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从电子文件到电子档案-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
《档案工作基本术语》DA/T1—2000国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。
（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。
电子档案由内容、结构和背景组成。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
百度百科二、相关术语定义1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。
3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。
4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。
5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。
6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。
7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
什么是电子文件的意思概念介绍种类与特征电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，那么你对电子文件了解多少呢?以下是由店铺整理关于什么是电子文件的内容，希望大家喜欢!什么是电子文件电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。
电子文件的基本特征第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
电子文件的种类1、文本文件2、图像文件3、图形文件4、影像文件5、声音文件6、超媒体链结文件7、程序文件8、数据文件电子文件的对比区别电子文件广义的“电子文件” 一般泛指由任何机构、组织或个人形成的所有电子记录，与传统文件、档案概念相对应。
按照现代文档一体化的理念，广义电子文件概念同时涵盖了归档前的电子文件和归档电子文件。
而狭义的“电子文件”，特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件，它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中形成的(但不限于公文，还包括各类业务文件材料和数据)，具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求，具有真实性、完整性和有效性。
档案登记备份所指的电子文件是广义的电子文件。
电子数据电子数据是指基于计算机应用、通信和现代管理技术等电子化技术手段形成的，包括文字、图形符号、数字、字母等的用户和计算机环境数据，它包括各类电子文件和电子文档。
OA电子文件归档管理分析信息化时代的到来促进了计算机技术的广泛运用，事业单位在日常管理也开始积极引进办公自动化模式，通过借助于计算机设备及相关系统来提升日常办公的效率。
在科学技术改革的推动下，OA系统在事业单位计算机中的运用更加广泛，这也是新时期事业单位规划管理需要引进的新技术。
针对这一点，探讨如何做好OA电子文件的归档管理工作，以更好的发挥OA系统的作用。
标签：OA；电子文件；归档管理；技术运用F491 OA电子文件归档管理概述1.1 电子文件的特点早期受到技术水平及办公设备的限制，我国采用的文件均是手工制作的纸张文件。
传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短，影响了最终的文件使用效率。
此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。
在计算机技术的推动下，我国事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。
经过最近几年的推广运用，事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性，文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。
然而，在事业单位规划管理升级的过程中，电子文件也逐渐暴露了其不足的特点。
电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别；可以在不同的载体上进行转换并可同时存在；很容易被修改而不留下痕迹；可以不受时空限制实现信息共享；能使用文字、影像等多种信息方式；由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期的保存。
1.2 归档的原则就事业单位日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给事业单位的文件管理带来很大的困难。
因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。
虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。
在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。
高校OA文件与电子文件档案管理的思考□智通海【内容摘要】随着计算机和网络应用技术的发展普及，高校在招生、教学、科研、管理等活动中，特别是在办公自动化（OA）中形成了大量电子文件，电子文件档案已成为高校档案的重要组成部分。
加强电子文件档案管理对高校档案工作提出了严峻挑战，值得高校档案管理工作者认真思考。
【关键词】办公自动化；电子文件；电子档案；高校管理；档案管理【作者简介】智通海（1961 ），江苏大丰人；盐城工学院副教授；研究方向：档案管理办公自动化（OA）已成为高校现代化办公的主要形式，并在不断发展和普及。
高校在招生、教学、科研和管理等活动中，特别是在办公自动化（OA）中形成的电子文件档案，已成为高校档案的重要组成部分，将成为高校档案的未来主体。
一、OA系统与电子文件档案（一）OA系统。
OA是Office Automation办公自动化的简称，OA系统是指组织内部信息交流、共享、流转处理和办公自动化各种信息化设备和应用软件，它是各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、财务管理系统等）的有机整合，是组织内部信息化最大平台。
OA系统常年累月形成了批量的电子文件。
（二）电子文件与电子文件档案。
电子文件是指在数字环境中生成，以数码形式存储，依赖数字设备阅读处理，可由网络传输的数字代码序列，因此亦称“数字文件”，它包括文本文件、图形文件、图像文件和多媒体文件等。
电子文件档案是指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
电子文件不一定是电子文件档案，但电子文件档案一定是电子文件的精华。
电子文件档案具有非直读性、对数字设备的依赖性、文件信息与载体的分离性和储量大、体积小、传递快、易共享等特点。
与传统实体档案相比具有归档速度快、利用便捷、跨越空间等优点，缺点是：保管费用高、难度大、寿命短；安全性较差，难以保证真实性、完整性；无草稿与印稿之分，难以体现原始记录性等。
二、高校电子文件档案形成方式（一）办公自动化（OA）等形成的电子文件。
电子文件、电子档案、OA三者的区别作者：薛馨枫概念澄清电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。
办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。
电子文件与电子档案（一）电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号（二）电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统（一）办公自动化系统（OA）利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。
（二）电子文件管理系统是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194（三）电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。
电子文件与电子档案的区别“文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。
电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。
电子文件电子档案（一）价值的区别电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。
（二）文件生命阶段涵盖的区别电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。
电子文件的归档“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。
档案全宗卷包含内容档案全宗卷包含内容档案是指各种载体上记录历史事实、文化遗产、社会生活等信息的资料。
为了方便管理和使用，档案被分为不同的级别和类别，其中最基本的单位是全宗卷。
那么，档案全宗卷包含哪些内容呢？下面将从以下几个方面进行详细介绍。
一、档案全宗卷的概念档案全宗卷是指一个机构或者个人在特定历史时期内所形成的一批文件或者资料的集合，是档案管理中最基本的单元。
每个全宗卷都有一个唯一的编号，以便于管理和查找。
二、档案全宗卷的组成部分1.文件：文件是指各种载体上记录历史事实、文化遗产、社会生活等信息的资料，如公文、报告、信函等。
2.图片：图片是指各种形式的影像资料，如照片、画像、地图等。
3.音频资料：音频资料是指各种形式的声音记录资料，如录音带、唱片等。
4.视频资料：视频资料是指各种形式的影像和声音记录资料，如电影、电视节目等。
5.电子档案：电子档案是指以电子形式保存的各种资料，如电子邮件、数据库、网页等。
三、档案全宗卷的分类根据不同的标准，档案全宗卷可以分为多种类型，下面列举几种常见的分类方式。
1.按机构分类：按照全宗卷所属机构进行分类，如国家机关全宗卷、企业全宗卷等。
2.按主题分类：按照全宗卷所涉及的主题进行分类，如文化遗产保护全宗卷、科技创新全宗卷等。
3.按时间分类：按照文件形成时间进行分类，如1950年代全宗卷、1960年代全宗卷等。
4.按地域分类：按照文件所涉及的地域进行分类，如北京市全宗卷、上海市全宗卷等。
四、档案全宗卷的管理与利用1.管理档案管理是指对各类档案资料进行收集、整理、保管和利用的一系列工作。
对于每个档案全宗卷，都需要建立详细的目录和索引，以便于查找和利用。
同时还需要制定相应的保管措施和安全措施，确保档案资料的完整性和安全性。
2.利用档案资料的利用是指根据研究或者生产需要，对档案资料进行查阅、复制、引用等活动。
档案资料可以为历史研究、文化传承、法律诉讼等领域提供重要的证据和依据。
第四章电子文件归档和电子档案管理第一节概述一、基本概念（一）电子文件电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
我们在日常工作生活中会接触各种类型的信息记录，但这些信息记录不一定就是电子文件，从电子文件的概念可以看出，只有满足一定条件的信息记录才可以称为电子文件：一是电子文件是以数字格式形成、传输和存储的，通常由计算机、数码相机、数字传感器等电子设备生成、处理和存储，其信息是以二进制数字代码记录和表示的。
二是电子文件是由国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中形成和办理的。
也就是说，电子文件是应一定的业务和活动需要在社会活动中产生的，记录了特定社会活动的过程和结果，这也是判断计算机的数据或信息是否为电子文件的首要标准。
三是电子文件由内容、结构、背景组成，这是电子文件三大基本构成要素。
把握电子文件的构成要素对于理解和管理电子文件十分重要，内容信息是电子文件的核心要素，背景信息和结构信息则是保证电子文件内容真实、完整的重要条件。
电子文件的内容是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的主题信息，主要表达了作者的意图，例如一份会议纪要中记录的会议情况和议定的事项等。
电子文件的结构是指电子文件内容信息的组织和存储方式，分为逻辑结构和物理结构。
逻辑结构是对电子文件内容各信息单元之间关系的描述，例如一份电子公文的标题在页面中的位置，正文的字体、字号等。
物理结构是电子文件在存储设备或载体中的存储位置和文件格式，它决定了在存储中找到电子文件的寻址方向与方法，以及正确读取电子文件内容、版面格式等信息的规则。
电子文件的背景是指有关电子文件形成环境的信息，包括电子文件之间的相互关系、形成电子文件的过程、业务活动、技术环境以及与电子文件形成和存在相关的信息等，如拟稿人、签发人、发文单位、印发时间等。
浅析电子文件与电子档案内容摘要：随着信息时代的到来、办公自动化的产生，形成了越来越多的电子文件，当文件失去现行效用后，就面临着归档问题，于是就产生了电子档案。
而在实际中，有人将电子文件和电子档案二者作为同一事物，但是两者属于不同概念。
本文通过浅显比较分析，力求得出二者的区别和联系。
关键词：电子文件电子档案时代在发展，科技在进步，作为社会原始记录的档案载体也发生着深刻的变化。
从商周时期的甲骨档案到当今最普遍的纸质档案，再到现代信息时代产生的新型档案形式——电子文件，单从载体来看这些都记录着社会发展的印记。
如今的我们，生活在信息技术革命冲击的社会中，电子文件作为信息化的产物，已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。
那么，如何更好地利用这一新型档案，首先，就必须弄清它的本质涵义，何为电子文件？何为电子档案？本文作者就以自己鄙陋的学识来探讨下，并求教于大方之家。
一、电子文件与电子档案的定义电子文件（Electronic Records）一词，虽然档案学界曾有过不同的争论，但最终基本上达成了共识，即认为电子文件是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”，在冯慧玲老师的《电子文件管理教程》一书中也采用了这个定义。
但电子档案一词，我们则很少能找到相对明确的定义。
在有关电子文件与电子档案管理的教材中，也基本都是给出电子文件的定义，很难找到电子档案的定义。
但在百度百科中却有这样的定义“电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
”这个定义着重于将电子档案与纸质档案作比较，最后落脚于档案的基本定义，“以案卷为单位”。
但是下面对于电子档案的特点描述：“1、信息的非人工识读性；2、信息存储的高密度性；3、信息与载体之间的可分离性；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性。
电子文件、电子档案、OA三者的区别作者：薛馨枫概念澄清电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。
办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。
电子文件与电子档案（一）电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号（二）电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统（一）办公自动化系统（OA）利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。
（二）电子文件管理系统是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。
《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194（三）电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。
电子文件与电子档案的区别“文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。
电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。
电子文件电子档案（一）价值的区别电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。
（二）文件生命阶段涵盖的区别电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。
电子文件的归档“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。
