资料档案管理办法

档案资料管理办法为加强档案、资料的管理，做好保密保存工作，确保档案、资料有效利用，根据有关政策结合本单位实际，制定本办法。

第一条档案资料室由公司统一领导、统一监督。

资料管理人员要做好档案、资料的收藏、保护和检索工作，以提高利用率。

第二条凡公司管理的各种资料均属内部资料，只限内部借阅，未经批准不外借出让。

第三条管理人员要严守国家机密，确保档案、资料、文件和机密图件的安全，发现失密和泄密事件及时报告有关部门追查处理。

第四条做好档案、资料的收集、登记、分类、著录、编目和检索工作。

做好档案资料的保护利用工作，做到防火、防晒、防潮、防虫、防尘、防盗。

做好档案资料室的清洁卫生工作。

第五条管理人员要及时催要外借档案、资料。

第六条需要归档的上级机关文件材料（一）上级机关召开的需要贯彻执行的主要会议文件材料。

（二）上级机关颁发的相关业务文件及法律法规文件。

（三）上级机关转发给公司机关的文件（包括杂志、刊物）第七条需要归档的公司机关文件材料（一）公司机关召开的各类大会、工作会议的全套会议文件以及各种声象资料（由召开部门负责收集归档）。

（二）公司机关颁发的（包括转发的）及与其它机关联合颁发的各种正式文件的签发稿、印制搞、重要文件的修改稿。

（三）公司机关的请示与上级机关的批复文件。

（四）公司机关及其职能部门形成的工作计划、总结、报告。

（五）反映公司机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料。

（六）公司机关汇总的统计报表和统计分析资料。

（七）公司机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。

（八）公司机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料。

（九）公司机关办理的职工转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信的存根。

（十）公司机关财产、物资、档案等交接清册。

（十一）公司机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件。

第八条文书的查阅对象限本公司职工，公司职工需经档案管理部门或单位领导同意后方可查阅。

第九条查阅文书，只允许查阅与本工作或本项内容有关的部分。

档案管理办法（精选11篇）档案管理方法篇1第一条目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。

其次条人事档案保管制度原则1、保密原则;2、爱护人事档案材料完整，防止材料损坏;3、准时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性;4、合理有效的使用档案，使其发挥作用。

第三条人事档案保密1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备;2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。

3、任何人包括公司领导在内，无特别缘由，不得随便查调个人档案。

4、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。

5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

第四条档案接收：1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定;2、在档案底账上注明接收档案;3、填写《回执单》，退回原单位;4、把档案放置档案室内保存，并编号登记。

第五条档案转出1、取出要转走的档案;2、在档案底账上注销;3、填写《转递人事档案材料的通知单》;4、最终按发文要求包装密封;5、接收档案单位将收到档案的回执退回。

第六条档案爱护1、档案室备有必要的防火、防潮器材;2、档案室保持清洁，不准存放无关物品;3、无关人员不得进入档案室;4、离开时关灯、关窗、锁门保证平安。

第七条新形成的档案材料应准时归档，并按以下流程进行操作。

1、对材料进行鉴别是否符合归档要求;2、按材料分类确定其相应位置补填档案名目;3、将材料放入档案内。

第八条检查核对检查核对是保证人事档案完整平安的重要手段。

一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等;也包括对档案保管的环境检查。

第九条统计汇报1、人事档案数量;2、人事档案材料收集补充状况;3、人事档案整理状况;4、人事档案保管状况;5、人事档案使用状况;6、档案室设备。

第十条人事档案的使用权限1、法制部门调查。

2、员工本人入党、出国等。

档案资料管理办法第一章总则第一条为规范项目经理部档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及沪昆客专湖南公司《建设标准化管理体系》档案管理的有关规定，结合项目部实际，特制定本办法。

第二条档案分为：文书档案、科技档案、设计资料档案、竣工资料档案、会议档案、设备仪器档案、人劳档案、招投标及合同档案、计划统计报表、会计档案等。

本部在所管理项目工程施工中形成的对本部工作、工程施工具有保存和利用价值的各种门类和载体的文件材料均应按档案工作的有关规定进行收集和管理。

第三条档案工作应纳入领导工作议事日程，纳入标准化管理工作流程，纳入各部门和有关人员的岗位责任制。

第二章档案工作机构及其职责第四条综合部负责文书档案、会议档案、人劳档案等管理工作，负责制定档案工作的规章制度和档案工作计划并组织实施。

工程部负责科技档案、设计资料档案、竣工资料档案等管理工作。

计财部负责招投标及合同档案、计划统计报表、会计档案等管理工作。

其他业务部门负责本部门专业档案管理工作。

项目部设专（兼）职档案人员，负责文件材料的归档工作，并指导、监督、检查各分部竣工档案的编制，工程验交后负责办理竣工档案的移交。

第五条各级档案部门应借助先进的信息技术手段为档案的保管、利用提供便捷的服务，采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件，逐步实现档案管理信息化。

第三章文件材料收集、归档第六条档案收集内容为：（一）项目部各种重要会议和重大活动及事件形成的文件资料。

包括通知、报告、讲话、简报、纪要、总结和典型经验材料等。

（二）项目部各项工作中形成的重要文件材料。

包括命令、指示、重要通知、通报、请示、报告、批复、工作计划、总结、规定、章程、重要调查材料、计划文件、统计报表、会计凭证、会计帐簿、会计报告等会计核算专业资料。

（三）项目部所收与业务相关的文件资料。

（四）参加上级机关召开的重要会议带回的各种文件、资料。

档案资料管理办法第一章总则第一条为完善公司的档案资料管理工作～促进档案资料工作的科学化、制度化、规范化～确保公司档案资料的齐全、完整、系统、安全～符合资料管理要求～充分发挥档案资料在工作中的作用～特制定本办法。

第二章档案资料管理的部门及范围第二条办公室为公司档案资料的管理部门。

第三条公司所有的图纸、文件、证照、书籍,以下统称为资料,等～均由办公室统一保管～任何人不得以任何理由私自存留～所有与公司经营管理相关的资料必须入库存档。

如:报建资料、工程合同、协议、图纸、设计变更、公司下发的文件、管理部门的批复文件、与其它单位往来的文件、公函、书籍等～都要登记造册。

第三章资料的收集整理第四条资料员在收集整理资料时～要做到认真、仔细、准确、严格。

第五条所有转交资料室的资料～必须登记造册、分类存放～做到有条不紊～标注清晰～一目了然～严禁杂乱无章～乱堆乱放。

若资料不齐全～资料员要主动收集、或向主管人员索要～确保资料的完整性。

第四章资料的入库存档第六条公司各个部门所接收的资料～应立即交资料室保存一份,须原件,～不得私自存留。

第七条交付资料的人员和接收资料的资料员～应办理资料交接手续～填写收文簿～写明交接日期、资料名称、份数、交接人等内容。

第五章资料的签发第八条凡需下发的资料～经过公司领导同意签字后～交由资料员登记备案后下发～资料室需留存一份。

第九条公司对外部、内部签发的文件～须填写发文簿。

填写内容:日期、发文内容、发文标题、主办单位、接收人～外单位需写清接收人单位名称及姓名～并由接收人在收文簿上签字。

第六章资料的借阅管理手续第十条资料员在资料的借阅上要严格把关～严防资料的丢失和剽窃。

第十一条借阅资料人需填写“档案资料借阅登记表”。

借阅时要写清资料名称、份数、节约时间、借阅人、经办人、归还时间等。

未办理借阅手续～资料员一律不予借阅。

第十二条公司内部人员借阅资料～经部门经理批准即可。

第十三条公司外部人员借阅资料～需经过公司领导批准。

资料、档案管理制度1. 引言资料和档案是组织内部重要的资源，对于组织的正常运营和决策具有重要意义。

良好的资料、档案管理制度能够确保信息的完整性、可靠性和保密性，提高工作效率并保护组织的利益。

本文档旨在制定全面、规范的资料、档案管理制度，以确保资料、档案的安全性和可持续性。

2. 适用范围本制度适用于公司内部所有部门和员工，包括电子资料和纸质档案的管理。

3. 定义•资料：包括电子文档、电子表格、电子邮件、报告、合同等各种形式的信息载体。

•档案：指根据一定的组织结构和管理规则，经过整理、分类和编目的文书、文件和文件。

•档案管理：指对档案的全过程管理，包括收集、整理、保存、利用和销毁等活动。

4. 档案管理流程4.1 档案的收集与整理•档案收集：各部门按照规定的时间节点和格式，将相关的纸质档案和电子档案提交给档案管理部门。

•档案整理：档案管理部门负责对收集到的档案进行整理、分类和编目，确保档案的有序性和易于管理。

4.2 档案的保存与利用•档案存储：根据档案的属性和重要性，将档案分为不同的存储类别，如纸质档案库、电子档案库等。

•档案借阅：档案管理部门设定档案借阅流程，并记录借阅者、借阅时间和归还时间，确保档案的安全性和可追溯性。

•档案利用：档案管理部门根据员工的需求提供档案查询、复制和打印等服务。

4.3 档案的销毁与归档•档案销毁：对于已经过期或无用的档案，档案管理部门按照规定的销毁程序进行销毁，包括纸质档案的密封销毁和电子档案的删除。

•档案归档：对于历史档案和长期保存的档案，档案管理部门按照规定将其归档，以确保长期保存和可查阅。

5. 资料管理要求5.1 电子资料管理要求•所有员工应当按照规定的文件夹结构和命名规则，将电子资料保存在指定的网络文件共享路径中。

•电子资料应定期进行备份，并将备份资料存放在安全可靠的位置，以防止数据丢失或损坏。

•离职员工的电子资料应及时进行权限撤销和备份归档，确保信息安全和机密性。

公司档案资料管理办法（试行）一、目的为加强公司档案管理工作,规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。

二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料.三、机构设置及职责公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司办公室。

各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。

四、档案归档1．归档要求归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。

合同要存正本,公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件.文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。

属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号.归档的文件和资料要求质量优良,图样清晰,字迹工整,装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写.对软盘、光盘、声像、照片等资料,归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改.凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。

因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。

归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围.2．归档时间工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档.各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。

其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档.3．归档程序和手续各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。

归档时要作《档案移交（接收)登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。

对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。

档案资料管理制度档案资料管理制度一、目的和适用范围为了保证档案资料的机密性、完整性和可追溯性，统一管理和利用档案资料，制定档案资料管理制度。

适用范围：本制度适用于公司内部各个部门、项目组以及外部合作伙伴。

二、档案资料管理的原则1. 适用性原则：根据档案的性质和用途，合理分类、归档。

2. 保密性原则：对于涉及商业秘密和个人隐私的档案资料，严格保密。

3. 完整性原则：确保档案资料的内容完整、准确。

4. 可追溯性原则：记录档案资料的流转情况，方便查档和追溯。

三、档案资料管理的程序1. 档案资料的收集和归档：(1) 档案管理员定期收集和整理各部门、项目组的档案资料。

(2) 按照分类原则，对档案资料进行归档，确保档案资料的可查性和安全性。

(3) 对于涉密档案资料，需单独存放，并加强保密防护措施。

2. 档案资料的利用和借阅：(1) 员工需要使用档案资料时，需向档案管理员提交使用申请，并注明用途和期限。

(2) 档案管理员根据申请情况进行审批，并根据需要提供复印件或电子版资料。

(3) 档案资料离开档案室时，需填写借阅登记表，并在归还后进行核实。

3. 档案资料的保管和销毁：(1) 档案管理员负责档案室的安全管理，定期检查和维护存放设施。

(2) 档案资料的保存期限结束后，按照相关规定进行销毁，并留下销毁记录。

四、档案资料管理的责任1. 档案管理员的责任：(1) 负责档案资料的分类、归档、整理和保管工作。

(2) 制定档案资料管理制度，并监督执行情况。

(3) 对违规操作和档案遗失进行调查和处理。

2. 各部门、项目组的责任：(1) 配合档案管理员的工作，如提供所需档案资料，按时归还借阅的档案资料等。

(2) 对于涉密档案资料的使用，严格按照保密要求进行处理和保管。

五、档案资料管理的监督公司领导对档案资料管理制度的执行情况进行监督，并定期评估和检查。

档案管理部门应配备专门的监督人员，定期检查和考核各部门、项目组的档案管理情况，并向领导层汇报。

档案管理办法第一章总则第一条为了贯彻执行档案工作的法律、法规，规范单位档案工作秩序，加强档案管理，有效地保护和利用档案为单位经济发展和品牌建设服务，避免因档案管理工作失误给单位带来损失，依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》，结合单位实际经营情况，特制定本办法。

第二条单位档案指单位在经营活动中形成的对国家、社会、单位等有保存价值的，包括但不限于文字、图表、图片、声像、实物等各种门类和载体的记录。

第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，由单位各部门收集齐全，整理立卷后，交单位档案室统一管理。

任何部门或个人不得拒绝归档。

第四条单位员工有保护档案安全、完整的义务。

单位各级人员应提高档案管理意识，遵守本办法管理档案，确保档案完整、准确和安全。

第二章各级管理人员档案职责第五条分管档案工作领导的职责分管档案工作领导负责将档案工作纳入单位整体发展计划，统筹规划档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的重大问题和困难。

第六条单位档案管理部门负责人的职责单位档案管理部门负责人负责贯彻实施档案工作的法律、法规，建立健全档案管理规章制度，对单位各部门、各子单位档案工作有统一指导、督促的责任；负责改善档案工作条件，使档案工作与单位各项工作协调发展。

第七条单元档案管理员的职责单元档案管理员负责组织协调单元各部门档案材料的立卷、整理组卷、归档验收、供给利用、鉴定与烧毁等与档案有关的事件；负责管理和维护单元级档案，并供给单元级档案查询服务；负责对各子单元档案事情实行业务指导；负责管理档案室库房，保持环境的整洁，温度、湿度按要求调控，并进行防雨、防虫维护，发现意外情况及时汇报、处理。

第八条单元各部门负责人的职责单位各部门负责人对本部门立卷材料的真实性、完整性、准确性负责，并对本部门档案工作负直接领导责任，负责指定具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员并保持相对稳定，负责监督部门分管范围内各类文件材料的形成与积累，检查部门分管范围内归档文件材料收集、整理、立卷、归档等履行情况，负责部门分管范围内档案的鉴定工作。

档案、资料管理措施方案一、档案资料管理的重要性。

1.1 档案资料就像企业或者单位的“记忆库”。

这里面记录着过去的点点滴滴，从重大的决策过程到日常的事务处理。

要是没有管理好，那就好比一个人丢了记忆，连自己怎么发展过来的都不清楚。

比如说一个老企业，它的创业历程、每次产品创新的思路都在档案里，如果这些档案杂乱无章或者丢失，那可就是把自己的根给弄丢了。

1.2 从实用角度讲，档案资料也是我们的“得力助手”。

当遇到问题需要查询以前的做法或者参考数据时，管理有序的档案资料能让我们快速找到答案。

这就像在一团乱麻里找到了线头，一下就能把事情捋顺。

要是档案管理得一塌糊涂，找个东西就像大海捞针，费时费力还不一定能找到。

二、具体的管理措施。

2.1 分类整理方面。

首先要做到“条分缕析”，不能眉毛胡子一把抓。

可以按照时间顺序分，就像编年体史书一样，哪年发生了啥事，一目了然。

也可以按照项目或者部门来分，比如销售部门的档案放一块儿，研发部门的档案放一块儿。

这就好比把不同种类的水果分别放在不同的篮子里，方便取用。

2.2 存储方面。

存储的地方要安全又方便。

安全就是要防火、防潮、防虫，这是最基本的要求。

就像守护自己的宝贝一样，不能让这些档案资料受到一点损害。

方便呢，就是要容易查找，给每个档案都编上号，建立一个索引目录，这就像给每个住户都编上门牌号一样，找起来不费劲。

2.3 数字化管理。

现在可是数字时代，不能还守着老一套。

把档案资料数字化就像是给档案装上了翅膀，可以快速传播和共享。

而且备份也方便，不怕丢失。

就像我们把钱存银行，还有个电子账户一样，双重保障。

不过在数字化过程中，也要注意数据安全，可不能让那些重要的档案资料被黑客或者病毒给盯上了，那可就是“引狼入室”。

三、人员管理与监督。

3.1 负责档案资料管理的人员一定要有责任心。

这可不是个随便应付的活儿，得像守护宝藏的卫士一样认真负责。

要定期进行培训，让他们掌握最新的管理方法和技术，不能让他们成为“老古董”，守着旧办法不变通。

档案资料管理制度1.档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得入内。

2.档案库房是存放学校档案资料的专用库房，库内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

3.库房内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用。

4.库房里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。

5.档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采取措施，使库房温湿度控制在规定的范围之内。

6.对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。

档案借阅制度为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。

1、学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2、学校人员查阅档案必须办理登记手续。

3、在借阅档案时，应做到以下几点：(1)按规定办理借阅登记手续，定期归还；(2)应该爱护档案，不得遗失；(3)所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和涂写；4、借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。

5、档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

6、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7、调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

8、外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。

档案统计、鉴定和销毁制度为了对库藏档案的收进、移出能够做到心中有数和保证档案质量，保护好有价值的档案，结合学校的实际情况，特制定本制度。

1.档案统计1.1对档案的收进、移出、保管和利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理学校报送档案工作基本情况统计表。

1.2统计工作应认真、求实、准确、及时。

2.档案鉴定2.1档案鉴定工作由鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导，档案员和有关业务管理人员组成。

2.2鉴定小组的任务。

负责制定学校档案档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。