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西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。
表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。
表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。
文件接收记录表格概述本文档是用于记录文件接收情况的记录表格。
通过填写此表格，可以准确地记录每份文件的接收日期和接收人，以便进行文件管理和跟踪。
本文档将指导您在填写文件接收记录表格时应注意的事项和步骤。
表格结构文件接收记录表格的结构如下：填写步骤请按照以下步骤填写文件接收记录表格：1. 在“文件序号”列中，按照文件的顺序编写每个文件的序号。
您可以根据需要添加新的行。
2. 在“文件名”列中，填写每个文件的名称或标识符。
确保名称准确清晰，便于辨识。
3. 在“接收日期”列中，记录每份文件的接收日期。
请填写具体的日期，如年-月-日。
4. 在“接收人”列中，填写接收文件的人员姓名或部门名称。
确保填写准确，以便进行文件追踪和联系。
5. 每次接收到新文件时，按照相同的步骤在表格中添加新的行，并填写相应的信息。
注意事项在填写文件接收记录表格时，需要注意以下事项：1. 确保按照文件的顺序填写序号，并逐个记录每份文件的接收情况。
2. 在填写文件名称时，务必准确清晰，以免发生混淆或错误。
3. 确保记录每份文件的准确接收日期，以提供参考和追踪。
4. 在填写接收人信息时，确保准确填写姓名或部门名称，以方便联系和追踪。
5. 及时更新表格，确保记录的准确性和完整性。
总结文件接收记录表格是一种有效的文件管理工具，可用于记录文件接收情况和跟踪。
通过按照填写步骤和注意事项的要求，您可以准确地记录每份文件的接收日期和接收人，提高文件管理的效率和准确性。
务必及时更新该记录表格，并妥善保管相关文件。
以上是关于文件接收记录表格的简要说明。
如有疑问或需要进一步指导，请随时与我们联系。
附录A 推荐性辅助表格F.0.1 专职资料管理人员任命书F.0.2建设、监理、施工单位专职资料管理人员登记表2、本表随工程进展陆续完善。
F.0.3总监理工程师代表授权书F.0.4监理日志F.0.5 材料取样复试台账F.0.5 材料取样复试台账F.0.5 材料取样复试台账F.0.5 材料取样复试台账F.0.6 见证取样复试台账F.0.6 见证取样复试台账F.0.6 见证取样复试台账F.0.6 见证取样复试台账F.0.6 见证取样复试台账F.0.8质量事故报告F.0.4监理日志F.0.10安全巡视记录F.0.11安全例行检查记录F.0.12工程质量评估报告F.0.12工程质量评估报告F.0.13监理工作月报工程监理月报第期年月日至年月日项目监理机构（章）：总监理工程师：日期：目录一本月工程情况概要.......................................................................................... 二本月工程质量控制情况评析.......................................................................... 三本月施工安全生产管理工作评析................................................................... 四本月工程进度控制情况评析........................................................................... 五本月费用控制情况评析................................................................................... 六本月工程其它事项........................................................................................... 七本月工程图片................................................................................................... 八其他资料文件...................................................................................................一本月工程情况概要二本月工程质量控制情况评析三本月施工安全生产管理工作评析四本月工程进度控制情况评析五本月费用控制情况评析六本月工程其它事项七本月工程图片八其他资料文件附录B 资料归档卷册编号表表B.1 资料归档卷册编号表附录C 案卷编目式样C1 案卷封面C2 案卷脊背C3 卷内目录。
文件管理记录表格
目录
1.质量记录清单
2.外来文件清单
3.受控文件清单
4.文件发放/回收登记表
5.文件借/调阅登记表
6.文件更改单
7.文件作废申请单
8.文件销毁申请表
9.文件销毁清单
10.文件归档登记表
版号/修订号：表号：
质量记录清单
版号/修订号：表号：
外来文件清单
版号/修订号：表号：
受控文件清单
版号/修订号：表号：
文件发放/回收登记表
版号/修订号：表号：
文件借/调阅登记表
版号/修订号：表号：
文件更改单
编制：审核：批准：
注：更改内容若填写不下可另行附页。
版号/修订号：表号：
文件作废申请单
编号：
注：此表编制、审核、批准由原文件编制审核批准人员或接替其岗位的人签名。
文件销毁申请表
编号：
文件销毁清单
版号/修订号：表号：
文件归档登记表
编号：。
文件发文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－07序收文单位文件编号文件名称接收登记号接收日期接收人备注号12345678910111213文件收文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－01序发文单位文件编号文件名称发文登记号接收日期接收人备注号12345678910文件借阅登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－04序借阅单位文件编号文件名称借阅日期借阅人归还日期号受控文件台帐表号：HNFD/JL－4.2.3－05 序编号名称页数编制部门备注号1 保障体系手册23 作业文件汇编国家标准4 《出版行政管理条例汇编》国家标准5 《印刷业管理条例》6 《中华人民共和国国家通用语言文字法》国家标准7 《出版物汉字使用管理规定》国家标准CY/T7-1991 《印后加工质量要求及检验方法》国家标准89 CY/T12-1995 《书刊印刷品检验抽样规则》国家标准10 GB/T788-1999 《图书和杂志开本及其幅面尺寸》国家标准受 控 文 件 台 帐表号：HNFD/JL －4.2.3－05序 号编 号 名 称 页数编 制 部 门 备 注11 CY/T5-1999《平版印刷品质量要求及检验方法》国家标准 12 CY/T29-1999《骑马订书刊质量分级及检验方法》国家标准 13 CY/T28-1999 《平装书刊质量分级及检验方法》国家标准 14 CY/T13-1995 《胶印印书质量要求及检验方法》国家标准 15 CY/T14-1995 《教科书印制质量要求及检验方法》国家标准16 GB/T7005-2008 《平版装潢印刷品》 17 GB/T9851-2008 《印刷技术术语》18 GB/T18359-2008 《中小学教科书用纸、印刷质量要求和检验方法》 19 HJ/T220-2005 《环境标志产品技术要求-胶粘剂》 20HJ/T370-2007《环境标志产品技术要求-胶印油墨》受控文件台帐表号：HNFD/JL－4.2.3－05序号编号名称页数编制部门备注21 HJ/T2053-2011《环境标志产品技术要求-印刷》国家标准22 （2003年33号主席令）中华人民共和国产品质量法23 （1999年九届15号主席令）中华人民共和国合同法24 （1985年283号主席令）中华人民共和国计量法25 （2003年33号主席令）中华人民共和国消费者权益保护法外来文件收文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－01序号发文单位文件编号文件名称发文登记号接收日期接收人备注1行业标准《出版行政管理条例汇编》2012.102行业标准《印刷业管理条例》2012.103国家标准《中华人民共和国国家通用语言文字法》2012.104行业标准《出版物汉字使用管理规定》2012.105 行业标准CY/T7-1991 《印后加工质量要求及检验方法》2012.106 行业标准CY/T12-1995 《书刊印刷品检验抽样规则》2012.107 行业标准GB/T788-1999 《图书和杂志开本及其幅面尺寸》2012.108 行业标准CY/T5-1999 《平版印刷品质量要求及检验方法》2012.109 行业标准CY/T29-1999 《骑马订书刊质量分级及检验方法》2012.1010 行业标准CY/T28-1999 《平装书刊质量分级及检验方法》2012.1011 行业标准CY/T13-1995 《胶印印书质量要求及检验方法》2012.1012 行业标准CY/T14-1995 《教科书印制质量要求及检验方法》2012.10外来文件收文登记表编号：HNFD/JL－4.2.3－01序号发文单位文件编号文件名称发文登记号接收日期接收人备注13国家标准GB/T7005-2008《平版装潢印刷品》2012.1014国家标准GB/T9851-2008《印刷技术术语》2012.1015国家标准GB/T18359-2008《中小学教科书用纸、印刷质量要求和检验方法》2012.1016行业标准HJ/T220-2005《环境标志产品技术要求-胶粘剂》2012.1017行业标准HJ/T370-2007《环境标志产品技术要求-胶印油墨》2012.1018行业标准HJ/T2053-2011《环境标志产品技术要求-印刷》2012.10作废留存清单HNFD/JL－4.2.3－03 序号文件或案卷名称文号或卷号编制部门作废原因留存期限销毁备注质量记录清单登记部门：HNFD/JL—4.2.4—01序号记录名称记录编号份数编制部门存放部门保存时间职工名册序号姓名性别学历所在岗位所持有证书(包括上岗证书)家庭住址联系电话年度培训计划表表号：HNFD/JL—6.2—01序号办班名称培训对象人数培训内容承办部门培训日期培训费用要求获得成绩(或证书)填表人：日期：批准人：日期：培训记录表表号：HNFD/JL—6.2—05序号办班名称姓名性别年龄职务或工种培训日期培训内容获得成绩(或证书)填表人：日期：设备台帐表号：HNFD/JL—6.3—01序号设备名称型号规格设备编号厂家出厂日期使用部门设备原值备注12345678910111213设备检修计划表号：HNFD/JL—6.3—04序号名称型号台数维修内容预计工时负责人备注制表人：年月日批准人：年月日_____________________年合同台帐表号：HNFD/JL—7.2—07序号合同编号合同名称甲方单位签订日期价格完成日期备注合格供方名录表号：HNFD/JL—7.4—03序号供方名称供应的物资联系人联系电话传真供方地址检测设备台帐表号：HNFD/JL—7.6—01序号计量设备名称型号规格编号厂家出厂日期使用部门设备原值备注（）年检测检测设备检定计划和记录表号：HNFD /JL—7.6—02序号名称编号型号规格计划检定月份检定周期使用部门检定单位检定结果备注不合格品台帐表号：HNFD/JL—8.3—03序号合同号不合格名称车间发生时间处置方式处置结果备注填表人：年月日进货验证记录表号：HNFD/JL -7.4-01序号名称规格批次厂家外观数量（三证）检验结果检验人日期备注注：如是防护用品请填齐括号里的内容。
兽药经营质量管理文件表格[1]教育培训档案为了确保兽药经营企业员工接受继续教育或培训的有效性，应建立相应的档案。
具体分为企业内部培训教育档案和员工个人培训教育档案。
企业内部培训教育档案包括：培训教育制度、年度培训教育计划、历次培训教育方案、培训教育记录、培训教育考核结果以及所采取的措施。
员工个人培训教育档案包括：培训教育登记表、学历证明、职称证明、历次培训教育考核证明以及其它资料。
培训计划编号：（填写编号）培训目的：（填写培训目的）培训内容：（填写培训内容）计划培训时间：（填写计划培训时间）地点：（填写培训地点）授课人：（填写授课人）培训方式：（填写培训方式）培训对象：（填写培训对象）考核方式：（填写考核方式）备注：（填写备注）员工个人健康档案为了保障员工的身体健康，应建立员工个人健康档案。
档案内容包括：编号、建档时间、姓名、部门、检查日期、性别、岗位、出生年月、任职时间、员工号、检查结果、采取措施、检查单位和检查项目。
健康检查档案》——企业档案企业档案应包括每年体检的工作安排、每年参加体检的总人员名单、体检汇总表以及采取的措施。
首营企业审批表编号：（填写编号）企业名称：（填写企业名称）拟供品种：（填写拟供品种）详细地址：（填写详细地址）邮政编码：（填写邮政编码）联系人：（填写联系人）许可证名称：（填写许可证名称）许可证企业名称：（填写许可证企业名称）许可范围：（填写许可范围）企业地址：（填写企业地址）企业法人代表人：（填写企业法人代表人）经营范围：（填写经营范围）经济性质：（填写经济性质）发照机关：（填写发照机关）发照日期：（填写发照日期）有效期限：（填写有效期限）发证机关及发证日期：（填写发证机关及发证日期）注册号：（填写注册号）注册资金：（填写注册资金）经营方式：（填写经营方式）年月日：（填写年月日）E-mail：（填写E-mail）联系（填写联系电话）许可证号：（填写许可证号）负责人：（填写负责人）有效期至：（填写有效期至）类别：兽药生产企业□、兽药经营企业□传真：（填写传真）年月营业执照：（填写年月营业执照）业务部门意见：（填写业务部门意见）质量信誉审核意见：（填写质量信誉审核意见）审批意见：（填写审批意见）实地考察结论：（填写实地考察结论）考察人：（填写考察人）总经理/主管副总经理：（填写总经理/主管副总经理）注：附兽药生产许可证、营业执照、兽药GMP证书复印件。
