协商和信息交流管理程序

07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。

该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。

具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。

它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。

常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。

在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。

信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。

在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。

需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。

2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。

然后根据信息的类别和处理结果进行决策。

3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。

对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。

需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。

2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。

3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。

需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。

信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。

信息、协商和沟通管理程序一、目的本程序旨在建立有效的信息交流、协商和沟通机制，确保公司内部各层级之间、公司与外部相关方之间的信息能够及时、准确、完整地传递和共享，促进公司的良好运作和持续发展。

二、适用范围本程序适用于公司内所有与信息交流、协商和沟通相关的活动。

三、术语和定义1、信息：指与公司的经营、管理、生产、安全、环保等方面有关的数据、消息、报告、文件等。

2、协商：指公司与员工或相关方就共同关心的问题进行讨论和交换意见，以达成共识的过程。

3、沟通：指信息在发送者和接收者之间的传递和理解。

四、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订信息、协商和沟通管理程序。

统筹公司内部信息的收集、整理、传递和发布。

组织和协调公司与外部相关方的沟通和协商活动。

对信息交流、协商和沟通的效果进行评估和改进。

2、各部门负责收集、整理和传递本部门的相关信息。

参与公司内部的协商和沟通活动，提出意见和建议。

负责与本部门业务相关的外部单位的沟通和协调。

3、员工及时反馈工作中的相关信息和问题。

参与公司组织的协商和沟通活动。

五、工作程序1、内部信息交流各部门通过工作汇报、会议、邮件、即时通讯工具等方式向综合管理部门传递本部门的工作进展、成果、问题等信息。

综合管理部门对收集的信息进行整理和分析，形成公司内部报告，向管理层汇报，并通过公司内部网站、公告栏等渠道向全体员工发布。

定期召开公司级会议、部门级会议、专题会议等，进行信息交流和讨论。

2、外部信息交流综合管理部门通过网站、社交媒体、行业报告等渠道收集外部信息，包括政策法规、市场动态、竞争对手情况等，并传递给相关部门。

各部门通过与客户、供应商、合作伙伴、政府部门等的沟通和交流，获取和传递相关信息。

对涉及公司重大利益或形象的外部信息，由综合管理部门组织相关部门进行评估和应对。

3、协商对于涉及员工权益、公司发展战略等重要事项，组织员工代表和管理层进行协商，充分听取各方意见，达成共识。

对于劳动争议、合同变更等问题，按照相关法律法规和公司制度进行协商解决。

HSE协商与信息交流管理程序1目的为了完善采油厂内外部的HSE信息交流与协商机制，明确内外部的交流渠道，及时了解有关HSE方面的最新信息，以指导HSE管理工作，确保职工对HSE 管理工作的参与，特制定本程序。

2适用范围适用于采油厂所属各部门及单位内外部协商与信息交流的管理。

3术语3.1HSE内部信息交流：是指采油厂内部各层次间的交流，如HSE例会、科室之间的日常联络、指令、常规报表、各种信息、通报、各科室之间的行文等。

3.2HSE外部信息交流：是指采油厂与外部相关方（包括承包方、供应方、其他合作方、外来人员、有关政府机构、团体、所在社区、社会公众等）之间的各种信息的交流。

4职责4.1安全环保技术科是本程序的归口管理部门，负责编制、修订本程序。

4.2各科室及单位负责相应业务范围内的HSE管理信息交流与记录。

4.3物资供应站负责与供应商的协商与信息交流。

4.4基建工程管理中心、设备管理科负责与承包商之间的协商与信息交流。

5工作程序5.1协商与信息交流内容分类5.1.1国内外的HSE管理信息。

5.1.2国家、地方政府和上级有关HSE的方针、政策、法律法规、标准和指令。

5.1.3采油厂内部的HSE标准、制度和规定。

5.1.4有关HSE的基础数据（隐患项目治理情况表、事故统计报表、职业病情况登记表等）。

5.1.5HSE管理体系的运行信息（内外审结果，重大危害和环境因素识别与评价结果,目标指标和管理方案及实施情况，HSE绩效信息等）。

5.1.6合作者和用户有关HSE的要求或投诉。

5.2协商与信息交流的实施5.2.1内部协商与信息交流1)各科室在检查和监督过程中产生的不符合信息应及时向相关单位发布，相关单位应采取措施纠正不符合项。

2)HSE管理目标指标及管理方案的监测、检查和效果验证等信息，每季由安全环保技术科收集汇总并通报到相关科室。

3)安全环保技术科及时维护、更新HSE安全、环境、健康网页内容，及时发布HSE信息。

协商与信息交流控制程序一、目的：通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康安全和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。

二、范围：适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交流管理。

三、职责：1、最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策。

2、管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理。

3、综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。

4、工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务。

参与有关职业健康安全和环境方针、程序等的讨论、决策。

5、各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合管理部或管理者代表通报传递和处理情况。

6、各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流。

四、管理内容与方法：1、内部信息⑴内部信息内容包括：——质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况；——法律、法规、规范、标准及其他要求；——顾客要求过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息；——企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环境管理方案；——各部门的质量、职业健康安全和环境职责：——质量、职业健康安全和环境培训的信息；——监测、测量结果；——不符合与预防纠正措施的信息；——质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果的信息；——管理评审结果的信息；——员工的建议与意见。

⑵综合管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。

⑶工会作为员工代表机构，负责组织员工积极参与管理体系的有关事务，负责收集员工的意见和建议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。

沟通、参与协商及信息交流管理程序1目的建立适当的沟通过程，确保与管理体系有效性有关的信息得到及时的沟通。

2范围与本公司管理体系有效性有关的信息均属本范围。

3职责3.1总经理与管理者代表负责与各部门负责人进行质量/环境/职业健康安全信息交流。

3.2公司行政部负责公司内外质量/环境/职业健康安全信息的收集、汇总和管理。

3.3各部门负责其范围内的质量/环境/职业健康安全信息交流，并及时将各种质量/环境/职业健康安全信息反馈到公司行政部。

4工作程序4.1沟通形式：各部门依据相关体系文件的规定记录、收集、传递并处理日常信息。

除此之外，为促使体系信息得到及时的沟通，达到全员参与、实现目标的目的，本公司采用如下的沟通形式：4.1.1协调会/协商会4.1.2全体员工大会4.1.3内审首末/次会议4.1.4管理评审会议4.1.5建议箱4.1.6内部宣传4.1.7外部宣传4.2内部信息交流4.2.1内部信息内容4.2.1.1质量/环境/职业健康安全方针、目标、指标、管理方案的实施情况。

4.2.1.2质量/环境/职业健康安全重要/重大环境/安全因素控制情况。

4.2.1.3监测、培训、法律法规的遵循情况。

4.2.1.4应急准备与响应。

4.2.1.5不符合、纠正与预防措施。

4.2.1.6内审方面的信息、管理评审信息、有关质量/环境/职业健康安全工作的指导和要求等。

4.2.2内部信息交流内部信息由产生部门按照质量/环境/职业健康安全管理体系中的各要素的要求，通过质量/环境/职业健康安全记录、报告、信息联络单等形式进行传递。

4.3外部信息4.3.1外部信息内容4.3.1.1来自环保机构、认证机构和上级部门的信息。

4.3.1.2来及质量/环境/职业健康安全、环保法律法规变更的信息。

4.3.1.3来自相关方的信息。

4.3.1.4公司质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全要求的对外宣传。

4.3.2外部信息交流外部信息的接收部门要及时将信息汇总并传递到公司行政部和责任部门，责任部门处置后，将结果传递到信息接收部门对外答复，公司行政部负责监督处置情况。

1.目的为确保公司职业健康安全管理体系有效运行，明确公司内部各层次、职能部门之间，公司与顾客、相关方之间适当的信息交流与沟通渠道，使内、外部信息能够准确地传递，特制定本程序。

2.适用范围：适用于与公司职业健康安全管理体系有关的信息交流与沟通的控制。

3.职责：行政部：负责本程序的制（修）订，负责内、外部信息的交流和管理工作。

其他各部门：负责接受和处理与本部门有关的职业健康安全管理体系信息，配合行政部做好信息传递。

最高管理者：负责组织重大职业健康安全信息的处置，并负责向总经理报告处置结果。

4、工作程序4.1管理体系信息分为内部信息和外部信息。

4.Ll内部信息的主要内容是：a、法律法规及其它要求的变化；b、公司职业健康安全管理方针、目标、指标和管理方案的制定、实施和评审情况；c、重要环境因素、重大风险的控制情况;d、职业健康安全重大事宜；e、员工关注的职业健康安全问题及其意见；f、影响作业场所人员职业健康安全的重大变化；g、职业健康安全检查紧急事故、事件；i、体系绩效监视及测量结果；j、内部审核结果；4.1.2外部信息的主要内容是：a、社区居民等相关方的投诉和抱怨；b、政府主管部门、环保机构、安全监察机构的意见；c、顾客相关方的意见和要求；d、市场及社会对工程质量、环境、职业健康安全的要求和趋向；c、外部审核结果；f、影响质量、环境、职业健康安全有效性的其它重要信息。

4.2信息提出者可以是相关方、公司内部的所有员工或职能部门。

4.3信息内容应真实、准确、有效。

4.4信息交流管理4.4.1公司的职业健康安全管理方针及管理体系的有关要求、知识，应通过多种形式传达到组织控制下的员工和与组织相关的其他相关方。

4.4.2职业健康安全管理体系文件和管理目标、指标及管理方案等信息由行政部汇总整理、下发。

4.4.3职业健康安全管理体系审核和管理评审方面的信息由品管部传递给各相关部门。

4.4.4行政部将有关管理方面的法律及其它要求的汇总信息及进行通报给公司内部各相关部门，需要改进时，协助相关部门制定对策措施并监督实施。

信息交流管理程序XXX有限公司文件编号：QEHS／COP12标题：信息交流管理程序版号：C/0页码：1/31．目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。

2．范围适用于公司内部协商和内部信息交流，以及与外部各方的信息交流。

3．职责3．1办公室负责内部信息的协商和交流的管理，以及与政府部门的沟通；3．2采购组负责与供应商及分包方的信息交流，以及相关方投诉的接受答复处理；3．3营销部负责与顾客有关的信息交流，包括顾客环境投诉和处理；3．4质安环部负责法律法规、合规义务要求的收集、整理、归档。

4．程序4．1信息的分类4．1．1外部信息a．质检站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及后馈的信息；b．政策法规标准类信息，如质量/环境法律法规、条例、产品标准及其变化等；c．相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指顾客、供应商、废物收购方、运输公司、社区居民及任何对公司的产品质量/环保状况有兴趣的人和组织；d．其他外部信息，如部门直接从外部获取的有关产品质量、环境方面的信息。

4．1．2内部信息a．正常信息，如方针、目标指标、重要环境因素、相关法律法规、管理方案、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、化学物质的特性、安全数据、管理者代表的任免，以及体系正常运行时的其他信息等；b．不符合（或潜在不符合）信息，如产品不合格报告、体系内审的不符合、纠正和预防措施处理单等；c．紧急信息：如出现重大质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏、重大伤亡事故等情况时的信息；d．其他内部信息（如员工的建议等）。

4．2信息的交流XXX有限公司文件编号：QEHS／COP12标题：信息交流管理程序版号：C/0页码：2/34．2．1信息的内容a．公司的方针、目标、指标、管理方案的制定及相关职责、权限；b．有关产品质量状况、生产进度及技术方面的信息沟通；c．有关产品质量不合格的处理和纠正预防；d.有关环境的识别、评价与控制和事故调查处理；e.有关改善产品质量、作业场所环境现状的讨论；f提出有关产品质量、环境持续改进的意见；g.有关顾客及其他相关方的投诉。

1 范围为了建立商议、参预机制，确保管理体系所需的内、外部信息能够得到顺畅的沟通和交流，制定本程序。

2 合用范围本程序合用于公司内员工及各级之间、相关方在管理体系方面的商议参预、沟通和信息交流。

3 职责3.1 质量部3.1.1 是本程序的归口管理部门，负责统筹内外部信息的接受、传递和处理，组织管理体系内、外部信息的商议与沟通，并做好相关信息的汇总、保存工作；3.1.2 负责向上级组织上报关于职业健康安全/环境的信息情况；3.1.3 负责职业健康安全/环境信息的采集、沟通与交流。

3.2 项目部负责与质量管理体系有关信息的交流和传递。

3.3 工会通过组织召开职工代表会议，组织员工参预职业健康安全/环境信息的民主决策、管理、监督；维护员工合法权益，采集、整理员工反馈信息3.4 各部门/车间负责本部门/车间业务范围内信息的沟通与交流。

3.5 员工及其代表参预职业健康安全/环境信息的商议、沟通与交流。

13.5.1 参预职业健康安全/环境方针和程序的制定和评审；3.5.2 参预商讨影响作业场所职业健康安全/环境的任何变化，包括危（wei）险源辨识、风险评价、控制，环境因素的识别、评价、控制；3.5.3 参预职业健康安全/环境管理事务；3.5.4 了解谁是职业健康安全的员工代表和指定的管理者代表。

4 工作程序4.1 信息的分类4.1.1 内部信息a) 管理体系工作方针、工作计划、阶段性工作目标、指标；b) 重要环境因素及控制措施；c) 不可接受风险及控制措施；d) 绩效监测与测量及合规性评价；e) 相关的法律法规和其他要求的传达；f) 培训需求；g) 事故(事件)、不符合与纠正措施和纠正措施的信息与反馈意见；h) 女职工劳动保护信息；i) 消防、交通安全信息；j) 产品原材料、辅料中环境因素的危（wei）险点、化学品相关信息；k) 产品使用过程中危害安全和环境的信息；2l) 产品服务中相关方安全和环境的信息；m) 应急预案控制与响应；n) 管理体系内部审核、管理评审；o) 员工反映的信息。

协商与沟通管理程序编号：XGGLC-QG-Ⅱ-11版次/修订号：1/0主责部门：企业管理处1目的为建立有效的协商和沟通机制，加强公司内、外部协商与信息沟通的管理，保证内、外部信息得到及时、有效地交流；鼓励员工参与公司管理，积极提出合理建议和意见，特制定本程序。

2适用范围适用于公司内、外部协商与信息沟通。

3术语和定义3.1 内部信息：是指公司内部各部门、单位、各层次间的信息。

3.2 外部信息：是指公司与外部相关方之间的信息。

3.3 员工代表：是指工会代表，即工会或其成员确定的或推选的代表。

4引用文件4.1 GB/T19001-2008 质量管理体系要求4.2 GB/T19022-2003 测量管理体系测量过程和测量设备的要求4.3 GB/T23331-2012 能源管理体系要求4.4 GB/T24001-2004 环境管理体系要求及使用指南4.5 GB/T28001-2011 职业健康安全管理体系要求5职责5.1 管理者代表负责协商、信息沟通的综合管理。

5.2 企业管理处负责综合管理体系方面的协商与信息沟通。

5.3 各专业部门负责本专业系统协商与信息沟通的综合管理，汇集、处置业务范围内的信息，及时向专业管理者代表汇报。

5.4 公司办公室负责公司领导交办的公司领导之间及领导与部门之间信息的传递与交流，负责有关上级部门信息的接收与传递。

5.5 销售分公司、技术中心、综合利用厂负责顾客、市场信息的传递与交流，负责有关上级部门信息的接收与传递。

5.6 工会或员工代表负责收集员工方面的意见和建议，并代表员工进行协商。

5.7 规划发展处、机动处(能源环保处)、技术中心负责同工程承包方的信息沟通与协商。

5.8 物资供应处、采购分公司、国贸分公司、综合利用厂负责同采购合格供方的信息沟通。

5.9安全处、保卫处、机动处（能源环保处）、生产计划处、卫生处等部门负责应急情况下与外部的沟通、联络。

5.10 宣传部负责公司内、外部信息的宣传和报道。

交流、沟通与协商控制程序1.1 目的：建立公司内部和外部信息交流渠道，确保公司内部各部门之间以及外部相关方之间及时交流信息，增进理解和提高过程运作的适宜性和有效性，为改进管理体系提供信息。

1.2 适用范围：适用于本公司内、外环境信息交流、传递和处理、与员工的沟通与协商。

本办法依据国家相关的法律法规、xx《交流、沟通与协商制程序》等管理文件制定。

4.1 科技创新部负责本公司质量体系运行信息的交流；负责组织内外部信息的交流与传递，具体收集和分析内审、外审不符合项数据。

4.2 党群工作部负责收集员工的意见和建议；负责人力资源和培训的信息交流。

4.3 商务中心负责采购工程质量信息的交流传递，收集和分析供货方工程质量方面的数据；负责法律法规要求及其变更信息的交流传递。

4.4 运行与安全管理部负责设备及运行管理的信息交流；负责环境管理体系运行信息交流；负责生产组织职业健康安全管理体系运行的信息交流与协商。

4.5 市场拓展分公司负责工程符合性方面信息的交流传递，收集分析工程特性、不合格品、顾客满意等方面的数据，汇总各部门管理体系方面的数据分析结果。

共 4 页第 1 页4.6 各分 (子) 公司负责将施工过程有关质量、环境、职业健康安全管理方面的信息传递给相应的职能部门；负责本单位工作信息交流。

4.7 综合管理部负责信访维稳保密等信息沟通交流。

5.1 内部信息交流：分为日常信息、异常信息、其他信息。

5.1.1 日常信息交流是各岗位在执行公司的各类文件 (如程序文件、作业文件、技术文件、质量、职业健康安全、环保法律法规文件等) 时将实施过程中出现的问题和进展情况向领导及有关单位进行及时、准确的信息交流，并形成必要的管理体系运行记录。

5.1.2 异常情况信息交流是体系在运行中偏离了运行要求，直接影响生产过程的实施:如生产计划未完成、关键工艺测量设备失准、引发生产、设备、安环事故、事件及相关方的意见和投诉等。

5.1.3 其他信息是指单位或员工的反映、建议、各单位向职能部门提出的有关要求等。