下载文档原格式
公司商务接待标准管理制度第一章总则第一条为规范公司商务接待活动，营造良好的工作氛围，提升公司形象，保障公司利益，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于公司内部及外部商务接待活动，包括来访接待、出差接待、宴请接待等。
第三条公司商务接待活动应遵循“礼仪、规范、效率、实用”的原则，严格执行本制度规定。
第二章来访接待第四条对于公司来访客户或合作伙伴，接待人员应提前了解对方需求并准备好相关材料。
第五条来访接待应尽量安排在公司指定接待区域，接待人员应穿着得体、仪容整洁。
第六条接待人员应以热情、礼貌的态度迎接来访客户，并及时引导对方到达指定会议室或办公区域。
第七条在接待过程中，接待人员应主动提供帮助并及时反馈来访客户的需求和意见。
第八条来访客户离开后，接待人员应立即整理接待区域，保持整洁有序。
第九条来访接待过程中，不得向来访客户索要或接受贵重礼物，如有必要应报告主管部门处理。
第十条来访接待过程中，如遇到重要客户或合作伙伴，需要为其提供特殊服务时，应提前报备主管部门，并遵守相关程序。
第三章出差接待第十一条公司员工出差进行商务接待时，应提前向主管部门报备并办理相关手续。
第十二条出差接待期间，员工应严格遵守公司规定的出差接待标准，控制接待成本。
第十三条出差接待期间，员工应保持形象良好，注意言行举止，展现公司形象。
第十四条出差接待期间，员工应按照公司规定的接待程序和流程操作，确保接待活动顺利进行。
第十五条出差接待过程中，员工应注意安全和保密，严禁泄露公司机密信息。
第十六条出差接待结束后，员工应及时报销接待费用，并按程序归还公司发放的信用卡、备用金等。
第四章宴请接待第十七条公司宴请接待应遵循公司餐饮消费制度，严格控制宴请费用。
第十八条宴请接待应提前预订餐厅，安排菜单并确保质量和服务。
第十九条宴请接待场所应选择环境优雅、卫生和安全的餐饮单位，避免不良影响。
第二十条宴请接待中禁止涉及赌博、色情等不良行为，保持良好的商务氛围。
公司招待及接待管理制度制度范本的核心是确保每一次的招待和接待都能够达到预期的效果，同时兼顾成本控制与资源合理利用。
以下是该制度的关键组成部分：一、目的明确：制度的制定需基于提升企业对外形象，增强客户关系，促进业务发展的目的。
每次接待都应符合企业的市场定位和发展战略。
二、适用范围：该制度适用于公司内所有需要进行客户或合作伙伴接待的部门和个人。
无论是面对面的接待，还是远程的视频接待，均应遵循此制度。
三、基本原则：1. 公平公正：对所有来宾一视同仁，保证接待标准的一致性；2. 透明高效：接待流程公开透明，简化程序，提高办事效率；3. 成本控制：合理安排预算，避免不必要的开支，追求性价比最优。
四、接待标准：根据来访人员级别、访问目的等因素设定不同级别的接待标准。
包括交通、住宿、餐饮、礼品等各个方面，并定期根据实际情况进行调整优化。
五、接待流程：从接待申请、审批到执行和后续反馈，每个步骤都要有明确的流程和负责人。
例如，接待前需填写接待申请表，详细列明来访人员信息、访问目的等，经过上级审批后方可执行。
六、费用管理：接待费用需提前预算，并在接待过程中严格控制。
所有费用必须有凭证支持，并于活动结束后进行核对报销。
七、培训与提升：定期对负责接待的员工进行培训，提升其职业素养和服务技能，确保每一次接待都能体现出公司的专业性和细致周到。
八、监督与评估：建立一套完善的监督机制，确保接待工作的标准化和规范化。
通过客户满意度调查等方式，评估接待效果，及时调整改善。
九、异常处理：对于突发情况应有预案，如来访人员临时变更行程、特殊饮食要求等，都需要有快速反应和灵活处理的能力。
十、持续改进：制度不是一成不变的，要根据实际运行情况进行定期回顾和改进，以适应企业发展和市场变化的需要。
公司总部接待管理制度公司总部接待管理制度范本一、目的与原则为统一和规范公司总部的接待行为，提升接待服务质量，树立良好的公司形象，特制定本制度。
所有接待活动必须坚持“热情、周到、节约、高效”的原则，确保接待工作顺利进行。
二、接待范围及对象本制度适用于公司总部对内外部来访人员的接待管理。
包括但不限于政府官员、合作伙伴、客户、媒体记者、求职者以及参观考察团队等。
三、接待分类及标准根据接待对象不同，接待分为普通接待和VI接待两大类。
普通接待指日常的访客接待；VI接待指对公司发展有重大影响的重要客人接待。
每种接待类别都应有明确的服务标准和流程。
四、接待申请与审批1. 接待需求由相关部门提出申请，并明确来访人员的基本信息、访问目的、预计时间等内容。
2. 申请需提前至少三个工作日提交至行政部门，并由行政部门负责人审批。
3. 特殊情况下，可启动紧急接待流程，简化审批手续。
五、接待准备1. 行政部门负责制定详细的接待计划，包括行程安排、场地布置、资料准备等。
2. 根据需要安排专职或兼职接待人员，确保接待工作的专业和高效。
3. 确保安全措施到位，包括来访人员的登记、引导及必要的保安配备。
六、接待执行1. 接待人员应着装整洁、礼貌热情地迎接来访者。
2. 按照预定计划进行，确保每一个环节都能准时且顺利地完成。
3. 对于重要会议或活动，需做好记录和摄影摄像工作，以便日后整理档案资料。
七、费用管理1. 接待费用应根据预算合理使用，禁止超标准接待。
2. 所有接待费用需经过财务部门审核，并按规定程序报销。
八、后续跟进1. 接待结束后，应及时收集反馈意见，总结经验教训，不断提高接待质量。
2. 对于重要来宾，应建立长期联系机制，加强后续沟通合作。
九、监督与考核1. 行政部门定期对接待工作进行监督检查，确保制度的有效实施。
2. 通过来访者的满意度调查等方式，评估接待人员的工作表现，及时给予奖惩。
十、附则本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释。
公司行政接待管理制度第一章总则为规范公司接待工作，加强对外交往，提高公司形象和声誉，制定本制度。
第二章接待范围公司接待工作主要包括以下几类对象：1. 客户接待：接待公司的客户（包括现有客户和潜在客户）来访，安排对其进行接待和带领参观公司。
2. 合作伙伴接待：接待公司的合作伙伴，包括供应商、合作机构等，做好相关接待工作。
3. 领导接待：公司领导接待其他企业、政府部门及社会团体等的领导人员。
4. 媒体接待：接待各类新闻媒体、专业媒体等对公司的记者进行采访，协助其完成采访工作。
5. 公众接待：接待公众人员的咨询、投诉等。
第三章接待程序1. 接待工作的申请：按照公司规定，所有接待工作必须提出接待申请，经主管领导审批后方可进行。
2. 接待人员的安排：根据接待对象的不同，确定接待人员，包括接待领导、接待员等。
3. 接待计划的制定：制定详细的接待计划，包括时间安排、参观路线、接待内容等，确保接待工作有序进行。
4. 接待准备工作：提前做好接待准备工作，包括接待场所的清洁、接待物品的准备、接待人员的培训等。
5. 接待流程的执行：按照接待计划和要求，执行接待流程，确保接待工作的顺利进行。
6. 接待后续工作：接待结束后，做好接待后续工作，包括接待反馈、整理接待资料等。
第四章接待规范1. 接待行为的规范：接待人员必须态度和蔼、热情周到、礼貌得体，不得出现偏颇言行，不得泄露公司机密信息。
2. 接待礼仪的规范：接待人员必须穿着整洁、得体，遵守礼仪规范，做到言行举止得体。
3. 接待物品的规范：接待物品必须精心准备，符合接待对象的需求，保持接待物品的干净整洁。
4. 接待环境的规范：接待场所必须整洁有序，环境优美，提供舒适的接待环境。
5. 接待守则的规范：接待人员必须遵循公司接待守则，如守时守约、注重细节、注重服务等。
第五章接待管理1. 接待工作的考核：对公司接待工作进行定期考核，评选出优秀接待单位和个人。
2. 接待工作的改进：根据考核结果和接待的实际情况，及时采取措施，做好接待工作的改进和完善。
公司办公室接待管理制度一、接待原则公司的接待工作应遵循“热情、礼貌、高效、专业”的原则。
每一位访客都应受到尊重和热情的接待，无论其身份地位如何。
接待人员需以礼貌的态度，专业的知识，高效的服务，确保访客的需求得到满足。
二、接待范围本制度适用于所有进入公司办公区域的外部访客，包括但不限于客户、供应商、合作伙伴、政府官员、求职者等。
三、接待流程1. 预约确认：所有访客应提前与公司相关部门或人员预约，并由接待人员确认访问时间、目的等信息。
2. 迎接引导：访客到达时，接待人员应主动迎接，并进行必要的安全检查和登记手续。
3. 访问陪同：根据访客的需求，安排合适的工作人员陪同访问，确保访问过程中的信息沟通畅通无阻。
4. 服务提供：为访客提供必要的茶水、资料等服务，展现公司的专业和周到。
5. 访问结束：访问结束时，接待人员应及时提供反馈表或调查问卷，收集访客意见和建议，以便不断改进接待工作。
四、接待标准1. 着装要求：接待人员应着职业装，保持整洁、专业的形象。
2. 语言表达：使用礼貌用语，确保语言清晰、准确，避免使用行话或难懂的专业术语。
3. 行为举止：保持良好的姿态，展现出积极主动的服务态度。
4. 环境布置：确保接待区域干净整洁，布置合理，营造出舒适的等候环境。
五、责任与监督1. 接待人员需对接待工作负责，确保每一环节按照制度执行。
2. 公司应定期对接待工作进行评估和审查，及时发现并解决问题。
3. 鼓励员工提出改进建议，持续优化接待流程和服务质量。
六、违规处理对于违反接待管理制度的行为，公司将根据情节轻重，给予相应的教育、警告直至纪律处分。
总结：。
2023年私企接待应酬管理制度一、背景介绍随着经济的发展和企业规模的扩大，私企接待应酬的频率和范围也日益增加。
为了更好地规范接待应酬行为，提高企业形象和内部管理效能，制定一套有效的接待应酬管理制度势在必行。
本文旨在提出2023年私企接待应酬管理制度，为企业提供指导和参考。
二、制度目的1. 提高企业形象：通过规范接待应酬行为，确保接待场合的专业和庄重，增强企业的专业性和信誉度。
2. 强化企业文化：通过接待应酬，加强企业员工之间的沟通和联系，增进团队合作，营造良好的企业氛围。
3. 防范风险：通过明确接待应酬的标准和程序，减少可能带来的负面影响和合规风险。
三、制度内容1. 接待应酬的范围和标准（1）接待范围：仅限于公务接待、商务招待和业务洽谈等与企业运营相关的场合。
（2）接待标准：接待活动应以节俭、公正、透明的原则为基础，符合企业的财务能力和合规要求。
2. 接待应酬的流程和程序（1）接待申请：接待人员需提前向上级主管提出接待申请，明确接待目的、对象、时间和预算等信息，并由上级主管审核和批准。
（2）接待安排：接待人员按照接待申请的要求和预算，选择适当的场所、时间和形式进行接待安排。
同时，应尽量选择与接待对象的身份和地位相称的场所，避免出现质疑和不适当的情况。
（3）接待警示：接待人员需提前向接待对象说明接待原则，强调节俭和合规要求，并避免超出预算和违反规定的行为。
（4）接待报销：接待人员需在接待后的3个工作日内，提交接待费用的报销申请，并附上相关票据和合规证明。
接待费用报销需经过相关部门的审核和批准，并及时核实后报销给接待人员。
3. 接待应酬的禁止行为（1）违反财务预算：不得超出预算进行接待活动。
如确有特殊情况，需提前向上级主管请示和申请，并经相关部门审核批准。
（2）违反规定原则：不得参与违法、违纪和违规的行为，不得索取、接受贿赂或其他不正当利益。
（3）违反自律规范：不得过度饮酒、吸烟或参与不文明、不端庄的行为，不得泄露企业机密信息和他人的个人隐私。
2023商务接待方案(14篇)商务接待方案1一、公司简介__集团旗下的__有限公司，公司是以__为主要业务的综合性开发企业。
二、接待时间x月x日三、接待地点1、接待地点：__2、会议地点：__会议室四、来访人员基本情况__五、接待小组人员1.总负责：公司行政部2.跨部门接待小组：相关领导，行政组，策划宣传组六、会议费用预算明细表用车费用：__其它：__总预算：__七、接待前期准备工作1、制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间2、就餐安排，提前预定3、迎接车辆安排4、迎宾（嘉宾到达前__分钟，相关人员需做好迎宾工作）5、相关会议材料准备6、相关接待人员，负责相关接待工作八、会议前的筹备工作1、会场布置。
根据会议内容，在场内悬挂横幅。
门口张贴欢迎词和庆祝标语。
可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。
桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观。
2、会议前的接待礼仪。
提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
3、会前检查。
提前检查音像、文件、会议材料、锦旗等齐全性。
4、就餐安排。
提前统计就餐人数，进行预定。
九、会议接待1、欢迎词2、会场整理及布置1）提前__分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序。
2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净。
3）调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。
3、领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。
十、会后服务会议结束，用车在会议结束前妥善安排。
引导与会人员至就餐地点就餐，就餐后，由接待人员负责将领导嘉宾送回。
商务接待方案2以纯服饰的品牌与服饰设计在服装行业领域是比较出名的服装公司之一，并且服装设计走在休闲服装前线。
该公司与本公司有长期的合作关系，此次来访是为了更好的促进双方发展，加强服装设计技术与创意的交流。
一、来访人员基本情况：二、接待小组人员：我公司的刘总裁、张总经理、罗秘书及其相关人员到成都机场去迎接所要来的相关贵宾。
上市公司接待管理制度一、目的和原则本制度旨在规范公司接待活动，确保接待工作的专业性、高效性和合规性。
接待工作应遵循公平、公正、透明的原则，确保所有接待活动都在法律和公司政策的框架内进行。
二、接待范围和对象公司的接待范围包括但不限于政府官员、商业伙伴、投资者、媒体记者以及其他来访者。
接待对象应根据其重要性和对公司的影响进行分类管理。
三、接待计划和预算接待工作应有明确的年度计划和预算，由行政部门负责制定并报管理层审批。
接待费用应严格控制在预算范围内，并对所有支出进行透明化管理。
四、接待标准和程序接待标准应根据接待对象的级别和重要性设定，包括住宿、餐饮、交通等方面的安排。
接待程序应简化高效，避免不必要的繁琐流程，同时确保接待活动的质量和安全。
五、接待人员的职责接待人员应具备良好的职业素养和服务意识，负责接待工作的全程管理和执行。
他们应当了解公司的文化和价值观，能够在接待过程中准确传达公司的形象和信息。
六、信息记录和报告所有接待活动都应有详细的记录，包括接待对象的信息、接待的时间地点、参与人员、费用开支等。
接待结束后，应及时编制接待报告，供管理层审阅和评估。
七、监督和评估公司应建立接待工作的监督机制，确保接待活动的合规性和有效性。
定期对接待工作进行评估，及时调整和完善接待管理制度。
八、违规处理对于违反接待管理制度的行为，公司应明确违规的后果和处理办法，确保制度的严肃性和执行力。
九、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释和修订。
如有特殊情况需要临时调整接待标准或程序，应报请管理层批准后执行。
2024年来客来访接待制度为规范和加强公司来客来访接待行为，提高接待效率，不断提升公司形象，维护公司及员工的财物、人身、信息安全及办公秩序，制定如下管理制度：一、对来访来客人员的规定：1、凡是公司来访来客均需向前台接待人员说明来访事由及被访人，并按公司要求填写《公司来访来客登记表》，做好登记预约。
2、来访人员未提前预约或因被访人员公务繁忙不便接待时，来访人员应与前台工作人员或综合部文员做好下次预约时间安排，不得擅自强行进入公司办公区。
3、被同意接见的来访人员，在进入办公区后须遵守公司的相关制度，不得大声喧哗、嬉闹，聚众滋事，影响办公秩序。
如有违反，将会被通知提前请出公司，有必要时，将对来访人员进行检查，来访人员需无条件配合。
来访结束，需及时离开，不得长时间逗留。
4、与公司项目无关的外来推销人员一律不得进入办公区。
二、对前台接待人员的规定：1、仪容仪表整洁，行为规范，举止文明，热情周到，坚持原则，冷静沉着，机智灵活。
2、工作岗位上不得做与工作无关之事，如玩游戏、看杂志、打瞌睡、说笑嘻闹等。
3、遵守公司规章制度，不迟到早退，不做损坏公司形象之事。
4、公司领导(董事长、副董事长、总经理、副总经理、总经理助理)出入时需主动问候。
5、对来访人员礼貌接待，站立并微笑点头示意，主动问询来访事由，示意来访者等候并进行登记。
6、在与被访人确认准入后，告知来访人其所在办公室，指示通道位置并准许来访人进入办公区。
7、公司领导的来访者，需及时告知综合部进行安排会见。
是贵宾者，需引领至被访人员办公室。
8、经与被访人电话确认后不便准入时，应向来访人做好解释工作，并主动要求帮其转告或做好下次预约时间安排。
9、若来访客人无理取闹，拒不履行登记手续或欲强行进入办公区者，前台接待人员在解释劝说无效后可强行制止，必要时求助110协助。
10、来访客人离开公司时，应主动点头示意，并及时填写离司时间。
三、本制度自下发之日起执行。
2024年来客来访接待制度（二）引言：作为一个开放的国家，人员往来和国际交流在现代社会变得越来越频繁。
公司招待管理制度官方
一、目的和原则
本公司招待管理制度旨在规范招待活动，防止不必要的浪费，同时通过合理的招待加深与
合作伙伴的关系，提升公司的对外形象。
制度的实施应遵循必要性、合理性、节约性和透
明性的原则。
二、招待范围和对象
1. 招待范围包括业务招待、工作餐、座谈会等各类对外交流活动。
2. 招待对象主要是对公司业务发展有贡献或潜在贡献的客户、合作伙伴及其他相关方。
三、招待标准和预算
1. 根据不同级别的招待对象设定相应的招待标准。
2. 年度招待费用应纳入公司年度预算管理，超出预算部分需经过严格审批。
四、审批流程
1. 招待申请：员工需填写招待申请表，明确招待对象、目的、内容及预计费用。
2. 审批权限：招待申请需由直接上级审核后，提交至财务部门和相关管理层审批。
3. 特殊招待：对于高额或特殊情况的招待，需由高层管理人员审批。
五、费用控制和报销
1. 费用控制：招待费用应在批准的预算范围内进行控制。
2. 报销流程：招待结束后，需提供完整的费用明细和相关证明文件，按照公司报销流程办理。
六、监督和评估
1. 定期对招待活动的执行情况进行监督检查，确保制度得到有效执行。
2. 通过收集反馈信息，评估招待效果，不断优化招待管理流程。
七、违规处理
违反本管理制度的员工，将根据情节轻重给予相应的纪律处分，严重者可能涉及法律责任。
八、附则
本管理制度自发布之日起实施，如有变更，以公司最新规定为准。
2023公司接待管理制度10篇公司接待管理制度1一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。
二、对外接待部门及接待范围1、公司行政部为公司负责接待的职能部门。
2、遇到重大接待工作和活动，可由总裁办协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。
3、本制度规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
4、接待的对象分为内宾和外宾。
三、接待原则------遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。
1、对等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。
一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
2、对口原则：各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
3、保密原则：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，巧妙回避不宜回答的问题，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
4、节约原则：内部成本效益核算。
招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数，坚决杜绝高消费，避免不必要支出；5、服务原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到，并充分利用公司资源，宣传企业及产品，提升公司知名度及美誉度；6、优先原则：重大接待活动优先安排。
四、接待标准1、根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A、B、C三级级别A 级来宾类别陪同人员接待准备中层干部列队迎接，各部门整理工作场所，彩旗、条幅欢迎，全程摄影，会议室备用B级政府部门主要负责人，重要参观团体、副总经理、客户、高管会议等对口部门负责人C级政府部门一般工作人员，一般参观团体，一般客户，集团一般工作会议，其它一般来访人员对口部门负责人、行政人员各部门整理工作场所，跟踪引导各部门整理工作场所，条幅欢迎，全程摄影，会议室备用省、市级以上领导、重要客户，外宾，公司总经董事会及集团重要活动理级以上2、宴请——1）宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
2）举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
3）注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜。
4）接待用餐标准①招待重要官员、关系户——150元/人餐以上②较重要官员、关系户——120～150元/人餐③地方一般干部——80～120元/人餐④外单位来人、常客（通常指工作进餐）——20～50元/人餐5）住宿安排与标准序123招待级别A级B级C级标准四星级以上酒店三～四星级酒店三星级以下酒店审批权限总裁总裁总裁3、文艺晚会——不倡导，但可根据活动目的、来宾兴趣、接受能力，安排和选定节目。
4、参观游览——根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
五、接待内容和程序1、接待内宾：1）接受任务——弄清来宾的`基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
2）布置接待——提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
3）迎接安排——根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
4）看望、商议日程——来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
5）安排有关领导会见——按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
6）组织活动实施——按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
7）送别——根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
8）小结——每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
2、接待外宾：接待内容与程序与接待内宾基本相同，主要内容和注意点为：1）迎送——①安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
②对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
2）会见会谈——①会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
②我方人员应提前到达，并在门口迎送。
③对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。
双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
④会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。
带团负责人安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
⑤会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾最高级别领导人坐右边中间，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
⑥如有合影，应事先安排合影图。
合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
六、接待涉及部门相应职责及要求1、申请部门：提前3天填报《客户来访申请表》（详见附件一），交由行政部协调安排，派专人根据来客具体到达时间负责迎接。
2、接待流程（见附件二）3、行政部：负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。
（具体细则公司接待管理制度2第一条对外接待原则接待工作应遵循'平等、对口、节约、周到、保密'的原则,使客人高兴而来、满意而归。
1、平等原则:对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。
2、对口原则:公司接待任务原则上由各业务对口部门负责。
重大接待工作和活动,由行政部协助完成。
3、节约原则:内部成本效益核算。
招待来宾从简,不铺张浪费。
4、周到原则:接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。
5、保密原则:向来宾介绍情况时,应注意保守公司情况、国家机密。
重要会议要有记录。
巧妙回避不宜回答的问题。
第二条来宾接待流程(一)确定来访人员及行程1、行政部接到接待任务后,应尽快确定来访人员的名单,包括人数、姓名、性别、年龄、单位、职位(级别)(如有必要,还需了解对方健康状况)等,确定我方接待人员名单,并明确双方主要联系人及联系方式。
2、根据客人的来访时间安排,拟定相应行程。
(二)来宾接待包括:用车安排、住房安排、就餐安排、会议安排、参观安排等,并明确我方陪同人员,做好随行摄影保障工作。
1、用车安排:根据客人的级别、人数确定车辆安排,并在车内准备矿泉水以方便客人饮用。
2、迎接工作:根据来访人员人数、出发时间、地点、飞机或火车的班次,到达目的地的时间、地点,我方人员需提前十五分钟到达接待地点迎接,并准备好标有集团logo的接待牌,视来访人员重要程度准备鲜花、横幅,客人到达后,我方接待人员应主动上前帮忙搬运行李。
3、住宿安排:视具体情况预定不同标准的酒店,合理安排客房。
提前了解所预定酒店房间的口碑与服务质量、周边环境。
我方人员提前帮来访客人拿好房卡,在房间内布置水果、欢迎卡片、公司介绍及住房安排表,表中需注明入住人员姓名、房间号、房间电话、酒店总机号及近几日城市天气预报。
安排妥当后,待来访客人到达时将房卡转交,并告之早餐用餐时间和地点。
4、餐饮安排:可根据来访人员的停留时间提前安排不同的酒店就餐,体验不同的餐饮特色。
也可根据来访人员的喜好预定各种形式的餐会,包括:西餐、中餐、自助餐等(具体事项见宴会接待流程)。
5、会议安排:明确会议时间、地点、参会人员名单等(具体事项见会议接待流程)。
6、参观安排:根据来访人员的停留时间,拟定相应参观路线。
重点参观我公司食品总部、在宁楼盘及南京着名景点、新建城区等。
参观我公司食品总部、在宁楼盘需提前联系好项目负责人,做好讲解工作;参观着名景点我方人员需提前联系好景点导游。
我方人员还需准备好参观单位的书面材料,以便客人在参观时详尽地了解参观单位概况。
来访人员中若有外宾,需提前安排好翻译人员,便于更有效地沟通。
7、礼品安排:根据来访人员的身份、级别、喜好、民族习惯选择合适的礼品,在适当的时候送给来访人员。
8、临送安排:(1)了解来访人员返程时间,提前为其预定飞机票或者火车票,制定返程人员名单、日期、班次及到达目的'地时间的表格。
(2)提前将飞机票或者火车票送交来访人员,并且根据重要程度安排好vip通道。
(3)安排我方接待人员去飞机场或者火车站欢送来访人员。
(4)告知来访人员返回地天气预报,方便提醒添减衣物,并欢迎来访人员下次来访。
(5)在来访人员返回目的地后,打电话进行确认。
(三)其他事项:1、接待任务完成以后,做好后期工作。
例如:发送接待行程照片、做后期的沟通交流等工作。
2、做好接待行程总结,由行政部秘书处工作人员填写《来访人员登记表》,将来访人员名单、来访具体事项、入住酒店及房型、用餐、准备礼品等具体情况详细记录,作为档案资料进行保存,以便客人今后来访备查,并总结经验、改进后续工作。
第三条其他(一)重要来宾接待需做好必要的安全保障工作。
(二)接待人员需着正装,男士应穿西装、打领带,女士应着正规套装、化淡妆。
接待人员在接待过程中要注意个人言行举止及仪表。
第四条会议接待工作流程(一)会前准备:1、会议策划:根据参会人员级别、人数,灵活掌握会议规模,预定适合的会议室。
2、会前通知:行政部秘书处接到会议通知后,应主动了解会议名称、时间、地点、参会人员情况及会议接待要求等,并准确传达会议信息,以便做好会议接待的准备工作。
3、准备会议资料、用品、饮品及礼品。
重要客人需在会议室摆放鲜花、水果等。
4、会议酒店预定、用餐安排、车辆安排等。
(二)会场布置:会场布置工作务必在会议开始十分钟前完成,主要从会场环境、会议所需物品的准备及摆放、所需设备调试着手。
1、会场环境:确保会议室内空气流通、清新,温度、光线适宜,桌椅整洁。
2、物品准备及摆放:根据会议需要准备好白板、纸、笔等会议所需物品,要求摆放整齐有序、方便、美观。
3、设备调试:按会议需要做好投影机、幻灯机、麦克风等设备调试工作。
(三)过程服务:1、开会前十分钟,我方参会人员做好会前迎接准备工作。
2、由秘书处人员做好会议资料收集、整理、会议记录等相关秘书事务服务及翻译服务。
3、会议期间由前台人员每隔十五分钟添加茶水一次,如遇会间休息,应尽快整理会场,补充并更换各种用品。
4、秘书处根据客人需求,做好各地返程飞机票、汽车票、火车票的预定服务。
5、会议结束必要时,拍照留念。
会议结束后,安排车辆欢送客人。
(四)会后整理:1、会议结束后,仔细检查会场,看是否有遗忘的东西和文件等;设备设施是否有损坏,做好相应记录,以便及时维修。
