事业单位档案管理信息化建设探讨

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２０１８／０７ （上） 总第２９４期 事业单位档案管理信息化建设

文／菏泽市人力资源和社会保障局 朱月品　【摘要】２０世纪改革开放以来，我国经济高速发展，与此相伴，我国的科学技术实力也开始了大跨步的发展。２１世纪以来，计算机行业迅猛发展，与我们的生活联系愈来愈紧密，很多行业加入计算机技术后，有了更多的发展机会和方向。那么，将档案管理信息化就成了一种必然趋势，但是，这毕竟是一种新兴的管理方式，还存在很多的不足之处，需要我们去改进。【关键词】问题；档案管理信息化；方法措施社会在进步，我国的事业单位也在进步，那么就会产生更多的档案，传统的档案记录管理方法会耗费大量的人力物力，会造成我国资源的不必要浪费，那么就需要找到一种新的档案管理方法，而目前来看，最好的这个方法就是建立信息化的网络数据库来管理档案，本文将对现阶段存在的一些建设信息化管理过程中遇到的问题提出笔者的看法。一、中国档案管理中存在的问题（一）对档案管理信息化建设重视度不够。我国现阶段的领导班子年龄普遍偏大，他们的年代连电视机都很少见，更遑论计算机网络信息化这个现代的技术，他们对这门技术并没有很深的了解，所以很多事业单位并没有把信息化档案管理这个项目提上必做日程，认为这个项目并没有什么大的用处，认为这件事与他们关系不大。其实不然，这件事情与每一个事业单位、每一个在职人员都有很大的关系，与他们的利益息息相关，所以事业单位应该给予信息化档案管理这个项目更多的关注和支持，才能早日将档案管理建设完成。（二）档案管理信息化管理的安全问题亟待解决。网络安全一直是一个困扰我国的大问题，各大企业有时会发生机密产品的泄密事件，这说明网络信息很不安全。对普通企业这个问题尚且很重要，更遑论各大事业单位。他们是我国人民的公仆，如果他们的信息不能被很好地保障，那么有可能造成我国行政方面的问题，所以对事业单位而言，在建设信息化档案管理之前需要解决网络安全问题，如若不然，就会造成我国事业单位在职人员资料信息的泄露，对我国开展工作会有不利的影响，将会造成不可挽回的损失。（三）档案管理信息化管理的专业人才稀缺。档案管理专业在我国并不是一个热门专业，既因为专业就业面很窄，也有专业工作枯燥无味的原因在其中。所以导致我国现在档案管理专业的人才很少，那么档案管理信息化的人才就更少了，有很多在职人员是年龄很大的老爷爷老奶奶，他们不了解信息化管理的方法和好处，甚至不了解互联网。这就造成我国推行档案信息化管理有很大的阻力，很难开展工作；而且很容易造成我国档案管理人才的断代，使得档案管理工作很难开展、发展。二、解决事业单位档案管理信息化问题的方法（一）提高各事业单位领导班子对信息化档案管理的重视程度。世界上有君子，也有小人，但更多的是常人。正常人或多或少都会在一定程度上受到上司的影响，这种现象在事业单位有很多。所以如果我国想推动档案管理的信息化，就需要先从领导班子做起，要先从领头羊身上下功夫，要先让领导班子认识到信息化档案管理的重要性和益处，这样再让领导班子来影响下面的职员，以期达到改造档案管理模式的目的。应该定期安排领导班子成员去档案信息化管理做得较好的单位、企业参观学习，让他们看到将档案管理推向信息化之后得到的益处和影响，会让他们形成新的观念，这有助于推动档案管理信息化的进程，早日实现我国档案管理的现代化建设。（二）加强网络安全建设。社会进入互联网时代之后，信息变得特别重要，诞生了一大批以倒卖信息为生的网络黑客，他们的网络技术非常高超，能攻破大部分公司的防火墙。网络安全技术好像永远赶不上黑客的入侵技术。笔者曾经看到一篇报道，大致内容是国外的一家游戏公司呼吁中国外挂开发者们不要开发外挂了，直接到游戏公司上班吧。笔者初看时觉得有点哭笑不得，但细想之后觉得中国的网络安全需要加强，各国的黑客已经把危害传播到世界范围了。笔者认为首先我国应该尽快出台有关网络安全、网络犯罪的详细法律，只有在法律上明确网络犯罪的界定，才能够更好地打击猖獗的网络犯罪事件。其次，事业单位应该招揽有才能的网络黑客，让他们的才能够用到正途上来。最后，相关事业单位应该多向高水准的网络公司学习，促进双方的交流，培养一批维护单位内部网络安全的人才。（三）增加事业单位专业管理档案人才的工作待遇。中国有句古语“重赏之下必有勇夫”。当我们提高档案管理人才的待遇之后，势必会有更多的学子报考这门专业，事业单位就会有更多的、年轻的可用之才，但是，要注意的是，档案管理人才现在稀缺，但不是需要大量人才，所以高校招生时要限制专业人数，不要把未来的人才都毁在找工作的路上。三、总结事业单位现在缺少档案管理信息化的人才，也缺少能以现代化管理档案的人才，但一定不能随意敷衍，事业单位的档案非常重要，需要的是有才能、有德行的人才，有了人才，就要尽快推动档案管理信息化的建设进程，使得事业单位能够早日从中受益。【参考文献】[1]赵春辉.事业单位档案管理信息化建设的途径[J].科技展望,2017,27(15):267.[2]史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报(哲学社会科学版),2015,44(5):166-168.󰀁[3]阚泽微.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科技信息,2017(6):193.

事业单位档案管理信息化建设问题探讨　

廖秋仙　

（湖北省黄冈市罗田县新型农村合作医疗管理办公室）　

摘要：本文着手于事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，结合我国事业单位档案信息化管理情况进行分析，总结出有效　

解决事业单位档案信息化管理问题的措施，为我国事业单位档案管理的信息化建设提供合理化参考。　

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设　－　

０．引言　

在我国事业单位的运营与发展过程中，实现信息化资源管理　

与档案管理工作，具有显著的现实意义，能够极大提升我国事业　

单位的档案管理质量，充分发挥我国人力资源优势，促进我国事　

业单位经济整体发展。　

１．事业单位档案管理信息化建设中存在的问题　

１．１　缺乏档案信息安全保障措施　

信息安全保障措施是档案管理工作中最为重要的关键性环　

节，在日常的档案资料录入与调取环节，能够为工作人员的档案　

信息提供切实可靠的保护，避免档案信息被权限限制以外的途径　

所盗取，有效降低了事业单位信息资源与人事资源管理出现安全　

隐患的几率。然而，在我国部分事业单位当中，涉及档案管理的　

信息管理部门往往流于形式，只是简单运用信息网络技术建立档　

案录入、调出平台，在建设档案信息管理系统的过程中忽略了信　

息安全管理工作，致使事业单位的档案信息，在网络数据库中存　

在的严重的安全隐患，极易被不法分子或者网络黑客所攻击或者　

盗取，严重危害事业单位的正常运营与发展，更对事业单位内的　

工作人员造成极大的影响【１】。　

１．２事业单位档案信息资源的利用问题　

事业单位在运营过程中应该积极利用单位内部的档案信息　

资源，在企业内部构建完善化的人才信息网络，合理化的构建人　

才职位与部门运营体系，充分发挥事业单位内部人才资源的优　

势。然而，随着我国社会经济建设的逐渐加快，部分事业单位在　运营与管理的过程中往往会忽视对事业单位档案信息资源的管　

理，致使企业无法合理利用档案信息资源，在岗位布置与人才调　

动过程中无法做到知人善用，无法发挥出企业内部员工的实际工　作水平，严重抑制了企业的运营与发展状况【２】。　

事业单位档案管理信息化建设

作者：塔娜

来源：《办公室业务》 2016年第8期

【摘要】信息技术的发展使得事业单位档案管理也发生了很大的变化。事业单位逐渐转变了过去传统的档案管理模式代之以先进的信息化档案管理模式。本文重点分析了事业单位档案管理中存在的问题，进而提出了加强事业单位档案管理信息化建设的途径。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化；途径

随着市场经济和科学技术的不断发展，事业单位传统的档案管理工作已经越来越不能适应当前社会的发展。为了有效促进事业单位档案管理的利用效率，事业单位必须要转变思路，将现代信息技术引入档案管理中，积极开展档案管理信息化建设，进而推动事业单位整体发展。本文会重点分析当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，提出相关的解决措施，希望能够促进事业单位工作效率的提升。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

随着信息技术的飞速发展，为档案管理工作带来了机遇也带来了挑战。档案是事业单位的宝贵资源，它涵盖了大量的信息，包括单位员工的身份背景、工作流程的详细记录，以及事业单位的发展历程、单位建设等重要信息，由此可见档案管理在事业单位的整个管理发展过程中都发挥着关键作用。因此要加强事业单位档案管理信息化建设，为事业单位提供更加真实、可靠的数据。一方面加强档案管理信息化建设不仅能够促进事业单位的可持续发展，还能够实现社会主义现代化建设，满足事业单位基本的工作需求。加强事业单位档案管理信息化建设能够为各部门工作人员提供最为真实、有效的数据，使档案资料得到最充分地发挥，提高档案资源的利用效率。

二、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（一）档案管理人员的综合能力有待加强。要实现档案管理信息化建设必要有具备信息化建设的专业人才。但在实际的档案管理工作中，从事档案管理工作的人员很多是从一线岗位退下来的老干部，他们虽然具有很高的职业素养和思想道德文化意识，但是由于对档案管理专业理论和实践知识不是很了解，导致在工作过程中经常出现手忙脚乱的现象。另外，由于他们对现代信息技术掌握不够熟练，所以在运用计算机的过程中总是出现这样或那样的问题，不能够利用现代化的信息技术进行档案管理工作，对于档案资料的收集和整理过程还只是采用最原始的方法，既浪费了大量的时间，也浪费了档案工作人员大量的精力。

档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

档案管理是一个组织内非常重要的工作，它涉及到了组织内部信息的整理、保管和利用。随着信息化技术的不断发展，档案管理也在逐步向信息化方向发展。信息化档案管理可以有效提高档案管理的效率和质量，但在实际建设过程中，也会面临一系列问题。本文将探讨当前档案管理信息化建设存在的问题，以及解决措施。

一、问题分析

1. 技术标准不统一

在档案管理信息化建设过程中，由于涉及到的技术、设备、软件等繁多，往往存在着技术标准不统一的问题。这种情况下，不同系统之间的数据交换和共享就会受到一定的限制，影响档案管理的整体效率。

2. 安全问题

信息化档案管理涉及到大量的机密和重要信息，一旦遭到黑客攻击或泄露，将会给组织带来严重的损失。信息化档案管理的安全性问题成为了影响其发展的一个主要因素。

3. 人员素质问题

信息化档案管理需要专业的人员来进行系统建设、数据管理等工作，然而当前人员素质参差不齐，一些人员缺乏相关知识和技能，这将直接影响到信息化档案管理的效果和质量。

4. 成本问题

信息化档案管理需要投入大量的资金用于系统购置、数据存储、人员培训等方面，对一些小型机构来说，这种成本很难承受。成本问题成为了制约信息化档案管理发展的重要因素。

二、解决措施

1. 统一技术标准

在信息化档案管理建设过程中，应当加强各个部门之间的沟通和协调，制定统一的技术标准和规范，保证各个系统和软件之间的兼容性和互通性，从而提高信息化档案管理的整体效率。

2. 强化安全管理 对于信息化档案管理中的重要数据和信息，应当建立完善的安全管理机制，包括数据加密、权限控制、防火墙等安全措施，加强对系统的监控和管理，确保信息的安全性和完整性。

3. 提高人员素质

为了提高信息化档案管理工作的质量，需要加强对相关人员的培训和学习，提高其信息化管理意识和技能水平，也可通过引进专业人员和团队来提升整体素质。