办公室管理7.ppt

电话及邮件管理
1.1
1.2 1.3
1.4
对于一些重要的、保密的、紧急的文件可用 特快专递寄发，对于一些不紧急的邮件请用 挂号、平信或普通包裹寄发； 寄往相同地址的特快邮件请放在同一信封一 起寄出，以免发生不必要的开支； 公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据， 请勿在公司邮件中加入私人邮件； 邮件、快递的交寄由前台负责经办。
1.1.3
所有杂志借阅期为一个星期，如果需要续借，请 到前台处重新登记，每个续借期为一个星期。个 人若有特殊情况需要长期保留杂志，请在登记卡 上登记。
公共图书、报刊管理
书刊保管
1.1.1
借书人在借书前应仔细检查书刊是否有损坏， 如有破损请借书人主动提出并让负责人确认 并做出证明；否则借书人将承担赔偿责任；
办公室管理须知之：
公共图书、报刊管理
公共图书、报刊管理
图书管理
公司图书由管理部统一保存。如需借阅请到管理部进行 登记。借阅期为十五天，超过十五天后如需续借，请办 理续借手续，每个续借期为十五天。个人若有特殊情况 需要长期保留图书的，请办理长期借阅手续。
公共图书、报刊管理
报刊杂志管理
1.1.1
发扬团体精神，加强理解与沟通，各部门间需 相互支持与合作，不得互相推诿。工作中相 互协作，对其他员工的合理要求，在力所能 及的范围里，尽可能提供帮助；
在日常工作中，做到“对事不对人”，而非“ 不对事”；
注重办公场所的清洁，使用过的纸张、废物不 得随意乱扔。每位员工负责清理并保持个人 办公区域的干净整洁，井然有序。离开座位 时放好椅子，以免影响通道；
1.1.2
请注意爱护书刊，保持书刊的整洁及完整性； 书刊超过规定借阅时间，请主动办理续借或 归还手续，避免书刊的遗失。对于遗失的书 刊，借阅人应照价赔偿
1.13
有关图书和报刊的目录，可从公司内部网上 查询和下载。
办公室管理须知之：
办公用品管理
办公用品管理
1.1
在每月的20日前，各部门必须把本部门下月
1.1 1.2 1.3
1.4 1.5 1.5.1
1.5.2
注重个人形象，穿着端庄、整洁、大方、得 体；
工作时间禁止穿着以下衣物：休闲装、拖鞋、 吊带装、短裤以及较为夸张、怪异的服饰等；
女员工在工作时间内不得穿着短裙、超短裙、 无袖装等，工作时间内不得涂指甲油，不得浓 装艳抹,不得将头发染成红、绿等怪异颜色；
不得在办公室大声喧哗，两个或两个 以上员工需讨论问题时，须到会议室 进行讨论，以免影响其他员工的工作 上班时间不得随意闲逛、串岗、聊天 不得讨论与公司业务无关的其他事情 不得参与对他人的非议，不得传 播与工作无关的“小道消息”；
行为规范
1.1 1.2
1.3 对人 1.5
对工作中出现的问题需及时沟通、协商解决， 不得以争吵的方式来解决问题；
行为规范
1.1
1.2 1.3 1.4
1.5
注重节约，合理利用办公用品、复印纸张及 办公设备； 爱护公共财物，注重使用方法，提高效率； 不得将与公事无关的人员带到办公区域； 合理分配与使用电脑，禁止使用公司电脑玩游 戏 办公区域内禁止吸烟，吸烟须到指定地点。
办公室管理须知之：
着装规定
着装规定
1.1.2
员工上网时不得非法操作，因非法操作所造成 硬件和软件的损坏，视损坏程度的轻重进行赔 偿；
1.1.3
员工可以上网查找与工作内容有关的资料或相 关网站，但严禁登陆任何与工作内容无关的网 站，尤其是涉及反动、色情、赌博、聊天、游 戏等内容的网站；
1.1.4
技术及采购部负责员工上网情况的监控及定期检查， 发现有上述1.3情形者，将通知员工本人及其 部门负责人，情节严重者，将给予通报批评。
1.1.7
各部门领用办公耗材时，需预领适量备用，避免 由于耗材的不足而影响正常运作。
办公室管理须知之：
资讯管理
资讯管理
Internet访问管理
1.1.1
员工如因工作需要访问Internet，需填写《 Internet mail & Internet浏览申请表》并按 程序审批，审批后交总部技术及采购部处理；
1.1.3
员工在调动或离职时，须交还计算器、磁盘盒、 笔架、直尺、订书机、胶纸座等耐用物品；
1.1.4
如有遗失，需赔偿遗失物购置价格的50%后方可 办理调动或离职手续；
1.1.5
采用固定时间领用办公用品：每周二和周五的下 午正常工作时间，为办公用品的领用时间；
1.1.6
对于新入职员工，行政人员会在员工入职的第一 日准备好相关办公用品后电话通知其前来领 取；
男员工不得留指甲、不得蓄长发、不得留胡须 注重体现个人的精神风貌；
对于违反以上规定的员工的处罚如下：
更换着装后方可上班（所需时间计员工缺勤） 每发现一次罚款50元。
办公室管理须知之：
电话及邮件管理
电话及邮件管理
1.1 1.2
1.3
打电话时简明扼要，抓住关键，并尽可能降 低音量 若无特殊理由，上班时间内尽量避免拔打私 人电话，禁止长时间拔打私人电话。私人电 话的费用由员工个人承担； 暂时离座时，同组或邻座同事请主动接听来 电出差或休假时请使用电话机的自动留言功 能；
办公室行政管理
总则
行为规范
办公用品管理
着装规定 电话及邮件管理
资讯管理
公共图书、报刊管理 会议室管理
办公室管理名言
小事成就大事, 细节成就完美!
--戴维.帕卡德(惠普创始人)
办公室管理须知之：
行为规范
行为规范
1.1 1.2
1.3 1.4
注重办公室的整洁、安静，保持良好 的工作环境与秩序；
所需的办公用品预算清单报送人力资源及行
政部，管理部根据各部门所报预
算按
需购买；

加强领用登记制度，所有办公用品及办公耗
材的领用，须按实际领用数量作出登记并签
字确认；
办公用品管理
领用办公用品注意事项
1.1.1
合理领用个人办公用品数量，不得囤积和浪费；
1.1.2
部分文具领用需以旧换新，如各种笔类；
为了方便大家借阅，对以公司名义订阅的杂志， 将采用自助式管理办法，即将杂志统一存 放于报刊室书柜中，每本杂志在第一页中夹放一 张登记卡，借阅时，只需将登记卡取出，根据要 求填写相关内容后交前台即可借走；归还时将 杂志交前台处，并作归还记录；
1.1.2
以部门名义订阅的杂志，将会由前台直接送到部 门经理手中，同时在登记卡上登记，阅后请送还 到前台处，送还的杂志也将采用上述的自助方 式进行管理；