04沟通、参与和协商控制程序

信息沟通控制程序WDCX004-20121 目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。

2 适用范围适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。

3 职责3.1 销售公司负责收集、反馈来自市场及顾客有关产品方面的信息。

3.2 各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。

3.3 质检部负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；负责建立信息库，保存和管理相关的信息。

3.4 管理者代表负责紧急信息的处理。

4 工作程序4.1 信息的分类4.1.1 外部信息包括：a. 政策法规标准类信息，如质量、环境、职业健康及食品安全相关法律、法规、条例、标准等；b. 相关方(顾客、供方、计量所、质检、环境监测、媒体等)反馈的信息及其投诉等；c. 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有施工、生产改进、质量、环境、职业健康及食品安全管理等方面的信息。

4.1.2 内部信息包括：a.正常信息，如质量、环境、职业健康及食品安全方针(目标)及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；b.(潜在)不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；c.紧急信息，如出现重大质量、环境及食品安全事故等情况下的信息与记录；d.其它内部信息(如员工的建议等)。

4.2 信息的收集、处理与沟通工具信息可采用书面资料、记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。

4.2.1 外部信息的收集与处理4.2.1.1 政策法规标准类的资料信息由各部门负责收集，交质检部整理、更新、保存，详见《文件控制程序》。

4.2.1.2 质检部负责与上级主管部门、媒体等进行沟通；采购部负责原材物料的供方沟通，了解相关的信息；4.2.1.3 销售公司负责与相关顾客的信息沟通，倾听顾客的意见（需要、建议、投诉等），向顾客通报（介绍、解释、回答等）产品的信息，以满足顾客各方面要求；4.2.1.4质检部负责与相关方的信息沟通，倾听相关方的意见（建议、投诉等），向相关方通报（介绍、解释、回答等）施工、生产的信息，以满足相关方在环境方面的要求；4.2.1.5各部门直接从外部获取的其它类信息，如施工、生产改进、质量、环境、职业健康及食品安全管理信息等，尽快（最迟不超过一周）反馈到质检部，由其负责登记、分类、整理，根据需要传递到相关部门。

程序文件沟通、参与和协商控制程序文件编号受控标识:发放编号:XX集团有限公司版本：D2012.12.30 发布2013.01.01实施文件修改履历表文件编号：XG/SP-21-2013沟通、参与和协商控制程序1 目的建立有效的信息传递方式和沟通渠道，确保管理体系运行中有关信息得到及时沟通、参与和协商与反馈。

2 适用范围适用于本公司环境和职业健康安全管理体系内部和外部信息的沟通与协商。

3 引用文件3.1《环境管理体系要求及使用指南》GB/T24001－20043.2《职业健康安全管理体系要求》GB/T28001-20114 术语和定义本程序采用GB/T24001－2004《环境管理体系要求及使用指南》及GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系要求》标准中的术语和定义。

5 职责5.1 生产安环部负责公司职业健康安全和环境管理体系信息沟通、参与和协商的综合管理，汇集和处置相关的信息，及时向管理者代表汇报。

5.2 物资采购公司负责与供方的信息沟通，并将信息传递到相关部门/单位。

5.3 经销公司负责与用户的信息沟通，将信息传递并到相关部门/单位。

5.4 设备工程部负责与工程建设相关方的信息沟通, 将信息传递并到相关部门/单位。

5.5 各部门/单位负责将管理体系的信息传达到有关人员。

5.6 员工代表负责了解员工对管理体系的意见和建议，并向员工传递相关信6 工作程序6.1 内部信息沟通的内容与要求6.1.1生产安环部将与环境和职业健康管理体系监测指标有关的数据、报表、指令及各种相关信息的收集，及时传递给有关单位。

6.1.2 生产安环部以内审报告和管理评审报告的形式对环境和职业健康安全管理体系运行及改进情况等信息传递给有关人员。

6.1.3 各部门/单位将体系运行中产生的信息及时传递到相关分厂和人员，对员工的意见、合理化建议进行收集和处理。

6.2 外部信息沟通的内容与要求6.2.1 生产安环部与相关方的信息沟通，主要包括政府机构、同行业、承包方、客户以及社会团体等，其沟通的内容有法律法规及其它要求、技术信息、外部投诉等。

沟通、参与、协商和交流控制程序编制部门：审核人：批准人：2013年2月28日发布 2013年3月1日实施唐山市丰南区凯恒钢铁有限公司发布修改履历1 目的为明确管理体系信息协商交流的渠道，使内、外部信息能准确、及时、畅通地传递，确保体系的有效运行。

2 适用范围适用于管理体系覆盖范围内各部门/单位的内、外部信息的协商与交流。

3 主要职责3.1 办公室负责组织质量、职业健康安全、环境、能源信息的协调、交流与管理，负责接收与管理体系有关的内、外部信息，做好登记工作。

3.2 安全事务代表代表员工参与体系方针、目标管理方案、事件调查的协商与交流。

3.3 各部门/单位负责本部门/单位及相关方信息的协商与交流，并负责相应业务范围内与外部相关方的信息协商与交流，同时将信息的处理结果及时反馈到有关部门采取纠正措施或预防相关措施；负责收集员工在管理方面的意见和建议，并将信息及时、准确地传递给相关部门。

4 管理程序4.1 信息交流内容4.1.1内部信息内部信息是指各部门/单位关于管理体系的信息，如各级文件、制度、办法、规定、通知、方针、目标指标及管理方案、监测结果、职业健康安全事务、重要环境因素、能源绩效、内外审结果、管理评审结果等的记录。

4.1.2外部信息外部信息是指外部相关方信息的接收、处置、交流，如顾客、相关方的抱怨、投诉和意见，适用的法律法规、政府部门文件、集团公司的文件等。

4.2 信息交流方式4.2.1信息交流方式包括文件、记录、报表、相关宣传媒体、相关会议、电话、音像和电子媒体等。

4.2.2有特定要求的沟通事项，其形式和要求由各部门/单位自行组织。

4.3 信息交流管理4.3.1公司方针、管理手册、程序文件、作业文件由各归口管理部门负责发到各部门/分厂，再由各部门/分厂负责传达到相应岗位，执行《文件控制程序》。

4.3.2办公室负责将公司及有关部门/分厂传递的管理体系的方针、目标、指标、管理方案、监测结果、职业健康安全事务、重要环境因素、能源绩效等信息进行收集、交流和处理；负责传达国家、省、市三级政府部门有关管理体系的信息；负责与相关的政府主管部门、协会的信息交流进行处置并形成相应的记录。

1目的为确保内、外部信息准确传递，获得相关部门和层面有效沟通，提高全员参与质量、环境和职业健康安全管理热情，踊跃提交合理化建议，积极参与和协商质量、环境和职业健康安全管理的相关事务，以确保管理体系有效运行。

2适用范围公司管理体系范围内质量、环境和职业健康安全管理体系的内外部沟通，以及员工参与和协商职业健康安全管理的实施控制。

3职责3.1集团高层管理确保适用于公司内部和外部信息交流和沟通过程的建立，并由总裁任命员工安全事务代表，以确保员工就环境和职业健康安全有关事务的参与和协商的实施。

3.2管理代表指导和监督沟通、参与和协调过程的建立，实施和保持全员参与和协调过程管理。

3.3行政中心是职业健康安全管理中沟通、参与和协商的归口管理部门，负责安排建立信息沟通的基础渠道，负责管理体系内相关工作参与和协调组织。

3.4工会组织或员工代表参与和协调职业健康安全管理相关事务，报告有关环境和职业健康安全管理中问题和建议。

3.5各中心、各分公司以及下属各职能部门负责相应职责范围内的沟通、参与和协调相关事务。

4控制要求4.1沟通4.1.1内部沟通内容主要包括管理体系文件；法律法规和其他要求的遵循文件；体系管理方针、目标、管理方案；职能、职责和权限；内审和管理评审改进要求；不符合与纠正情况；事件调查及其处置情况；培训情况；应急准备与响应情况；员工的建议及抱怨；环境因素、危险源识别和控制等。

4.1.2外部沟通内容主要包括顾客的要求和抱怨；相关方的投诉；质量、环境、职业健康安全法律法规及其他要求的更新；公司质量、环境、职业健康安全管理方面需通报给相关方的信息；外部审核与监督检查；来自上级主管部门的信息；来自市场的信息；来自供方信息；来自设备检测部门的信息等。

4.1.3沟通方式主要包括会议讨论与交流、培训、网络工具、电话、文件传送、信息传递单、告示、书面文件、建议箱、工作报告、合理化建议、计算机及附件等。

4.2沟通实施：4.2.1内部沟通的实施:1）管理方针、目标及管理方案以体系文件发放及集团内部网络公布。

沟通参与和协商控制程序沟通、参与和协商控制程序目的：为了确保质量、环境、职业健康安全管理体系的有效运行，及时、准确地收集、传递反馈有关信息，做好信息交流与协商的管理，特制定本程序。

适用范围：本程序适用于公司内部信息的沟通处理，以及与外部相关方的信息交流。

职责：1.办公室负责本程序的编制、修改和组织实施，统筹公司对内外相关信息的传递、处理，组织协商工作，以及顾客和相关方的来信、来访接待处理。

2.各部门、项目经理部负责本职能范围内信息的收集、传递、处理。

3.职业健康安全的员工代表代表员工参与职业健康安全有关事务。

工作程序：1.协商和沟通的内容1.1 外部协商和沟通的内容包括：a。

向相关方宣传组织的职业健康安全方针；b。

与质量、环境、职业健康安全有关法律法规、条例、标准和来自上级部门的信息等；c。

有关危险源辨识、风险评价和确定风险控制措施的结果方面的信息；d。

接收和答复相关方的投诉、抱怨、咨询和建议等信息；e。

其他需沟通的、与相关方有关的信息。

1.2 内部协商和沟通的内容包括：a。

质量、环境、职业健康安全适用的法律法规和其他要求的遵循情况；b。

质量、环境、职业健康安全方针、目标、管理方案、各项政策、计划、制度的制定和实施情况；c。

内审、外审、管理评审的结果；d。

监测、测量的结果；e。

组织员工参与协商的计划；f。

事件、不符合与处理情况；g。

应急准备与响应情况；h。

质量、环境、职业健康安全管理体系运行控制程序执行情况；i。

各部门或单位之间日常联络、常规报表及其他信息；j。

了解员工代表和员工的建议等。

2.信息的收集、处理与沟通信息可采用书面资料、记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。

2.1 外部信息的收集与沟通a。

相关方要求提供信息时，各有关部门或单位将公司的管理方针及有关要求传递给相关方。

b。

办公室负责收集顾客、相关方、上级或政府部门的来信、来访、来电，并传递至相关部门处理。

c。

沟通协商参与控制程序WCSLGC/ZH-P20-2013（D/0）1 目的建立和规范内外沟通、参与和协商行为，增进公司内部及公司与顾客、相关方的交流和理解，确保一体化管理体系的有效运行。

2 范围公司内部及公司与相关方之间有关一体化管理体系的信息交流、沟通、参与和协商活动。

3 职责3.1 总经理负责沟通、参与和协商的负责人，对信息的传递和处理进行监督并规定相关部门的职责权限，确保在公司内建立有效的沟通、参与和协商过程。

3.2 管理者代表1) 协助总经理对信息的传递和处理进行监督。

3.3生产副总2) 在总经理领导下贯彻执行党和国家政策和法律、法规以及上级的规定，组织、协调、督促、检查公司的管理工作。

3.4 总工程师坚持“百年大计，质量第一”的原则，贯彻执行国家和行业有关的技术政策、技术标准、技术规范和操作规程等规定。

3.5 综合科1) 负责本程序的制定、修订及归口管理，是信息交流与沟通的综合管理部门。

2) 负责公司内外综合信息的接收、识别、传递，并对信息处理进行督办、协调。

3) 负责公司内部电话号码、电子邮箱等联络信息的更新。

3.6 质安科负责一体化管理体系相关信息和技术类信息的传递与处理。

3.7 其他相关部门、施工项目部1) 负责本部门、项目归口管理的一体化管理程序运行中相关信息收集、处理、沟通和交流，配合质安部收集传递与目标、方针、管理方案、内审、管理评审等相关信息，并使相关信息在本单位得到充分交流和理解。

2) 负责本部门、项目主管业务信息的收集、接收、处理、传递、反馈。

重大事项需请示汇报的，递交给综合科进行传递、协调。

属明确业务管辖内容的，直接与主管该业务的职能部门进行双向沟通，重要情况由职能部门及时向分管领导反映。

除公司领导直接指令交办的工作任务外，不得越级上报。

3) 公司各部门收集的信息，包括建议、改进措施等意见，要及时向分管领导汇报，分管领导在每月公司会议上对其分管工作情况进行通报、协商。

1 目的
利用与公司有关的内外各方进行行之有效的平等沟通、参与和协商，确保公司及时获得必要的信息通过体系的有效运行和持续改进，以满足和争取超越公司内部员工、相关方、顾客等当前的和未来的需求，并充分利用信息资源为实现公司争创行业一流目标和进行战略决策服务。

2 范围
适用于公司各部门各级人员及与公司有关的相关方、顾客等与工程质量、环境和职业健康安全有关的沟通、协商。

3 职责
3.1办公室：
负责国家法律、法规和本公司企业文化理念、各体系文件的宣贯，与下属、员工进行平等沟通，并对经整理、分析后各部门/工序呈报的重要信息进行决策。

负责公司安全防护、环境保护体系、合理化建议方面内外部的信息采集、交流、处理、反馈。

3.2各部门负责人、施工人员：
负责与本部门、本班组员工的平等沟通，了解员工对公司的需求和期望。

对信息尤其重要信息，如:质量、环境、职业健康安全的重要信息（含外部）进行归类、分析、处理、汇总，并将重要信息逐级反馈给相关部门呈报给公司总经理。

3.3经营部：负责公司市场开发方面外部的信息采集、交流、处理、反馈。

3.4工程部：负责相应的质量、技术、环境和职业健康安全方面内外部的信息采集、交流、处理、反馈。

3.5 员工代表：
参与职业健康安全的全面工作，负责监督职业健康安全工作的执行情况。

负责将工人的想法、意识、要求等信息向公司最高管理层传递与沟通。

包括。

沟通、参与和协商控制程序1目的建立有效的协商、参与和沟通机制，确保公司内部各职能部门及各层次之间，对管理体系的有效性、环境因素和员工及其他相关方的相关职业健康安全信息进行沟通；通过与顾客及其他相关方的主动沟通,收集有关产品或服务、环境因素和职业健康安全方面的信息，了解市场信息和顾客期望（包括抱怨），及时纠正不合格和不符合，改进管理体系和服务，以达到使顾客和其他相关方满意，提高管理体系有效运行的目的。

2适用范围适用公司各层次及部门间的内部沟通、员工参与，和与顾客、相关方之间的信息交流或协商。

3相关文件3.1《管理手册》。

3.2《程序文件》。

3.3《提案管理制度》3.4《应急准备和响应控制程序》3.5《环境因素识别及评价控制程序》3.6《危险源辨识及风险评价控制程序》3.7《公司保密制度》3.8《工程投标和合同管理控制程序》4术语和定义4.1本程序引用公司《管理手册》中的有关术语与定义。

4.2顾客：将会或实际接受为其提供的、或应其要求提供的产品或服务的个人或组织。

示例:消费者、委托人、最终使用者、零售商、内部过程的产品或服务的接收者、受益者和采购方。

4.3注:顾客可以是组织内部的或外部的。

本公司的顾客主要指工程建设、监理和设计单位，工程的监督部门，相关的政府职能部门，公司的上级部门，内部员工等,与工程有关的接收产品的相关方或个人。

4.4顾客信息：顾客的信息包括顾客需求、市场需求、有关产品质量、交付和服务等各方面的顾客反映。

4.5顾客满意：顾客对其期望已被满足程度的感受。

5职责5.1总经理是本程序的主管领导，负责公司在内部沟通及外部沟通过程中对信息的传递和处理进行监督检查。

5.2办公室是本程序的主管部门，负责编制、修改完善本程序文件；负责监督检查内外部信息的传递和处理，并做好相关信息的汇总和保存工作。

5.3人力资源部负责收集、处理公司内部员工的要求、意见和建议；协助总经理促进各个部门、单位之间的职责、权限和相互关系的沟通。

1目的为了建立有效的协商、沟通与交流机制，保证质量、环境、职业健康安全和食品安全管理（包括《食品安全一全球标准》和《欧盟饲料添加剂和预混料生产标准》、《有机产品》运行）内、外部沟通渠道畅通，确保质量、环境、职业健康安全和食品安全管理体系的信息及时准确的交流，确保员工参与职业健康安全事务，特制定本程序。

2适用范围本程序适用于与质量、环境、职业健康安全和食品安全管理活动有关的内、外部沟通以及员工参与职业健康安全事务的管理。

3职责3.1总经理确保在公司内建立有效的协商、沟通与交流机制，利于相关信息的交流；3.2管理者代表（食品安全小组组长）：a）负责组织对各方反馈回来的有关味精、食品添加剂黄原胶、黄原胶、淀粉、氨基酸、葡萄糖、果糖、苏氨酸、复混肥、有机-无机亚混肥、有机肥料、土壤调理剂、单一饲料产品方面的信息进行讨论分析；b）负责组织讨论可能或能够引起味精、黄原胶、淀粉、氨基酸、葡萄糖、果糖、苏氨酸、复混肥、复混肥、有机-无机复混肥、有机肥料、土壤调理剂、单一饲料类产品的公司内部外部环境变化问题；3.3体系部负责质量、环境、职业健康安全和食品安全管理体系内、外审核信息的联络与传递工作；3.4检测技术中心负责与技术监督、食品卫生防疫等部门沟通产品质量、食品安全方面的信息，并结合各责任部门配合政府机构的检查，及时对提出的问题进行跟踪及关闭；3.5生产部负责a）与环保部门沟通清洁生产、节能降耗等方面的信息；b）与外协施工队伍对相关事务进行沟通和协商，包括施工合同签订、安全知识须知等。

3.6安保部负责a）与公安、消防、安全监察等部门沟通安全生产方面的信息；b）与进入工作场所的承包方安全作业活动的监督检查。

3.7办公室a）负责与计划生育、工会、卫生防疫、劳动和社会保障局等政府部门沟通相关信息；b）与员工就职业健康安全信息进行相互沟通，保证员工：了解谁是职业健康安全体系事务代表和本部门员工代表；参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定；参与事件调查；参与管理方针和目标的制定和评审；对影响他们工作场所内的职业健康安全的任何变更进行协商；参与职业健康安全事务的管理；3.8国贸部、销售部负责与顾客的沟通；3.9供应部负责与供应商的沟通；3.10其他各部门负责相应工作范围内的信息交流。