浅谈事业单位档案管理信息化建设
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浅谈事业单位档案管理信息化建设
摘要：计算机信息技术已逐步应用到各个领域。作为政府部门的重要组成部分，全面推进档案信息化建设势在必行。相关人员应充分认识档案信息管理的重要性，针对当前存在的问题，积极采取先进的技术手段，保证档案信息化建设的平稳有序发展，为构建和谐社会打下良好的基础。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；策略
在信息时代，事业单位档案管理信息化建设发挥着重要的作用和价值。档案管理人员要树立正确的信息技术意识，不断提高自身的信息技术业务水平。事业单位也要积极引进先进的信息技术，加强人才培养，这样才能有效地保证档案管理信息化建设的持续稳定发展。
1.事业单位档案管理信息化建设的作用
1.1提高档案管理效率
在传统的档案管理模式下，如果您想获取所需的资料，一般都会亲自到档案馆查找，这使得一些业务人员在时空条件不允许的情况下面临一定的困境，情况严重时工作机会被延迟。通过档案管理信息化建设，相关人员无需出门即可完成对所需资料的访问。在档案管理信息系统中，公共机构的工作人员可以在线提交查阅档案的申请。经上级领导批准后，文件信息系统将文件数据的电子版发送给需要的员工，员工可以在线打印文件信息，充分提高了文件信息获取和利用的便利性，提高了档案管理的效率。
1.2促进文件资源共享
目前，大多数事业单位对档案管理部门不重视，导致大量档案信息被搁置。档案工作人员管理档案的任务相对繁重，业务部门经常指责档案的存取效率低。通过信息化建设，事业单位档案管理可以使不同业务部门和档案管理部门紧密联系，实现档案资源共享，最大限度地防止档案资源利用滞后，并使档案资源在业务部门内更广泛地流通。这样，还可以提高档案的更新频率，保证其时效性。在信息化建设的背景下，档案资源的传输采用在线方式，相关人员可以直接在线修改不足之处，有效避免重复提交档案造成的数据错误。
1.3有利于纸质档案的保护
目前，一些单位仍采用传统的档案管理模式，纸质档案的阅读和出借相对频繁，也增加了损坏、字迹模糊等不良事件发生的概率。特别是一些见证了事业单位发展历程的老照片，具有重要的意义和价值，必须加以保护。但由于其保存难度大，一旦损坏，难以修复，严重影响了事业单位的文化传承。通过档案管理信息化建设，将这种珍贵的纸质档案转化为电子档案，使相关人员在查阅和利用过程中更加方便，无需浏览纸质档案，从而实现纸质档案的保护，有效避免上述不良后果。
2 事业单位档案管理信息化建设的策略
2.1健全档案信息化管理体系
一是单位主要领导和档案管理人员要树立档案信息化意识，高度重视档案信息化管理体系建设，建立档案信息化建设组织机构，加强档案信息化建设的统筹协调，分工明确，责任到人。二是完善档案信息化建设的相关制度和工作机制，结合事业单位档案管理情况，制定信息化管理体系总体建设规划，分阶段、有重点地开展档案信息化工作，建立完整的档案管理信息系统，为档案管理各项工作的信息化发展提供保障，实现档案管理各个环节的信息化。三是制定科学合理的档案管理标准体系。严格按照国家相关标准制定档案管理标准体系，规划档案信息化标准体系蓝图，为各种档案信息化平台的对接打下基础；系统平台的兼容性和未来档案信息资源的共享共建。
2.2档案信息管理系统的开发
开发档案信息管理系统的基础工作需要实现：数字集成——按照数字标准实现纸质档案的数字化，将纸质档案转换为统一格式的信息数据，或者按照一定标准归档电子文档；数据挖掘——利用大数据处理技术，从海量档案信息数据中分析有价值的信息数据，并在后期开发过程中加以利用；基础硬件建设——以项目的形式推进档案信息化建设，争取主管部门的政策支持和资金支持，完成网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全系统、终端及辅助设备建设，从而为档案信息系统的发展打下坚实的基础。在软件开发方面，构建“档案信息管理+应用服务”体系。现阶段，档案管理操作系统对于文件和档案的管理相对成熟。院校应针对专业档案管理（如CAD格式的工程图纸和GIS格式的地图）的特殊需求，定制局域网档案信息管理系统，以满足院校的发展需求。建立与外网相连的信息服务平台，以网页形式向公众提供信息查询、业务发展和成果展示服务，方便档案目录查询、借阅申请、下载和管理，实现文件信息资源的高度共享。
2.3规范信息档案标准
首先，各机构要根据自身实际情况，制定科学完善的档案收集管理机制，优化信息工作流程，确保档案管理人员严格按照规定的制度流程有序开展相关工作。二是对档案数据库、格式和内容制定统一规定，最大限度地保证档案数据管理的规范性和科学性。合理设置访问权限，避免随意设置和访问，确保档案的安全可靠。
2.4引进培养高层次档案信息化人才
事业单位要实现档案管理的信息化建设，在提高档案管理人员综合素质的过程中，必须使工作人员具备一定的信息处理技术。然而，事业单位档案管理部门部分人员信息处理技术水平较低，阻碍了档案管理信息化建设的进程。为了有效解决这一问题，事业单位可以通过对档案管理人员进行专业的信息技术培训，招聘大量具有档案信息管理专业技能的人才，提高档案管理信息化建设的质量。
2.5建立“三位一体”档案信息安全防护体系
一是加强物理防护。机房的硬件和网络建设应符合中国相关标准，并通过同等保证评估，配置性能稳定、内存强的高端计算机设备和监控安全识别系统，考虑添加涉密数据存储服务器和容灾备份服务器，安装“三合一”软件和杀毒软件，并设置使用权限，使用加密技术生成档案信息的标识信息，可以有效防止操作错误、黑客损坏；计算机病毒入侵和人为破坏，确保档案数据的安全。二是加强技术防御。作为一个管理系统，实用性、安全性和稳定性是直接影响系统运行效果和生命力的最重要因素。在软件开发中需要设计一个安全系统，建立三元管理系统进行分层管理，并使用防火墙、用户认证、数字签名和数据加密等技术。系统应通过三级以上信息系统安全等级保护评估。三是强化人防。加强定期安全检查制度，及时排查各类安全隐患；加强委托服务过程中的保密和安全审查，与提供信息系统开发升级和技术支持的第三方公司签订保密协议；做好应急预案和远程备份工作，提高数据容灾能力，全面系统地确保档案信息化全过程、全环节的安全无泄漏。
2.6加强档案管理投入
通过分析事业单位档案管理信息平台的应用情况，可以发现，由于计算机设备和管理软件陈旧的影响，事业单位档案信息管理过程中往往存在各种障碍。针对这种情况，事业单位可以通过提高档案管理投入来提高档案管理的有效性。
事业单位在资金配置过程中，可以通过定期向档案管理部门提供设备和软件升级资金，提高档案管理平台的信息化水平，当档案管理平台需要更新升级时，可以立即使用资金完成升级。此外，由于信息技术的飞速发展，我国事业单位档案管理部门应定期更换计算机的软硬件设施，以确保档案管理部门的计算机始终处于相对平稳的运行状态。
结语
在事业单位的工作过程中构建信息化的档案管理系统，不仅可以提高档案管理的效率，而且可以有效地提高事业单位的整体运行质量。
参考文献：
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