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文件与记录控制程序一、概述文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。
该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性，以便支持组织的运营、决策和监督。
二、目的文件与记录控制程序的目的是：1. 确保文件和记录的准确性和可靠性，以支持组织的运营和决策。
2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性，以满足法律法规和相关标准的要求。
3. 确保文件和记录的安全性，以防止未经授权的访问、修改或丢失。
4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。
三、适用范围文件与记录控制程序适用于组织内所有的文件和记录，包括但不限于：1. 内部文件：包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。
2. 外部文件：包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。
3. 内部记录：包括组织的会议纪要、工作报告、项目进展等。
4. 外部记录：包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。
四、文件与记录控制流程文件与记录控制程序的流程如下：1. 文件和记录的创建：a. 根据需要，确定文件和记录的类型、格式和内容。
b. 由相关部门或人员负责创建文件和记录，并确保其准确性和完整性。
c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。
2. 文件和记录的标识和分类：a. 对于每个文件和记录，应进行标识和分类，以便于管理和检索。
b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。
3. 文件和记录的存储和保护：a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中，如服务器、云存储等。
b. 对于重要和敏感的文件和记录，应设置访问权限，限制未经授权的访问。
c. 定期进行文件和记录的备份，以防止数据丢失。
4. 文件和记录的访问和使用：a. 对于需要访问和使用文件和记录的人员，应进行授权和培训。
b. 访问和使用文件和记录的操作应记录，以便追溯和审计。
5. 文件和记录的修改和变更：a. 对于需要修改和变更的文件和记录，应进行审批和记录。
一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。
四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》8.3《文件分发/回收记录》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九：附件一文件编码规则◆质量手册（一级文件）的编号：QM-YY流水号（01、02…）质量管理手册◆管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书）部门代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：十：附件二知识分类表。
充装质量手册——文件和记录控制公司建立并且有效实施包括充装要素控制程序、管理制度、安全操作规程、充装工作记录和见证资料等的充装质量保证体系。
充装要素控制程序：编制并且实施文件和记录控制、设备(包括充装设备及充装工艺装备)控制、充装介质检测控制、人员管理、充装工作质量控制、信息追踪和质量服务、执行特种设备许可制度等程序。
1.文件控制对与安全质量有关的文件和资料进行控制，包括编制、审核、批准、标识、发放、修改、回收，保管(方式、设施等)、查新及其销毁各环节进行管理，确保有关部门使用最新版本的受控文件。
1.1受控文件的类别文件分“受控”与“非受控”二种，分别应在封面上作出标识。
受控文件包括“质量保证手册、管理制度、安全操作规程、充装工作记录和见证资料及外来文件，以及其他需要控制的文件。
外来文件包括法律、法规、安全技术规范、标准，分供方产品质量证明文件等。
1.2文件的编写与审核1.2.1质量手册、管理制度文件由安全、生产等相关人员负责组织编写，安全总监审核，上报总经理批准发布。
综合部负责登记，编制发放范围报安全总监审核，总经理批准，并在批准范围内发放；1.2.2各操作规程和质量记录由各相应人员组织编写、汇总，由部门负责人审核，技术负责人批准，综合部负责登记，技术负责人批准，并在批准范围内发放；1.3文件标识和状态管理公司文件（包括内部文件和外部文件）应有唯一性标识。
为确保使用最新有效版本的文件，应：1）在文件的封面上加盖“受控”标识；2）发放新版本文件时应同时回收作废文件。
确因工作需要留用作废文件时，应在文件封面上加盖“作废”标识。
1.4文件的受控与发放1.4.1文件分为“受控”和“非受控”两大类皆有综合部统一归口管理。
质量管理体系文件皆为受控文件，所有受控文件必须在该文件封面上加盖表明其受控的“受控”印章后发放。
1.4.2文件领用人应填写《文件发放回收记录》，经综合部批准后领用。
1.4.3安环部应确保使用文件的各场所及时得到相关文件的有效版本。
记录和记录管理控制程序1目的本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。
2范围适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。
3职责3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。
3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。
4工作流程4.1记录表格的设计与要求4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。
4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。
必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。
4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。
4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。
4.2记录的填写、收集、整理4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。
表格中的所有项目必须按规定填写。
4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。
4.2.3记录一般为文字记录形式，也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。
4.3记录的贮存和保管4.3.1记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。
4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。
4.4记录的查阅外来人员查阅记录，须经管理者审批后方可进行。
4.5记录差错的修正和空格的要求4.5.1当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。
4.5.2当有空格时，应在空白处划一道斜线/表示此处无内容。
4.6表格的修改，4.6.1当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行4.1条款。
4.6.2新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收回处理。
4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。
4.7记录的处理记录超过保存期，由保管部门列出清单，填写《记录处理申请单》，由企管科批准后，处理如下：4.7.1需留着参考的，在记录的首页上加盖作废印章，分开保存。
班组培训方式和记录的具体规定范本1. 背景介绍班组培训是组织内部为提升班组成员的综合素质、技能和知识水平所进行的一种培训形式。
为了确保培训的有效性和有序性，制定班组培训方式和记录的规定成为必要工作。
2. 培训方式的规定2.1 集中培训班组成员定期集中在指定的培训场所进行培训，由专业培训师进行授课。
将培训内容分为若干模块，确保培训的系统性和全面性。
2.2 现场培训班组成员将实际操作场景作为学习材料，通过观摩和模拟演练等形式进行培训。
培训的内容将直接与实际工作相结合，提高培训效果。
2.3 在线培训利用现代信息技术手段，通过网络平台进行培训。
班组成员可以根据自身情况选择合适的时间和地点参与培训，提高培训的灵活性和效率。
3. 培训记录的规定3.1 培训计划每年度初制定班组培训计划，明确培训目标、内容、时间和人员等要素。
计划应充分考虑班组成员的实际需要，确保培训的针对性和有效性。
3.2 培训记录册为每个班组成员建立培训记录册，详细记录其参与的各类培训活动、学习内容和学习成果。
记录册由培训负责人进行管理，并在每次培训后及时更新。
3.3 培训评估每次培训活动结束后，进行培训效果评估。
培训负责人对班组成员的学习情况、掌握程度和应用能力进行评估，并对培训内容进行优化和改进。
3.4 培训反馈班组成员可以对培训活动进行意见和建议反馈。
培训负责人应及时收集和整理反馈意见，并对其中可行的建议进行采纳和改进。
4. 培训记录的格式范本培训记录册姓名：岗位：培训日期：培训方式：培训内容：培训成果：备注：培训评估表培训活动名称：培训日期：培训方式：培训内容：参与人员：培训效果评估：意见和建议反馈表培训活动名称：参与人员：反馈意见和建议：以上是班组培训方式和记录的具体规定范本，为保持文章连贯性，未使用分段语句。
希望对您有所帮助。
文件控制程序GS-QP-001编制人：时间：审核人：时间：批准人：时间：发布日期：2020年7月日版本/修订号：A01目的对与质量管理体系等有关的文件及资料进行管控，确保在文件的各使用现场使用文件的可获取有效且适用版本。
2适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件和资料（包括外来文件）的管理和控制。
3术语定义管理性文件：实验室体系管理手册、程序文件以及其他有关的制度、细则、办法等文件技术性文件：包括作业指导书、操作规范、应急计划等特殊文件：包括方案、计划及会议纪要等4风险识别与控制4.1成文信息控制的主要风险a)文件不符合要求。
文件在编写过程时，没有充分识别和考虑质量管理体系标准、上级单位、以及内部相关规定，导致“文文不符”，或要求不充分。
b)文件可行性不足。
文件编制没有与实际情况结合，没有将相关的要求与实际结合，造成“文实不符”。
c)文件的非预期使用。
没有及时修改或回收旧版文件并发放新版文件，导致要求与实际不符，或工作无据可依。
4.2风险应对措施a)文件发布前，文件的制定人员应确定相关文件列表，根据相关文件列表，检查文件要求是否一致；并根据实际情况对文件或相关文件进行修订。
b)文件发布前，须进行评审，并由相关部门进行会签。
c)文件发布实施后，相关活动的责任部门，定期对过程绩效进行考核，根据需要对文件进行修订。
d)关注并理解内外部环境、监视相关方的需求和期望，并在此基础上对风险进行识别和应对；据此组织对文件的评审和修订。
5职责分工5.1质量部职责说明a) 实验室质量管理体系文件的发放、统一管理。
b) 根据管理体系要求协助其他部门完成体系文件的编制和发放。
c) 与HSE（OHSMS、EMS）共同识别有关法律法规和其它要求，以及本部门与质量管理体系有关的文件的编制。
5.2最高管理者负责批准发布管理手册、质量方针。
5.3管理者代表负责审核管理手册、质量方针，批准相关目标、程序文件等。
5.4其他相关部门负责本部门职责范围内的运作、管理等相关文件的编制、评审、更改、发布，并监督检查和评价。
