法律法规及外来文件管理办法

法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。

凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。

此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。

二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。

2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。

常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。

三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。

(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。

(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。

(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。

具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。

2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。

(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。

(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。

中国石油集团渤海石油装备制造有限公司管理作业文件文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 法律法规及外来文件管理办法发行版本：A修改码：0编制人：周红嘉内控与风险管理处主要领导审核：刘建公司专业主管领导审定：李淑娟批准人：郭孟齐2009－09－01批准 2009－10－01实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司发布法律法规及外来文件管理办法1 范围为了规范法律法规及外来文件管理，确保其得到有效控制，制订本办法。

本办法规定了法律法规和外来文件的获取、识别、更新和评审的方法与要求。

本办法适用于公司及所属各单位。

2 术语和简略语本办法采用 GB/T 19000－2000、GB/T 24001－2004、GB/T 28001－2001和Q/SY1002.1-2007标准规定的术语。

3 职责3.1 公司机关部室职责3.1.1内控与风险管理处是本办法的归口管理部门，总体负责公司有关的适用法律法规的收集、传递和管理。

3.1.2 质量安全环保处负责有关质量、安全、健康、环境方面的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。

3.1.3 市场营销处负责与市场有关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。

3.1.4 生产运行处负责与产品、施工和服务有关外来文件的收集、传递和管理。

3.1.5 总经理办公室负责外来公文的获取、传递和管理。

3.1.6 科技管理处总体负责公司相关标准的管理，负责有关法律法规的收发行版本： A 修 改 码： 0文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 页 码：1/5集、传递和管理。

3.1.7其他部门负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。

3.2 各单位机关部门按职责分工分别负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。

3.3 各基层单位负责适用法律法规和外来文件相关内容的具体实施。

4 管理内容4.1 法律法规及外来文件包括的范围4.1.1 国家、地方和国外施工所在地的法律法规和政策规定。

法律法规及外来文件管理办法编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1 目的1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、文件处于最新版本、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

2 外来文件范围2.1 国家有关法律法规；2.2 太阳光伏组件（非晶硅及晶硅组件）的制造相关安全技术规范；2.3 太阳光伏组件及光伏电站的设计、检查和验收、检验与试验方法等；2.4 国际标准、国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；3 职责3.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。

3.2 综合部负责相关法律法规的贯彻和管理。

生产部负责对产品相关的检验、实验标准进行贯彻和管理，生产部负责安全生产法规的贯彻和有效实施。

3.3 设计部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。

3.4 采购物流部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。

3.5 人力资源部负责建立《法律法规及外来文件管理办法》负责公司所有外来文件的统筹管理，包括外来文件的下载、更新、登录、借阅登记及作废等管理。

4 工作内容4.1 与本公司体系、产品相关的法律法规4.1.1 与产品安全特性的符合性相关的有易燃、易爆、车内人员保护、特种设备操作等。

4.1.2 与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等。

4.1.3 其他强制性标准(幕墙用安全光伏玻璃)。

4.1.4 相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。

4.1.5 其他国家宪法、安全生产法、劳动法、消防法、职业病防治法等国家级法律法规。

4.2 法律法规贯彻要求4.2.1 在产品设计开发过程中，技术研发部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、易伤害、易腐蚀等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品。

第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。

第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。

2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。

3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。

4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。

5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。

第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。

第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。

2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。

3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。

4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。

第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。

2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。

3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。

第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。

2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。

第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。

2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。

3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。

第1篇第一章总则第一条为了规范公司对外来文件的管理，确保公司合法权益，维护公司正常经营秩序，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有对外来文件的管理工作，包括但不限于合同、协议、通知、报告、文件等。

第三条公司对外来文件的管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：所有外来文件应当符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。

（二）真实性原则：外来文件内容应当真实、准确，不得虚构、篡改。

（三）及时性原则：公司应当及时对收到的外来文件进行审核和处理。

（四）保密性原则：公司应当对涉及商业秘密的外来文件进行保密处理。

（五）归档性原则：公司应当对外来文件进行归档管理，便于查询和查阅。

第二章文件接收与审核第四条公司设立专门的文件接收部门，负责对外来文件的接收、登记和分发。

第五条文件接收部门在接收外来文件时，应当进行以下审核：（一）审核文件来源是否合法，是否为相关单位或个人合法出具。

（二）审核文件内容是否符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。

（三）审核文件格式是否规范，是否符合公文处理规定。

第六条文件接收部门在审核过程中，如发现文件存在问题，应当及时报告公司领导，并按照公司规定进行处理。

第三章文件处理第七条文件处理部门根据文件内容，按照以下程序进行处理：（一）分类：根据文件性质、内容、紧急程度等进行分类。

（二）登记：对文件进行登记，包括文件名称、来源、接收时间、处理部门、责任人等。

（三）分发：按照文件性质和内容，将文件分发至相关部门或个人。

（四）处理：相关部门或个人按照文件要求，进行相应处理。

（五）反馈：处理完毕后，及时向文件接收部门反馈处理结果。

第四章文件保密与归档第八条公司对外来文件的保密工作，应当遵循以下规定：（一）明确保密范围：对于涉及商业秘密、国家秘密等的外来文件，应当明确保密范围。

（二）指定保密责任人：对涉及保密的外来文件，应当指定专人负责保密工作。

外来文件管理办法外来文件的识别、流传程序管理办法一、目的对外来文件进行识别,并控制其分发,防止误用。

二、适用范围适用本单位对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。

三、术语定义1 、技术标准涉及到本单位产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准;2 、法规规范与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章;3、政策文件国家和地方政府,以及上级各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。

四、职责1、技术部是外来文件的归口管理部门,并负责对外来的技术标准进行识别;2、质检部负责对外来的法规规范进行识别;3、办公室负责对外来政策文件进行识别。

五、工作程序1、外来文件的获取2、各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件:(1).国家、省、市政府及各相关职能部门;(2).各种会议、专业报刊、杂志;(3).互联网、电话传真。

(3)各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认,并正确传递给相关管理部门。

(4)外来文件的识别a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准,收到后应移交到技术部进行识别;b.识别标识的有效性,应对标准的发布实施年份进行识别,是否是最新的有效版本;c.标准中条文进行识别,应识别哪些条款是适宜的。

(5)法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章,收到后应移交到质检部进行识别;b.质检部对收集到的法规规范进行识别,识别其应实施的部门、范围;(6)政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知,收到后统一移交到办公室;b.办公室对收集到的文件进行识别,按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批;c.办公室根据厂长或管理者代表签批的意见,分送到相关人员进行传阅。

(7)) 外来文件的分发a.办公室、质检部对外来文件识别后,将外来文件正本存档,副本及清单传递给技术部;b.对需分发的外来文件,由技术部报请管理者代表确定分发范围后发放,并对相关人员及时进行宣贯;c.涉及到更新的外来文件,在发放新版本外来文件的同时,应及时回收作废文件。

外来文件管理办法1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。

2.范围：适用于外来文件的管理。

3.职责：3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。

3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。

4.定义：4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。

5.流程：6.内容:6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。

6.2外来文件的接收与转交:6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。

6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等)，转交文管中心统一办理。

6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。

6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。

6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。

6.3.外来文件编号:6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：顾客转来部门及客户代号公元年度流水号之文件后二码6.3.2有关法律、法规方面之外来文件代表法律部门代号公元年度流水号法规后二码6.3.3部门代号：氧一A，氧二B ，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。

6.3.4文管中心完成编号后，须登记在[外来文件管制一览表]上,文件上盖[外来文件]章，[文件发行管制章]及[管制文件，严禁复印]章。

外来文件管理制度一、总则为规范外来文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件安全，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于所有单位的外来文件管理工作。

三、文件管理的基本原则1、合法合规原则：外来文件管理必须遵循国家法律法规、规章制度的要求，保证文件处理的合法合规。

2、保密原则：外来文件应严格保密，妥善保管，加强文件安全管理，确保外来文件不外泄。

3、便捷高效原则：外来文件的收发和管理应当方便、快捷，提高管理效率。

4、信息共享原则：外来文件的信息应当合理共享，保证信息流通畅通。

5、科学管理原则：外来文件的管理要求科学、规范，避免文件混乱、丢失问题。

四、文件管理的主要内容1、文件收发1.1 外来文件的收取：接待处、办公室等单位的职责人员负责接收外来文件，并及时登记备案。

1.2 外来文件的发放：根据需求，及时发放已归档的外来文件，查无异议后方可发出。

1.3 文件的签收：收到外来文件后，负责人员应当及时签收，并按照规定存储。

2、文件登记2.1 外来文件登记：在接收外来文件后，负责人员应当按照规定进行文件登记，明确文件的来源、去向、保密级别等重要信息。

2.2 文件存档：已登记的外来文件应当按照规定进行存档，分类归档，方便检索。

3、文件保密3.1 严格保密要求：对于涉密的外来文件，必须符合保密要求，设置专门的临时密室，定期对其进行安全检查，保障文件的安全。

3.2 文件传递安全：对于涉密文件的传递，应当采取加密传输、隔离传输等措施，确保文件不外泄。

4、文件管理的安全保障4.1 档案柜保护：外来文件存档的档案柜需符合防火、防盗等要求，保障文件安全。

4.2 网络安全保障：对于电子文件，需要加强网络安全，防止黑客攻击、病毒侵入等危害。

4.3 物理保护：对于特别重要的外来文件，需要进行物理保护，如加密、封装等措施。

五、外来文件管理的责任1、接收单位负责人员：负责外来文件的接收、签收、登记工作，保障文件管理的顺利进行。

2、保密管理人员：负责涉密文件的保密管理工作，定期检查、审核文件安全情况。

外来文件管理办法
字[2017]第005号
为了及时掌握国家的有关法律法规，正确领会和执行政策精神，加快和规范外来文件的批转和管理，特制定本办法：
一、凡是省、市有关部门颁发的文件、通知、信函、邮件等以及国家颁布的与质量和安全有关的法律、法规等，统一由公司行政办公室签收。

二、办公室签收后，由负责文件管理的行政干事按照公司统一印制的《外来文件登记传阅卡》进行详细登记。

内容包括：收文日期、来文单位、文件标号、标题、传送日期等。

三、登记完毕后，送行政办公室主任。

办公室主任在对来文内容进行初步识别后，签署初步意见（指应当传送给相关领导或部门，还是办公室直接存档）。

四、根据办公室主任签署的意见，对需送达相关领导或部门的外来文件，行政干事要及时传送，并做好登记，文件原件及时转交档案室存档。

五、根据总经理或相关领导签批的意见，及时分送相关人员传阅或收回。

六、要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，在相关领导传阅后，档案室要将文件及时收回并登记存档，防止散失。

七、每个月底，档案室管理人员要对当月所接收登记的所有外来文件进行整理。

本办法自二0一七年三月二十六日起实施，原制度同时废止。

解释权归行政办公室。