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2023年新修订版能源公司质量管理体系文件程序文件目录1. 引言2. 范围3. 参考文件4. 定义5. 质量管理体系文件的控制6. 文件管理的安排7. 文件编制的要求8. 文件审查的要求9. 文件批准的要求10. 文件发布的要求11. 文档变更的控制12. 文档保留的要求13. 文件检索与防遗失的要求14. 文件废除与销毁的要求15. 实施1. 引言本文件旨在规定能源公司的质量管理体系文件程序，以确保质量管理体系的有效运作，并符合相关法规与标准要求。
2. 范围本程序文件适用于所有能源公司的部门和员工，涵盖质量管理体系文件的创建、控制、变更、保留、废除和销毁等方面。
3. 参考文件- 能源公司质量管理体系手册- 相关法规与标准要求4. 定义- 质量管理体系文件：包括政策、程序、工作指导书、表格、记录等，用于支持质量管理体系的实施和运作。
- 文件编制者：负责编写、修改和更新质量管理体系文件的人员。
- 文件审查者：负责审查质量管理体系文件的人员。
- 文件批准者：负责批准质量管理体系文件的人员。
- 文件发布者：负责将质量管理体系文件发布给相关部门和人员的人员。
5. 质量管理体系文件的控制- 所有质量管理体系文件必须经过控制，并标识其版本和修订状态。
- 质量管理体系文件应在适当的时间和地点可获取，并能保证其机密性和完整性。
6. 文件管理的安排- 质量管理部门负责文件管理的组织和协调。
- 文件管理人员应确保质量管理体系文件的有效性和时效性。
7. 文件编制的要求- 文件编制者应按照相关标准和要求编写质量管理体系文件。
- 文件编制者应确保质量管理体系文件的准确性、一致性和清晰度。
8. 文件审查的要求- 文件审查者应对质量管理体系文件进行审查，确保其符合法规和标准要求。
- 文件审查者应记录审查结果，并及时提出修改建议。
9. 文件批准的要求- 文件批准者应对质量管理体系文件进行批准，确保其符合相关要求。
- 文件批准者应记录批准结果，并及时通知文件发布者。
文件控制程序1 范围本程序规定了本公司对质量管理、技术文件的批准和发布以及更改的要求与方法，以确保受控文件的适宜性和充分性，从而使文件的使用现场都能及时得到适宜的有效版本，并及时从使用现场撤出过期和作废文件。
本程序适用于本公司对质量管理体系有关文件的控制，确保文件控制符合规定要求。
2 引用标准下列文件中的有关条款通过引用而成为本程序中的条款。
凡注日期或版次的引用文件，其后的任何修改单（不包括勘误的内容）或修订版本都不适用于本规范，但提倡使用本规范的各方探讨使用其最新版本的可能性。
凡未注日期和版次的引用文件，其最新版本适用于本规范。
GB/T19000-2008idtISO9000：2008《质量管理体系基础和术语》GB/T19001-2008idtISO9001：2008《质量管理体系要求》Q/SXSK-A-2011《质量手册》等。
3 术语和定义本程序采用下列术语和定义。
3.1 文件信息及其承载媒体。
文件的编制和应用是一种动态的高增值活动。
3.2 规范阐明要求的文件。
4 工作程序4.1 文件的编制4.1.1 销售部负责产品销售、售后服务等技术文件的编制；4.1.2办公室负责企业管理文件的编制。
4.2文件的审核与批准发布4.2.1质量手册、质量管理体系程序文件由管理者代表进行审核，总经理批准发布；4.2.2企业管理文件由综合办公室主管进行审核，总经理批准发布；4.2.3 技术文件由营销副总进行审核，总经理批准发布；4.2.4 外来文件根据类别分别由总经理、管理者代表阅批。
4.3 文件的分类文件分为三类：一类：质量手册；二类：程序文件；三类：作业性文件:包括技术文件(J)、外部文件(W)、法律法规(F)、管理性文件(G) 4.4 文件的标识4.4.1文件的编号是文件的主要标识。
本公司文件的编号由企业标准代号“Q/ SXSK”，文件类别代号“质量手册（A）、程序文件（B）、作业文件（C+小类）”和文件顺序号与版序号四部份组成。
ISO9000有关设计和开发控制的程序文件1、目的对设计和开发的全过程进行控制，确保新产品能满足顾客的需求和期望及有关法律、法规的要求。
2、范围适用于本厂新产品的设计开发全过程，包括引进产品的转化、定型产品及生产过程的技术改进等。
3、职责3.1 技质部负责设计、开发全过程的组织、协调、实施工作，进行设计和开发的策划，确定设计开发的组织和技术的接口、输入、输出、验证、评审、设计和开发的更改和确认等。
3.2 厂长负责审批项目建议书、下达设计和开发任务书，设计开发方案、设计开发计划书、设计开发评审、设计开发验证报告，试产报告。
3.3 供销部负责所需物料的采购。
3.4 供销部负责根据市场调研或分析，提供市场信息及新产品动向，负责提交顾客使用新产品后的《客户试用报告》。
3.5 技质部负责新产品的检验和试验。
3.6 生产部负责新产品的加工和生产。
4、程序4.1 设计和开发的策划4.1.1 设计和开发项目的来源A、供销部与顾客签订的新产品合同或技术协议。
根据厂长批准的相应的《产品要求评审表》，技质部部长下达《设计开发任务书》，并将与新产品有关的技术资料归档。
B、供销部根据市场调研或生产部根据技术革新需要或技质部综合各方信息均可提出《项目建议书》，报厂长批准后，技质部部长下达《设计开发任务书》，并组织实施。
4.1.2 技质部部长根据上述项目来源，确定项目负责人，将设计开发策划的输出转化为《设计开发方案》、《设计开发计划书》。
计划书内容包括：A、设计开发的输入、输出、评审、验证、确认等根阶段的划分和主要工作内容；B、各阶段人员职责和权限、进度要求和配合单位；C、资源配置需求，如人员、信息、设备、资金保证等及其他相关内容。
4.1.3 设计开发的输出文件将随着设计开发的进展，在适当时予以修改，应执行《文件控制程序》的有关规定。
4.1.4 设计和开发不同组别可能涉及工厂不同职能或不同层次，也可能工厂外部。
4.1.4.1 对于组别之间重要的涉及开发信息沟通，设计开发人员填写《设计开发信息联络单》，由设计组负责人审批后发给相关组别。
XXXXXXX有限公司质量管理体系文件文件控制程序文件编号：XXXX-01-01版次：A / 0共15页2022-04-30 发布2022-05-06 实施文件名称：文件控制程序文件编号：XXXX-01-01 A/0更改记录1 目的对于GB/T 19001—2016、GJB9001C-2017《质量管理体系要求》要求有关的文件进行控制，确保使用的文件有效性、适宜性、完整性、可控性和可追溯性，防止使用作废文件。
2 范围适用于公司质量管理体系的所有文件。
3 术语3.1 受控文件：指对文件的批准、发放、使用更改、报废和回收按规定进行控制的文件。
3.2 文件：信息及载体。
实例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。
3.3 外来文件：与公司产品质量和体系相关的，编写、修改的权限不属于组织自己的且需要遵照执行的文件，例如：国家或地方的法律、法规；国际、国家、行业标准；客户的图纸、技术文件；政府的红头文件等为外来文件。
3.4 技术文件：指公司使用的产品图纸、图样、PCB图、企业技术规范、企业标准、工艺文件等。
3.5 知识：内部知识指成功或失败的研发经验积累、内部培训资料、知识产权、过程和产品的改进记录等；外部知识指外部培训回传的资料、从供应商或者顾客处收集到的知识、专业或专题会议信息等。
4 职责a)质管部负责组织质量管理体系文件的编写；b)总经理负责批准发布质量手册；c)管理者代表负责批准发布程序文件；d)职能部门负责各部门作业文件、管理制度、规范的编写，分管领导负责批准发布；e)质管部负责质量手册和程序文件的归档管理，负责监督技术文件的编制、更改、保存、发放和回收、销毁；f)研发中心、生产部负责技术文件的编制、更改、保管、发放和回收、销毁；g)各职能部门负责管理本部门的受控文件和相关资料及运行记录；h)各职能部门指定资料管理员负责公司产品实现过程中该部门相关文档的归档管理。
5 工作程序 5.1 文件的分类5.1.1 内部文件从内容上分为三级（见下图）：5.1.2 外来文件内部文件以外的文件，包括国家标准、行业标准等国内外通用标准以及顾客文件（由顾客提供的产品相关标准、图纸等）。
质量管理体系文件控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保公司内各相关场所使用的文件充分适宜，防止使用失效或作废文件。
2.范围适用于本公司与质量管理体系运行有关的所有文件，包括外来文件。
3.职责3.1 总经理负责批准发布质量手册、程序文件及公司级的管理文件。
3.2 管理者代表负责组织相关人员编写和更改质量手册、程序文件，负责审核质量手册、程序文件。
3.3 综合办负责组织编制起草公司级的管理文件，收集、整理、发放和归档保管公司级与质量管理体系有关的文件，包括相关法律法规的收集、评审、归档和管理。
3.4 各部门负责收集相关产品国家标准、行业标准等与体系有关的外来技术文件，并负责本部门各类文件的编写和更改工作。
3.5 各部门负责各自的专用文件及资料的控制。
3.6 管理者代表组织各部门对现有质量管理体系文件的定期评审。
4.程序4.1文件的分类4.1.1文件的控制范围包括以下四类：质量手册、程序文件、质量方针、质量目标等；技术性文件，包括：产品标准、检验规程、服务规程、操作规程、考核检查标准、作业指导书等；外来文件，包括：国家和行业相关的法律、法规要求，顾客提供的资料等；d) 其他的管理性文件，包括：各类管理制度、工作标准(岗位责任、服务提供规范、从事影响产品质量有关人员的能力要求等)、质量记录等。
4.2文件的保管4.2.1质量手册及程序文件原件，由综合部归档保存。
4.2.2 公司级所有文件原件，如各种管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件；技术类文件，如国家标准等由综合部归档保存。
4.2.3各部门的文件以及行业标准、服务规程、操作规程、考核检查标准、采购技术文件等由各部门自行保管。
4.3 文件的标识、编号4.3.1质量管理体系文件的标识：质量手册、程序文件以文件编号、版本号及“受控”印章标识，其它文件采用文件编号及分发号标识；国家标准、行业标准及管理条例等以原标准名、实施日期和“受控”印章作为标识；作废文件以“作废”印章标识；资料保留用的作废文件，还需加盖“保留”印章。
质量体系程序文件目录01 DL- QP 401-2011《文件控制程序》02 DL - QP402-2011《质量记录控制程序》03 DL - QP 601-2011《人力资源控制程序》04 DL - QP701-2011《与顾客有关过程的控制程序》05 DL - QP702-2011《采购控制程序》06 DL - QP703-2011《生产与服务运作控制程序》07 DL - QP 801-2011《顾客满意度控制程序》08 DL - QP802-2011《内部质量管理体系审核控制程序》09 DL - QP803-2011《过程和产品的监视和测量程序》10 DL - QP804-2011《不合格品控制程序》11 DL - QP805-2011《纠正和预防措施控制程序》文件控制程序DL-QP401-20111 目的对质量管理体系中的管理性、技术性文件和资料，包括外来文件进行控制，确保对质量有影响的场所均能得到和使用有效版本的文件和资料。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系和产品质量有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1总经理负责质量手册的批准和发布；3.2管理者代表负责程序文件的批准和发布；3.3相关部门主管负责第三层次文件的批准和发布；3.4办公室负责文件和资料的统一归档、借阅和保存等管理工作，有关人员配合执行。
4 工作程序4.1 文件和资料的范围a) 质量管理体系管理性文件：包括质量手册、程序文件和各类管理办法、制度等与质量管理有关的文件和资料；b) 质量管理体系技术性文件: 包括监视和测量规范/规程、技术规范、技术图纸等；c) 外来文件和资料：顾客或供方提供的文件和资料；监视、测量装置和产品销售以及服务所用设备的有关技术资料；本公司采用的有关国家标准、行业标准、法律、法规等。
4.2 文件和资料的标识4.2.1质量管理体系管理性文件的标识由管理者代表负责按本程序要求实施；外来文件和资料的编号沿用原有编号。
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
CCC文件控制程序1.目的为了对公司质量管理体系所要求的文件予以有效控制，确保各相关场合所使用的文件为有效版本，特制定本程序。
2.适用范围本程序适用于公司各类文件(包括外来文件)与资料的控制。
3.相关文件和术语4.职责5.工作流程5.1.文件分类5.2.文件内容5.2.1.质量管理体系的编号规则5.2.1.1.《质量手册》总编号为CCC.QM—XXXX《技术文件》总编号为CCC.T-20135.2.1.4企业标准和产品标准编号规则见技术研发中心编写的《企业标准管理办法》。
5.2.2.质量记录编号规则见《设计文件及技术资料管理办法》中的《专用车产品工艺文件编号规则》和《专用车产品图样编号规则》。
5.2.4.红头文件编号规则红头文件按年份和发文顺序进行编号，由人力资源部发布。
5.3.文件分发号规则：见附件A5.4.文件的编写和审批5.5.1.文件的发放。
发文单位应填写《发文登记台帐》，已经规定发放范围的按规定的范围及时发放。
未规定发放范围的，经主管领导批准并规定发放范围后发放。
5.5.2.文件发放前应作好标识（红头文件除外），明确“受控”、“非受控”状态，“受控”版本的每份文件都应有唯一的发放编号，以便于追溯。
5.5.3.《发文登记台帐》应记录收文单位（或姓名）、领用数量、日期、文件编号等情况，并有收文人签字。
5.5.4.对质量有影响的场所，不得使用“非受控”文件，只有“受控”版本可以得到及时更改。
“非受控”文件仅用于向顾客提供或用于交流，不受更改控制。
5.5.5.产品设计文件及工艺文件的发放由文件管理人员根据《工艺文件管理、发放办法》发放。
5.6.文件的更换和补发5.6.1.文件的更换当使用单位（或个人）的文件破损严重，影响使用时，文件使用人（或单位）应办理更换手续，以旧换新。
新发文件的编号仍沿用原文件的编号。
文件管理人员应做好领用登记，将损坏文件收回销毁。
5.6.2.文件的补发当文件使用人将文件丢失后，应写出书面报告，说明原因，申请补发，经本部门领导审核，文件发放部门领导批准方可补发。
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
XXXXXXX有限公司质量管理体系文件记录控制程序文件编号：XXXX-01-02版次：A / 0共4页2022-04-30 发布2022-05-06实施文件名称：记录控制程序文件编号：XXXX-01-02 A/0更改记录1 目的为了规范管理质量管理体系运行的各种记录，为实现可追溯性、验证和制定纠正和预防措施提供依据，为证实公司营销服务质量符合要求，质量管理体系有效运行提供客观依据，特制定本程序。
2 范围本程序适用于公司各项与质量体系有关的所有活动的记录，包括来自顾客和供方的记录的控制活动。
本程序适用于军品和民品项目。
3 术语3.1 质量记录：企业已经进行过的质量活动所留下的记录，是用以证明质量体系有效运行所留下的记录，是获得必要的产品质量及有效实施质量体系各要素的客观证据。
3.2 假冒零件：通过未授权的复制、模仿、替代或者改装零件的方式（如材料、零件或组件），故意误导这是一个原始或者授权厂家指定的真品。
注：假冒件可能包括但不限于：假的标识或标签、登记、等级、序列号、日期代码、文件，或者性能特性。
4 职责4.1 质管部负责本程序的制定、修订、解释和实施归口管理；负责公司范围内记录的控制和本单位记录的管理工作。
4.2 其他各职能部门执行本程序，并负责本部门记录的编制、收集、上报、归档。
4.3 记录填写人对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。
5 工作程序5.1 记录表格5.1.1 记录首先要形成文件，即设计记录表格，填写要求字迹清晰、整洁，且内容真实准确，当填写完毕起就起到了提供所完成活动的证据，不允许再更改、更新。
若必须更改时，更改应当经授权人签署。
若伪造记录或未经授权人员签署随意更改记录则视为假冒件，且相应责任人按XXXX-Z01-14《诚信管理制度》进行考核，假冒件记录必须进行隔离销毁，同时重新填写真实准确的记录。
5.1.2 各部门应根据XXXX-01-01《文件控制程序》要求进行设计记录表格，且所有记录表格应生根在相关支持文件中。
文件控制程序1 围本程序规定了本公司对质量管理、技术文件的批准和发布以及更改的要求与方法，以确保受控文件的适宜性和充分性，从而使文件的使用现场都能及时得到适宜的有效版本，并及时从使用现场撤出过期和作废文件。
本程序适用于本公司对质量管理体系有关文件的控制，确保文件控制符合规定要求。
2 引用标准下列文件中的有关条款通过引用而成为本程序中的条款。
凡注日期或版次的引用文件，其后的任何修改单（不包括勘误的容）或修订版本都不适用于本规，但提倡使用本规的各方探讨使用其最新版本的可能性。
凡未注日期和版次的引用文件，其最新版本适用于本规。
GB/T19000-2008idtISO9000：2008《质量管理体系基础和术语》GB/T19001-2008idtISO9001：2008《质量管理体系要求》Q/SXSK-A-2011《质量手册》等。
3 术语和定义本程序采用下列术语和定义。
3.1 文件信息及其承载媒体。
文件的编制和应用是一种动态的高增值活动。
3.2 规阐明要求的文件。
4 工作程序4.1 文件的编制4.1.1 销售部负责产品销售、售后服务等技术文件的编制；4.1.2办公室负责企业管理文件的编制。
4.2文件的审核与批准发布4.2.1质量手册、质量管理体系程序文件由管理者代表进行审核，总经理批准发布；4.2.2企业管理文件由综合办公室主管进行审核，总经理批准发布；4.2.3 技术文件由营销副总进行审核，总经理批准发布；4.2.4 外来文件根据类别分别由总经理、管理者代表阅批。
4.3 文件的分类文件分为三类：一类：质量手册；二类：程序文件；三类：作业性文件:包括技术文件(J)、外部文件(W)、法律法规(F)、管理性文件(G) 4.4 文件的标识4.4.1文件的编号是文件的主要标识。
本公司文件的编号由企业标准代号“Q/ SXSK”，文件类别代号“质量手册（A）、程序文件（B）、作业文件（C+小类）”和文件顺序号与版序号四部份组成。
企业管理文件、质量管理文件和技术文件的顺序号和版序号分别用三位十进制阿拉伯数字和四位十进制阿拉伯数字组成。
示例：质量手册：“Q/ SXSK-A-2011”文件控制程序：“Q/SXSK-B-001-2011”安装流程图：“Q/SXSK-C(J)001-2011”等等。
4.4.2文件为单行本时应加封面。
封面页眉线上方应标有本公司标准代号及文件编号，页眉线下方应写明文件名称、编制、审核、批准、受控状态、更改状态等；页脚线上方应有发布日期和实施日期，页脚线下方应有批准发布单位名称等。
4.4.3 文件正文页眉线上方应标有本公司名称、文件标识、版本状态、修订状态。
4.4.4 文件的页次在每页的居中用第i页标注，i=1、2、3……n。
4.4.5 文件在正文结束后应画1/4版面长的终止线。
终止线应画在版面中心位置。
4.4.6 文件的受控状态本公司文件分为受控文件与不受控文件。
受控文件用“受控”标注，如与管理体系有关的企业管理、质量管理、技术文件等影响质量的文件都应受控。
不受控文件不标注，如产品报价表等等。
4.4.7文件的更改次数标识本公司文件更改次数用“0”标注未更改，用1.2.3……表示更改次数。
4.4.8文件的版序标识本公司文件的版序用A、B、C、D……进行标识，A代表第一版、B代表第二版、C 代表第三版、D代表第四版。
4.4.9文件更改状态标识本公司文件更改状态用更改次数和版序进行综合标识，如0/A表示第一版未更改，1/A表示第一版第一次更改，1/B表示第二版第一次更改，0/C表示第三版未更改等。
4.4.10本公司的红头文件发布的与质量有关的企业管理文件仍按原规定的标识方法进行标识。
4.5 文件的发放和使用4.5.1受控文件发放统一由综合办公室负责，综合办公室文件管理人员填制《文件发放（借用）登记表》，综合办公室主任根据需要确定发放围，并进行批准，各有关部门或个人签署领用或借用。
每份受控文件和资料都应有不同的分发编号，以便于受控追溯。
本公司文件分发编号由三位阿拉伯数字组成，如001、002等等。
文件分发编号可标注于分发编号处或用“FF”印章进行标注。
4.5.2非受控文件的发放根据需要领用，可以不进行编号登记。
4.5.3受控文件的持有者应确保文件不丢失、不损坏、不私自外借、不任意涂改、不拆页和不撕毁。
4.5.4受控文件持有者如发生丢失或破损严重影响使用时，应到综合办公室办理补发或更换手续。
受控文件持有者应说明丢失原因或交回破损文件，领用（借用）新文件，综合办公室注销原文件的分发编号，填报新文件分发编号。
破损文件登记批准销毁。
4.5.5本公司不得使用未加盖“受控”印章的受控文件的复印件，一旦发现由综合办公室文件管理人员立即收回处理。
4.5.6本公司严禁使用过期或作废文件。
4.6 文件的评审与更改/更新4.6.1 本公司质量管理体系文件在实施过程中，其公司结构和职责、产品特性、过程实施的方法、工作流程、法律法规、标准等可能发生改变，而相关的文件可能不能完全适应于这种变化，这时需要对相关的文件的适用性和充分性进行评审，以便识别出对文件进行修改或更新的需求。
4.6.2 文件更改/更新由原文件编制部门填报《文件更改通知单》，经原文件审核批准部门审核批准后，然后由文件编制部门进行统一更改。
如果文件编制、审核部门发生变化，新部门应获得原文件编制、审核的背景资料。
4.6.3 文件在更改时应在文件更改处与更改状态处同时标注更改状态标识，如1/A、2/A、1/B等等。
4.7 文件的换版4.7.1本公司受控文件经过评审需要更改时或同一页更改超过5次，或改动容过多时，或认为需要时应进行换页或换版。
4.7.2文件换页或换版由原文件起草部门起草新版本，并由原文件审核、批准部门审核批准新版本。
4.7.3新版本文件由综合办公室按照原文件发放围进行发放，并收回原版本文件。
4.8 文件的管理与处理4.8.1全公司受控文件的档案管理由综合办公室文件管理人员负责进行；各部门使用的文件由各部门进行使用管理。
4.8.2受控文件管理按其受控状态分别进行。
受控文件一律按《档案管理规定》进行受控管理。
各部门应建立《部门受控文件一览表》，以便对本部门的所有的受控文件进行受控管理。
4.8.3需临时借阅受控文件的人员由综合办公室批准后，办理借阅手续，进行借阅。
借阅者应按照归还日期及时归还。
如到期不归还由综合办公室文件管理人员负责收回。
原版存档文件一般不得外借，以防止损坏或丢失。
4.8.4失效作废文件由综合办公室文件管理人员及时按《文件发放（借阅）登记表》清点收回。
作废文件应加盖“作废”印章，并填写《文件销毁登记表》，报原文件批准人批准销毁。
对有保留价值的过期文件由综合办公室主管批准，并加盖“保留文件”印章，进行留用保存。
4.8.5 综合办公室应确保公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发。
如产品标准、有关法律法规等；外来文件送总经理或管理者代表进行阅批，以确定其是否贯彻执行，并决定分发围。
综合办公室文件管理人员，按阅批意见发放管理。
4.8.6 综合办公室文件管理人员配合有关部门在每年初和年中对各部门使用的国家标准、行业标准、有关法律法规、顾客提供的图样、技术要求等外来文件各进行一次有效性检查，以便及时发现过期或失效的外来文件。
4.8.7 各有关部门负责对发放到供方的图样、技术要求等企业外部的受控文件进行发放、登记及更改、作废的控制。
5 支持文件《记录控制程序》等。
6 相关记录文件控制记录由综合办公室等部门分别负责收集、整理与保存，保存期限为长期。
主要记录如下：6.1文件发放（借用）登记表；6.2 文件更改通知单；6.3 外来文件登记表；6.4文件（记录）销毁登记表；6.5受控文件一览表等。
附加说明：本程序由综合办公室提出，并归口管理。
编制：审核：批准：记录控制程序1 围本程序规定了本公司对质量管理体系所要求记录的标识、收集、编目、检索、查阅、归档、贮存、保留和处置的要求与方法。
本程序适用于本公司对记录（包括来自相关方的记录）的控制，以确保记录能够成为本公司过程有效控制质量管理体系有效运行和产品质量符合要求的客观证据。
2 引用文件下列文件中的有关条款通过引用而成为本程序中的条款。
凡注日期或版次的引用文件，其后的任何修改单（不包括勘误的容）或修订版本都不适用于本规，但提倡使用本规的各方探讨使用其最新版本的可能性。
凡未注日期和版次的引用文件，其最新版本适用于本规。
GB/T19001-2008idtISO9001:2008《质量管理体系要求》Q/SXSK-A--2011《质量手册》等。
3 术语和定义本程序采用下列术语和定义。
3.1记录阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的文件。
3.2客观证据支持事物存在或其真实性的数据。
4 工作程序4.1记录的要求本公司的记录应能成为证明过程有效控制产品质量符合要求和质量管理体系有效运行的客观证据。
各部门对记录的建立应坚持“完整、真实、有效、易查”的原则，以确保本公司记录的有用、够用和能用。
4.2记录的标识本公司记录的标识坚持能识别和易实行的原则，并由综合办公室负责对记录的标识统一进行管理。
本公司记录的代号，采用企业标准代号与质量质量手册条款代号的组合代号。
如文件控制的记录中的受控文件一览表的代号用A/SXSK4.2-01等。
本公司形成记录的标识编号采用两位年号、两位月号和三位顺序号三部分（阿拉伯数字编号）组成，即×××××××。
例如2011年10月份第一个合同评审单，其标识编号就是1110001;又如2011年11月份第一个重大合同的会评记录其标识编号就是1111001，第二个重大合同的会评记录就是1111002等。
4.3记录的收集本公司记录的收集坚持“适时、适用”的原则。
记录的收集(包括对来自供方的记录收集)由记录的形成部门或管理部门负责进行。
4.4记录的编目本公司记录的编目按其记录的活动或过程的名称命名，按名称编目。
例如与产品有关要求评审的记录就是以“与产品有关要求的评审”来命名，如果顾客要求以合同（标书）形式提出要求其评审记录就是合同（标书）评审单、合同（标书）会评记录单等。
同时将合同评审单、合同会评记录单等编入与产品有关要求评审目等等。
记录编目由记录形成部门或管理部门负责进行。
4.5记录检索本公司记录的检索采用记录一览表中的记录代号和记录的编号以及档案编目来实现，以便于记录的查阅。
4.6记录的查阅本公司记录的查阅应办理查阅审批手续。
4.6.1在记录形成或管理部门查阅记录时由部门主管审批；在综合办公室查阅长期保存的记录时由管理者代表审批。
4.6.2记录查阅人员在查阅记录时应爱护记录，不得涂改或撕毁；未经批准不得任意抄录或复制记录；有要求的记录其容不得外传。
