工作文件管理表格

文件记录管控全套表格背景在企业的各个部门中，文件记录非常重要，因为这些文件记录包含了企业的重要信息，例如：合同、发票、报表等等。

如果这些文件记录管理不当，就很容易导致信息丢失、泄露等问题，给企业带来极大的损失。

因此，建立一个完整的文件记录管控体系，对于企业来说十分必要。

目的建立一个完善的文件记录管控体系，能够保证文件记录的完整性、安全性和可用性。

表格说明下面是文件记录管控全套表格，一共包括六个表格，每个表格都有不同的用途。

表格一：文件编号码清单表格文件编号码清单表格主要用于记录各个文件的编号和名称，以便于管理人员进行管理和查找。

在该表格中，包括以下几个字段：•编号：文件编号，唯一标识文件。

•名称：文件名称，用于区分不同的文件。

•创建时间：文件创建时间，用于记录文件的产生时间。

•修改时间：文件修改时间，用于记录文件的最后一次修改时间。

•创建人员：文件创建人员，用于记录文件的创建人员。

•存放位置：文件存放位置，用于记录文件存放的具体位置。

表格二：文件存放位置清单表格文件存放位置清单表格主要用于记录企业中不同部门中文件的存放位置，以便于管理人员进行管理和查找。

在该表格中，包括以下几个字段：•部门名称：文件所属部门的名称。

•文件存放位置：文件存放位置的具体描述。

•存放人员：文件存放位置归属的人员。

•更新时间：存放位置的最后一次更新时间。

表格三：文件类型分级清单表格文件类型分级清单表格主要用于记录企业中不同部门中文件的类型，并且对文件类型进行分级，以便于管理人员进行管理和查找。

在该表格中，包括以下几个字段：•文件类型名称：文件类型的名称。

•文件类型描述：文件类型的具体描述。

•文件类型等级：文件类型的重要程度等级。

表格四：文件权限表格文件权限表格主要用于记录不同部门和人员对于不同文件的访问权限，以便于管理人员进行管理和查找。

在该表格中，包括以下几个字段：•部门名称：文件所属部门的名称。

•人员名称：人员的名称。

西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。

表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。

表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。

附录A 推荐性辅助表格F.0.1 专职资料管理人员任命书F.0.2建设、监理、施工单位专职资料管理人员登记表2、本表随工程进展陆续完善。

F.0.3总监理工程师代表授权书F.0.4监理日志F.0.5 材料取样复试台账F.0.5 材料取样复试台账F.0.5 材料取样复试台账F.0.5 材料取样复试台账F.0.6 见证取样复试台账F.0.6 见证取样复试台账F.0.6 见证取样复试台账F.0.6 见证取样复试台账F.0.6 见证取样复试台账F.0.8质量事故报告F.0.4监理日志F.0.10安全巡视记录F.0.11安全例行检查记录F.0.12工程质量评估报告F.0.12工程质量评估报告F.0.13监理工作月报工程监理月报第期年月日至年月日项目监理机构（章）：总监理工程师：日期：目录一本月工程情况概要.......................................................................................... 二本月工程质量控制情况评析.......................................................................... 三本月施工安全生产管理工作评析................................................................... 四本月工程进度控制情况评析........................................................................... 五本月费用控制情况评析................................................................................... 六本月工程其它事项........................................................................................... 七本月工程图片................................................................................................... 八其他资料文件...................................................................................................一本月工程情况概要二本月工程质量控制情况评析三本月施工安全生产管理工作评析四本月工程进度控制情况评析五本月费用控制情况评析六本月工程其它事项七本月工程图片八其他资料文件附录B 资料归档卷册编号表表B.1 资料归档卷册编号表附录C 案卷编目式样C1 案卷封面C2 案卷脊背C3 卷内目录。

1.目的：为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司所有有效文件。

3.职责范围：3.1集团总裁办3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。

3.1.2 负责公司文件的下发及管理。

3.1.3 负责本制度的实施。

3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。

3.2.2负责按本制度规定执行4.文件分类：4.1公司文件的分类4.1.1 公司文件进行以下分类：A计划类包括工作计划、项目计划、经费预算计划、采购计划、业务计划等；B 总结类包括工作总结、项目运营情况阶段性总结、制度落实情况总结、培训情况总结等；C 通知、函件、告知类包括各类通知、通报、函件、表扬等；D 制度、规范类包括公司各部门规章制度、各级别管理制度、规范、明细、标准参照表等；E 公示类包括绩效考评公示、评优选先公示等；F 新闻类包括公司时务新闻、员工活动报道、内部期刊纸板备份等4.1.2外来文件（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准5. 公司文件的管理：5.1公司文件的管理5.1.1公司文件管理归口于集团总裁办，集团总裁办负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。

5.1.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。

所谓受控文件就是指有效文件，即正在执行的指导和安排公司工作的文件。

明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。

对于公司以文本打印的形式下发的文件，只要盖有受控章的文件在受控范围内，或者标注了密级程度的文件，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，或泄漏了保密文件，造成的问题由执行人负责。

6. 文件格式要求、编制与审批：6.1文件编制与审批6.1.1文件格式要求（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。

文件管理记录表格
目录
1.质量记录清单
2.外来文件清单
3.受控文件清单
4.文件发放/回收登记表
5.文件借/调阅登记表
6.文件更改单
7.文件作废申请单
8.文件销毁申请表
9.文件销毁清单
10.文件归档登记表
版号/修订号：表号：
质量记录清单
版号/修订号：表号：
外来文件清单
版号/修订号：表号：
受控文件清单
版号/修订号：表号：
文件发放/回收登记表
版号/修订号：表号：
文件借/调阅登记表
版号/修订号：表号：
文件更改单
编制：审核：批准：
注：更改内容若填写不下可另行附页。

版号/修订号：表号：
文件作废申请单
编号：
注：此表编制、审核、批准由原文件编制审核批准人员或接替其岗位的人签名。

文件销毁申请表
编号：
文件销毁清单
版号/修订号：表号：
文件归档登记表
编号：。

文件发文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－07序收文单位文件编号文件名称接收登记号接收日期接收人备注号12345678910111213文件收文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－01序发文单位文件编号文件名称发文登记号接收日期接收人备注号12345678910文件借阅登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－04序借阅单位文件编号文件名称借阅日期借阅人归还日期号受控文件台帐表号：HNFD/JL－4.2.3－05 序编号名称页数编制部门备注号1 保障体系手册23 作业文件汇编国家标准4 《出版行政管理条例汇编》国家标准5 《印刷业管理条例》6 《中华人民共和国国家通用语言文字法》国家标准7 《出版物汉字使用管理规定》国家标准CY/T7-1991 《印后加工质量要求及检验方法》国家标准89 CY/T12-1995 《书刊印刷品检验抽样规则》国家标准10 GB/T788-1999 《图书和杂志开本及其幅面尺寸》国家标准受 控 文 件 台 帐表号：HNFD/JL －4.2.3－05序 号编 号 名 称 页数编 制 部 门 备 注11 CY/T5-1999《平版印刷品质量要求及检验方法》国家标准 12 CY/T29-1999《骑马订书刊质量分级及检验方法》国家标准 13 CY/T28-1999 《平装书刊质量分级及检验方法》国家标准 14 CY/T13-1995 《胶印印书质量要求及检验方法》国家标准 15 CY/T14-1995 《教科书印制质量要求及检验方法》国家标准16 GB/T7005-2008 《平版装潢印刷品》 17 GB/T9851-2008 《印刷技术术语》18 GB/T18359-2008 《中小学教科书用纸、印刷质量要求和检验方法》 19 HJ/T220-2005 《环境标志产品技术要求-胶粘剂》 20HJ/T370-2007《环境标志产品技术要求-胶印油墨》受控文件台帐表号：HNFD/JL－4.2.3－05序号编号名称页数编制部门备注21 HJ/T2053-2011《环境标志产品技术要求-印刷》国家标准22 （2003年33号主席令）中华人民共和国产品质量法23 （1999年九届15号主席令）中华人民共和国合同法24 （1985年283号主席令）中华人民共和国计量法25 （2003年33号主席令）中华人民共和国消费者权益保护法外来文件收文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－01序号发文单位文件编号文件名称发文登记号接收日期接收人备注1行业标准《出版行政管理条例汇编》2012.102行业标准《印刷业管理条例》2012.103国家标准《中华人民共和国国家通用语言文字法》2012.104行业标准《出版物汉字使用管理规定》2012.105 行业标准CY/T7-1991 《印后加工质量要求及检验方法》2012.106 行业标准CY/T12-1995 《书刊印刷品检验抽样规则》2012.107 行业标准GB/T788-1999 《图书和杂志开本及其幅面尺寸》2012.108 行业标准CY/T5-1999 《平版印刷品质量要求及检验方法》2012.109 行业标准CY/T29-1999 《骑马订书刊质量分级及检验方法》2012.1010 行业标准CY/T28-1999 《平装书刊质量分级及检验方法》2012.1011 行业标准CY/T13-1995 《胶印印书质量要求及检验方法》2012.1012 行业标准CY/T14-1995 《教科书印制质量要求及检验方法》2012.10外来文件收文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－01序号发文单位文件编号文件名称发文登记号接收日期接收人备注13国家标准GB/T7005-2008《平版装潢印刷品》2012.1014国家标准GB/T9851-2008《印刷技术术语》2012.1015国家标准GB/T18359-2008《中小学教科书用纸、印刷质量要求和检验方法》2012.1016行业标准HJ/T220-2005《环境标志产品技术要求-胶粘剂》2012.1017行业标准HJ/T370-2007《环境标志产品技术要求-胶印油墨》2012.1018行业标准HJ/T2053-2011《环境标志产品技术要求-印刷》2012.10作废留存清单HNFD/JL－4.2.3－03 序号文件或案卷名称文号或卷号编制部门作废原因留存期限销毁备注质量记录清单登记部门：HNFD/JL—4.2.4—01序号记录名称记录编号份数编制部门存放部门保存时间职工名册序号姓名性别学历所在岗位所持有证书(包括上岗证书)家庭住址联系电话年度培训计划表表号：HNFD/JL—6.2—01序号办班名称培训对象人数培训内容承办部门培训日期培训费用要求获得成绩(或证书)填表人：日期：批准人：日期：培训记录表表号：HNFD/JL—6.2—05序号办班名称姓名性别年龄职务或工种培训日期培训内容获得成绩(或证书)填表人：日期：设备台帐表号：HNFD/JL—6.3—01序号设备名称型号规格设备编号厂家出厂日期使用部门设备原值备注12345678910111213设备检修计划表号：HNFD/JL—6.3—04序号名称型号台数维修内容预计工时负责人备注制表人：年月日批准人：年月日_____________________年合同台帐表号：HNFD/JL—7.2—07序号合同编号合同名称甲方单位签订日期价格完成日期备注合格供方名录表号：HNFD/JL—7.4—03序号供方名称供应的物资联系人联系电话传真供方地址检测设备台帐表号：HNFD/JL—7.6—01序号计量设备名称型号规格编号厂家出厂日期使用部门设备原值备注（）年检测检测设备检定计划和记录表号：HNFD /JL—7.6—02序号名称编号型号规格计划检定月份检定周期使用部门检定单位检定结果备注不合格品台帐表号：HNFD/JL—8.3—03序号合同号不合格名称车间发生时间处置方式处置结果备注填表人：年月日进货验证记录表号：HNFD/JL -7.4-01序号名称规格批次厂家外观数量（三证）检验结果检验人日期备注注：如是防护用品请填齐括号里的内容。

工作文件整理归纳表格模板在日常工作中，文件整理和归纳是非常重要的一项工作。

一个良好的文件整理归纳表格模板可以帮助我们更加高效地管理和处理工作文件，提高工作效率。

本文将介绍一种常用的文件整理归纳表格模板，并探讨其在工作中的应用。

一、文件整理归纳表格模板的基本结构。

文件整理归纳表格模板通常包括以下几个基本结构：1. 文件名称，记录文件的名称，便于快速查找和识别。

2. 文件编号，给每个文件分配一个唯一的编号，便于管理和跟踪。

3. 文件分类，将文件按照不同的分类进行整理，便于归纳和查找。

4. 存放位置，记录文件的存放位置，便于快速取用。

5. 归档日期，记录文件的归档日期，便于管理和跟踪文件的更新和变动。

6. 文件描述，对文件的内容和重要信息进行描述，便于了解文件的内容和用途。

二、文件整理归纳表格模板的应用。

文件整理归纳表格模板可以应用于各种不同的工作场景，如办公室文件整理、项目文件管理、档案归档等。

下面将分别介绍其在这些场景中的应用。

1. 办公室文件整理。

在办公室工作中，我们经常需要处理各种各样的文件，如合同、报告、会议记录等。

使用文件整理归纳表格模板可以帮助我们快速整理和管理这些文件，提高工作效率。

我们可以根据文件的分类和编号，将文件整理归纳到表格中，并记录其存放位置和归档日期，便于随时查找和取用。

2. 项目文件管理。

在项目管理中，我们需要处理大量的项目文件，如项目计划、进度报告、风险分析等。

使用文件整理归纳表格模板可以帮助我们更好地管理和跟踪这些文件，确保项目进展顺利。

我们可以根据项目阶段和文件类型，将文件整理归纳到表格中，并记录其存放位置和归档日期，便于随时查找和更新。

3. 档案归档。

在档案管理中，我们需要对大量的档案进行整理和归档。

使用文件整理归纳表格模板可以帮助我们更加系统地管理和归档这些档案，确保档案的完整性和准确性。

我们可以根据档案的分类和编号，将档案整理归纳到表格中，并记录其存放位置和归档日期，便于随时查找和维护。

●档案管理常用表格●
●档案存放地备查用表
档案存放地备查用表
楼：层：房间：
档架(柜)栏格
全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名
称
目录中案卷起止
号数
●归档案卷目录
归档案卷目录
卷宗号：目录号：部门：
案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注
●档案目录卡
档案目录卡
档号：卷名：
本案文件目录
件数收文员来文员发文号页数备注1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
●档案明细表
档案明细表
保险库号柜位号拟存至日期
公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签
收
年月日年月日
●档案内容登记簿
档案内容登记簿
类号
案号内容备注
●(机密)文件保管备查簿
(机密)文件保管备查簿
类别 No
归档日期原文件编
号
内容摘要经办部门档号
预定保存
期限
份数
备注
副
本
影
本
●作废档案焚毁清册
作废档案焚毁清册
年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月。

建筑工程文件归档管理文件明细表
1临时性支护工程A类和B类工程档案统一由建设单位保存。

续表24
3非政府工程的A类和B类工程档案统一由建设单位保存。

续表26
续表27
续表28
说明：
1.设计咨询指设计单位、勘察单位、招投标代理机构、造价咨询机构等；
2.列入A类归档的项目准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件移交时需同时提供扫描文件或电子文件；
3.竣工图归档移交需同时提供内容一致的CAD电子文件；
4.C类文件由文件形成单位自行归档；
5.永久是指工程档案需永久保存；长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指工程档案保存20年以下。

6市政工程项目准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件移交时需同时提供扫描文件或电子文件参照此表。

精品企业管理资料，用心整理的下载即可修改使用！！欢迎下载使用！！No.:00000000000000602河南煤炭建设集团有限责任公司一体化管理体系程序文件表格受控文件目录 清单☠11发 文 登 记 簿☠12收 文 登 记 簿☠13文 件 借 阅 登 记 簿☠ ☟☠☺☺☹ 1415文 件 更 改 登 记 表☠文 件 归 档 登 记 表☠备记 录 清 单☠10填表人： 填表日期： 年 月 日11记录借阅登记表☠1213文件销毁申请书☠环境因素识别评价一览表编制单位审核： 制表： 填表日期： 年 月 日重要环境因素清单编制单位： ☟☜☺☺☹  审核： 制表： 填表日期： 年 月 日危险源辨识及风险评价一览表编制单位：审核： 制表：填表日期： 年 月重大危险源清单编制单位： ☟☜☺☺☹  22审核： 制表： 填表日期： 年 月 日23环 境 管 理 方 案编制单位：24审核： 制表： 填表日期： 年 月 日25职业健康安全管理方案编制单位：26审核： 制表： 填表日期： 年 月 日27质量、环境和职业健康安全法律法规、规范和规程清单☠ ☟☜☺☺☹ 2829顾客投诉处理记录☠ ☟☜☺☺☹ 、管理评审计划☠ ☟☠☺ ☺☹编制 日期： 批准 日期：管理评审会议签到表☠ ☟☠☺☺☹ 管理评审会议记录☠： ☟☠☺☺☹管理评审报告☠ ☟☠☺☺☹精品企业管理资料，用心整理的下载即可修改使用！！欢迎下载使用！！年度职工培训计划表培训单位： 年 月139职工培训考核记录表培训单位： ☟☜☺☺☹4041河南煤炭建设集团有限责任公司设备台帐☠ ☟☜☺☺☹ 42年 月份设备检修计划检修单位： ☟☜☺☺☹4344 河南煤炭建设集团有限责任公司设备材料管理处年 月 日设 备 检 修 记 录☠ ☟☜☺☺☹检修单位：设 备 检 修 验 收 单报验单位： 年 月 日设备材料报废处理审批单☠ ☟☜☺☺☹报批单位：表：年 月 日。

行政办公常用文件表格由于行政办公文件种类繁多，为便于日常管理和使用，特编制本常用文件表格。

本表格共188页，涵盖了各类行政办公常用文件格式、填写要求及注意事项等内容，旨在提高办公效率，确保文件管理的规范性和准确性。

第一部分：通用文件表格一、文件封面1. 文件名称：简明扼要地概括文件内容。

2. 文件编号：按照单位内部文件编号规则填写。

3. 发文单位：填写文件的发出单位名称。

4. 发文日期：填写文件的发出日期。

5. 接收单位：填写文件的接收单位名称。

6. 文件密级：根据文件内容，选择适当的密级（如：公开、内部、秘密、机密、绝密等）。

二、文件目录文件目录应列出文件的所有章节和页码，方便读者快速查找所需内容。

目录格式如下：1. 章节名称：填写文件的章节名称。

2. 页码：填写该章节的起始页码。

三、1. 每个章节或小节应有明确的，便于读者理解。

2. 内容：根据文件类型和内容，采用合适的格式进行编写，如：文字、表格、图片等。

3. 段落：内容应分段落编写，每段一个主题，逻辑清晰。

4. 注释：如有需要，可在中添加注释，对特定内容进行解释或说明。

四、附件1. 附件名称：填写附件的名称。

2. 附件内容：根据文件类型和内容，添加相应的附件，如：图表、数据、图片等。

五、文件结尾1. 文件编制人：填写文件的编制人姓名。

2. 文件审核人：填写文件的审核人姓名。

3. 文件批准人：填写文件的批准人姓名。

4. 文件生效日期：填写文件的生效日期。

六、注意事项1. 文件格式：应根据单位内部规定，选择合适的文件格式，如：Word、Excel、PDF等。

2. 文件命名：文件名称应简明扼要，便于识别和管理。

3. 文件存储：文件应按照单位内部规定进行存储，确保文件安全。

4. 文件更新：文件内容如有变更，应及时更新，并注明更新日期。

行政办公常用文件表格由于行政办公文件种类繁多，为便于日常管理和使用，特编制本常用文件表格。

本表格共188页，涵盖了各类行政办公常用文件格式、填写要求及注意事项等内容，旨在提高办公效率，确保文件管理的规范性和准确性。

〓〓文件管理表格大全目录〓〓
发文呈批表发文处理表发文会签单发文审批单公文传阅卡文件呈办表文件呈批表文件呈批单文件承办单文件处理表文件处理单文件处理笺文件传阅表文件传阅单文件传阅笺文件传阅卡文件登记表文件会签表文件会签单文件记录表文件架构表文件交寄单文件签发表文件批阅单文件评审表文件签发单文件签批单文件签收表文件签收单文件审理单文件审批表文件审批单文件审签单文件宣贯表文件阅办单下发文件表收文处理单收文处理签收文登记表收文登记簿收文批阅单
文件评审审批表文件签审进度表文件签收记录簿文件审批会签单文件审批意见表文件实施跟踪表文件抬头标识表文件修订申请表
文件意见反馈表文件印制批办单文件阅办处理笺文件归档登记表文件会签审批表文件会签时间表文件夹内页标签文件借阅登记表
文件借阅记录表文件勘误审批表文件编制审批单文件变更履历表文件查询申请单文件呈批传阅表文件处理流转单文件传阅处理表
文件传阅处理单文件传阅签收单文件定密审批表文件督办通知单文件发布审批表文件发放签收单文件发行申请表文件分发号清单
文件复制登记表文件复制审批表文件更改申请单文件更改申请单文件更改通知单文件管理通知书文件管制总览表
文件销毁申请审批表文件作废销毁申请单文件领用审批登记表文件修订作废申请表文件分发回收记录表文件和资料销毁清单文件查借阅申请表文件定期审查记录表文件督办事项回告单
文件查阅借阅复制登记表。

文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。

2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。

3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。

3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。

负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。

3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。

受控文件的会签、签收、保管、执行。

4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。

4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。

相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。

4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。

4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。

若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。

4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。

4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。