通过。
注意
-
三定原则：定点、定量、定容。这是提高效率的基础。
7
定义
将工作场所内看得见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽。
如何做好办公室管理
目的
※继续前面2S的工作 ※稳定品质、减少工业环境伤害建立清扫责任区人人参与，责任到人执行例行扫除，清理垃圾
清扫
SEISO
推行要领
3S——
引言
理，是日式企业独特的一种管理方法。现已被世界各国管理界认同及应用。
2019
5S
-
3
如何做好办公室管理
1955年起源于日本安全始于整理终于整理整顿
丰田精益生产方式成熟 5S体系逐渐完善
5S开始普及中国 5S、7S等 5S提升至新的高度
概述
准时生产方式丰田公司 5S体系书籍问世中国引进5S 精益生产方式书籍问世

办公室6S规范管理PPT

效果
清扫是办公室6s管理中的基础环节，通过实施清扫制度，可以提高员工的工作效率和舒适度，提升企业形象和员工归属感。同时，清洁整齐的环境也有助于提高企业的生产效率和产品质量。
05
清洁（Shine）
定义与目标
定义
清洁是指清除工作场所内的脏污，保持环境整洁有序，创造一个干净、舒适的工作环境。
VS
整理的步骤和方法
清理
将工作区域内的物品进行分类，确定哪些物品需要保留，哪些物品需要丢弃或移至其他地
方。
分类
将保留的物品按照使用频率、功能等进行分类，以便更好地管理和使用。
有序摆放
根据分类结果，将物品有序地摆放，确保每个物品都有固定的位置，方便查找和使用。
标识
为每个物品设置标识，包括名称、用途、数量等信息，以便
保持整洁
在日常工作中，员工应随时保持工作区域整洁，不乱扔垃圾、不随意摆放物品。
清扫的案例和效果
案例一
某公司通过实施清扫制度，办公室环境得到显著改善，员工工作效率提高，减少了因环境问题引起的健康问题。
案例二
某大型企业通过推行6s管理，清扫环节得到有效落实，办公环境整洁有序，员工满意度大幅提升。
提供适当的清洁工具，如扫把、拖把、吸尘器等，并定期检查和更新。
定期检查办公室的清洁情况，对不合格的地方进行整改，确保清洁工作得到落实。
清洁的案例和效果
案例
某公司通过推行6s规范管理，将办公室的清洁工作落实到每个员工身上，每天下班后进行10分钟的集体清扫，使办公室保持整洁。
效果
员工的工作效率得到提高，工作环境得到改善，员工的工作满意度和归属感也得到了提升。同时，公司的形象也得到了提升。

精选办公室5S管理执行标准PPT35页

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（4）垃圾篓：罩塑料袋，放置桌洞下左前角；
3.转角式屏风：
（1）内外侧不允许有任何张贴；桌面除文件架(内侧)、文件盘(内侧)、显示器(中间)、电话(文件盘与显示器中间)、鼠标、绿色盆栽(外侧)、台历外(外侧) ，不允许放其他物品；人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。
（2）抽屉：放置屏风外侧角，办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置左侧第一抽屉内；书本类可以放置左侧第二抽屉内；个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、不常使用的文具及个人物品等，可放置第三抽屉内；
3. 素养巡查：(1). 5S推行小组每周将对各办公区域进行检查。(2). 行政管理中心后勤服务部对各办公区域不定期进行巡查。(3).巡查时，发现违规现象将落实相关责任人，并要求限期整改。若未如期进行整改的将给予记小过处理，并在公司内通报批评。
—结束—
9、静夜四无邻，荒居旧业贫。。10、雨中黄叶树，灯下白头人。。11、以我独沈久，愧君相见频。。12、故人江海别，几度隔山川。。13、乍见翻疑梦，相悲各问年。。14、他乡生白发，旧国见青山。。15、比不了得就不比，得不到的就不要。。。16、行动出成果，工作出财富。。17、做前，能够环视四周；做时，你只能或者最好沿着以脚为起点的射线向前。。9、没有失败，只有暂时停止成功！。10、很多事情努力了未必有结果，但是不努力却什么改变也没有。。11、成功就是日复一日那一点点小小努力的积累。。12、世间成事，不求其绝对圆满，留一份不足，可得无限完美。。13、不知香积寺，数里入云峰。。14、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。15、楚塞三湘接，荆门九派通。。。16、少年十五二十时，步行夺得胡马骑。。17、空山新雨后，天气晚来秋。。9、杨柳散和风，青山澹吾虑。。10、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。11、越是没有本领的就越加自命不凡。12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。13、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。14、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。15、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。。16、业余生活要有意义，不要越轨。17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。

办公室6S管理PPT(共32页)

（四）文件架内物品的定置
1.文件架要有定置图，张贴与柜做门侧偏上，并按图分类摆放。
2.资料架可直接在隔框上粘贴分类标签，标签不能超出隔框宽度。标签打印字统一黑体。
3.资料架可直接分类标签上标注物品名称，如表格、报表、单据、杂志、报纸等。
4.1.5米以上的资料柜柜顶禁止放任何物品，柜后、柜底无杂物，无卫生死角；低柜台台面只能摆放规定物品。
5.办公室卫生洁具要保持干净、集中放置于清洁工具定置区、有防污染措施。对于易造成散乱和影响美观的物品进行包装，标识清楚。
6.办公室区内设施、物品的保洁要进行责任分工
（三）办公室物品的定位规定
1.办公桌有定置图，办公桌内外物品可根据各自专业特点及日常工作进行分类，定置摆放。
2.办公桌面放置的文件资料均是当日要用的，桌面物品保证正常办公需要，且达到最低限量，下班前将办公用品归位，将资料分类装夹。桌面上文件架内的文件资料必须分类装夹，文件夹上有打印标识，并具体反应出夹内容资料的名称，标识清楚，易于查找，文件架内禁止放置零散纸张及其他物品。
序分类定置，使与及时处理各种信息，提高工作效率。
（一）办公区门厅、通道、地面、门窗、墙壁、天花板等管理规定
1.办公区门厅及走廊通道通畅、明亮、地面墙壁、天花板保持洁净、无尘。
2.空中、顶棚、墙壁管线规范，置于墙壁的线路要有线盒，管路按要求颜色达标，管线清洁无污渍、吊灰等；墙壁张贴、悬挂统一、规范。
3.办公桌抽屉内的物品按办公桌定置图分类摆放，易于查找；抽屉内的物品及资料摆放整齐有序。
4.物品定置原则上分为三大类Hale Waihona Puke 即文件资料、办公用品、辅助用品。
a)文件资料：凡是书写文字的，包括笔记本、帐页、卡片、记录、各种技术资料、文件、图纸、计划、总结。各类管理制度和规定、软盘，各类学习材料、工具书、参考资料、简报等

办公室管理案例PPT课件

办公室管理案例ppt课件
• 办公室管理概述 • 办公室管理案例分析 • 办公室管理技巧与策略 • 未来办公室管理趋势 • 结论与建议
01
办公室管理概述
办公室管理的定义与特点
定义
办公室管理是指对办公室内各项工作进行计划、组织、领导、协调和控制的过程，以确保办公室的高效运作。
特点
办公室管理具有综合性、系统性、动态性和目标性等特点，需要综合考虑各种因素，协调各部门之间的关系，以实现组织目标。
加强数字化和智能化建设，利用现代技术提高管理效率。
关注员工福利，建立健全的员工关怀体系。
THANKS
感谢观看
05
结论与建议
对当前办公室管理的反思与总结
当前办公室管理存在的问题
缺乏有效的沟通机制，导致信息传递不畅。
空间布局不合理，影响工作效率。
对当前办公室管理的反思与总结
员工工作负荷不均，存在资源浪费现象。改进措施的反思
优化办公空间布局，提高工作效率。
对当前办公室管理的反思与总结
01
建立有效的沟通机制，确保信息传递的准确性和及时性。
办公室管理的重要性
01
02
03
提高工作效率
有效的办公室管理能够优化工作流程，减少浪费，提高工作效率。
增强组织竞争力
良好的办公室管理有助于提升组织形象，增强组织竞争力。
保障信息安全
通过规范管理，可以确保组织内部信息的保密性、完整性和可用性。
办公室管理的历史与发展
早期办公室管理
起源于工业革命时期，主要关注文件处理和通信。
中期办公室管理
随着科技的发展，办公室管理逐渐涉及数据处理和自动化。

办公室6S管理制度PPT课件

清洁的目的
清洁的方法
制定清洁计划，使用适当的清洁剂和工具进行深度清洁，确保清洁效果。
保持工作区域卫生，防止细菌和病毒滋生，提高员工健康和工作效率。
素养（Culture）
素养的定义
素养是培养员工遵守规章制度、保持良好的工作习惯和职业操守
的过程。
素养的目的
提高员工职业素质和工作质量，树立企业形象，增强企业竞争力。
良好的企业形象有助于提高客户和合作伙伴的信任度和满意度。
员工的行为举止、仪表仪态以及工作态度也反映了企业的形象。
提高员工素质
6S管理制度要求员工具备良好的工作习惯和职业素养。
通过持续的培训和宣传，员工能够逐渐养成良好的工作习惯和职业素养。
员工素质的提高有助于提高整个团队的协作能力和工作效率。
清扫（Sweep）
清扫的定义
清扫是保持工作区域整洁卫生的过程，包括清洁地面、桌面、设
备等。
清扫的目的
保持工作环境整洁，减少污染和垃圾，提高工作效率和员工健康。
清扫的方法
制定清扫计划，明确清扫责任人，使用适当的清洁工具和材料进行清扫。
清洁（Sanitize）
清洁的定义
清洁是定期对工作区域进行全面深度清洁的过程，包括清洁设备、地面、墙面等。
6S管理的理念和方法在全球范围内得到了广泛的认可和应用，成为现代企业管理的重要基础之一。
6S管理在办公室中的意义
提高工作效率
降低成本
通过整理、整顿和清洁工作场所，可以消除杂乱无章的现象，减少寻找物品的时间，从而提高工作效率。
通过减少浪费和损耗，可以降低企业的运营成本。
提高员工素质
提升企业形象
THANKS.

办公室5S管理(PPT4)(2024)

取用。
2024/1/30
文件存档和备份
将重要文件进行存档和备份，以防丢失或损坏。
设备维护和保养
定期对办公室内的设备进行维护和保养，确保设备处于良好状态。
9
清扫（Seiso）
定期清扫
定期对办公室进行清扫，包括地面、桌面、设备等，保持环境整洁。
2024/1/30
垃圾分类和处理
将垃圾分类处理，可回收的物品进行回收，不可回收的物品进行妥善处理。
05
办公室5S管理带来的益处
Chapter
2024/1/30
23
提高工作效率与质量
2024/1/30
减少寻找物品的时间
通过整理和整顿，将物品分类放置并标识清楚，可以快速找到所需物品，提高工作效率。
避免工作失误
清洁和清扫可以保持工作区域的干净整洁，减少因杂乱而导致的工作失误。
提高工作准确性
素养的培养使员工养成认真负责的工作态度，从而提高工作的准确性。
通过实际案例，展示了5S管理在办公室环境中的具体应用和效果。
探讨了如何激发员工参与5S管理的积极性，以及建立相应的激励机制。
2024/1/30
29
分享实施5S管理的经验心得
领导重视与全员参与
领导层的重视和支持是5S管理成功实施的关键，同时需要全员参与，形成共同维护的良好氛围。
灵活应用与因地制宜
30
探讨未来办公室5S管理的发展趋势
智能化与自动化技术的应用
随着科技的不断发展，智能化和自动化技术将在办公室5S管理中发挥越来越重要的作用，提高工作效率和质量。
绿色环保理念的融入
未来办公室5S管理将更加注重绿色环保理念的融入，推动节能减排和可持续发展。

《办公室5s管理》课件

方法
制定物品清单，明确物品的归属和用途，对物品进行分类、标识和归位。
2. 分类
将需要保留的物品按照功能、用途进行分类。
4. 归位
将标识后的物品按照指定的位置进行归位，以便快速查找和使用。
实例与效果
实例
某办公室原先杂乱无章，文件、资料随意堆放，员工经常找不到需要的资料。经过整理后，办公室变得整洁有序，员工能够快速找到需要的资料，工作效率大大提高。
步骤
明确规章制度和工作流程，组织员工培训和教育活动，建立奖惩机制，定期检查和评估，持续改进和完善。
实例与效果
要点一
实例
某公司通过实施5S管理，建立了完善的规章制度和工作流程，加强了员工培训和教育，建立了奖惩机制，定期检查和评估，使工作场所的整体素质和效率得到了显著提高。
要点二
效果
提高了工作效率，降低了安全事故和浪费，提升了企业形象和竞争力，员工的工作积极性和归属感也得到了提高。
清扫（Seiso）
REPORTING
定义与目标
定义
清扫是指将工作场所内的脏污清除，使其保持整洁、干净的状态。
目标
创造一个整洁、舒适的工作环境，提高工作效率，保障员工健康。
实施方法与步骤
2. 准备清扫工具
1. 制定清扫计划
根据工作场所的实际情况，制定合理的清扫计划，明确清扫时间、责任人等。
根据需要，准备足够的清扫工具，如拖把、扫帚、垃圾桶等。
提高工作效率
整洁有序的工作环境有助于提高工作效率，减少寻找物品的时间和精
力。
保障安全
良好的工作环境可以降低安全事故的发生率，保障员工的人身安全。
提高品质
通过规范化管理，可以提高产品的品质和稳定

办公室7S管理规范ppt课件

办泛公亚室77SS管管理理规标范准
整顿
整理
清扫
7S
节约
清洁
安全素养
7S是什么
演变
8S （服务）
7S（节约）
6S（安全）
5S（修养）
4S（清扫、清洁）
2S（整理、整顿）
7S是什么
7S是一种管理需要全员的积极参与和长时间的
坚持不懈每日每日坚持7S管理，一点一滴
持续的改善
7S是什么
更大的发展空间
专人管理、责任分明文件管理制度、程序使用完后及时归位爱护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料
纸张回收利用节约电、水、能源安全用电、用水，勿将饮水机的水滴入电源插头中不在办公室区域吸烟，以免引起烟头点燃着火
安全
素养
节约
整理
整顿
清扫清洁
提问
1、图片中存在什么问题？ 2、为什么会产生这样的问题？ 3、会产生什么样的影响？ 4、我们应该怎样做？
整顿
含义
将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。━即寻找时间为零
目的
工作场所一目了然消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序
确定物品放置场所
物品分类摆放
进行标识
问题点
提问
现场检查
7S 差！
7S 好！
要领
要区分对待!
马上要用的
暂时不用的长期不用的
要领
例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间
将需要的物品的数量降到最低程度
要领
对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!
要领
为何会有这么多废品？
分析
检查

《办公室事务和管理》课件

队凝聚力和协作能力。
有效沟通
鼓励员工之间的沟通与协作，建立有效的沟通渠道和机制，确保信息的准确传递和工作的顺利开展。
员工关怀
关注员工的工作状态和生活情况，提供必要的支持和帮助，增强员工的归属感和忠诚度。
04
办公室安全管理
消防安全知识
总结词
火灾的分类和特点
了解消防安全知识是办公室安全管理的重要一环，有助于预防火灾事故的发生，保障员工生命安全和财产安全。
员工绩效评估
评估标准制定
根据岗位职责和工作目标，制定合理的评估标准，确保评估的公正性和客观性。
评估实施
定期进行员工绩效评估，收集工作数据和业绩表现，进行综合分析和评价。
反馈与改进
将绩效评估结果及时反馈给员工，指导员工进行工作改进和职业发展。
员工关系与沟通
建立良好关系
营造积极向上的工作氛围，加强员工之间的交流与合作，提高团
办公用品管理制度
总结词
节约成本，提高资源利用效率
详细描述
建立办公用品管理制度，规范办公用品的采购、保管、发放和使用，可以节约成本，避免浪费，同时提高资源利用效率。
感谢观看
THANKS
办公室制度建设
工作流程规范
总结词
明确工作流程，提高工作效率
详细描述
制定清晰的工作流程，包括文件处理、会议组织、任务分配等，有助于员工明确自己的职责，减少重复和不必要的沟通，提高工作效率。
考勤与休假制度
总结词
保证工作秩序，维护员工权益
详细描述
合理的考勤与休假制度是保证工作秩序的重要手段，同时也能维护员工的合法权益，提高员工的工作积极性和满意度。
。
资源节约

《办公室管理制度》课件

归档与备份
03
将会议资料归档保存，并做好备份，以防丢失。
05
培训与发展制度
培训计划与实施
制定年度培训计划
根据公司的战略目标和员工发展需求，制定年度培训计划，包括培训课程、时间、地点和参与人员等。
培训内容与形式
设计多样化的培训内容和形式，如内部培训、外部培训、在线培训等，以满足不同员工的培训需求。
有效沟通
员工在工作中应注重有效沟通，确保工作信息的准确传递。
03
物品管理制度
办公用品管理
办公用品采购
根据实际需求，定期采购办公用品，确保办公活动的正常进行。
领用登记
建立办公用品领用登记制度，规范员工领用行为，避免浪费和流失。
保管与维护
对办公用品进行妥善保管和维护，延长使用寿命，降低损耗。
档案保管
建立档案管理制度，对档案进行妥善保管，防止资料丢失和损坏。
档案利用与销毁
合理利用档案资源，对无保存价值的档案进行销毁处理。
04
会议管理制度
会议组织与准备
1 2
会议目的
明确会议目的和议题，确定参会人员和时间地点。
会议通知
提前通知参会人员，明确会议要求和注意事项。
3
会议资料准备
准备会议所需的资料、文件、PPT等，确保参会人员了解会议议题。
《办公室管理制度》ppt课件
目录
• 制度概述 • 员工行为规范 • 物品管理制度 • 会议管理制度 • 培训与发展制度 • 考核与奖惩制度
01
制度概述
制度目的
01
02
03
04
确保办公室工作有序进行
提高员工工作效率与质量
营造良好的工作环境与氛围

办公室5S管理PPT课件

明确工作场所的行为规范和要求，包括员工着装、工作纪律、卫生清洁等方面的规定。
培训和教育
监督和检查
建立监督检查机制，定期对工作场所进行检查和评估，发现问题及时整改，并对违反规定的员工进行适当的惩罚和教育。
通过培训课程、海报、宣传册等形式，向员工宣传和普及5S管理知识和素养要求，提高员工的意识和自觉性。
5S在办公室管理中的意义
提高工作效率
提高员工素质
通过整理、整顿和清洁，优化办公环境，减少寻找物品的时间，提高工
作效率。
培养员工遵守规章制度、养成良好的工作习惯和
团队合作精神。
提高企业形象
整洁有序的办公环境能够展示企业的良好形象
和高效管理。
保障安全
通过清扫和清洁，消除安全隐患，保障员工的人身安全和企业的财产
激励措施
制定激励措施，鼓励员工积极参与5S管理，对表现优秀的员工给予奖励和表彰。
THANKS.
定期清扫
每天下班前进行一次简单的清扫，每周进行一次全面的清扫。
废弃物处理
及时处理工作场所内的废弃物，保持工作区域的整洁。
案例分享
公司A
制定了一系列的清洁标准和流程，并要求员工严格遵守。通过实施5S管理，公司A的工作环境得到了显著改善，员工的工作效率和工作满意度也有所提高。
公司B
在实施5S管理之前，公司B的工作环境比较脏乱。通过推行清洁制度，公司B的工作场所变得干净整洁，员工的工作态度也变得更加积极向上。
清扫（Seiso）
04
定义和目的
定义
清扫是指清除工作场所内的脏污，保适、安全的工作环境，提高工作效率，保障员工健康。
实施方法
制定清扫计划

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办公室是提供工作办公的场所，由办公设备，办公人员及其它辅助设备组成。（此处采纳广义）
办公设备
办公人员辅助设备
3.办公室的功能
参谋与助手
枢纽与心脏
协调与沟通
办公室的功能
形象与管家
4.办公室管理
办公室管理即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织目标的过程。
司机身后为上座，政客喜欢座。
（一）轿车位次
公务接待副驾之后为上座
方向盘在右，后排左座为上座。
接待管理——位次的秘密
2.居中为上 3.前排为上 4.以右为上
1.面门为上
（二）会议位次
5.以远为上
接待管理——位次的秘密
（三）行进中的位次：
走动中，内侧高于外侧，中央高于两侧，前方高于后方。
2. 办公室的含义
（1）广义：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、等。（2）狭义：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如校长办公室等。
办公室
（3）特指：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅。（4）专指：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。
办公室的一般含义
（3）漏发抄送单位——未发给与文件执行直接相关的北京铁路局相关单位，致使无法纳入列车运行监控器。（再次失去可能的情况下纠正错误机会！）
事故分析
济南铁路局《关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知》（154号文件）
—— 反映了机关文件管理混乱
（1）部分管理人员不熟悉、不掌握有关重要规章制度，对规章制度理解有偏差；人
不断加强办公室工作的科学化、制度化、规范化和信息化，力争用2－3年时间，努力使多数中央企业办公室达到政令畅通、执行有力、规范高效、服务优质、作风过硬的一流水平。
二、办公室管理的内容
信息
M1 M4 M2
政务
服务
M3
品质
制度
1. 信息管理：
上行信息上行信息
平行信息
办公室
平行信息
下行信息
下行信息
2008年4月28日，胶济铁路发生一起列车脱轨相撞
的特别重大交通事故，造成了72人死亡、416人受伤、
中断行车21小时 22分，直接经济损失4192.5万元。
事故分析
事故性质：“4.28”胶济铁路特别重大交通事故是一起责任事故。
原因之一：有关文件、调度命令违规发布，且错
发漏发；机关公文管理混乱。
责任感和使命感，树立快、准、严、细、实
的工作作风。
办公室管理工作的要求
定好位
综合协调行政枢纽
参谋助手（急领导所急，想领导所想；
“高参”和“勤务兵”）
窗口服务
办公室管理工作应处理的关系
1、管理与服务的关系 2、主动与被动的关系 3、重点与一般的关系 4、超前与滞后的关系
三、办公人员的职业素质
办公室管理的性质
辅助性事务性综合性中枢性机要性
办公室管理的指导思想
(1) 为领导机关服务
(2) 为相关的各级部门和领导服务
(3) 为人民服务
办公室管理四要素
一是明确的组织目标二是服从自己目标的运转方式三是管理人员四是先进的科技管理手段
四要素
办公室管理的六项原则
第一，准确原则第二，迅速原则第三，保密原则第四，密切联系群众原则
员素质不适应岗位要求。在154号文件会签、审核中，总工室、工务、公文审核等部
门均未发现并纠正存在的问题。（2）在154号文件的发文处理过程中，文件草拟部门审核人擅自修改已会签的文件、
违规增加内容；公文处理部门负责人对审核人员的教育培训不够；文件签发走形式，
签发人把关不严。
——摘自“4.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告
3.建章立制
“立规矩”
1. 制度有和无不一样举轻若重建章立制举重若轻
2. 制度应具体可操作
3. 制度需要不断完善 4. 制度的关键在执行
4. 品质管理
服务窗口
机关作风的反映机关形象的表现
形象窗口
机关效率的体现
办公室管理工作的特点和优势：
工作的接触面广、层次高; 各方面信息集中、数量大；碰到的热点、难点问题多；得到的锻炼、培养机会多。
信息管理
信息的来源
文件堆里挖信息；翻阅材料筛信息；讲话稿中捡信息；领导口中理信息；联系上下摸信息；会议之中捕信息；参与活动追信息；重大事件抢信息；深入基层拾信息；关注新闻抓信息；跟踪问效知信息；情况反馈传信息；利用网络选信息；与外联系通信息。
信息管理
信息的报送
一是紧紧围绕工作中心二是全力提高信息报送意识三是注重沟通联系四是加强信息指导
（四）会客时的位次：
谈正事面对面就坐（面门为上，背门为下）。非正式并排就坐。
（五）谈判时的位次：
客方面对门，主人背对门；居中是主谈，右侧是二把手，左侧是三把手。
接待管理——位次的秘密
（六）签定仪式的位次：
双方主签面门坐，客居右来主居左，其他分别站两边。
（七）宴会的位次
多桌：中央高于外侧右侧高于左侧内侧高于外侧同桌：面对房门是主位主宾一般坐右手高低远近依次坐
办公人员素质的重要性:
办公室工作人员能力的强弱，不仅直接关系到办
公室的服务质量，而且关系到整个部门作用的发挥
。因此，办公室工作人员要注重完善自身素质，加强理论修养，提高自身能力。
办公人员的职业素质
综合素质
法律法规政策理论业务知识语言文字组织协调
培养队伍提高素质
职业道德
良好的品格忠于职守
职业意识
幕后意识
保密意识
公道正派
严守机密讲求效率恪守信用善于合作文明礼貌
时间意识
合作意识信息意识多能意识
学习积累
分析
升华
提升办公人员素质的途径
强化责任意识
强化效率意识强化奉献意识强化服务意识
放有大量卷轴的房间，并有抄写员在其中进行工作。对一些考古学家
和大众媒体而言，这些房间有时也被称为“图书馆”（Libraries），因为这个场所通常与记载有文学作品的卷轴有关。事实上，除了诗歌或虚构的文学作品之外，自从各种记录、合约、命令、公告等内容都被记载于卷轴上起，这些存放卷轴的房间就有了现代“办公室”的定义。
事故分析
对事故有关责任人员的处理 ——
7人依法逮捕，由司法机关作出判决；31人受到党纪、行政处分。其中： 154号文件拟稿人员，擅自修改已会签的文件、违规增加内容—— 行政开除、留党察看一年处分； 154号文件审核人员，未发现并纠正违规内容、未会签、遗漏受文单位和未标明紧急程度等问题——行政撤职、党内严重警告处分；
荣誉感
责任感
使命感
办公室管理工作的要求
做到位
有位有为，有为有位。不缺位、不错位、不越位。
在日常的办文、办会和办事中，要努力探
索和把握办公室工作的规律，通过工作方式的创新，在做好日常性工作的同时，从琐碎的事
务性工作中解脱出来，给领导当“高参”。
办公室管理工作的要求
培养人
培养一支学习型的团队。在工作中要勤于思考，在忙碌之余要善于总结。培养一支作风过硬的团队。要有高度的
办好会
会议规范管理
会议报批、会议内容、参加人员、会议议程、会议文件、会议记录、
会议纪要、会议服务
办
好
事
日常事务管理
（一）接待管理
（二）报刊收发整理
（三）后勤管理
（四）办公用品管理制度（五）文化宣传管理（六）其他事务
接待管理——位次的秘密
领导开车接领导，副驾为上座，叫平起平坐。带着太太（先生）接领导，后座为上座。
办公室职能的内在要求
提高办公室工作质效的主要途径
实现业务管理和行政管理“两翼齐飞”的必然要求
7.全面推进办公室管理科学化
（一）更新观念，提高认识（二）明确职责，细化流程（三）完善制度，强化考核
8.案例分析
案例分析目的：通过具体案例分析，明确办公室管
理的重要性。
血的教训 “4.28”胶济铁路特别重大交通事故
第五，一切从实际出发的原则
第六，协调配合原则
5. 办公室管理的重要性
办公室作为机关的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、
提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段。
很重要哦加油吧！
6.办公室管理的必要性
—— 摘自“4.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告
事故分析
济南铁路局《关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知》（154号文件）
文件及文件办理程序问题（1）内容违规——超出铁道部有关会议议定范围，擅自将事故路段的施工临时限速改为线路允许速度并予公开。（致命错误！）
（2）会签部门不全——未会签济南铁路局相关部门。（失去纠正错误机会！）
信息管理
信息的基本要求
基本要求：新、实、准、快、精、深
快：一是思想敏锐，反应灵敏；二是信息素材收集后，要立即进行筛
选、鉴别，提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递，报送上级有关部门。精：一是信息的内容要精，一则信息要集中反映一个主题，观点突出，目标明确；二是信息的文字要精，即需对大量的原始信息资料，进行加工提炼；三是向上级提供的信息篇幅数量要精。深：一是要根据决策需求和重点工作，深入进行调查研究，信息要有分析、有观点、有建议；二是从各类信息载体提供的大量一般信息资料中，分析、挖掘能够正确地阐述事物发展变化趋势的典型素材，进而进行逻辑推理、高度综合、归纳、整理，力求实现信息从较低层次到较高层次的升华和增值。