下载文档原格式
文件控制及管理的培训在如今这个数字时代，文件控制及管理已经成为了贯穿整个企业运营过程中不可或缺的一部分。
而随着技术的不断发展，文件控制及管理也已经不再是一项简单且单一的任务，而是需要高效、系统化的流程来确保文件的正确性、可用性和安全性。
为了帮助企业员工更好地执行这些任务，文件控制及管理培训显得尤为重要。
文件控制及管理的培训内容应该从以下几个方面展开：首先，需要从文件的基础知识开始讲起，特别是对于新手来说，它们需要了解文件的类型、格式、属性等。
同时，也需要了解各种文件的存储方式、组织方式及其分类方法。
对于资深员工来说，他们需要进一步强化对文件知识的理解，深入探讨文件中常用的控制指令，如批处理、参数、常用变量、IF条件判断等。
这些都是维护现有文件的基础知识。
其次，针对不同的文件控制需求，也需要重点讲解如何建立和执行适当的文件流程。
文件流程是指在文件的整个生命周期内，文件将经历的各种状态、审批流程、分发方式和文件控制流程，以及各种注记和监控机制等。
拥有一个完善的文件流程可以避免文件意外修改、丢失或被恶意篡改的风险，并在需要时能够迅速地找到搜索所需的文件。
再次，也需要着重介绍如何执行文件安全性控制措施。
无论您是在文件存储环节、文件数据传输中，还是在文件处理时都需要考虑文件的安全保密问题。
在文件安全性控制方面的培训主要包括筛选可信用户、设置强密码、使用加密技术、规范员工操作流程等方面的培训。
这些措施对于保护文件的私密性、完整性和可用性都起着非常重要的作用。
还有一个也是非常重要的方面，就是对于文件版本控制的培训。
文件版本控制可以全面跟踪文件的修改历史、检出、还原、记录等，避免文件历史版本的误删、并发错乱等问题。
此外，还应该重点告知如何有效地管理版本库、处理版本冲突、定期维护版本库等管理技巧。
最后，可以把文件控制及管理培训的学习作为常规工作的一部分来实现。
现代科技工作节奏加快，企业员工都需要花费时间才能学会同时处理多个任务。
文件是一个具有符号的一组有关联元素的有序序列。
文件能够包含范围非常广泛的内容。
系统与用户都能够将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或者一组文字命名为一个文件。
注1：媒体能够是纸张，计算机磁盘、光盘或者其他电子媒体，照片或者标准样品，或者它们的组合。
注2：一组文件，如若干个规范与记录，经常被称之“documentation”。
2.文档：厂房设计图、建厂审批文件、设备说明书、合同等1．文件：以文字或者图示描述管理内容或者业务内容、通过规定程序由有权人员签署公布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或者纸质文档。
体系中的文件分为三个层次。
一层次文件——质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的要紧文件，是公司全体员工进行质量管理活动的基本根据与准则，是企业质量管理与质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
“记录”作为质量体系的第四层次，区别于“文件”。
2．记录：阐明所取得的结果或者提供所完成活动的证据的文件。
3．质量管理体系文件通常包含：a)质量方针及其目标；b)质量手册；c)书面程序；d)作业(工作)指导书；e)表单；f)质量计划；e)规范；h)外来文件；i)记录。
质量管理体系文件能够使用任何类型的媒体，如硬拷贝或者电子媒体。
注：使用电子媒体有如下一些优点：a)适合于个人在任何时间使用同一最新资料；b)使用与更换容易实现与操纵；c)通过选择打印硬拷贝，能立即分发与易于操纵；d)能够远程存取文件；e)收回作废文件简便且有效。
3.1．作业（工作）指导全面描述注1：作业(工作)指导能够形成文件也能够不形成文件。
注2：作业(工作)指导能够是，比如，全面的书面描述、流程图、模板、模型、图样结合技术注解、规范、设备使用手册、照片、录像、检查表，或者是它们的组合。
作业(工作)指导应当描述任何所使用的材料、设备与文件。
有关时，作业(工作) 指导包含接收准则。
作业(工作)指导书3.1.1 结构与格式对缺少指导书时会产生不利影响的所有工作，应当开发与保持作业(工作)指导书以描述其执行。
1目的通过对文件和记录的编制、接收、核对、标识、发放、使用、填写、记录和更改控制，确保压力管道元件制造过程中使用有效的文件和记录，及时撤出失效的文件和记录。
2范围本程序适用于公司内与压力管道元件制造质量活动有关的受控的各种文件和记录的控制。
3职责3.1办公室负责文件和记录的统一管理，包括编制、发放、修改、购买、归档等；3.2各部门及相关责任人负责相关文件和记录的使用和管理。
4文件控制4.1文件控制的范国a）质量保证体系文件（见本章4.1.1）;b）外来文件（见本章4.1.2);c）其他控制点文件（见本章4.1.3）。
4.1.1质量保证体系文件包括：a）质量保证手册；b）程序文件；c）程序文件；d）作业文件（工艺规范、检验规范、操作规范等）；e）体系运行记录表卡、生产过程记录表卡。
4.1.2外来文件包括：a）法律、法规；b）特种设备安全技术规范、标准；c）顾客提供图纸；d）分供方产品质量证明文件、资格证明文件；e）监督检验报告等。
4.1.3其他需控制点文件包括：仓库管理制度、安全管理制度等。
4.1.4受控文件详见《受控文件清单》。
4.2文件控制的程序和内容4.2.1文件控制a）编制：按特种设备许可项目范围和特性的要求，结合公司实际情况，由质保工程师、办公室、各责任人负责质量手册的编制，各相关贵任人责程序文件、作业文件的编制。
b）会签：质保工程师负责组织相关责任人进行会签；c）审核：质保工程师负责审核；d）审批：质保工程师负责文件的审核，总经理负责文件的批准，并颁布实施；e）标识：质保工程师负责受控文件的标识，标识内容包括文件编号、受控状态、发放号、文件版次及文件修改状态等；f）保管方式：办公室负责质量保证体系文件的保管，文件丢失后，使用部门或人员应填写“文件发放审批表”，写明原因经发文部门负责人批准后领取新文件，此文件应重新进行编号，同时原文件号作废注销；g）保管设施：办公室负责将文件放入档案室进行保管，档案室应防火、防潮、防止文件损坏；h）保存期限：质量保证体系文件应长期保存，当国家法律法规发生变化、生产工艺、检验规程等发生变化时应进行修改和换版；i）文件销毁：需销毁的作废文件，由办公室门列出清单填写“文件销毁记录”，经质保工程师批准，加盖红色“作废”印章，统一收齐后以以备销毁。
