概述事业单位档案管理信息化建设

试析事业单位　

档案管理信息化的建设与发展　

安晓莉青岛市市北区开发建设局２６６０１　１　

【文章摘要】　

计算机网络技术的飞速发展和广泛　

运用使档案信息管理逐渐迈入了现代化　

管理的殿堂，也为档案信息管理的完善　

和发展创造了契机。与此同时，事业单　

位的档案管理方式也发生了质的变化，　从传统的管理方式逐渐过渡到信息化的　

管理方式。本文分析了当前事业单位档　案管理信息化的特点和任务，总结了事　

业单位档案管理信息化存在的一些问　

题，并相应提出了一些建议。　

【关键词】　档案管理；信息化；事业单位　

一、事业单位档案管理信息化的特　

点和任务　

事业单位档案管珲信息化建设叮以充　分开发事业　位　案信息资源，极大提高　

对档案信息资源的共享性，有利于实现档　案信息的传输远程化、社会化和政务公开　

化，实现埘档案信息的便利快速检索，极　

大提高事业单位办公、运作的工作效率，　

为单位档案管理的发展提供了必小可少的　

条件。　

第　、事业单位档案信息化建设指引　

着事业单位信息化建设的方向。档案的管　

理工作是一所事业单位的重要组成部分，　

随着现代化电　设备的应用，产生ｒ大量　的电了信息文件，闪此，如何。ＩＥ确　高效　

地管　和运刖这些资源，实现储仔与运　

用，提高资源的共享性，这已经逐渐衍变　

成女Ｉ】今我闻事业单位档案管理工作必须面　

对和　待解决的问题。　第　：　、事业单位档案信息化对于档案　

价值的发掘和拓展有着重要作用。其介理　

妥善处理了传统卜档案管理在时空　的冲　

突，我们　ｒ以通过任意网络似置，任意时　

问查询到所需求的信息资源，从　消除ｒ　

地点的限制，极人地提高了档案资源的利　

用率。　

第三、事业单位档案信息化的建设从　

本质　改变了档案信息管理的方式和途　

径。它由之前的主要以纸质为媒介、以人　

ｊ一录入为方式转变成电子、网络平台，电　

子录入的方式，另外，信息化使档案也从　

职能上得到了拓展　，由传统的保存和运　用职能转变为信息资源采集、存储、管理　

2018.3上MOTHERLAN

D论坛人事档案管理体系的信息化建设文/徐西磊摘要：随着近年来我国科技实力不断地增强，档案行业受到信息技术的影响也发生了多元性的变化。以信息技术为核心的信息数据服务、信息咨询、数据共享等一体化信息资源平台出现在了人们的视野中。这些依托互联网技术、信息技术、数据传输技术形成的档案共享服务机制极大的提高了档案管理的效率，并促进人事档案信息数据在多种互联网渠道集中性的交互与共享，帮助信息系统形成集中性的数据处理模式进行资源集中。鉴于此，本文就人事档案管理体系的信息化建设途径展开详细的分析，并提出具体的研究，以供参考。关键词：人事档案管理信息化管理问题研究0一、人事档案管理机制进行信息化、数据化、网络化建设的必要性信息化档案管理是随着互联网技术、信息技术、通讯技术形成的新的技术发展趋势主要以信息技术为导向进行多形态转变和集中化过渡，主要以互联网技术、通讯交互技术为核心对各类型的档案数据资源实施的统一性管理，以人事数据分析、数据集中管理、信息综合、信息分析形成的统一性数据管理机制。相对于传统的人事档案管理方式，集中化数据处理体系不仅有着更高的工作效率，能够对各种类型的信息资源数据实施准确的监测，还能根据不同用户需求的不同向用户提供人事信息检索、信息咨询、文件查询等服务，促进人事档案管理机制进数据化转型。传统模式的人事档案信息管理主要是以物理固态资源作为信息载体而实施的管理活动，具有一定的时间和空间限制，不适应信息资源的集中获取需要。相对于传统以人工为主的数据管理方法而言，智能化控制体系下的计算机档案数据管理系统数据处理效率更高，格式兼容性更强。不仅能满足档案信息共享、存储、分类、查询的需要，还能根据信息资源类型的不同为用户提供一体化的信息服务，充分满足用户的个性化需要。二、事业单位人事档案管理体系的智能化、网络化、信息化建设途径（一）加强单位内部基础信息设备形态转变在单位内部人事档案管理机制的形态转变过程中，增强其信息处理效率就要结合信息处理方法和各种设备资源的配置情况，加大物质资源投入。人事档案管理作为单位内部的重要组织架构，对单位内部组织架构、人员组织形态有着重要的促进作用。推动人事档案管理体系进行信息化、网络转型就要提升与信息管理体系配套的软硬件质量水平。以信息化为导向、计算机技术为驱动，建设数据资源统一管理和利用的网络管理系统，提升信息交互效率。人事档案信息化管理机制的中心任务是信息交互和数据集中性处理，在满足信息集中处理和信息交互共享的前提下要建立局域网，利用局域网将单位内部各种终端设备连接起来，满足信息传递和信息共享的需要。在人事信息管理形态集中过渡的过程中，同时要配备一些扫描仪、录音器等，移动终端设备，要满足多元化、多类型人事档案管理信息处理的需要，将各种人事档案信息集中进行数字化处理，将其存储在特定的数据库，满足用户的查询需求。（二）注重信息管理系统的建设人事档案管理体系信息化建设过程中，还要注重信息管理系统设置、数据维护、信息查询和数据分析。档案管理系统设置和数据维护是保持档案档案管理体系运转的关键环节。因此在信息化人事档案管理体系建设过程中，首先要制定合理的建设策略，配置一套科学合理、组织完善的管理系统对各种人事档案信息资源进行管理，一方面要确保档案信息的准确无误，防止档案信息在录入微机过程中发生错误。另外一方面档案管理人员要能根据现实情况的动态变化及时更新数据库中的人事信息，充分满足档案管理系统数据化建设的需要。同时，按照数据库的不同，也应该对信息数据进行集中的分类，要根据数据资源的类型、特点、实效性，对不同的数据资源进行相应的归档，将每一类型的数据资源放置在相应的数据库中，以此来满足用户信息查询与检索的需要。（三）注重档案信息安全在人事档案管理体系信息化建设过程中还要保障人事档案信息的安全。人事档案信息化建设给嘻嘻你查阅人员提供了极大的方便，然而在实现人事档案信息资源共享中绝不能忽视信息资源的安全问题，对人事档案信息要采取有效的安全防护手段，防止他人破坏。一方面，档案管理人员要有较强的政治觉悟，能够对不同的人事档案信息资源进行备份，防止数据丢。另外一方面当然，管理部门要对数据库和数据体系定期进行检查、维护、更新，及时修补系统漏洞，防止信息资源泄漏。（四）创新信息服务模式在人事档案管理体系信息化建设过程中，还要创新服务模式，利用网络发挥档案信息资源的最大价值。目前很多单位对于自身内部的人事档案信息资源都缺乏统一性的认识，认为这是独属于自身的信息资源，不能够与其他部门进行交互和共享。在这种思路的限制下很多单位都没有形成统一的信息共享服务机制来提升人事档案信息资源的利用率。因此，在信息技术的引导下要改变这种传统思路的限制，以扩大人事档案信息的服务范围为主要内容健全服务管理机制。一方面要运用现代信息技术，建立档案信息库，逐步实现档案信息数据化管理，提高信息利用效率，另外一方面要利用计算机技术，建立干部人事档案网络管理系统，为查阅人员随时提供信息查询，以此来扩展人事档案管理体系的服务职能，提升其信息利用效率。综上所述，在信息技术影响下，加强人事档案管理信息化体系建设不仅能提升单位内部的人事档案信息管理效率，更能推动单位内部人员制度改革，提升单位内部的管理效率。因此，建立信息化人事档案管理体系是时代发展的必然趋势，对优化社会资源配置、人才培养有着巨大的影响。参考文献：[1]田娇,付彬.对做好人事档案管理工作的几点看法[J].黑龙江档案,2017,(04).[2]杨洪权.创新方式在人事档案管理工作中的应用[J].黑龙江档案,2017,(04).[3]邹小俊.我国干部人事档案管理研究[J].经营管理者,2017,(20).（作者简介：徐西磊，山东省邹城市委组织部干部信息中心，研究方向：人事档案管理和文书档案管理。）77

档案管理信息化建设的方法

发表时间：2020-06-19T15:37:43.463Z 来源：《继续教育》2020年1期 作者： 何志强

[导读] 随着社会的不断进步和经济的快速发展，档案管理工作在社会的快速发展的进程中如今已经成为了一种重要的战略资源

【摘要】随着社会的不断进步和经济的快速发展，档案管理工作在社会的快速发展的进程中如今已经成为了一种重要的战略资源，其作为各行各业不断成长的载体对于信息的合理利用和开发都起着十分重要的作用。档案管理是资源管理中不可或缺的重要组成部分。人们

的生活方式和思维的方式随着信息技术的快速发展和快速普及都发生了很大程度上的变化，给社会的人才交流和经济等各个方面的发展都

带来了十分积极的影响。所以在这种大的形势之下，在众多事业单位中使用较多的传统档案管理模式已经不能再很好地适应当下的社会的

发展需求。所以为了更好地适应时代的需求，提高档案管理的水平对档案管理工作进行信息化的建设有着很大的必要。本文主要以档案管

理工作为说明对象，简单阐述了档案管理信息化建设的必要性和作用，并且就如何开展档案管理的信息化建设给出了一些方法，希望可以

给读者带来一些有用的信息供参考和借鉴。

【关键词】档案管理；信息化建设；必要性；方法策略

档案管理的信息化和计算机化随着社会主义市场经济的不断发展和计算机技术的快速发展逐渐成为了档案管理工作发展和计算机发展的一种必然的趋势。所以事业单位为了更好地适应当下时代发展的需求，就必须对档案管理的信息资源进行充分的开发，来提高档案管理

工作开展的效率，所以档案管理的信息化建设已经成为了必然。本文根据以往档案管理发展中存在的问题和使用的解决措施以及发展的趋

势从实际出发，结合当下互联网的发展情况，来分析档案管理信息化建设的必要性，给出了一些比较有见解性的方法。

1档案管理信息化建设发展的现状

档案管理信息化目前由于档案资料管理的规模、管理形式等多个方面存在着很大的差异，导致档案管理信息化建设的进程和发展水平也存在着很大的差距，所以当下档案管理信息化建设的过程中仍旧存在着很大的问题和弊端。首先是档案管理信息化的形式远远要大于实

漶　

步，档案数字化还停留在案卷级、文件级目录上。一　

些档案管理部门没有购置必要的档案管理系统和管　理服务器，使得档案数据库信息少，不能做到真正意　义上的使用。很多档案软件缺乏通用性。档案部门　

使用的计算机型号不一、规格各异，开发的软件不能　互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档　

案信息管理的计算机管理软件系统，不能利用计算　机完成信息管理工作以及快捷地出版信息编辑成　

果，制约了档案信息电子化的进程。此外档案信息　缺乏共享，在我国至今还没有建立一个达到数据交　

换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设　形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、　

共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。　档案信息化建设工作任重道远。　

４．信息化建设的标准规范体系尚未健全　档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作　

的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出　台，但还不能满足档案信息化快速、有序的开展。比　

如计算机软件开发缺乏整体规划性，软件的通用性、　实用性等存在不足；档案信息规范化分类编码标准　

不完善、不统一；档案室业务基础差，案卷质量不高，　特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件　

移植性差；档案自动化管理工作尚无统一标准，仅着　眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广　统一标准，这也制约了档案信息化的开展。　

５．数据安全保密意识不够　档案信息化管理的重中之重就是安全工作。计　

算机故障、黑客攻击、中毒等都可能造成数据完全丢　

失和被篡改。目前一些事业单位的档案管理人员不　具备专业的信息安全知识，不能对档案数据做到加　密、备份、删除、恢复等，使数据安全存在较大的隐　

患。　

四、事业单位在档案信息化管理中应关注的几　个问题　１．制定完善的信息化管理制度　

为了保证信息资源的安全性，事业单位要制定　完善的信息化管理制度，以确保信息资源的安全性　

和有效利用。如需规定电子文件的类型、划分标准、　归档范围、保密期限和密级划分，确立电子文档的查