文件及资料控制程序

文件与资料控制程序在当今的工作环境中，文件与资料的管理至关重要。

有效的文件与资料控制程序不仅能提高工作效率，还能确保信息的准确性、完整性和安全性。

下面我们将详细介绍文件与资料控制程序的各个方面。

一、文件与资料的分类首先，我们需要对文件与资料进行分类。

这可以根据其内容、用途、来源等因素进行划分。

常见的分类包括管理类文件、技术类文件、客户资料、内部报告等。

管理类文件通常涵盖公司的规章制度、流程规范、组织架构等方面的信息，这些文件为公司的日常运营提供了指导和约束。

技术类文件则主要涉及产品设计、工艺标准、质量控制等与业务技术相关的内容，是保证产品质量和技术创新的重要依据。

客户资料包括客户的基本信息、交易记录、需求反馈等，对于了解客户需求、提供优质服务具有关键作用。

内部报告如财务报表、绩效评估、项目进展报告等，有助于管理层进行决策和监控公司的运营状况。

二、文件与资料的编号为了便于管理和查找，对每一份文件与资料进行唯一的编号是必不可少的。

编号可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、类型、年份、流水号等进行组合。

例如，管理类文件可以以“GL”开头，技术类文件以“JS”开头，后面跟上年份和流水号。

这样的编号方式清晰明了，能够快速定位文件的所属类别和生成时间。

三、文件与资料的编制文件与资料的编制应当遵循一定的规范和标准。

明确的格式要求、语言表达清晰准确、内容完整且具有可操作性是基本的原则。

在编制过程中，需要确保相关的法律法规、行业标准以及公司的政策得到充分考虑和遵守。

同时，编制人员应当具备相应的专业知识和经验，以保证文件与资料的质量。

对于重要的文件与资料，应当经过审核和审批流程。

审核人员要对文件的内容进行仔细审查，确保其准确性、合理性和合规性。

审批人员则根据公司的授权，对文件的发布做出最终决定。

四、文件与资料的存储选择合适的存储介质和存储方式对于文件与资料的安全和有效管理至关重要。

可以采用纸质档案、电子文档或者两者结合的方式进行存储。

1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。

2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。

3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。

3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。

3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。

3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。

4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。

4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。

4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。

4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。

4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。

4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。

分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。

4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。

---- 纸 业 有 限 公 司为明确公司体系文件的制订、修订、发行、流程，确保各场所使用的文件为有效版本，特制订本程序。

2 范围对于公司的体系文件如质量手册、程序文件、作业指导书及表单的制订、审核、批准、发行、存档、修订等作业均适用。

3 定义3.1文件：可用以追查产品品质及品质系统是否有效运用之资料。

3.2受控文件：需随时保持最新状态的文件，如内部发行的质量手册、程序文件、作业指导书等。

3.3非受控文件：无需随时保持最新状态的文件，如提供给客户或认证机构的质量手册。

3.4外来文件：包含客户或供应商所提供之图面、标准书、技术资料及相关引用之国标、行标等。

4 权责4.1品保部负责体系文件的发行及原版体系文件的保管。

4.2各部门负责本部门文件的编写。

5 作业内容5.1----纸 业 有 限 公 司5.2 文件的制订5.2.1 各部门负责归档本部门体系文件的编写,交由品保部文控打印,文件打印完后交编写部门核稿. 5.2.2 文件的编写要力求标准化,要求如下: 一．采七阶式 目的 范围 定义 权责 作业内容相关文件：指程序中涉及到的文件，外部文件不予记录 使用表单：文件中涉及到的所有表单 二、编写的格式A 页边距上下各20mm ，左右各20mm ；B 标题为三号宋体加粗;C 小标题为宋体小四号加粗；(如1 目的)D 文件内容为宋体小四，行距为1.5倍行距,对齐方式:两端对齐。

三、文件编号a ） 依程序文件策划明细表进行；b ） 本次文件编写有封面，封面为第一页。

四、文件版次A 版次的整数位代表文件的版本号，小数位代表文件的修订次数;B 第一次制订时版次为1.0版,若文件内容有小范围更改,则文件的版次提升小数点后的第一位即1.0 1.1 1.2 若文件经过10次小范围修订或文件内容经过重大修订时,应进行升版式;如9001版整版改编由原2.0版 3.0版---- 纸业有限公司五记录表单的编号说明：在程序书和作业指导书版次流水号ISO9000或ISO14001对应要素的章节记录代号（F）5.35.4 文件的修订5.4.1 文件若需修改，由责任单位填写“文件修订/废止申请表”提出申请，依5.3审批后，由品保部文控对文件内容进行修改。

文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。

2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。

本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。

3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。

4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。

4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。

受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。

如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。

4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。

如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。

4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。

表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。

文件和资料控制程序1.目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。

2.适用范围适用于质量体系有关的文件和资料的控制，包括公司文件资料和部门文件资料的控制活动。

3.职责3.1质量手册和程序文件由总经理组织有关部门进行编写；3.2质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核，总经理批准。

3.3质量记录模版和技术文件由各职能部门组织编制，各部门经理审核、批准。

3.4办公室负责质量体系文件发放、更改、回收和管理。

3.5办公室负责除顾客提供的技术文件之外的外来文件的收集、保存和借阅。

3.6各职能部门负责顾客提供的技术文件的管理，负责本部门质量记录和技术文件的发放、更改、回收和管理。

4.工作程序4.1受控文件的分类4.1.1本公司受控文件包括：（1）质量体系文件：质量手册、程序文件、规范和其它质量文件；（2）技术文件：项目实施过程中产生的技术性文件；（3）外来技术文件：项目实施过程中所依据的资料。

4.1.2办公室负责质量体系文件的管理；各职能部门负责技术文件的管理；受控质量体系文件必须由办公室在其封面或首页加盖“受控”印章；其他受控文件用【受控文件清单】的形式进行控制。

4.1.3受控文件的编号受控文件的编号参见《文件编号规则》。

4.2文件的编写4.2.1质量手册、程序文件由总经理组织本公司各部门编写；质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编写。

4.2.2各职能部门负责组织编写本公司产品所使用的技术文件。

4.3文件的审批4.3.1质量手册由总经理审核、批准；程序文件及支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核（如文件编制人为部门经理，则由管理者代表审核），总经理批准。

4.3.2技术文件拟定者对技术文件的准确性、可靠性、安全性、完整性、经济性等方面负责。

4.3.3技术文件由各职能部门经理审核批准并对技术文件的正确性、技术要求的合理性、完整性、齐套性、协调性、形式格式以及贯彻标准法定计量单位使用的正确性等负责；并对技术文件完整性、齐套性、协调性以及形式格式负责。

文件与资料控制程序心得总结文件与资料控制程序心得总结在现代信息时代，文件与资料控制程序的重要性愈发凸显。

作为一个组织或个人，有效地管理和控制文件与资料是提高工作效率、保护隐私和确保信息安全的关键。

通过对文件与资料控制程序的实践与总结，我对其有了更深入的理解与认识，并认识到其在提升工作效能和安全性方面的重要作用。

文件与资料控制程序帮助组织或个人提高工作效率。

通过建立适当的分类和存档系统，可以更快地找到所需的文件和资料。

合理的命名规范和文件索引的建立，使得查找与检索变得更加高效。

有效的文件与资料控制程序也有助于减少冗余文件的存在，从而减少了处理和维护文件的时间。

文件与资料控制程序提供了对文件和资料的保护和隐私的保密性。

通过限制不必要的访问权限和监控文件的流动，可以最大程度地减少信息的外泄风险。

建立备份和灾难恢复计划，可有效降低因意外事件引起的数据丢失风险，并保护重要信息的完整性。

另外，文件与资料控制程序也有助于确保信息安全。

采用加密措施和访问审计记录，可以有效防止未经授权的访问和信息泄露。

定期的安全检查和更新文件安全策略，可以及时发现和修复潜在的安全漏洞，提高整个系统的安全性。

总结来说，文件与资料控制程序在现代工作中扮演着至关重要的角色。

通过建立适当的分类和存档系统，提高工作效率；通过限制访问权限和监控文件流动，保护隐私保密性；通过加密措施和访问审计记录，确保信息安全。

在实践中，我深刻认识到了文件与资料控制程序对于工作效率的提升、信息安全的保障以及个人隐私的保护的重要性。

通过不断总结与优化文件与资料控制程序，我将能够更好地管理与处理文件与资料，并发挥出最大的效益。

对于文件与资料控制程序的观点与理解是：它是组织或个人在信息时代中管理工作与保护信息的重要工具，通过其实施可以提高工作效率、保护隐私和确保信息安全。

在实践中，我深刻认识到文件与资料控制程序在各个领域的重要性和影响。

无论是在企业管理中，还是在个人生活中，建立适当的分类和存档系统都可以提高工作效率。

外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。

三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。

负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。

负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。

2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。

负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。

3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。

负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。

4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。

负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。

5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。

四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。

2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。

与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。

3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。

4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。

5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。

专业机构发布的技术报告、研究成果等。

五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。

文件与资料控制程序编号：ZB-QESP-011、目的对管理体系所要求的文件予以控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止使用失效或作废的文件。

2、适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。

3、职责3.1人力行政部为本程序主管部门，负责公司行政文件管理、管理手册、程序文件修改、发放的管理控制。

负责归档文件的管理。

3.2工程部负责技术文件，包括适用标准规范的管理。

3.3工程部负责环境和职业健康安全相关文件，包括适用法律法规和其他要求的管理3.4 各部门负责相关文件的编制、及本部门使用文件的保管。

4、内容与要求4.1文件的分类（1）按文件类别分：见《管理手册》3.3.3；（2）按文件来源分：内部文件、外来文件；（3）按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。

4.2文件编号4.2.1文件的编码（1）管理手册的编号ZB-QESM-1XX-XXXXXXXXXXXXXXX有限公司的缩写QESM—质量环境职业健康安全管理手册的英文缩写；1.0—版本号，1.0版。

（2）程序文件的编号例：ZB-ZB-QESP-02ZB-ZB-QESP-02—第二个程序文件；1.0—版本号，1.0版。

（3）三层次文件（国家/行业/地方标准延用原有编号）：ZB-WI—XXWI—三层次文件名称中的关键词的拼音缩写。

XX－按顺序编号4.3 文件编制和审批（1）《管理手册》由管理者代表组织有关部门或人员编制并审核，总经理批准；（2）作业指导性文件，由各职能部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准；（3）行政管理性文件，由各职能部门按管理职责编制，主管领导和人力行政部负责人审核，总经理批准。

4.4 文件发放及控制（1）管理体系文件（手册、程序文件），由人力行政部发放。

发放时标注分发号、受控状态；（2）作业指导文件、各部门编制的专业管理性文件由各部门发放，发放时标注分发号、受控状态；行政管理文件由人力行政部发放；（3）文件发放部门填写“文件发放记录”。

1.0 目的确立文件管理系统，使文件规范化，保证适当的文件发放至相关的部门和使用者，使质量管理体系得以有效运作。

2.0 合用范围与质量相关的所有内外部文件。

3.0 相关文件无4.0 定义内部文件：质量管理手册、程叙文件、作业指导书、工艺卡、表格等。

外部文件：国家标准及客户发放的所有影响产品质量的文件。

QM：质量管理手册，是质量管理体系的第一级文件，是阐述公司的质量文件，并描述质量管理体系的文件。

CP：程叙文件，是质量管理体系的第二级文件，是描述一个部门或者多个部门需共同配合完成某项工作时应遵循的规则性文件。

WI:作业指导书，是质量管理体系的第三级文件，是描述一项工作或者一个工位由何人在何地方采取何方法以达到何效果的指导性文件。

QP：质量计划，是质量体系的第三级文件，是针对特定的产品，项目或者合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。

DCR:文件更改申请。

5.0 职责5.1 体系部负责人编制 QM，管理者代表审核，总经理批准；5.2 各部门负责人编制 COP，体系部负责人审核，管理者代表批准；5.3 质量计划由品质部/项目负责人编制，副总经理审核，总经理批准；5.4 检验类文件由品质部编制、研发部审核，品质部负责人批准；5.5 生产类作业指导书由研发部编制、生产部审核、研发负责人批准；5.6 部门内部管理类作业指导书由各部门编制，行政部审核，由副总经理批准；5.7 跨部门管理类文件由本部门编制、行政审核，由管理者代表批准；版权所有© 2022XXXX 有限公司，未经许可不得复制，传播5.8 BOM 表是由品质部编制，研发部负责人审核，副总经理批准；5.9 工艺控制流程(QC 工程图)，由品质部编制，研发部审核，品质部负责人批准。

5.10 岗位说明书由各部门编制，行政部负责人审核，直属上级批准；5.11 文件发放/更改体系部负责人审核，管理者代表批准；5.12 各相关部门：负责本部门各种文件的拟定，并监督其切实执行；5.13 文控中心：负责全厂所有受控文件的发放、保管、回收、销毁等工作，使各部门能及时得到有效文件的支持。

管理文件和资料控制程序1 目的对与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

2 范围适用于家用空调质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文件控制。

本程序中涉及的文件未作说明时一律指质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系受控文件。

3 职责3.1 品质管理部负责组织QMS/EMS/OHSMS/HSPM 一体化管理体系手册（以下简称“手册”）、程序文件和部分第三层文件的编写；负责所有受控管理性文件的发放、更改、回收控制和原稿保管；负责管理文件的归口管理；负责对各部门的文件管理实施指导和监督。

3.2 各部门负责本部门所使用受控文件的二次受控的盖章发放、更改、回收控制、管理；负责组织本部门所需体系文件的制定编写及修改。

3.3 管理者代表负责手册的审核；总裁负责手册批准；管理者代表负责第二层、第三层受控管理文件的批准。

4 工作流程4.1 文件和资料的分类、编号与受控形式4.1.1 文件和资料的总体分类：本公司体系文件总体上分为管理和技术两类，其划分原则如下：管理文件：阐明管理要求的文件一律划归为管理文件，它包括手册、程序文件、管理制度（规定）、管理细则、实施细则、XX 方法、XX 流程等；技术文件：阐明产品技术、工艺、检验及加工要求的文件一律划归为技术文件，如设计规范、技术图纸、工艺参数、技术标准、检验标准（规程、指导书）、作业标准（指导书、规程）等。

4.1.2 公司现有体系文件的分类一览表管理文件技术文件第一层（顶层）文件手册技术标准/规范第二层文件程序文件检验标准技术图样生产和检验作业指导书工艺流程图/工艺参数表技术/工艺更改通知第三层文件管理规定第三层文件生产和检测设备操作规程第四层记录4.1.3 所有与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系相关的文件均应纳入受控范围，并按照《文件编写指导》中的编号规定进行编号（公司体系文件的编号由品质管理部统一控制）。