公司文件管理规定流程及相关表格

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公司文件分类管理制度

公司文件分类管理制度为了更好地管理和利用公司的各类文件，高效地开展工作，特制定本文件分类管理制度。

一、文件分类标准1. 根据文件内容分类按照文件的内容分为公司管理文件、业务文件、工作资料、行政文书、财务文件、人事档案、其他文件等七大类。

•公司管理文件：包括公司章程、会议记录、各类通告、规章制度等；•业务文件：包括合同协议、业务单据、报价单、售后服务记录等；•工作资料：指各部门用于开展工作所需的资料，如技术资料、市场动态、教学资料等；•行政文书：包括招标文件、申报资料、行政审批文件、名录册等；•财务文件：包括财务报表、税务文件、支票、银行存折等；•人事档案：包括员工档案、招聘文件、考勤表、薪资福利相关文件等；•其他文件：包括日常工作中产生的各种文件，如简报、会议材料、统计表格等。

此外，各种电子文档也应该按照上述标准进行分类。

2. 根据重要性分类公司要求各部门根据文件的重要性和紧急性，设置三个级别：重要文件、普通文件、一般文件。

具体要求如下：•重要文件：对公司长期发展和经营管理产生直接影响的文件，如规章制度、经营计划、合同协议等。

部门负责人应当对其进行特殊保管，确保其安全性和完整性。

•普通文件：对部门运营、业务开展等方面产生直接帮助和引导作用的文件，如市场调研报告、技术资料、业务合同等。

应当妥善保管，防止遗失或损坏。

•一般文件：对日常工作产生帮助作用的各类文件，如部门内部流转的简报、通告、工作计划等。

应该保管得当，防止遗失或妨碍日常工作。

二、文件管理流程1. 记录与备份各部门应当将所有文件记录在册，并做好分类存放。

要求部门负责人每周向公司办公室填写存档清单。

备份文件应当定期进行，并进行有效的存储管理。

计算机存储设备等要定期维护，确保数据不会丢失。

2. 借阅审批公司制定文件借阅制度。

借阅文件前，借阅人应当填写借阅申请单，并报部门负责人审批。

借阅期限分为1天、3天、7天三种时间段，特殊情况下可以进行异地借阅，但应当保证文件的安全性。

公司管理制度表格

数据管理、网络安全和技术支持
信息技术部
环境和安全
环境保护政策、安全生产和应急响应
环境安全部
法务和合规
合同审核、法律遵从性和知识产权保护
法务部
供应链管理
供应商评估、采购流程和库存管理
物流部
内部沟通机制
内部信息传递、会议制度和员工反馈渠道
企业沟通部
绩效评估制度
员工绩效目标设定、评估和反馈
人力资源部
知识管理
企业知识的收集、共享和创新
知识管理部
备：
这个表格概述了公司的主要管理制度类别、具体的制度内容以及负责这些制度的部门。有助于明确公司的管理流程和责任分配，确保各部门的运作和管理工作高效、有序进行。根据公司的实际情况，可以对表格内容进行相应的调整和补充。
公司管理制度表格
管理制度类别
制度内容
负责部门
人力资源管理
员工招聘、培训、考核和晋升制度
人力资源部
财务管理
预算管理、财务报告和审计流程
财务部
质量控制
产品质量标准、检验程序和不合格品处理
质量管理部
客户关系管理
客户服务标准、投诉处理和客户关系维护
客服部
市场营销
市场分析、产品推广和品牌建设
市场部
信息技术管理

办公流程与文件管理制度

办公流程与文件管理制度1. 前言本规章制度的目的是为了规范企业内部的办公流程和文件管理，提高工作效率，保障信息的安全性和可追溯性。

全部企业员工都应严格遵守本制度，共同营造高效、有序的办公环境。

2. 办公流程2.1 办公时间•公司办公时间为每周一至周五，上午9:00至下午6:00、午休时间为中午12:00至下午1:00、•员工需依照规定的办公时间出勤，迟到、早退或无故缺勤的情况应提前向上级汇报，并依照公司规定的迟到、早退以及缺勤政策扣除相应的工资。

2.2 会议管理•各个部门定期召开工作会议，会议时间、地方应提前通知到相关人员。

•会议主持人应提前准备会议议程，并将会议纪要及时发送给与会人员。

•会议结束后，参会人员应定时完成会议纪要的批阅与签批，并做好相关行动计划的执行跟进。

2.3 任务调配•上级领导有权依据工作需要，将任务调配给下属员工。

•下属员工应依照规定的时间要求完成任务，并及时向上级汇报任务进展情况。

•若任务无法定时完成，下属员工应提前向上级汇报，并商讨解决方案。

2.4 外出和请假•外出办事或请假的员工应提前向上级提交外出申请或请假申请，并等待上级批准后方可离开。

•外出期间，员工应保持联系畅通，及时回复工作需求。

•请病假的员工需供应医院出具的病假证明。

2.5 客户探望•客户探望属于紧要的业务活动，员工需提前通知相关部门并报备出行计划。

•客户探望结束后，员工需将探望情况、客户要求等认真记录并及时上报。

3. 文件管理3.1 文件分类与编号•公司内部全部文件应依照类别进行分类，如人事文件、财务文件、行政文件等。

•每份文件应设立唯一编号，方便查找和管理。

3.2 文件存储与保管•文件应存放在特地的文件柜或文件室内，保证安全性与机密性。

•文件柜/室应定期清理整理，确保文件的有序性。

•紧要文件应备份存储，避开意外损坏或丢失。

3.3 文件借阅与归还•借阅文件需填写借阅登记表，并在规定的时间内归还。

•借阅者应谨慎对待借阅文件，保持文件的完好无损。

办公室文件管理制度及流程

办公室文件管理制度及流程一、制度目的为了规范办公室文件的管理，提高文件的使用效率，确保文件的安全性和完整性，特制定该办公室文件管理制度。

本制度适用于公司内所有部门和员工。

二、文件管理流程1. 文件的创建（1）文件的合规性：文件应当符合国家法律法规和公司规定，不得涉及商业机密和其他敏感信息。

（2）文件的命名：文件应根据内容进行命名，便于查找和识别。

（3）文件的格式：文件应使用常见的办公软件进行制作，确保文件可以被其他人顺利打开和阅读。

2. 文件的分类（1）文件的分类：文件应根据内容和用途进行分类，如财务文件、人事文件、行政文件等。

（2）文件的归档：文件应按规定的分类和标准进行归档，确保文件的整齐和便于查找。

3. 文件的审批（1）文件的审核：文件在提交前应进行内部审核，确保文件的内容准确无误。

（2）文件的签字：文件在通过内部审核后，应由负责人进行签字确认，确保文件的合法性和权威性。

4. 文件的传递（1）文件的传递方式：文件可以通过电子邮件、文件传输工具、打印件等方式进行传递。

（2）文件的传递记录：传递文件时应记录传递的时间、人员和方式，确保文件的传递轨迹清晰可追溯。

5. 文件的使用（1）文件的查阅：员工可以根据权限查阅相关文件，但不得私自修改或外传文件。

（2）文件的修改：文件的修改应经过相关部门负责人或审核人的书面同意，并留下修改的记录。

6. 文件的存档（1）文件的存储：文件应存储在规定的电脑或文件柜中，确保文件的安全性和不易丢失。

（2）文件的备份：文件应定期进行备份，避免因电脑故障或其他原因导致文件的损坏或丢失。

7. 文件的销毁（1）文件的时效：文件在过期或不再需要时应及时销毁，避免占用过多的存储空间。

（2）文件的销毁方式：文件的销毁应经过相关部门负责人的书面同意，并按规定的方式进行销毁，确保文件不会被恢复或泄露。

8. 文件管理的监督（1）文件管理的监督：公司领导应加强对文件管理工作的监督，确保文件管理工作的落实和规范。

文件与资料控制程序及流程图

3.1管理手册：建立品质/环境管理体系所依据之文件；
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图

文件管理制度(完整版,含表格)

1.目的：为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司所有有效文件。

3.职责范围：3.1集团总裁办3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。

3.1.2 负责公司文件的下发及管理。

3.1.3 负责本制度的实施。

3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。

3.2.2负责按本制度规定执行4.文件分类：4.1公司文件的分类4.1.1 公司文件进行以下分类：A计划类包括工作计划、项目计划、经费预算计划、采购计划、业务计划等；B 总结类包括工作总结、项目运营情况阶段性总结、制度落实情况总结、培训情况总结等；C 通知、函件、告知类包括各类通知、通报、函件、表扬等；D 制度、规范类包括公司各部门规章制度、各级别管理制度、规范、明细、标准参照表等；E 公示类包括绩效考评公示、评优选先公示等；F 新闻类包括公司时务新闻、员工活动报道、内部期刊纸板备份等4.1.2外来文件（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准5. 公司文件的管理：5.1公司文件的管理5.1.1公司文件管理归口于集团总裁办，集团总裁办负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。

5.1.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。

所谓受控文件就是指有效文件，即正在执行的指导和安排公司工作的文件。

明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。

对于公司以文本打印的形式下发的文件，只要盖有受控章的文件在受控范围内，或者标注了密级程度的文件，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，或泄漏了保密文件，造成的问题由执行人负责。

6. 文件格式要求、编制与审批：6.1文件编制与审批6.1.1文件格式要求（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。

企业内部文件管理制度与流程

企业内部文件管理制度与流程第一章：总则 (2)1.1 文件管理目的 (2)1.2 文件管理原则 (2)1.3 文件管理范围 (3)第二章：文件分类与编号 (3)2.1 文件分类体系 (3)2.2 文件编号规则 (4)2.3 文件分类与编号示例 (4)第三章：文件收集与整理 (5)3.1 文件收集要求 (5)3.2 文件整理方法 (5)3.3 文件归档流程 (5)第四章：文件存储与保管 (6)4.1 文件存储方式 (6)4.2 文件保管期限 (6)4.3 文件存储环境要求 (7)第五章：文件借阅与审批 (7)5.1 文件借阅程序 (7)5.2 文件借阅权限 (7)5.3 文件审批流程 (8)第六章：文件变更与更新 (8)6.1 文件变更流程 (8)6.2 文件版本控制 (9)6.3 文件更新通知 (9)第七章：文件销毁与处置 (10)7.1 文件销毁流程 (10)7.2 文件处置规定 (10)7.3 文件销毁记录 (10)第八章：文件保密与安全 (11)8.1 文件保密等级 (11)8.2 文件安全措施 (11)8.3 保密文件管理 (12)第九章：电子文件管理 (12)9.1 电子文件管理原则 (12)9.2 电子文件存储与备份 (13)9.3 电子文件安全与保密 (13)第十章：文件管理信息系统 (14)10.1 文件管理信息系统概述 (14)10.2 文件管理信息系统功能 (14)10.3 文件管理信息系统操作 (15)第十一章：文件管理培训与考核 (15)11.1 文件管理培训内容 (15)11.1.1 文件管理的概念与重要性 (15)11.1.2 文件管理的流程与方法 (15)11.1.3 文件管理工具与技巧 (16)11.1.4 文件安全与保密 (16)11.2 员工文件管理职责 (16)11.2.1 文件管理责任分配 (16)11.2.2 文件管理要求与标准 (16)11.2.3 文件管理培训与指导 (16)11.2.4 文件管理监督与检查 (16)11.3 文件管理考核标准 (16)11.3.1 考核指标 (16)11.3.2 考核方法 (16)11.3.3 考核结果处理 (16)11.3.4 考核反馈与改进 (16)第十二章：文件管理监督与改进 (17)12.1 文件管理监督机制 (17)12.1.1 监督体系构建 (17)12.1.2 监督内容 (17)12.1.3 监督方式 (17)12.2 文件管理改进措施 (17)12.2.1 完善文件管理制度 (17)12.2.2 提高文件管理人员素质 (17)12.2.3 加强文件信息化建设 (18)12.3 文件管理评估与反馈 (18)12.3.1 评估内容 (18)12.3.2 评估方法 (18)12.3.3 反馈机制 (18)第一章：总则1.1 文件管理目的文件管理的目的在于保证公司内部信息资源的有效组织、存储、检索、维护和安全，提高工作效率，降低运营成本，同时遵循国家相关法律法规及行业标准，以满足公司业务发展和信息管理的需求。

办公室管理规则表格

2、迟到、早退超过 30 分钟视为旷工半天。

3、请假需提前填写请假申请表，并按照规定的审批流程提交审批。

｜1、迟到、早退者按分钟扣除相应工资。

2、旷工者扣除当日工资，并给予警告处分。

3、多次违反考勤制度者，可能面临解除劳动合同的处理。

｜｜2|工作纪律|1、工作时间内不得擅自离岗、串岗。

2、严禁在办公室内大声喧哗、打闹。

3、禁止在工作时间内玩游戏、浏览与工作无关的网站。

｜1、首次违反给予口头警告。

2、多次违反给予书面警告，并扣除绩效分数。

3、情节严重者，予以降职或辞退。

｜｜3|办公环境|1、保持个人办公区域的整洁，定期清理杂物。

2、爱护公共设施，不得随意损坏。

3、节约水电资源，下班时关闭电器设备。

｜1、未保持整洁者，责令限期整改。

2、损坏公共设施者，照价赔偿。

3、浪费资源者，给予批评教育。

｜｜4|文件管理|1、重要文件需妥善保管，设置密码并定期备份。

2、按照规定的分类和编号存放文件，便于查找。

3、借阅文件需登记，按时归还。

｜1、因保管不当导致文件丢失或泄露，追究相关责任。

2、未按规定存放文件影响工作效率，给予警告。

3、未按时归还借阅文件，予以提醒并限制借阅权限。

｜｜5|沟通协作|1、尊重同事，礼貌待人，不得使用侮辱性语言。

2、积极配合团队成员的工作，不得推诿责任。

3、有问题及时沟通，避免矛盾激化。

｜1、对同事不礼貌者，进行批评教育。

2、推诿责任导致工作延误，扣除绩效奖金。

3、因沟通不畅造成严重后果，给予降职处分。

｜｜6|保密制度|1、对公司的商业机密、技术秘密等严格保密。

2、不得在未经授权的情况下向外界透露公司内部信息。

3、离职时需交接好所有涉及保密的工作资料。

｜1、违反保密制度者，依法追究法律责任。

2、造成公司经济损失的，要求赔偿。

｜｜7|会议管理|1、按时参加会议，如有特殊情况提前请假。

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。

二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。

三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。

2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。

3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。

四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。

2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。

3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。

4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。

2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。

3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。

4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。

5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。

六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。

2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。

3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。

4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。

七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。

八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。

2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。

以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。

文件管理制度流程

文件管理制度流程第一章总则第一条为了规范文件管理工作，提高文件管理的效率和质量，保证文件的安全性和真实性，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有文件的管理工作。

第三条文件管理工作应当遵循便捷、安全、准确、完整和合法的原则。

第四条公司文件管理工作由文件管理部门负责，其他部门和人员应当配合。

第五条本制度未规定的其他相关事宜，由文件管理部门根据公司实际情况制定补充规定，并报公司领导批准后实施。

第二章文件的分类第六条公司文件根据内容和用途的不同应当进行分类存档，主要包括以下几种：1. 公司内部文件：供公司内部使用的文件，包括办公室文件、财务文件、人事文件等。

2. 合同文件：公司与外部单位签订的各类合同文件，包括采购合同、销售合同、劳务合同等。

3. 图纸文件：公司产品图纸、设备图纸等相关文件。

4. 会议文件：公司会议的议程、记录、决议等相关文件。

5. 资料档案：公司的各类资料文件，如市场调研报告、竞争对手分析等。

第七条文件管理部门应当对各类文件进行详细的分类和编号，并根据需要制定相关的管理规定和流程。

第八条文件管理部门应当根据文件的存储周期和重要性制定相应的保管期限，并及时进行备份和归档工作。

第三章文件的管理流程第九条新建文件的流程1. 申请：各部门人员根据需要填写文件申请表，包括文件名称、编号、内容、保密级别等信息。

2. 审批：文件管理部门对申请进行审批，确定是否需要新建文件，并指定存档位置和保管期限。

3. 编号：文件管理部门对新建文件进行编号，并制定档案目录。

4. 归档：文件管理部门将新建文件归档，并在档案目录中记录相关信息。

第十条文件查阅的流程1. 申请：各部门人员根据需要填写文件查阅申请表，包括文件名称、编号、查阅目的等信息。

2. 审批：文件管理部门对查阅申请进行审批，确定是否允许查阅，并指定查阅人员和时间。

3. 查阅：文件管理部门根据审批结果提供相应文件，并记录查阅情况。

第十一条文件借阅的流程1. 申请：各部门人员根据需要填写文件借阅申请表，包括文件名称、编号、借阅目的等信息。

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公司文件管理规定流程
一、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动
中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘
片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、{
3、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责
1、行政中心：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）^
7）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心；
2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门主管人员
1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4、】
5、各中心总监/副总
1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。

a)归档范围及移交时间
b)档案资料的标识
！
行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便
检索利用。

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

d)档案借阅
⑴|
⑵借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。

借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。

最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

2、:
3、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
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⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂。

⒃其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。

经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。

如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政中心以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

%
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。

】
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政中心；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政中心；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政中心核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

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5、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政中心见证。

6、档案移交公司的流程
a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b)行政中心根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方
各保存一份；
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7、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，
并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及
其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

d)档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求，组织实施修订。

任何部门和个人不得随意修改。

e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本办法由公司行政中心制定并负责解释。

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公司图书资料管理制度（备用）
1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政中心统一订购。

2、期刊、杂志等的订阅，由行政中心汇总各部门征定清单，报总经理审批后向有关发行部门订购。

4、购回的图书等资料由行政中心专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。

5、凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。

6、期刊、杂志等图书资料由行政中心安排专人管理，用完收存。

7、—
8、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。

六、相关记录
1、《文件（合同）管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
6、《受控文件清单表》
7、
8、《档案目录》
文件（合同）管理记录目录
记录编号: 日期：
移交目录
记录编号: 日期：
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

档案移交清单表
记录编号: 日期：
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

档案借阅审批单
记录编号: 日期：
档案目录
卷宗号：目录号：部门：日期：
档案分类编号表FLS+部门+类别+年份+编号文件
￥。