〈电子文件管理暂行办法〉(39号文)

关于印发《湘西自治州电子政务内网管理规定（试行）》的通知各县市委、县市人民政府，州直副局以上单位：《湘西自治州电子政务内网管理规定（试行）》已经州委、州人民政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。

中共湘西自治州委办公室湘西自治州人民政府办公室2010年5月11日湘西自治州电子政务内网管理规定（试行）第一章总则第一条为切实加强全州电子政务内网管理，确保电子政务内网安全、稳定、高效运行，根据《中共中央办公厅国务院办公厅转发<国家信息化领导小组关于推进国家电子政务网络建设的意见>的通知》（中办发〔2006〕18号）、《中共湖南省委办公厅湖南省人民政府办公厅关于加强我省电子政务内网建设的意见》（湘办发〔2006〕23号），结合我州实际，制定本规定。

第二条本规定所称电子政务内网(以下简称内网)，是与国际互联网完全物理隔离的政务内网平台，主要满足各级党政机关内部办公、管理、协调、监督和决策的需要，提供公文传输、协同办公、信息管理、决策支持等业务应用服务，是政务信息化的重要基础设施。

第三条本规定适用于全州所有接入内网的单位及计算机终端。

第二章职责分工第四条州委办公室负责电子政务内网横向传输网的协调与沟通；州人民政府办公室负责电子政务内网纵向骨干传输网的协调与沟通。

各单位对本单位内网管理人员和电子公文传输系统操作人员进行调整，应及时报经州委办公室和州人民政府办公室批准同意。

第五条州电信分公司负责电子政务内网的日常运行维护，负责及时解决网络故障，保证网络畅通；提供网络安全服务，建立应急处置机制等。

第六条内网管理人员和电子公文传输操作人员必须有一定的计算机基础，能及时发现和清除计算机中存在的病毒和木马程序，独立完成操作系统备份和公文传输软件的安装。

第七条各单位系统管理员负责本单位的内网网络和终端设备维护，负责分配和管理本单位内部用户权限和各项业务应用系统的实施及维护。

第三章网络平台管理第八条内网的平台管理由州委办公室和州人民政府办公室共同负责，其主要工作内容是：（一）贯彻落实上级主管部门有关电子政务内网建设工作的指示和精神，制定本区域电子政务内网的发展规划和实施方案。

电子文件一、电子文件概念以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件（《档案工作基本术语》（DA/T1-2000 2.13））指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件（《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002 3.1）） 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

（《电子文件管理暂行办法》） 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件由内容、结构、背景组成。

（GB/T 18894修订）二、电子文件的种类(按信息存在形式分类)1、文本文件（T）是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字和符号表达的文件。

（文本文件是通过特定的编辑软件生成的，存储内容由ASCII标准代码和GB2312、GB18030等标准汉字代码构成。

用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。

)2、图像文件（I）是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数字相机拍摄的照片等。

纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。

3、图形文件（G）是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量用图标表示的图形等。

计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。

4、影像文件（V）是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。

视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。

5、声音文件（A）是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

第一篇：天津市电子公文归档管理办法天津市电子公文归档管理办法第一条为加强和规范机关政务活动中形成的电子公文归档管理工作，根据国家《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）以及天津市有关电子文件管理的规定，制定本办法。

第二条本办法适用于本市各级机关、团体、事业单位从事政务及其相关活动产生的电子公文归档管理。

企业单位及其它社会组织可参照本办法执行。

第三条本办法所称电子公文，是指在电子政务活动中产生并依赖各办公自动化系统处理后形成的具有参考、利用价值和规范格式的电子数据。

其它电子文件可参照本办法执行。

第四条电子公文归档与管理工作，应遵循电子公文真实、完整、有效、安全的原则，做到电子政务活动中产生的有价值的电子公文必须归档和归档的电子公文必须规范，确保电子公文安全管理。

第五条市、区县档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对本级国家机关、团体、事业单位产生的电子公文归档管理实行监督指导。

第六条电子公文的归档管理工作应统筹纳入本单位电子政务和档案信息化建设规划。

第七条电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性，归档前由电子公文形成部门负责，归档后由档案管理部门负责。

电子公文运行系统和档案管理系统均应有严格的技术保障措施，保存必要元数据，确保电子公文的真实、完整、有效和安全。

第八条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责，制定归档工作流程。

单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。

第九条基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文，元数据要求和用法执行《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定；电子公文归档的数据组织结构执行《天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定。

第十条非电子公文管理系统形成的电子公文，要使用档案管理系统进行归档管理，元数据补充完整，形成规范的电子目录，电子目录字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级等信息；电子公文保证与纸质文件内容一致，进行版式转换，纸质档案进行数字化处理后，对照目录进行挂接；向综合档案馆移交时数据库结构参照《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》（DB12/T 118—2005）执行。

电子文件管理暂行办法(部分).txt32因为爱心，流浪的人们才能重返家园；因为爱心，疲惫的灵魂才能活力如初。

渴望爱心，如同星光渴望彼此辉映；渴望爱心，如同世纪之歌渴望永远被唱下去。

由于涉及秘密问题，我做了修改，望大家内部参考。

****电子文件及电子档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强****电子文件和电子档案的管理，根据国家档案局《电子文件与电子档案管理规定》、 GB/T17678. 1－1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求电子文件归档与档案管理》和《****档案工作规定》制定本办法。

第二条电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等载体上，并可在网络上传递的数字代码序列。

第三条电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和软、硬件说明。

第二章电子文件和电子档案管理原则第四条****电子档案是****档案的重要组成部分，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。

第五条 ****企事业单位档案部门是电子档案的归口管理部门，必须对电子文件的形成、积累、整理、归档及电子档案实行全过程管理。

电子文件形成部门要予以协助和支持。

第六条电子文件形成部门是电子文件积累和归档的责任部门，单位档案部门行使业务指导与监督职能。

第七条单位档案部门负责电子档案的归档、整理、保管和提供利用工作。

第八条具有重要保存价值的电子文件必须适时生成纸质文件等硬拷贝，归档时必须将电子文件与相应纸质文件等硬拷贝一起归档，并保持其内容的一致性。

第九条为保证电子档案的真实性、完整性和安全性，各单位从电子文件形成阶段起各个阶段都要严格控制，制定相关的管理制度。

第三章电子文件的形成、积累第十条各单位应将电子文件的形成、积累、整理、归档工作纳入形成部门和有关人员的职责。

电子文件形成部门从申请立项开始，应指定专人负责电子文件的积累工作。

第十一条电子文件的格式、编号、编制、更改、签署和版次管理应符合有关规定。

电子文件管理暂行办法（中办国办厅字〔2009〕39号)(2010-07-28)（中办国办厅字〔2009〕39号)第一章总则第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：（一）统一管理。

对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

（二）全程管理。

对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。

（三）规范标准。

制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。

（四）便于利用。

发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

（五）安全保密。

按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

第二章电子文件管理机构及职责第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。

国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是：（一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;（二）研究制定电子文件管理方针政策；（三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案；（四）组织起草相关标准；（五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。

第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。

第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门，承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。

沈阳市电子档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范我市电子文件归档与电子档案管理工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，根据《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）、《国务院关于在线政务服务的若干规定》（国务院令第716号）、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）和《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等规定的要求，结合我市实际，制定本办法。

第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织（以下简称各单位）在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录，包括公文管理系统、公文传输系统、在线政务服务平台等（以下统称各业务系统）形成的信息记录。

本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

本办法所称元数据，是指描述电子文件和电子档案的内容、结构、背景及其管理过程的数据。

第三条本办法适用于我市各单位电子文件归档与电子档案管理工作，适用于我市一体化在线政务服务平台下政务服务事项的电子文件归档与电子档案管理工作。

纸质档案数字化副本（数字扫描件）的管理可参照本办法执行。

第四条各单位应当建立协调制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施，确保各业务系统形成的电子文件及时归档和科学管理，确保进馆范围的电子档案按时移交。

各单位文秘和业务部门负责电子文件的收集、处理和归档工作；各单位档案部门负责电子档案的管理和提供利用，以及将进馆范围的电子档案定期向同级国家综合档案馆移交；各单位信息化部门负责依据相关标准建设和完善各业务系统的电子文件归档功能，做好业务系统与电子档案管理系统的对接。

第五条各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档和电子档案管理工作进行监督和指导。

各级国家综合档案馆负责电子档案接收和电子档案管理，依法提供利用。

第六条各单位电子文件按照档案管理要求以电子形式归档后，除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档。

电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

真实性：电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。

完整性：电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。

有效性：电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

安全性：元数据——描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据1、电子文件的稿本代码2、草稿性电子文件M3、非正式电子文件U4、正式电子文件F从格式上分：文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件电子文件类别代码文本文件（Text）T图像文件（Image）I图形文件（Graphics）G影像文件（Video）V声音文件（Audio） A程序文件（Program）P数据文件（Data）D各类电子文件通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP3从来源上分：一类电子公文是指在办公自动化系统环境中处理后形成的电子公文；二类电子公文是指通过省委、省政府统一配置的电子公文传输系统处理后形成的电子公文；三类电子公文是指在非办公自动化系统环境中形成的电子公文。

四类电子公文是指除一类电子公文以外的通过电子邮件系统接收处理后形成的电子公文；发文：（一）制发的电子公文原文；（二）制发的电子公文在处理过程中形成的修改痕迹；（三）发文流程处理单信息（应包括主办部门、拟稿、主办部门意见、核稿意见、会办部门意见、签发、会签、主送、抄送、附件、主题词、印刷、份数、校对、封发日期、标题等主要项目）；收文（上级业务系统来文）：（一）通过文字处理技术获得的文本电子公文或通过扫描仪等设备获得的以TIFF、JPEG等规范格式存在的图像电子公文；（二）收文流程处理单信息（应包括来文机关、文号、来文日期、附件份数、收文编号和日期、事由、办公室意见、领导批示、处理结果等主要项目）。