机关档案管理办法

河北省机关、团体、事业单位档案工作目标管理办法文章属性•【制定机关】•【公布日期】•【字号】冀档[2003]4号•【施行日期】•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】失效•【主题分类】档案管理正文河北省机关、团体、事业单位档案工作目标管理办法（冀档（2003）4号）开展档案工作目标管理认定活动的目的和意义档案工作是机关、团体、企事业单位基础性工作之一，对各单位的发展和生产、科研、教学、工作决策等，发挥着不可替代的重要作用。

各单位的档案，尤其是各级机关、团体、国有企事业单位的档案是国家全部档案的重要组成部分，需要重点收集、管理和利用。

开展档案工作目标管理活动，是贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》、《河北省档案工作条例》和依法管理档案的一种有效手段。

目的是通过这些目标的实现来规范各单位的档案工作，促进档案事业整体水平的提高，使其更好地为经济建设和社会发展服务。

一、适用范围与等级划分1、适用范围：（1）各级机关、团体、事业单位（2）非生产性企业2、等级划分：共分三个级别，实行百分制。

省三级76-84分省二级85-94分省一级95-100分二、等级的申报、认定、批准与发证1、申报（1）申报原则：自愿和计划相结合的原则。

自愿是单位自己申请认定；计划是由档案行政管理部门分期、分批给有关部门下达目标管理认定的指标。

（2）申报条件：凡申报进行档案工作目标管理认定的单位，应首先对照《河北省机关、团体、事业单位档案工作目标管理认定标准》进行自检。

自检计分达到某一等级的分数段后，方可向同级档案行政档案管理部门提出晋升相应等级的申请，并按要求填写《河北省机关、团体、事业单位档案工作目标管理认定申报审批表》若干份，报有关部门审批。

2、认定（1）认定分工乡（镇）、县（市、区）各单位及下属单位的档案工作目标管理省三级认定，由县（市、区）档案局组织认定。

乡（镇）、县（市、区）各单位及下属单位省二级、省一级的认定，由石市、县（市）档案局会同有关专业主管部门进行认定。

机关人事档案管理制度机关人事档案管理制度人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

以下是店铺整理的机关人事档案管理制度。

机关人事档案管理制度1、为使档案材料齐全完整，以防丢失，凡属于人事部门形成的材料，在一个月内归档。

任何个人不得以任何理由积压滞留材料，防碍收档。

2、人事档案由人事主管部门管理。

干部调离工作单位时，档案要随人及时移交转递。

3、每季度要核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的要及时纠正，按照登记检查档案，发现缺少及时查找。

4、查(借)阅档案须经主管领导批准，办理有关手续后、方可查(借)阅。

人事档案统计制度1、档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好。

2、认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作，提交档案质量。

3、做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查找。

4、按照上级要求，报送本局档案情况。

机关人事档案查(借)阅制度1、确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。

一般只限在档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限其归还。

2、查阅借阅时档案管理人员必须遵守保密制度。

查(借)阅档案人员不得擅自拆卷、涂改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究责任。

3、查(借)阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。

机关人事档案保密制度为提高警惕，严守国家机密，维护档案的完整与安全，特制定本制度。

1、严格保密纪律。

坚持内外有别的原则，严禁在闲谈和私人通讯中涉及党和国家的机密。

2、不在公共场所及家属子女，亲朋好友面前谈论有关档案的机密。

3、忠于职守，加强保密观念。

不该说的不说，不该问的不问，做到不失密，不泄密。

4、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘抄，复制和补传。

5、严守保密纪律。

自觉遵守“保密法”，对违犯“保密法”及保密纪律，玩忽职守，造成大失泄密者，要按规定严肃处理，构成犯罪要追究其责任。

一、制度概述为加强机关档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

二、档案管理职责1. 机关档案管理工作由档案管理部门负责，各部门负责人对本部门档案工作负总责。

2. 档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、编研、提供利用等工作。

3. 各部门应积极配合档案管理部门的工作，按时、按质、按量完成档案收集、整理和归档工作。

三、档案管理流程1. 档案收集（1）各部门在日常工作中形成的具有查考价值的文件、资料、图表、声像、电子信息等，均应归档。

（2）档案收集应遵循完整性、准确性、系统性的原则。

2. 档案整理（1）档案整理应按照《档案分类法》进行分类，做到层次分明、条理清晰。

（2）档案整理应遵循统一的标准，确保档案的完整性和准确性。

3. 档案归档（1）档案归档应按照《档案归档范围和档案保管期限表》执行。

（2）档案归档时应附具归档说明，注明档案的形成时间、来源、内容、数量等。

4. 档案保管（1）档案保管应遵循防潮、防霉、防火、防盗、防虫、防鼠的原则。

（2）档案管理部门应定期对档案进行检查，确保档案安全。

5. 档案鉴定（1）档案鉴定应按照《档案鉴定办法》执行。

（2）档案鉴定应定期进行，对已到期或失去保存价值的档案进行销毁。

6. 档案编研（1）档案编研应遵循真实性、准确性、全面性的原则。

（2）档案编研成果应经档案管理部门审核批准后方可发布。

7. 档案提供利用（1）档案提供利用应遵循公开、合法、便民的原则。

（2）档案提供利用应确保档案的完整性和准确性。

四、档案管理要求1. 档案管理部门应建立健全档案管理制度，确保档案工作的规范化、制度化。

2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，提高档案管理效率。

3. 档案管理部门应定期对档案工作进行总结、分析，不断改进档案管理工作。

4. 档案管理部门应加强与各部门的沟通协调，确保档案工作的顺利进行。

某某市纪委监委机关档案管理办法第一章总则第一条为提高市纪委监委档案管理工作科学化、规范化水平，确保机关档案的完整收集、规范整理、安全保管、有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和中央、自治区纪委档案工作有关规定，结合我市工作实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指市纪委监委机关各部门在日常工作中形成的，具有保存价值，并经整理归档的各种文字、声像等不同形式和载体的资料。

第二章组织领导与职责分工第三条档案管理工作在市纪委常委会的领导下进行，由市纪委监委办公室牵头组织，机关各部门配合。

第四条办公室承担档案管理日常具体工作，其主要职责为：（一）接收、收集、整理、保管各门类档案，并对档案分类组卷，编制检索工具，为领导决策提供参考，为查阅资料提供便利；（二）督促、指导各部门及时、完整、准确地做好各类档案的立卷归档工作；（三）对档案的接收、移交、销毁、查阅等情况进行登记和统计，做到准确及时；（四）办理领导交办的其他档案业务工作。

第五条机关各部门具体负责本部门各种文件资料的收集、整理，并按归档职责分工定期向办公室移交。

立卷归档职责分工：（一）经办公室核文的文书档案由办公室负责整理归档。

未经办公室核文的文书档案由承办部门负责整理归档；（二）根据核查结果无须立案的执纪审查材料，按照《监督执纪工作规则》要求，由案件承办部门整理存入个人廉政档案后自行保管。

需移送审理的，由案件承办部门组成检查卷提交审理室，审理结束后，由审理室将检查卷和审理卷一并组成审理类执纪审查档案归档；（三）根据干部管理权限，需转交下级纪检监察机关核实的信访材料，由信访室立卷归档；需要转送案件承办部门进一步调查的材料，由案件承办部门立卷归档；（四）声像档案由经办摄像、录音、照相的人员负责用文字标明摄像录音照相的对象、时间、地点、中心内容和责任者后，交办公室归档；（五）财会档案由财务工作人员立卷归档；（六）基建档案由基建承办部门负责立卷归档。

第六条机关各部门要指定专人负责档案管理工作，协助、配合承办人员做好档案的立卷、归档、移交工作。

国有企业档案工作管理办法一、总则为加强国有企业档案工作管理，规范档案管理行为，保障档案资料的安全有序保存和有效利用，根据《档案法》和有关法律、法规的规定，结合国有企业实际情况，制定本办法。

二、适用范围本办法适用于国有企业的档案管理工作。

三、档案管理机构国有企业应当设立档案管理机构或者委托档案管理机构负责档案的管理工作。

档案管理机构应当设置有档案管理负责人和专职档案管理员，并制定档案管理规定，明确档案的保存期限、排列、查找、利用、移交等事项。

四、档案管理职责国有企业应当做到下列工作:（一）建立健全档案管理制度，规范档案管理行为，保障档案资料的安全有序保存和有效利用。

（二）建设档案室，配备保管和查阅所需的设施和设备，并保证档案工作场所的环境卫生和安全。

（三）编制档案目录和档案目录著录项目表格，印制统一著录表和标签，标示档案盒号，分类号，并对档案材料进行鉴定、检索、整理、翻译等加工处理。

（四）规范档案借阅、调阅，制定档案信息发布制度。

（五）档案管理负责人及档案管理员应当严格保守档案机密，防止档案被窃取、不当使用、破坏、灭失等事件。

（六）负责组织档案的鉴定、审定、移交和销毁等工作。

（七）定期对档案物理和特殊采取措施进行保护，防止档案受到自然灾害和事故的破坏。

（八）负责为申请人提供档案服务，并规定相关收费标准。

五、档案的立卷、归档和查询（一）国有企业应当按照文件形成形式和内容，建立档案目录，确保档案齐全、完整。

（二）档案借出时，应当经过批准，并进行登记，借出档案必须按时归还。

（三）查询档案时，应当提供准确的查阅目的及相关信息材料。

六、档案移交（一）国有企业实施档案移交，应当经过报告和协商，按规定的程序进行。

（二）档案移交必须附带移交清单，并按照规定填写移交责任书和移交单。

（三）档案移交双方，应当签署档案移交记录，确认移交情况。

七、档案销毁（一）国有企业按照规定的保管期限，届满后将需要销毁的档案进行处理。

（二）档案销毁必须按照程序进行，按照规定的销毁方式进行，并填写销毁记录。

国家档案管理规定办法一、总则1.1 目的与依据本办法旨在规范国家档案管理工作，提高国家档案的有效利用率和保护程度，保护公民、法人和组织的知情权、参政权、监督权和合法权益。

本办法制定依据《中华人民共和国档案法》，并结合国家实际情况制定。

1.2 适用范围本办法适用于国家档案管理部门，包括各级政府和机关、企事业单位、社会团体和个人。

1.3 基本原则国家档案管理工作应当坚持以下原则：1.公开透明。

应当依照法律法规规定，对各类档案实行公开，保障公民、法人和组织的权利。

2.史实为凭。

档案材料应当根据史实，真实、客观地反映历史事件和人物。

3.整理利用。

应当将档案整理、加工、利用，在服务于国家的同时，更好地服务于社会。

二、档案管理2.1 档案保管1.应当依照国家有关规定，建立档案保管机构，对档案进行管理和保管。

2.档案保管机构应当设置专职人员，按照国家有关规定管理、保管和利用档案材料，并对档案材料进行定期检查和审核。

3.各级机构和单位应当对所生成的和保管的档案材料进行规范化建档，确保档案材料的真实、完整、准确、及时。

2.2 档案利用1.档案利用应当遵循历史实证原则，保证网上平台信息的准确性并依据国家法律法规有序开展。

2.各级机构和单位应当建立档案利用制度，规范档案利用行为，并指定专门负责人员，协调实施。

3.各级机构和单位应当利用档案管理信息系统和档案数据库，为政策研究、科研活动和领导决策提供依据。

三、档案公开3.1 档案公开范围1.档案公开适用于各级机构和单位所生成的和保管的文件、证明材料、账簿、电子记录等各类档案资料。

2.经依法成文的国家机关决策和行政活动的档案以及历史档案不属于本办法规定的公开范围。

3.2 档案公开程序1.公开申请人应当携带本人有效证件，向档案管理部门提出公开申请。

2.档案管理部门应当在收到申请后，及时核实、审核，并在规定时间内给出答复。

3.档案管理部门应当在公开档案的同时，应当注意保密和个人隐私保护。

县政府办公室档案管理办法第一章总则第一条为了加强政府办档案工作建设，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及《xx省档案工作条例》，结合政府办工作实际特制订本办法。

第二条政府办档案工作是做好政府办工作的重要基础工作之一，是衡量政府服务水平和管理水平的一个重要尺度，也是反映和维护全县历史真实面貌的一项重要工作，所以必须把档案纳入政府办整体管理规划，加强对档案工作的领导和管理。

政府办各科室应把档案工作纳入本科室的议事日程，纳入管理制度，纳入有关人员的岗位责任制。

第三条政府办档案是政府领导从事各项工作活动的真实记录和历史凭证。

实行集中统一管理，确保档案的齐全、完整、准确、系统、安全，以利开发利用。

第四条本办法如与上级规定不符，以上级规定为准。

第二章档案资料室机构及其职责第五条根据《档案法》规定，政府办档案资料室隶属县政府办公室领导，应有一位领导主管档案资料工作，设立档案资料室，统管政府办档案工作，各科室应设专人负责本科室档案工作。

第六条政府办档案资料室的基本职责：1、贯彻党和国家及上级主管部门有关档案工作的方针政策和法规，规划政府办档案工作。

2、负责制定本单位关于档案工作的计划和规章制度，并监督、指导和检查执行情况。

3、加强档案管理和业务建设，逐步实现档案工作的标准化、规范化、现代化。

4、负责组建政府办档案工作网络，开展业务培训，并指导、督促各科室做好各类文件材料的收集、整理和立卷归档工作。

5、负责收集（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全政府办的各类档案及有关资料。

6、认真搞好档案的编研工作，编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开展档案的利用，为政府领导和各科室的各项工作服务。

7、加强与档案局xx县委办、人大办、政协办等单位之间档案工作的协作和交流，广泛开展档案研究和交流活动。

8、贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案的机密和安全。

第七条档案资料员的主要职责是：1、认真学习和宣传贯彻上级关于档案工作的政策、法规。

河北省机关档案工作目标管理认定办法第一条为进一步提高全省机关档案工作规范化、标准化和现代化水平，充分发挥档案“资政惠民”作用，更好地为本地区、本系统、本单位工作和社会经济发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》、《机关档案工作条例》等法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于全省各级机关、团体、事业单位(以下统称机关)。

中直驻冀机关、事业单位和新型社会组织可参照本办法执行。

第三条机关档案工作是国家档案事业的基础。

全省各级机关要高度重视，切实加强和提高本机关档案工作。

自“十二五”起，全省各级机关均需按照本办法实现档案工作目标管理，并经档案行政管理部门认定。

2008年之后认定“省二级”、“省三级”的单位，可按照本办法AAA、AA级标准进行对标定级，报档案行政管理部门认定。

第四条机关档案工作目标管理认定等级分为：“AAAAAA级”、“AAAAA级”、“AAAA级”、“AAA级”、“AA 级”五个等级。

“AA级”为合格等级，是各机关档案工作应达到的基本要求。

“AAAAAA级”为最高等级。

各机关可根据本单位档案工作发展状况申报相应等级，取得相应等级后应经过一年以上时间改进提高，再申报上一等级。

第五条机关档案工作目标管理认定工作在省档案行政管理部门的统一组织领导下，按照分级管理的原则由各级档案行政管理部门组织实施。

省档案局负责省直机关及其所属单位和中直驻冀机关、事业单位以及全省申报AAAA级（含AAAA级）以上单位的认定工作；设区市档案局负责市直机关及其所属单位申报AAA级、AA级的认定工作；县（市、区）档案局负责县直机关及其所属单位、所辖乡镇（街道办事处）申报AAA级、AA级的认定工作。

新型社会组织由所在地档案行政管理部门组织认定，报省档案局备案。

第六条机关档案工作目标管理认定等级有效期为五年，期满需重新进行认定。

省档案局将不定期抽检，发现有违反认定程序、降低认定标准、在有效期内不能保持认定等级的，将取消该单位的原定等级，并通报批评。

档案管理办法细则第一章总则第一条为了规范档案管理工作，保障档案的安全、完整和便捷使用，提高机关档案工作效率，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，制定本《档案管理办法细则》。

第二条本细则适用于各级机关的档案管理工作。

第三条档案管理应当坚持依法管理、分类管理、综合管理、科学管理的原则。

第二章档案的分类和归档第四条档案按照机关性质、功能、时效等因素，进行分类存放。

第五条档案分为以下几类：机关文件、会议纪要、办公通知、工作报告、调研报告、规章制度、重要决策文件等。

第六条档案应当按照规定的格式整理、装订，并标明档案编号和归档日期。

第七条归档后的档案应当密封妥善保存，防止丢失、损坏和篡改。

第三章档案的管理权限第八条机关应当设立档案管理部门，负责档案的管理和维护工作。

第九条档案管理部门应当具备相应的人员和设备，并定期进行档案管理培训，提高工作效率和质量。

第十条档案管理部门应当制定和实施档案管理制度，明确各个环节的责任和权限。

第四章档案的借阅和利用第十一条机关工作人员有查阅和利用档案的权利，但需按照相应程序申请和办理手续。

第十二条档案的借阅和利用应当遵循保密原则，不得泄露涉密信息。

第十三条机关工作人员申请借阅档案，应当填写借阅申请表，并经过主管部门审核批准。

第十四条档案借阅期限一般不超过30天，逾期需重新申请。

第五章档案的移交和销毁第十五条档案移交需提前进行准备工作，包括整理、清点、编制移交清单等。

第十六条档案移交时应当制作移交登记表，并由双方共同签字确认。

第十七条档案移交时应当填写移交清单，详细列明移交文件的名称、数量和日期。

第十八条档案移交后，移交方应当从系统中删除相应记录并备案。

第十九条档案销毁需经过合法程序，包括审核、审批、公告等环节。

第六章档案安全管理第二十条档案管理部门应当加强档案安全意识的培养和宣传，组织开展安全保密活动。

第二十一条档案室应当配备安全设施，包括摄像监控系统、门禁系统等，确保档案的安全。

行政执法档案管理办法
行政执法档案管理办法是一种有关行政执法档案管理的法规，它由行政部门出台，旨在规范行政执法机关和行政执法人员对档案的管理。

一、档案种类
1. 行政执法档案包括行政执法决定档案、行政执法鉴定档案、行政执法处罚档案、行政执法执行档案、行政执法审理档案、行政执法生效档案、行政执法技术档案等。

二、档案的形成
1. 行政执法档案应当按照执法业务流程要求，按照执法任务所涉及的实体，依照档案分类标准，形成档案。

2. 有关资料，如被执法人或者其他相关当事人提供的材料、有关部门提供的书面及电子文档，以及行政执法机关采集的资料等，应当及时整理归档。

三、档案的保管
1. 档案应当按照档案分类标准存放，保证档案的完整性和安全性。

2. 档案应当定期检查，发现问题及时更正和完善。

3. 行政执法机关应当建立档案使用登记簿，记录档案的使用情况。

四、档案的保护
1. 对档案进行安全保护，避免档案被破坏、丢失或者被非法获取。

2. 加强对档案的安全管理，防止档案被窜改、消失或者被偷窃。

3. 禁止未经授权的人员进入档案室，并对出入档案室的人员进行身份验证。

档案工作管理办法一、总则第一条为了加强档案工作管理，确保档案的完整、系统、准确、安全，充分发挥档案在单位各项工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本单位实际，制定本办法。

第二条本办法适用于本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等管理工作。

第三条档案工作应坚持统一领导、分级管理、归口负责的原则，确保档案工作有序开展。

二、档案管理机构与职责第四条单位设立档案管理机构，负责本单位档案工作的领导、组织和协调。

第五条档案管理机构的主要职责：（一）贯彻执行国家和地方档案工作的法律法规，制定本单位档案工作规章制度。

（二）组织档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。

（三）开展档案业务培训，提高档案管理人员业务水平。

（四）监督、检查本单位各部门的档案工作。

（五）组织档案信息化建设，提高档案利用效率。

第六条各部门应设立兼职档案管理员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

三、档案的收集与整理第七条档案收集应遵循完整性、真实性、准确性原则，确保档案资料齐全、系统。

第八条各部门应按照档案归档范围，及时将具有保存价值的文件材料移交档案管理机构。

第九条档案整理应按照档案分类方案进行，确保档案有序、便于查找。

第十条档案管理机构负责对归档的档案进行审核、整理、编目、装订等工作。

四、档案的保管与保护第十一条档案管理机构应确保档案保管场所的安全，采取措施防止档案遗失、损坏。

第十二条档案保管应实行分类、分卷、分层存放，便于检索和利用。

第十三条档案管理机构应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

第十四条档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案信息安全。

五、档案的鉴定与销毁第十五条档案管理机构应定期组织档案鉴定，确定档案的保存价值。

第十六条经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清单，按程序报批后进行销毁。

六、档案的利用与统计第十八条档案管理机构应积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供档案支持。

第十九条档案利用应遵循审批制度，严格履行借阅手续。

机关单位文书档案管理规定第一条为加强局机关文书档案管理，保证各科室、单位文书档案完好保存，根据《中华人民共和国档案法》制定本管理规定。

第二条各科室文书档案是局机关各职能部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料的归集。

它是以各种文字、图表等不同形式作出的真实记录，是机关档案的重要组成部分。

各科室应指定专人负责本科室的文书档案管理。

第三条局机关文书档案管理采用按年度科室分工负责的办法。

第四条文书档案按以下规定整理（一）局机关文书档案由各职能部门按照归档要求负责收集、整理、立卷，并定期向档案室移交，任何部门和个人不得保存或据为己有。

（二）归档的文件材料应使用正式文稿，须经主管领导审核、签署完备。

杜绝用铅笔、水彩笔、圆珠笔书写。

局机关发文应归档二份，一份存档，一份作文件汇集。

（三）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

文电应合一立卷。

（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。

（五）卷内文件材料排列要条理系统，保持文件之间的有机联系，一般按时间顺序或重要程度排列。

密不可分的文件，应依次排列在一起，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；一个案件的文件材料、结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后。

（六）卷内文件的编页号。

排列好的文件，应统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角编页号。

折叠页不论大小在右上角编一个页号。

空白页不编号。

（七）填写卷内文件目录，应填写一式两份，一份装订在案卷卷首，一份移交档案部门。

卷内文件目录项目包括：顺序号：卷内文件排列先后的序号，即件号。

卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件。

第一章总则第一条为加强机关档案管理工作，确保档案的完整、安全、准确和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本机关所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条机关档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理；（二）真实性、准确性、完整性；（三）便于检索、利用；（四）安全保密。

第二章档案人员职责第四条档案人员应具备以下条件：（一）热爱档案工作，遵守国家法律法规；（二）熟悉档案业务，掌握档案管理知识；（三）具备良好的职业道德和责任心。

第五条档案人员主要职责：（一）负责档案的收集、整理、立卷、归档等工作；（二）负责档案的保管、修复、数字化等工作；（三）负责档案的检索、提供利用等工作；（四）负责档案的销毁工作；（五）负责档案的保密工作。

第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）本机关在工作中形成的各类文件、资料、图表、照片、录音带、录像带、光盘等；（二）与本机关工作相关的其他机关、团体、企业等单位提供的档案资料；（三）涉及本机关工作的法律法规、政策文件等。

第七条档案整理要求：（一）档案材料应按时间、内容、形式等进行分类；（二）档案材料应逐件编号，建立目录；（三）档案材料应进行鉴定、整理、立卷；（四）档案材料应按照档案保管期限要求进行分类、整理。

第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠；（二）档案应按类别、年代、保管期限等进行存放；（三）档案应定期检查、清理，确保档案的完整、安全。

第九条档案利用要求：（一）档案利用者应遵守国家法律法规和档案保密规定；（二）档案利用者应填写档案查阅登记表；（三）档案利用者应按规定期限归还档案；（四）档案利用者不得擅自复制、翻印、外传档案。

第五章档案销毁第十条档案销毁应遵循以下原则：（一）销毁档案前，应进行鉴定，确保销毁档案的合法性和必要性；（二）销毁档案前，应编制销毁清单，经领导批准；（三）销毁档案时，应采取安全措施，防止档案丢失或泄露；（四）销毁档案后，应将销毁情况报上级主管部门备案。

机关档案管理办法1.为使机关档案管理工作逐步达到规范化、标准化、现代化的要求，依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》的规定，特制定本办法。

2.机关档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即单位文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。

机关各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。

3.设立专门的档案室。

档案要放在符合防潮、防虫，安全设施中，做到存放有序、查找方便、安全保管。

不得封包保存、随意堆放，严防损毁、散失、泄密。

4.归档归档的文书包括：（1）机关与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等;（2）机关会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全单位的规章制度）;（3）机关制定的计划、统计、预决算、工作总结;（4）机关主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要;（5）国际交流和有关单位来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料;（6）机关各部门的发文;（7）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料;（8）外单位直接发送给机关各部门的抄送信件。

5.归档要求（1）归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

（2）在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。

（3）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。

（4）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

（5）全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

6.档案借阅本单位人员调阅档案时，必须经办公室负责同志同意，并办理借阅登记手续;外单位人员调阅档案，须持有单位介绍信，经局主管领导批准并进行详细登记，方可借阅。

机关事业单位档案管理制度第一章总则为了加强档案管理，有效地保护和利用好档案，提高资料利用效率，使其更好的服务于我局的工作，现根据《中华人民国档案法》、《政府档案管理条例》，结合我局实际情况，特制定本制度。

第二章归档制度一、归档制度1．局档案资料分为科技档案、文书档案、会计档案、电子档案、图书资料、测绘资料等。

2．局各科科在各项工作中形成的并有保存价值的材料（含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等）必须由本部门或专人负责收集、整理，于次年6月30日前或本项工作结束后向局档案科移交归档，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

3．归档的文件材料应齐全、完整，能系统、准确地反映本单位在各项工作管理等方面的真实容；归档文件的书写笔迹和载体材料要能耐久保存，严禁使用圆珠笔、红墨水、兰墨水书写或审批签字（只能用黑色），严禁使用复印纸复写；归档的文件材料必须纸质优良，线条、字迹图象清晰，反差良好；文件材料和表格统一使用国际标准尺寸A4纸。

4．归档的文件材料应为原件，因故无原件的，可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得更改。

5．归档的文书、科技、会计、各类地图，文件必须是盖有公章的正文，其定稿必须由单位领导在发文稿纸上的签字并加盖公章。

领导签批应使用碳素墨水或签字笔；计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印；各种图纸，表格做到手续完备，按规定签字盖章，图纸的图幅和图标按国家标准绘制。

6．会计档案应按照要求由会计人员装订成册，加盖公章。

由部门保管一年，期满之后，指定专人编制移交清册,于每年的六月底前移交档案科统一保管。

7．电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。

目前我局的电子档案有与可研、规划相对应的电子版；遥感影像数据；与本局发文相对应的电子版；荒漠化沙化监测数据；各项工程数据及成果材料；我局各项日常和业务活动的影像资料等。

8．各科科归档的文件材料，交接手续要齐全，各类档案的移交必须在档案移交单上签字。

档案管理实施细则（试行）第一章总则第一条为加强档案工作管理，妥善保管、利用好档案，为机关各项工作做好服务，根据《中华人民共和国档案法》、《天津市档案管理条例》及《天津市药品监督管理局档案管理实施细则》的有关规定，结合我局实际情况，制定本细则。

第二条凡机关各科室在工作中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，须按规定，统一管理，任何科室和个人不得将其据为己有。

凡调离机关的工作人员必须在交结清档案文件资料后调离。

第二章档案工作的组织管理第三条局机关对档案工作实行统一集中管理，档案室暂设在办公室，配置专门人员负责。

各科室须配备兼职人员负责本科室文件材料管理、归档整理及上缴工作。

第四条本机关档案受上级主管部门领导及同级档案行政管理部门的监督与指导。

第三章文件材料归档范围第五条凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档材料范围，包括机关在工作活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书稿、照片、录音、录像、盘片、实物等各种门类和各种载体。

具体有以下四个方面：(一)上级机关的文件材料：1、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

2、上级机关召开的执行的会议主要文件材料。

3、上级机关领导视察、检查本系统、本机关工作时的重要批示、讲话、题词、照片、留言和具有重要保存价值的录音、录像等材料。

4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

5、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。

（二）本机关政务活动中形成的文件材料：1、以局名义召开的工作会议、专业会议的整套文件材料（包括会议安排、通知、议程主席团名单、开幕词、工作报告、讲话材料、经验材料、技术材料、会议总结、会议纪录、会议简报、决定、纪要以及先进集体、个人名单和先进事迹等以及照片、录音、录像材料等）。

2、本局党组会议、局长办公会议和局务会议形成的文件材料（包括会议记录、纪要、决议、决定等文件材料）。

局干部人事档案管理办法局干部人事档案管理办法第一章总则第一条为加强对局干部人事档案的管理，规范人事档案的建立、使用和保密工作，保障人事决策的科学性和合法性，根据国家有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于局干部人事档案的管理工作，包括档案的建立、维护、查询、使用和销毁。

第三条局干部人事档案的管理应当坚持公正、公平、公开原则，确保干部人事档案资料的真实、完整和准确性。

第二章档案的建立第四条局干部人事档案的建立是指在干部进入局工作后，根据招聘、录用、任命和干部职位调整等程序，将相关人事资料纳入干部人事档案系统。

第五条干部的个人基本信息、学历、工作经历、任职考核、奖惩情况等应当作为干部人事档案的基本内容，并建立基本档案。

第六条干部人事档案应当按照干部职级分类建立，分为领导干部和一般干部两类，分别进行管理。

第七条干部人事档案的建立应当实行申报制度，干部应当主动提供相关材料，由部门负责人进行审查，并将相关材料按照规定流程报送人事部门进行建档。

第三章档案的维护第八条局干部人事档案的维护是指对干部人事档案进行整理、归档、存储和保管的工作。

第九条干部人事档案应当实行电子化管理，建立电子档案数据库，并规定相应的权限和录入标准。

第十条干部的个人档案维护负责人应当严格履行保密责任，严禁私自更改、删除或泄露档案信息。

第十一条干部责任档案应当定期评价，根据干部的准考核结果，及时更新干部责任档案。

第十二条干部人事档案应当分类的存储，设置相应的保管期限和归档规则。

第十三条年度档案资料应当及时归档，并做好备份工作。

第十四条干部人事档案的保管单位应当定期进行巡查和检测，确保档案的完好无损。

第四章档案的查询和使用第十五条干部人事档案的查询应当依照相关规定和档案管理的权限进行，确保档案的安全和保密。

第十六条任何单位或个人在合法权限范围内，有权对干部人事档案进行查询和使用。

档案管理单位应当积极配合，并确保查询的信息真实准确。

第十七条干部人事档案的使用应当遵循干部选拔任用的原则，确保干部选拔任用工作的科学性和合法性。