电子文件管理课程

电子文件管理课程练习题及正确答案一、单选题1、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。

A、版式文件2、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。

原载体同时保留时间不少于4年。

D、43、（）是解决电子文件管理的重要工具。

A、元数据4、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。

D、JPEG5、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

A、逻辑归档6、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。

原载体同时保留时间不少于（）年。

D、47、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。

原载体同时保留时间不少于4年。

D、48、（）是解决电子文件管理的重要工具。

A、元数据9、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。

”B、机读目录10、（）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。

D、RTF二、多选题1、常见的检索方式有（）。

A、精确检索B、模糊检索C、多条件检索2、电子文件的易操作性表现在（）。

A、易复制C、易制作D、易修改3、电子文件利用效益分析应走（）的道路。

B、量化分析C、科学分析4、常见的操作系统有（）。

A、WindowsB、DOSC、LinuxD、Unix5、电子文件是（）两个概念的交集。

C、文件D、数字信息6、《电子文件归档与管理规范》中就保证电子文件有效性的规定有（）。

B、迁移D、转换7、《电子文件归档与管理规范》规定保存音频电子文件以（）为通用格式。

B、MP3C、WAV8、电子文件的易操作性表现在（）。

A、易复制C、易制作D、易修改9、常见的视频文件格式有（）。

A、MOVB、AVIC、ASFD、MPEG10、《电子文件归档与管理规范》规定保存文字型电子文件以（）为通用格式。

A、XMLB、RTFD、TXT11、电子文件的特性包括（）。

电子文件管理课程作业及答案一、单选题（共6题，每题5.0 分）1 、电子文件及归档电子文件在销毁前，必须要进行（），经有关部门批准后，方可进行销毁。

正确答案：AA、编目造册B、杀毒C、迁移D、隔离2 、长期存储使用TIFF图像，近期使用原格式文件，或制作成版式文件提供利用的方式可成为（）。

正确答案：BA、信息固化B、存用分离C、迁移D、逻辑归档3 、开放审核应属于（）元数据。

正确答案：CA、记录型B、环境型C、管控型4 、零边距扫描仪属于（）的一种。

正确答案：DA、数码摄像机B、高速扫描仪C、数码相机D、平板扫描仪5 、国际标准把元数据定义为：”描述文件背景、内容、__及其整个管理过程的数据“ 正确答案：BA、生成B、结构C、属性D、格式6 、把格式化文本、电子表格文件统一转换为tif图像文件归档保存的方式可称为（）。

正确答案：BA、存用分离B、信息固化C、迁移D、备份二、多选题（共6 题，每题5.0 分）1 、元数据是描述电子文件（）的数据。

正确答案：ABCDA、内容信息B、结构信息C、背景信息D、整个管理流程2 、<p>以下属于版式文件格式的是（）。

</p> 正确答案：ABA、CEBB、PDFC、NHD、3 、数码相机拍摄质量主要取决于（）。

正确答案：CDA、CPUB、内存C、CCDD、COMS4 、完整性指电子文件的（）等无缺损。

正确答案：ABCDA、内容B、结构C、背景信息D、元数据5 、数字图像按图像色彩可分为（）。

正确答案：ACDA、彩色图像B、混合图像C、灰度图像D、黑白图像6 、电子文件信息的复杂性包括（）。

正确答案：BCDA、归档方式复杂B、信息构成复杂C、信息结构复杂D、格式、版式复杂三、判断题（共 8题，每题 5.0分）1 、档案部门应当定期制作归档电子文件脱机备份。

正确答案：AA、对B、错2 、动态元素多将不利于电子文件保管和利用工作。

正确答案：AA、对B、错3 、电子文件利用方式需根据电子文件信息内容特点，提供不同的利用方式。

电子文件管理课程作业一、单选题（共 6 小题，每题5 分）1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。

”A、操作日志B、机读目录C、浏览软件D、驱动程序2、（）是解决电子文件管理的重要工具。

A、元数据B、著录数据C、背景信息D、结构信息3、（）是指描述电子文件数据属性的数据。

A、背景信息B、属性信息C、元数据D、环境数据3、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。

A、版式文件B、音频文件C、视频文件D、数据库文件4、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。

原载体同时保留时间不少于4年。

A、1B、2C、3D、46、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。

原载体同时保留时间不少于（）年。

A、1B、2C、3D、45、（）是扫描仪最主要的技术指标。

B、像素C、分辨率D、色彩位数6、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。

A、TIFFB、CEBC、PDFD、JPEG2、（）即可扩展标记语言.是当前处理结构化文档信息的有力工具。

A、XMLB、HTMLC、WPSD、PDF4、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

A、逻辑归档√B、物理归档C、在线归档D、离线归档二、多选题（共 6 小题，每题5 分）1、《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。

A、JPEGB、TIFFC、BMPD、GIF1、常见的音频格式有（）。

A、MP3B、RAC、MOVD、WAV2、常见的检索方式有（）。

A、精确检索B、模糊检索C、多条件检索D、反向检索3、常见的操作系统有（）。

A、WindowsC、LinuxD、Unix4、电子文件的易操作性表现在（）。

A、易复制B、易还原C、易制作D、易修改5、电子文件是（）两个概念的交集。

A、电子B、档案C、文件D、数字信息6、《电子文件归档与管理规范》规定保存文字型电子文件以（）为通用格式。

二
术语
1、电子文件类 、
建设电子文件 建设系统业务管理电子文件 建设工程电子文件
2、档案类
建设电子档案 在线式归档 离线式归档
二
真实性 有效性
术语
完整性 元数据
3、电子文件品质类 、 4、方法、技术类 、方法、
固化 迁移与转换 建设电子文件归档与管理系统
三
基本规定
1、对整体工作的要求 2、各有关单位的职责
时代背景
建设行业电子政务的发展 信息技术在城市规划、建设领域的渗透 信息技术在城市规划、 数字城建档案馆的建设 实践单位的普遍呼声和迫切需求
编 制 过 程
任务来源 编制准备阶段 调研阶段 编制与修改阶段 全国征求意见阶段 标准送审阶段 标准的发布 标准的宣传学习、 标准的宣传学习、贯彻实施
编 制 过 程
建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部 门 工程建设单位 勘察、设计、施工、监理及测量等单位 城建档案管理机构
三
基本规定
3、电子文件——纸质文件或缩微品 电子文件——纸质文件或缩微品 —— 4、建立建设电子文件归档与管理系统 保证真实性、完整性、 5、保证真实性、完整性、有效性和安全性 的措施规定 前端控制， 6、前端控制，全过程管理与监控 7、及时提出建设电子文件归档的技术性指 导意见
整理、 六 整理、鉴定与归档
1、整理 、
谁做 什么时间 原则 方法与依据
2、鉴定
全过程 内容 鉴定者 依据
整理、 六 整理、鉴定与归档
3、归档 、
时间 方式 要求
4、检验 、 5、汇总 、
单位——形成单位、 单位——形成单位、接收单位 ——形成单位 检查内容
七
验收与移交

（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害 气体隔离。 （4）环境温度选定范围：17℃~20 ℃；相对湿 度：35%~45%。
哈尔滨市档案局
23
电子文件的收集与积累的要求
（6）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电 子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据
哈尔滨市档案局
24
电子文件的收集与积累的要求
（7）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体 链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩 算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi 为通用格式
哈尔滨市档案局
4
电子文件的概念
电子文件包括数字、图形及文本的信息。 它可以记录在计算机能够阅读的任何一种 介质上，并且符合文件的定义。 美国
哈尔滨市档案局
5
电子文件的概念
电子文件是一种通过数字电脑进行操作、 传输和处理的文件。 国际档案理事会
哈尔滨市档案局
6
电子文件的概念
以数字代码形态存在，通过电子计算机系 统进行信息记录、传输、存储和利用的文 件。 本书给出的概念
文档实体生成一体化 文档管理一体化 文档信息利用一体化 文档规范一体化
哈尔滨市档案局
14
电子文件管理原则
文档一体化的意义：
使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 文档超前控制 提高信息检索效率 有助于科学决策 提高行政效率 有利与人、财、物的合理利用
哈尔滨市档案局 15
哈尔滨市档案局
27
电子文件的收集与积累的要求
（10）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电 子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同 收集。
哈尔滨市档案局

电子文件管理课程教学大纲电子文件管理课程教学大纲随着信息技术的不断发展和应用，电子文件管理已经成为现代社会不可或缺的一部分。

为了培养学生在电子文件管理方面的专业能力，学校决定开设电子文件管理课程。

本文将从课程目标、教学内容、教学方法和评估方式等方面对电子文件管理课程的教学大纲进行探讨。

一、课程目标电子文件管理课程的目标是培养学生对电子文件管理的理论和实践知识的掌握，使其具备电子文件管理的基本能力。

具体目标包括：1. 理解电子文件管理的基本概念和原理；2. 掌握电子文件管理的技术和工具；3. 熟悉电子文件管理的法律法规和标准；4. 能够运用电子文件管理知识解决实际问题。

二、教学内容电子文件管理课程的教学内容包括以下几个方面：1. 电子文件管理的基本概念和原理：介绍电子文件管理的定义、特点、分类和生命周期等基本概念，让学生对电子文件管理有一个整体的认识。

2. 电子文件管理的技术和工具：介绍电子文件管理的技术和工具，包括电子文件的创建、存储、检索、传输和销毁等方面的技术和工具，让学生了解并熟练运用。

3. 电子文件管理的法律法规和标准：介绍电子文件管理的相关法律法规和标准，包括电子文件的合法性、可信度、保密性和完整性等方面的法律法规和标准，让学生了解并遵守。

4. 电子文件管理的实践案例：通过实际案例分析，让学生了解电子文件管理在不同领域的应用，培养学生解决实际问题的能力。

三、教学方法为了达到课程目标，电子文件管理课程采用多种教学方法，包括：1. 讲授与演示相结合：通过讲授基本概念和原理，并结合实际案例进行演示，让学生更好地理解和掌握电子文件管理知识。

2. 小组讨论与案例分析：组织学生进行小组讨论，分析电子文件管理的实际问题和案例，培养学生的分析和解决问题的能力。

3. 实践操作与实验：通过实践操作和实验，让学生亲自操作电子文件管理的技术和工具，提高他们的实际操作能力。

4. 课堂互动与讲座：鼓励学生在课堂上提问和互动，同时邀请相关领域的专家进行讲座，拓宽学生的视野。

学习文件心得范文在学习文件科目的过程中，我逐渐明白了文件的重要性，以及学习文件知识的必要性。

通过这门课程的学习，我对文件的基本概念、分类与管理方法有了更加深入的了解，也在实践中积累了一定的经验和技巧。

以下将从三个方面对我的学习心得进行总结。

首先是文件的基本概念和分类。

在课程的开始阶段，老师详细介绍了文件的概念和特点，让我对文件有了整体的了解。

文件是组织和管理信息、记录和传递知识的载体，是组织内部和组织之间进行信息交流和协同工作的重要依据。

文件的分类也是我在学习中受益最大的部分之一，通过对传统文件和电子文件的对比，我更清晰地认识到电子文件管理的重要性和优势。

同时，我也了解到电子文件也分为电子文档和电子记录两种形式，它们分别适用于不同的场合和需求。

这些基本概念和分类给我提供了分析和理解文件管理的基础框架，为我后续的学习打下了坚实的基础。

其次是文件的管理方法。

文件管理是一门独立的学科，也是一门必备的管理技能。

课程中系统地介绍了文件的管理流程和方法，包括文件的创建、传递、存储、检索和销毁等环节。

其中，文件的传递和存储环节是我在工作中比较关注的内容，通过课程的学习，我学会了合理利用文件传递渠道，如邮件、内部网盘等，提高文件传递的效率和准确性。

同时，我也学到了合理设置文件存储结构和命名规则的重要性，便于文件的检索和利用。

在实际的工作中，我尝试将这些理论知识应用到我的文件管理中，取得了明显的效果。

文件的管理方法给我提供了具体的工具和手段，让我更好地应对工作中的文件管理难题。

最后是电子文件的管理和安全。

随着信息技术的发展，电子文件管理的重要性越来越凸显。

课程中，老师详细介绍了电子文件管理的原则和方法，如电子文件的整理、备份、归档等。

同时，也对电子文件的安全性提出了一些要求和措施，如密码保护、权限管理等。

这些知识让我意识到电子文件的管理和安全是一个系统工程，需要我综合各种因素进行考虑和实施。

因此，在日常的工作中，我更加注重电子文件的管理和安全，通过加强对电子文件的备份、归档和加密等措施，保障了文件的完整性和可靠性。

计算机基础知识 电子文件概述 电子文件管理 电子文件归档 归档电子文件保管 电子文件利用
4
第1章 计算机基础知识


1.1硬件系统 1.2操作系统 1.3常用应用软件 1.4数据库系统 1.5计算机网络系统 1.6网络与数据安全
5
1.1硬件系统

基本结构上，硬件系统可分 为五大部分
20
电子文件信息的游动性和共享性


电子文件的易操作性


电子文件信息的复杂性

2.4电子文件的类型格式

文本文件

格式化文本文件

常用：DOC，WPS 归档通用格式：XML，RTF，TXT

图像文件

位图，矢量图，PPI， 归档通用格式：JPEG，TIFF CEB，PDF

版式文件


音频文件
威宝 索尼 三菱 ……
8
1.1硬件系统

输入设备

键盘 鼠标 扫描仪

平板扫描仪

分辨率是扫描仪最主要的技 术指标，单位为DPI（Dots Per Inch）。文档扫描加工， 一般要求≥200DPI 平板扫描仪

零边距扫描仪
速度慢，纸张陈旧、薄
不需拆解装订 纸张要求高
高速扫描仪 9

零边距扫描仪
2
前言

参考资料




《电子文件管理》广东省档案局 王嘉辰 卢 汉明 《档案整理技巧与图解》广州市档案局 《电子文件归档与管理规范》（GBT188942002） 《广州市归档电子文件整理规范》穗档 ﹝2010﹞29号，2010.4.26

3. 文书归档：文书归档指文件办理完毕后，应当根据国家机关、企事业单位的相关规定，及时整理（立卷）、归档。
二、文书工作机构
公文工作是各机关单位的一个重要组成部分，文书工作常作为办公室工作重心。文书工作机构隶属于各级秘书机构，各级文书工作的管理机构为各单位办公厅（室）。
三、公文处理基本原则
第一，实事求是。实事求是就是各机关单位在公文处理中，要从本机关的实际出发设置公文处理的机构，配备人员，确定组织形式，要坚决反对官僚主义，文牍主义。
2.分类:分类是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同分为若干层次的类。一般是把“年度”“保管期限”“机构（问题）”作为通用的分类方法。
3.排列:为了便于对归档文件进行系统化的管理，使用，需要在分类方案的最低一级类目内，按照一定的方法确定归档文件先后次序，这就是归档文件的排列。
4.编号:归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
二、登记:登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表2-2）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。
三、审核:审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。
四、分送:分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。
教学基本内容与教学设计
一、文书工作的含义
文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。
1.收文处理：凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。

”A、操作日志B、机读目录C、浏览软件D、驱动程序2、（）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。

A、DOCB、PDFC、HTMLD、RTF3、（）是指描述电子文件数据属性的数据。

A、背景信息B、属性信息C、元数据D、环境数据4、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。

A、TIFFB、CEBC、PDFD、JPEG5、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。

A、版式文件B、音频文件C、视频文件D、数据库文件6、（）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。

A、平板扫描仪B、高速扫描仪C、零边距扫描仪D、数码相机二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）1、常见的视频文件格式有（）。

A、MOVB、AVIC、ASFD、MPEG2、电子文件利用效益分析应走（）的道路。

A、定性分析B、量化分析C、科学分析3、常见的检索方式有（）。

A、精确检索B、模糊检索C、多条件检索D、反向检索4、档案管理软件使用的突出特点是（）。

A、软件升级频繁B、使用人员变化快C、软件使用时间长5、常见的操作系统有（）。

A、WindowsB、DOSC、LinuxD、Unix6、《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。

A、JPEGB、TIFFC、BMPD、GIF三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）1、TIFF格式支持有损和无损压缩。

对错2、从文件的价值看，电子文件与纸质文件没有本质的区别，但其信息的记录方式与纸质文件发生了根本性的变化。

对错3、档案管理软件属于应用软件范畴。

对错4、档案部门应当定期制作归档电子文件脱机备份。

对错5、电子文件管理应尽可能降低电子文件迁移的频率。

对错6、电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

文书与档案是同一事物的不同发展阶段，在 讲授档案之前．有必要讲授文书与文书工作的基 本知识，旨在让学生通过对文书处理程序的学 习．了解档案的由来，并以党政机关公文处理工 作流程反推党政机关的行政管理工作。而电子 文件是电子化形式的文书、档案，我们从这门课 开课之初，就关注电子信息环境下的文面的课时比例。
课程讲授上．既注重理论基础又兼顾实践特 点。以使学生能在尽快适应未来机关工作的同时 具备较强的发展后劲，在文书处理部分，参考 《党政机关公文处理工作条例》，并紧密结合党 政机关与行业系统工作实际。在档案管理部分， 强调档案意识．突出档案管理的基本流程与规范 以及常用术语．而简化管理细节内容。在电子文 件管理部分，紧密结合最新的规范文件与行业标 准，包括《电子文件管理暂行办法》《电子档案移 交与接收办法》《电子文件归档与管理规范》《电 子公文归档管理暂行办法》等，以使学生熟悉行 业部门电子文件管理工作的主要内容。 （三）适应管理类专业特点与需求
者结合１９９５年课程初建以来二十余年的教学经 历，将改革探索和经验思考做一总结，以期对其 他课程有所启发和借鉴。
一、教学目标与课程定位
课程目标与定位需要契合高校人才培养目 标。学院人才培养的总目标是：坚持将学生思想 政治素质放在首位．着力培养政治忠诚、专业精 通、全面发展的高素质专业人才，为党和国家机 关的安全、顺畅运转提供有力的人才支撑，
具体来说，本课程包括８章内容，共３２学 时。在课时分配上有详有略，以突出重点环节的 讲授与操练。内容和学时依次为：绪论（２学 时），文书与文书工作概述（４学时）、档案与档 案工作概述（２学时）、档案管理基本理论（２学 时），档案管理工作主要内容（６学时），电子文 件概述（４学时），电子文件管理概述（４学时）， 电子文件管理的主要内容（８学时）。 （二）紧密结合行业工作需求

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国家级精品课程《电子文件管理》
第5章 电子文件与信息管理系统
时间： 月 日 第 - 节 教室：
教学重点
本章关键内容 ·电子文档生命周期管理 ·业务信息系统的特点 ·文件管理与信息管理的区别与联系 ·文件管理系统与文档管理系统的区别与联系 ·电子文件管理与电子文件保存的区别与联系 ·电子文件管理系统的核心功能 ·混合文件保存系统的特点 ·整合EDMS与ERMS ·预归档平台的功能与作用 关键词 文档生命周期 文件管理 文档管理 电子文件管理 电子文件保存 文件生命周期 功能
电子文件与信息管理系统则包括用于创建、捕获、管理和保存各种电 子信息的系统，其管理的对象包括电子文件、电子文档、数字对象和数 据。
主要内容
1
文档管理与文件管理
2
文件与信息管理系统
3
ERMS功能需求概述
4
ERMS的核心功能需求
5
文件管理系统整合实例
1.文档管理和文件管理
回顾：文档与文件的区别？
1.1 文档管理
1.文档管理和文件管理
文档管理与文件管理
1.文档管理和文件管理
文档管理与文件管理比较
思考：文档管理与文件管理还有哪些相同和不同之处？
1.文档管理和文件管理
1.3 电子文件管理与电子文件保存
电子文件管理（ERM：Electronic Records Management）是指使 用自动化的技术来管理文件，是文件管理过程和程序的自动化。 电子文件保存（ERK：Electronic Recordkeeping）是指开发一个自 动化过程，使机构用于管理其电子文件，该自动化的过程不仅仅支持 一份电子文件的内容的保存，还支持其背景和结构的长期保存。

2024年高中电子文件档案制度我国高中阶段是学生人生的重要时期，也是学生个人成长和发展的关键时期。

为了更好地管理和维护高中学生的档案，2024年，我国将推行高中电子文件档案制度。

这一制度将基于现代化的信息科技手段，实现高中学生档案的数字化储存、便捷查询和高效管理。

一、电子文件档案的建立电子文件档案将包含高中学生的个人资料、学习成绩、课程表、奖惩记录以及其他与学生学习和成长相关的信息。

每名学生在入学时，将按照统一的规范进行个人信息录入，并生成一个唯一的电子档案编号。

学生个人信息将由学校负责收集和整理，并妥善保管。

二、电子文件档案的储存和保管电子文件档案将采用云存储技术进行储存，并由专业的信息安全机构提供保护和维护服务。

学生和家长可以通过个人账号登录系统，随时查看和管理档案。

学校和教育部门将定期备份电子文件档案，确保数据的安全和可靠性。

三、电子文件档案的查询和管理电子文件档案将设立多层次的权限管理机制，确保只有授权人员可以查询和修改学生档案。

学校教师和教务处工作人员可以通过电子系统查询学生的个人信息、成绩和奖惩记录，帮助评估学生学业发展状况和制定个性化教育方案。

学生和家长也可以通过系统查询学生的档案信息，并根据需要下载或打印相关文件。

四、电子文件档案的应用电子文件档案除了方便学校和家长查询和管理学生信息外，还可以在多个方面发挥作用。

首先，可以作为学生评优奖助学金的依据，提高评选的公平性和客观性。

其次，可以作为学生升学和就业的参考，为招生机构和用人单位提供学生的综合素质和能力评估依据。

此外，电子文件档案还可以作为学校和教育部门统计和分析学生整体素质的重要数据来源。

五、电子文件档案的挑战与解决方案在推行电子文件档案制度过程中，面临一些挑战，如信息安全和隐私保护、设备和网络基础设施建设等。

针对这些挑战，需要建立健全的信息安全体系，加强对网络和系统的监控和维护，并提供必要的培训和指导，保障教师和学生正确使用电子文件档案系统。

电子文件的几种常见管理模式
档案室
散保存在各业务部门。 集中式管理：由统一的部门（档案室或技术部门） 归口负责管理机构所有的电子文件。 文档一体化管理：建立电子文件管理系统对电子文 件进行全生命周期的管理。 档案馆 集中式保管模式（美国、英国、北欧等国） 分布式保管模式（澳大利亚，2000年以后转变）
适应新变化--电子文件管理的几个原则
全程管理原则
是一种全面的、系统的、基于过程的管理。
前端控制原则
通过对整个流程进行分析、优化、整合，尽可能地在文件形成
阶段实现一些功能，以确保归档电子文件的真实性和有效性， 提高电子文件管理效率。
真实性保障原则
真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电
储于服务器的数据库中，而信息对象在信息管理系统 中运行，采用指针将两者联系在一起。
混合式。将重要的、常用的元数据与信息对象捆绑在
一起，而对于不常用的元数据采用分体式封装。
元数据与著录信息的关系
两者既有联系又有区别。
在内容上，两者呈现交叉关系，有些元数据可直接
转化为规范的著录信息，但不是所有的元数据都是 著录信息。
在线事务处理阶段：在政府各部门资源共享的基础上
，实现多部门网上联合办公，向用户提供“一站式” 服务。 无缝集成阶段 ：实现了社会资源的无缝隙整合，组织 的运行成本趋于零，服务个性化和即时反应。
电子文件的概念的产生
“机读文件”（Machine-readable records）是电子
文件（Electronic Records）的前身
电子文件的收集
如何确保收集的齐全性和完整性？
注意文件内容的相关性； 注意电子数据的结构复杂性和分布式构成特点。

PetroChina Pipline Company
备 份 工 作 ！
操作系统是home版的计算机，需将计算机进行格
式化后安装非home版操作系统。 因此请使用home版操作系统的计算机用户提前做 好个人计算机中重要文件的备份工作，以防重要信息 的丢失。
PetroChina Pipline Company
安 装 界 面 说 明
PetroChina Pipline Company
Net Framework 1.1的注意事项
Framework 1.1软件包是您的系统使用 电子文件系统的前提,因此必须安装； 在Windows 2003操作系统中，.Net Framework已经随操 作系统安装到计算机中，因此无需再进行安装。
另外：
1. 只有经办人和被传阅人有权限查看公文；
2. 组织机构和人员，按照名称的汉语拼音的首字母英 文顺序排列； 3. 对于身兼多职情况，分配给此用户多个帐户，处理 不同的文件。
PetroChina Pipline Company
二、桌面标准化的安装配置
PetroChina Pipline Company
• 综合查询
• 公文统计
• 机构任务管理
任务调度是把一个用户的待办任务调度到另外的一个
用户的待办任务中。
PetroChina Pipline Company
特别强调
1. 系统中，所有我公司收发文都要存放在北京，系统的大 部分管理权限在股份公司OA项目组；
2. 办文人员应对公文严格审核，特殊情况需对已发文件更 改时，由拟稿人填写《电子文件系统发文内容更改通知 单》，经签发领导审核签字后交公司总经理办公室。
PetroChina Pipline Company

划，明确学习目标和方法。
提供辅导和答疑
为学员提供必要的辅导和答疑服 务，帮助学员解决学习过程中遇
到的问题。
跟踪学习效果
定期跟踪学员的学习效果，评估 个人学习计划的执行情况，并根
据需要进行调整和优化。
感谢您的观看
THANKS
追踪，确保文件的可追溯性和一致性。
05
文件管理工具与软件
文件管理软件的选择与使用
总结词
选择合适的文件管理软件是提高工作效率的关键。
详细描述
在选择文件管理软件时，应考虑软件的易用性、安全 性、稳定性和兼容性。同时，应结合实际工作需求， 选择具备文件分类、标签、搜索、版本控制等功能的 软件。在软件使用过程中，应遵循规范的文件命名和 存储规则，以便于文件的查找和整理。
总结词
了解并掌握其他文件管理工具，能够更好地应对不同工 作场景的需求。
详细描述
除了常见的文件管理软件和云存储服务外，还有一些专 业的文件管理工具，如文件索引软件、文档管理系统等 。这些工具适用于特定的工作场景，如大型企业的文档 管理、律师事务所的案例管理等。在使用这些工具时， 应根据实际需求进行选择，并遵循相应的操作规范。
文件备份方案的选择与实施
总结词
制定并实施有效的备份方案，是确保文 件安全的重要措施。
VS
详细描述
根据文件的重要性和类型，选择合适的备 份频率和方式。对于重要文件，应采取实 时或定期备份，并存储在不同的存储介质 上，以防数据损坏或丢失。同时，要定期 测试备份数据的可恢复性，确保备份方案 的有效性。
文件的安全与隐私保护
制定合理的备份策略，包括备份频 率、备份方式、备份存储位置等， 以确保文件的安全性和可恢复性。
存储环境

公司文件管理制度培训
一、培训目的
公司文件管理制度是公司的重要管理规定，是保障公司正常运营和信息安全的重要保障措施。

为了让员工更好地理解和遵守文件管理制度，提高文件管理的效率和质量，特开展公司文件管理制度培训。

二、培训内容
1. 文件管理制度的基本概念和重要性
2. 文件的分类和归档方法
3. 文件的保管和处置规定
4. 电子文件管理的要点和注意事项
5. 文件审批流程和权限管理
6. 文件安全性保障措施
7. 文件检索和查询方法
8. 企业内部文件传递和共享规定
三、培训方式
1. 线下培训：由公司专业人员负责培训，通过讲解、案例分析和互动问答等方式进行。

2. 线上培训：通过网络会议、在线课程等方式进行远程培训，提供学习视频和资料。

四、培训对象
全体员工，特别是文件管理工作人员和领导人员。

五、培训时间
为了确保全员参与，灵活安排培训时间，可以分批进行培训，确保培训的深入和有效性。

六、培训评估
通过考试、问卷调查等方式对培训效果进行评估，及时调整和改进培训内容和方式，提高培训的效果。

七、培训后续
定期组织文件管理技能培训，保持员工对文件管理制度的理解和遵守。

建立文件管理制度的常态化培训机制，促进文件管理规范化、规范化工作的开展。

八、总结
公司文件管理制度是公司重要管理制度之一，对于公司的正常运营和信息安全具有重要意义。

通过培训，提高员工对文件管理制度的认识和遵守度，确保文件管理工作的高效、有序进行。

希望全体员工认真参加培训，做到学有所用、用有所学，共同维护公司的信息安全和管理秩序。