体系文件编制准则及注意事项

质量体系文件的编写方法及注意事项摘要：质量体系文件的编写方法及注意事项_物业管理国际质量标准（第二版）六、质量体系文件的编写方法及注意事项1.质量体系文件的编写方法质量体系文件因组织的规模、行业属性、原有质量管理基础等因素的不同，编写方法也有不同。

可以采取的编写方法有以下三种。

1）自上而下的编写方法按质量方针、质量手册、程序文件、作业程序（规范）、质量记录的顺序编写；此方法有利于上一层次文件与下一层次文件相衔接；对文件编写人员，特别是质量手册编写人员的ISO 9000族标准知识和生产知识要求较高；文件编写所需时间较长，一般为4～6个月；此方法伴随着反复修改。

2）自下而上的编写方法按基础性文件、程序文件、质量手册的顺序编写；此方法适用于管理基础较好的组织；若无文件总体方案设计指导，则容易出现混乱。

3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方法先编写程序文件，再开始质量手册和基础性文件的编写；此方法的实质是从分析活动、确定活动程序开始；有利于将ISO 9000族标准的要求与组织的实际紧密结合。

［例3］表4.1所示为某组织质量体系文件的编写步骤。

表4.1 某组织质量体系文件的编写步骤2.质量体系文件编写的注意问题组织在建立质量管理体系的过程中，编写文件仍然是首先要做的工作。

质量手册和程序文件在质量管理体系有效运行方面起着重要的作用。

1）编写文件的方法及适用性质量体系文件最好是由管理者代表组织各部门负责人编写。

组织决定贯彻实施ISO 9000族标准后，一般从各个部门抽调管理人员组成编写小组，从事文件编写工作。

有的组织首先编写程序文件，初稿编写完成后，送交各有关单位进行审阅并提出意见。

然后再根据程序文件确定的内容，提炼形成质量手册。

经最高管理者批准，文件生效后，质量管理体系开始运行。

在质量管理体系运行的实践中，如果发现文件不好用，则进行修改。

反复修改的结果可能致使文件被改得面目全非。

这样的情况之所以出现，是因为编写文件的人对组织的管理过程及各个接口了解得不够清楚，写出的程序自然不清楚、不好用。

文件的编制要素与注意事项在工作和生活中，我们经常需要编写各式各样的文件，如报告、备忘录、规章制度等等。

而一个好的文件编制能够提高文件的可读性和有效性。

本文将介绍文件编制的要素以及注意事项，帮助你更好地撰写文件。

一、文件编制要素1. 标题标题是文件的重要组成部分，它能够直观地概括文件的主题，方便读者快速了解文件的内容。

一个好的标题应该简明扼要，能够准确地表达文件的核心内容。

2. 正文正文是文件的主体部分，需要清晰、有条理地表达文件所要传达的信息。

在编写正文时，需要注意以下几点：- 语言简洁明了：避免使用过于复杂的词汇和长句子，使得读者更容易理解。

- 段落分明：合理使用段落，每个段落应只包含一个主题，逻辑清晰。

- 条理清晰：使用标题、编号、项目符号等方式，将正文分成小节，让读者更容易找到所关注的内容。

3. 附件附件是文件编制中常用的辅助材料，能够对文件内容进行补充和支持。

当文件涉及到大量数据、图表、图片等信息时，可以将这些信息整理成附件，使得文件更加易读。

在编制附件时，需要注意：- 编号和标注清晰：每个附件应该有明确的编号和标题，与正文相呼应。

- 适量使用：附件只是对正文的一种补充，不应该用大量的附件来代替正文。

二、文件编制注意事项1. 目标读者在编制文件时，需要考虑读者的背景和需求。

对于高科技领域的文件，读者可能是专业人士，可以使用专业术语和相关的知识；而对于一般公众的文件，应该使用通俗易懂的语言，避免过于专业化。

了解读者的需求，为他们提供符合他们需要的信息。

2. 界面设计一个好的界面设计能够提升读者的阅读体验。

在编制文件时，需要注意以下几点：- 字体和大小：选择合适的字体和字号，使得文件整体的版面清晰、易读。

- 段落间距和行距：合理调整段落间距和行距，使得文件排版整齐、美观。

- 使用标点符号：正确使用标点符号，避免出现标点符号缺失或重复的情况。

3. 格式规范不同类型的文件有不同的格式规范要求，如报告、备忘录、规章制度等。

体系文件编写规范1.目的规范公司质量体系文件撰写要求和格式，使文件之格式标准规范，特制订本规范。

2.适用范围适用于本公司质量体系范围所有文件。

3.职责3.1各相关部门：按文件编写规则和格式要求，并使用标准格式编写。

3.2文控：负责对文件的格式、内容进行核查并编制文件编号。

4.定义：无5.程序内容5.1文件格式5.1.1文件使用的纸张大小规格以A4为主。

如有别需要，也可选用A3或其他规格的纸张。

5.1.2产品作业指导书、产品说明书、产品检验规范、图纸、BOM、ECAUR、DCAUR等技术类工作文件的格式，具体以对应文件要求或受控的标准表格为准，但必须包含有：公司名称（标志）、文件名称、文件编号、生效日期、版次、制定/审核/核准，并保持同一类文件编制格式必须一致。

5.1.3记录表单的格式以实用性为标准制定，但必须有：1.公司名称（标志）：使用公司统一设计的标准标志（包括LOGO、中英文名称），放在页面左上角；2.表格编号：由文控编写，放在页面右下角。

5.1.4《管理手册》（QM）、程序文件（QP）以及管理性三阶文件的编制分为首页和正文页。

5.1.4.1文件首页应包括：➢公司名称（标志）：使用公司统一设计的标准标志（包括LOGO、中英文名称）；➢文件名称、文件编号、版次、页数及生效日期；➢制订/初审/复审/会签/核准：由文件制订部门依据《文件控制程序》内文件签核权限要求填注相关部门或人员；➢制（修）订履历：由文件制订部门在文件制（修）订时填写。

5.1.4.2文件正文页包括：➢公司名称（标志）：使用公司统一设计的标准标志（包括LOGO、中英文名称）；➢文件名称、文件编号、生效日期、版次、页码；➢文件正文内容。

5.2文件正文内容撰写要求：5.2.1《管理手册》(QM)的正文内容撰写要点不限于使用本规范的通用文件编写要点，具体以《质量手册》编写为准。

5.2.2程序文件(QP)、管理性三阶文件的撰写要点应包括：1.目的：简要说明制作该文件的目的或功能；2.适用范围：说明该文件所适用的部门、人员、活动、流程、产品等；3.职责：规定该文件所涉及部门或岗位的责任和权限；4.定义：说明文件内涉及到的并需要说明的术语或名词；5.程序内容：工作流程的详细文字说明,如为三阶文件可更改为文件内容；6.流程图/附件（需附在文件中）：使用统一的符号，以图解方式说明流程,可任意选用一个;7.参考文件：指需引用或与本程序直接相关连的文件，包括，程序文件、工作文件、外来文件等；8.记录表单（无需附在文件后，只需列出名称和编号）：本文件使用的相关质量记录名称。

质量体系文件的编写与定义质量体系文件分不同层次，它们是：第一层次第二层次第三层次第四层次质量手册(纲领性文件)；程序性文件(支持性文件)；作业指导书(含检测细则、操作规程) (执行性文件)；质量记录(表格、报告、记录等) (证实监督文件) .以上是将质量体系文件分为四个层次，也有分为三层次的，它们是: 第一层次质量手册；第二层次程序性文件；第三层次质量文件(含作业指导书、表格、报告等)。

它是阐明一个实验室的质量方针,并描述其质量体系的文件。

质量手册应描述质量体系范围，各过程之间相互接关系，及各过程所要求形成的文件的控制程序，它对实验室的组织结构(含职责) 、程序、活动能力即过程和资源作出规定。

它不仅是质量体系表征形式,更是质量体系建立和运行的纲领。

它是实验室长期遵循的纲领性的文件。

主要回答做什么的问题。

质量手册通常为管理者及“用户”使用。

程叙文件是实验室人员工作的行为规范和准则，是描述为实施质量体系要求所涉及到的各职能部门质量活动和具体工作程序的文件，并应对各职能部门质量活动和具体工作程序中的细则作出规定。

主要回答如何做的问题，供该机构各部门使用,属支持性文件.以保证过程和活动的策划、运作得到有效组织并得到连续有效的控制.程序有管理性的和技术性的两种，普通程叙文件都是指管理性的，多为各项规章制度、各级人员职责、岗位责任制等。

技术性程序普通以作业文件(或者称操作规程)规定。

程叙文件明确规定某一工作由谁去做，怎么做,时间要求以及什么情况下去做。

程序性文件的结构与内容、封面。

包括.实验室名称、.文件名称、文件编号、拟制人、审核人、批准人、批准日期、发布及生效日期、.有效版本、.受控号/保密等级、.共多少页、发文登记号、序号、改记录。

说明文件所控活动的目的。

即程序所涉及的活动、部门及有关人员.对那些不同于所引用标准的定义的简称符号需进行说明。

规定负责该项活动及实施该项活动相关部门及有关人员的职责权限。

、工作程序可概括为"：做什么()？谁来做()？何时做()？什么地方做()？为什么做()？如何做()?、引用文件与质量记录。

体系文件编制准则及注意事项一、按文件之间的内在关系，可将质量管理体系文件分为四个层次：●一阶文件：质量手册：描述组织质量管理体系的文件。

●二阶文件：程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径的文件。

●三阶文件：作业文件（规范、规定、制度等）：描述具体的作业活动的文件。

●四阶文件：表格、记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依据。

二、文件编制及审批流程：三、程序文件式编写：1.程序文件一般由以下部分组成：目的、范围、职责和权限、定义、程序内容、引用文件、执行记录2.质量管理体系文件在编制时，应遵循以下方面的原则：●符合性：●符合标准的要求；●符合法律法规的要求；●符合组织的质量方针和质量目标；●满足产品特性要求。

●确定性●在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。

即何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必须加以明确规定。

排除人为的随意性，保证过程的一致性，确保过程质量的稳定性。

●相容性●质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。

●可操作性●要符合企业实际情况。

具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越好；●要从实际出发，切忌脱离实际，按照外来文件照抄照搬。

●系统性●质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。

因此，要站在系统的高度，注意管理的系统方法、过程方法的有效结合，使过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系，施以有效的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。

●精简●节省。

●减少差错。

●降低人员素质和培训要求。

●优化●每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡。

●研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最佳的方案。

质量管理体系文件编写有哪些注意事项
创建质量管理文件可能是组织中最重要的任务之一，因为这些文件指导着组织内部如何处理工作，控制质量，解决问题等。

下面是编写质量管理体系文件时需要注意的几个事项：
1. 按照标准结构编写：质量管理体系文件应按照ISO标准的结构编写，例如ISO 9001标准中的质量手册，程序，工作指导书等。

2. 相关文件的逻辑相互协调：文件之间的逻辑关系应清晰明确，不能存在冲突或重复的情况。

例如，程序应参照工作指导书，以确保工作能够按照规定的方式进行。

3. 具体而又简明：质量管理体系文件应具有明确的目标和操作流程，并且文本应简明扼要，不应出现模糊的措辞和概念。

4. 与组织实际情况相符：文件应与组织的实际情况相符。

如果组织有特殊的工作流程或管理要求，文件应相应地进行调整，否则这些文件将无法得到实际应用。

5. 审核与修订：创建和维护质量管理体系文件不仅需要专业的知识，还需要不断的反馈和审查。

有经验的管理人员应在编写文件之前审查草图，并在使用文件后定期对其进行审核和修订。

以上是编写质量管理体系文件时需要注意的几个事项。

如果能够按照这些原则编写文件，那么将更好地指导组织改进工作流程，提高工作效率和质量。

体系文件编写要求体系文件是指一组具体的、相互关联的文件，用于规范和指导组织内部各类活动。

它包含了组织的政策、程序、规范和指南，用于确保组织在管理、生产、质量控制等方面的一致性和稳定性。

以下是体系文件编写的一些要求：1.规范性：体系文件应当具有一定的规范性，即对组织内的各项活动做出明确的规定和要求。

这些规定和要求应当能够被所有相关人员理解和遵守。

2.详尽性：体系文件应当详尽地描述组织内各类活动的步骤、流程和要求。

这样可以避免人们遗漏重要的细节，也方便组织进行内部审核和外部审计。

3.逻辑性：体系文件应当有一定的逻辑性，即从整体到细节进行描述，每个环节之间有明确的关联和衔接。

这样可以使得读者更容易理解和运用其中的内容。

4.简明扼要：体系文件应当简明扼要，避免冗长的描述和重复的内容。

文件中的文字要简练、准确，使得读者可以迅速地获取所需信息。

5.易于更新：体系文件应当易于更新，以便及时地适应组织内外环境的变化。

文件中应当明确的记录版本和修订历史，方便用户查找和理解。

6.合规性：体系文件应当符合法律、法规和标准的要求，保证组织的活动合法、合规。

这需要编写者对相关的法律和标准有一定的了解和理解。

7.格式规范：体系文件应当按照一定的格式要求进行编写，比如使用标准的文档模板、统一的字体和字号、明确的标题和编号等。

这样可以提高文件的可读性和可理解性。

8.审核确认：体系文件在编写完成后，要经过相关人员的审查和确认。

这些人员包括文件编写者、直接责任人、内部审核人等，他们要对文件的内容和格式进行审查，确保文件的准确性和合理性。

9.定期更新：体系文件应当进行定期的更新和维护，以反映组织内外环境的变化。

在更新过程中，要进行正确的版本管理，确保新版本的文件能够替换旧版本，避免产生混淆和误用。

10.文件控制：体系文件应当进行有效的控制，包括文件的存储、备份和检索等。

文件应当妥善保存，以备查阅和审核之需。

总而言之，体系文件编写要求具有规范性、详尽性、逻辑性、简明扼要、易于更新、合规性、格式规范、审核确认、定期更新和文件控制等特点。

质量体系文件的编制原则1.概念在实施ISO9000的质量管理中，质量体系文件是对质量体系的开发和设计的体现，它是企业质量活动的法规，是各级管理人员和全体员工都应遵守的工作规范。

ISO9000-1中阐述文件的作用时，着重指出“编写和使用文件是具有报考的高增值的活动”。

为了实现高增值的目标，需要开发和创造性劳动，需要在文件的编制时遵从一些重要的原理和原则。

2.质量体系文件编写原则 2.1符合性质量体系文件必须做到以下两个符合性：（1）符合企业的质量方针和目标；（2）符合所选质量保证模式标准的要求。

这两个符合性，也是质量体系认证的基本要求。

2.2确定性在描述任何质量活动过程时，必须使其具有确定性。

即何时、何地，由谁，依据什么文件，怎么做及应保留什么记录等必须加以明确规定，排除人为的随意性。

只有这样才能保证过程的一致性，才能保障产品质量的稳定性。

2.3相容性各种与质量体系有关的文件之间，应保持良好的相容性，即不仅要协调一致不产生矛盾，而且要各自为实现总目标承担好相应的任务。

从质量策划开始就应当考虑保持文件的相容性。

2.4可操作性质量体系文件都必须符合企业的客观实际，具有可操作性。

这是文件得以有效贯彻实施的重要前提。

因此，应该做到编写人员深入实际进行调查研究，使用人员及时反馈使用中存在的问题，力求尽快改进和完善，确保文件可以操作且行之有效。

2.5系统性质量体系本应是一个由组织结构、程序、过程和资源构成的有机的整体。

而在体系文件编写的过程中，由于要素及部门人员的分工不同，侧重点不同及其局限性，保持全局的系统性较为困难。

因此，应该站在系统高度，着重搞清每个程序在体系中的作用，其输入、输出与其他程序之间的界面和接口，并施以有效的反馈控制。

此外，文件之间的支撑关系必须清晰：质量体系程序要支撑质量手册，即对质量手册提出的各种管理要求都有交待、有控制的安排。

作业文件也应如此支撑质量体系程序。

2.6简化简化可获得如下效果：（1）节省；（2）减少差错；（3）降低人员素质和培训要求。

体系文件编制准则及注意事项一、准则1.目标明确：体系文件应明确制定的目标和预期成果，确保文件能够达到规定的目标，并满足相关的法律、法规和标准要求。

2.可行性与可管理性：体系文件应该基于实际可行性和可管理性进行编制，确保能够在实际操作中有效使用和执行。

3.清晰简明：体系文件应具有清晰简明的风格和表达方式，避免使用过多的技术术语和复杂的句子结构，确保文件易于理解和操作。

4.结构完整：体系文件应具有完整的结构和序列，包括引言、目的、范围、定义、要求、程序、流程、责任等部分，确保文件能够系统地反映出相关要点和流程。

5.一致性与连贯性：体系文件应与已有的文件和文件体系保持一致性和连贯性，避免冲突和重复，确保文件能够互相协调和衔接。

6.更新及时：体系文件应定期进行更新和修订，及时反映组织内外环境的变化和要求，确保文件的有效性和适应性。

7.参与全面：体系文件的编制应充分考虑相关方的参与和意见，包括组织内外的人员、部门和利益相关方，确保文件能够得到广泛的认可和支持。

二、注意事项1.确定编制范围：在编制体系文件之前，应明确文件的范围和适用对象，避免对文件的应用产生歧义和偏差。

2.精确使用术语：在编制体系文件过程中，应准确使用相关术语和定义，避免误导和混淆，确保文件表达的准确性和一致性。

3.结合实际情况：在编制体系文件时，应结合实际情况进行分析和编排，避免空泛和夸大，确保文件的可操作性和实用性。

4.考虑流程逻辑：在编制体系文件的流程和程序时，应考虑流程的逻辑性和连贯性，避免出现重复、矛盾或冗余的步骤和要求。

5.合理划分责任：在编制体系文件时，应根据实际情况合理划分相关的责任和职权，避免出现权责不明或过重的情况。

6.引用标准规范：在编制体系文件时，应引用相关的国家标准、行业规范或组织内部的准则和规定，确保文件符合规范要求。

7.建立文档控制机制：在编制体系文件后，应建立相应的文档控制机制，确保文件的更新和修订能够得到有效的管理和追踪。

文件的编制要点与注意事项一、引言文件是组织内部或与外部合作伙伴之间传递信息的重要工具。

良好的文件编制能够确保信息的准确传达，提高工作效率，并促进组织的顺利运行。

本文将介绍文件编制的要点和注意事项，帮助您提高文件编制质量。

二、文件编制的要点1.明确文件类型：不同的文件类型有不同的写作规范和格式要求。

在编制文件之前，要先明确文件类型，如报告、备忘录、公告等，以便按照相应的规范进行编写。

2.确定文件目的：明确文件的目的是为了让读者更好地理解文件内容和采取相应行动。

在编写文件时，要清晰地表达目的，并围绕目的进行组织内容，避免冗余和累赘的信息。

3.使用清晰简洁的语言：文件的目的是为了传递信息，因此要避免使用复杂的术语和长句子。

使用简洁明了的语言，提供直接的信息，以便读者能够快速理解和采取行动。

4.结构清晰、逻辑严谨：良好的文件编制需要有清晰的结构和严密的逻辑。

可以采用分段、编号、标题等方式，将内容组织有序。

另外，要确保各部分之间的逻辑关系紧密，避免出现信息不连贯或矛盾的情况。

5.注意格式规范：根据不同的文件类型，要注意相应的格式规范。

例如，在编制公告时，要注重标题的精炼和格式的一致性；在编制报告时，要注重段落的分隔和标注等。

遵循格式规范能够增加文档的可读性和专业性。

6.审查和校对：在完成文件编制之后，务必进行审查和校对。

检查是否有语法错误、拼写错误或逻辑错误等。

这一步骤不可忽略，可以提高文件的准确性和可信度。

三、文件编制的注意事项1.了解读者需求：在编制文件之前，要了解读者的需求和背景。

不同的读者对信息的需求和理解能力可能不同，因此在编写文件时要考虑到这些因素，确保信息能够准确传达。

2.保持客观中立：文件编制要遵循客观中立的原则，不带个人偏见或情感色彩。

准确描述事实，提供相应的数据和证据，避免主观臆断和夸张言辞。

3.保密与信息安全：在编制文件时，要注意保守机密信息和个人隐私。

确保文件的安全性，避免泄露敏感信息或给组织带来不必要的风险。