法律法规及外来文件管理办法 (1)

法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。

凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。

此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。

二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。

2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。

常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。

三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。

(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。

(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。

(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。

具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。

2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。

(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。

(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。

法律法规及外来文件管理办法编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1 目的1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、文件处于最新版本、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。

2 外来文件范围2.1 国家有关法律法规；2.2 太阳光伏组件（非晶硅及晶硅组件）的制造相关安全技术规范；2.3 太阳光伏组件及光伏电站的设计、检查和验收、检验与试验方法等；2.4 国际标准、国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；3 职责3.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。

3.2 综合部负责相关法律法规的贯彻和管理。

生产部负责对产品相关的检验、实验标准进行贯彻和管理，生产部负责安全生产法规的贯彻和有效实施。

3.3 设计部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。

3.4 采购物流部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。

3.5 人力资源部负责建立《法律法规及外来文件管理办法》负责公司所有外来文件的统筹管理，包括外来文件的下载、更新、登录、借阅登记及作废等管理。

4 工作内容4.1 与本公司体系、产品相关的法律法规4.1.1 与产品安全特性的符合性相关的有易燃、易爆、车内人员保护、特种设备操作等。

4.1.2 与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等。

4.1.3 其他强制性标准(幕墙用安全光伏玻璃)。

4.1.4 相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。

4.1.5 其他国家宪法、安全生产法、劳动法、消防法、职业病防治法等国家级法律法规。

4.2 法律法规贯彻要求4.2.1 在产品设计开发过程中，技术研发部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、易伤害、易腐蚀等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品。

公司外来文件公文管理办法第一章总则第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。

第二条本办法适用于XX公司，各分（子）公司按照此办法执行。

第三条办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。

本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。

发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。

本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。

收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第二章外发公文管理第五条外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸（附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。

第六条外发文件格式要求：（一）公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（二）正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“一、”页脚内容1“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左侧装订。

(三) 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1、XXXXX”）。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（四）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（五）文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。

第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。

2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。

3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。

4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。

5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。

第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。

第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。

2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。

3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。

4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。

第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。

2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。

3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。

第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。

2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。

第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。

2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。

3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。

外来文件管理规定1 目的为对外来文件进行识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。

2 适用范围适用于所有公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。

3 外来文件分类3.1 技术性文件：与本公司产品涉及技术有关的国家标准、行业标准，客户提供的图纸、技术要求等。

3.2 质量类文件：与本公司产品品质的查验、量测有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准或国际标准、政策文件等。

3.3 管理性文件：适用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件。

4 职责4.1 销售部负责客户资料的接收与更新。

4.2 技术部负责识别、更新技术性文件。

4.3 质量部负责识别、更新质量类文件。

4.4 安保科负责识别、更新与安全相关的管理性文件，综合管理部负责识别、更新与管理、卫生等相关的管理性文件。

4.5 相关部门的部门负责人负责文件的审核，主管领导或总工负责文件的批准。

4.6 综合管理部文控中心负责外来文件的归档和资料的发放、回收、保留、销毁等管理工作。

5 工作内容5.1 外来文件的获取公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各类会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、；d.客户5.2 外来文件的识别5.2.1技术性文件a.客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部应在两天内移交给技术部；b.技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入到内部技术要求或工艺文件中。

c.技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性及适宜性。

5.2.2 质量类文件a.质量部对与本公司产品品质的查验、量测有关的标准进行识别，以确保所采用的查验、量测方式正确或更优，并考虑加入内部查验规程中。

b.质量部对与质量环境管理体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及适用本公司的条款，并作为质量环境手册及程序文件更新的依据。

外来资料的管理办法一、目的为了规范外来资料，充分利用外来资料，使其发挥最大的潜在价值，加强公司外来资料的管理，特制订本办法。

二、适用范围（一）、本办法适用于公司及各部门收到的外来资料，包括外来文件、产品样本、杂志、书籍、宣传单、书信、信函等资料。

（二）、私信不适用本办法。

三、管理办法（一）、有具体署名个人的资料，涉及公司事项的，交人事行政部留存；涉及本部门事项的，本部门留存。

如申请需要办理的，经总经理签字同意后办理，办理完毕资料归口归档。

（二）、署名部门的资料，归口部门处理、存档。

如涉及其他部门的，要复印分发到相关部门。

没有分发的，一经发现，对其部门主管要严肃处理。

（三）、署名公司的资料，一律交总经理室处理、归档。

（四）、产品样本、设备样本和电机杂志等资料按信息共享原则，有技术部、采供部、市场部、品管部、人事行政部、财务部、制造部等相关部门传阅后，按以下规定归档。

（每个部门借阅2天，并办理交接手续）。

（五）、产品样本、资料由市场部保存。

（六）、设备样本、资料由制造部保存、归档。

（七）、电机杂志由技术部负责保存、归档。

（八）、其它资料由人事行政部负责保存、归档。

（九）、由人事行政部确定外来资料，如确认对公司现在和将来均无利用价值的，可以不建档。

（十）、外来资料如被确认对公司现在无利用价值，但将来有利用价值的，应交由人事行政部统一建档。

（十一）、有价值的外来资料各部门原则保存一年，12月30日之前送到人事行政部存档。

（十二）、有利用价值的外来资料要妥善保存，不得遗失。

（十三）、超过保存期的外来资料，无利用价值的，交人事行政部统一销毁。

1 目的确保外来文件能得到有效的管理、保存及保密，对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用或遗失。

2 适用范围适用所有来自公司外部的文件、资料，包括以电子版形式的所有外来的传真、电子邮件（以上在本办法中统称“文件”）。

凡公司所属各分支机构，各部门、室、车间的档案管理均适用本制度。

3 职责总经办负责外来文件的识别、借阅、归档等管理工作。

4 程序4.1 外来文件的分类4.1.1 产品标准文件凡涉及到本公司产品的国家、行业标准。

4.1.2 与质量有关的文件a、国家的与产品质量有关的政策、法令、法律、法规b、行业、政府与质量有关的文件4.1.3 与公司项目有关的文件a、政府批文、批复b、项目备案通知书c、与政府相关的会议纪要d、相关的政策性文件4.1.4 来自有关行业、政府所涉及财务、生产、市场、安全、环保、行政、法律的政策性文件和资料。

4.1.5 其他文件与公司相关的各类外来通知（包括各种培训通知）和资料等。

4.1.6 股东单位、股东会、董事会相关文件4.2 收文处理工作程序4.2.1凡是购买、赠送、发放的与本公司产品有关的标准，收到后应立即移交到总经办，由总经办移交到相关部门进行识别。

a、识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否为最新的有效版本；b、对标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

4.2.2凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法律、法规，收到后均移交到总经办，由总经办根据文件的要求进行分类保存。

4.2.3 总经办对收集到的文件进行识别，由总经办填写《外来文件处理单》，按文件要求逐级交由领导审批，由总经办按照领导批示进行文件的处理，识别其应实施的部门、范围和保存期限，并监督完成情况。

4.2.4 总经办对收集到的文件，逐级分送到各级领导进行传阅，最后由总经办统一收回保存，根据文件的需求，严格按照4.2.5的形式进行上传。

4.2.5 与公司项目有关的文件收到文件后统一交到总经办进行原文件的保存，编号并进行电子扫描，并按照受控的范围将文件分类上传至ERP档案资料管理系统。

外来文件管理办法
字[2017]第005号
为了及时掌握国家的有关法律法规，正确领会和执行政策精神，加快和规范外来文件的批转和管理，特制定本办法：
一、凡是省、市有关部门颁发的文件、通知、信函、邮件等以及国家颁布的与质量和安全有关的法律、法规等，统一由公司行政办公室签收。

二、办公室签收后，由负责文件管理的行政干事按照公司统一印制的《外来文件登记传阅卡》进行详细登记。

内容包括：收文日期、来文单位、文件标号、标题、传送日期等。

三、登记完毕后，送行政办公室主任。

办公室主任在对来文内容进行初步识别后，签署初步意见（指应当传送给相关领导或部门，还是办公室直接存档）。

四、根据办公室主任签署的意见，对需送达相关领导或部门的外来文件，行政干事要及时传送，并做好登记，文件原件及时转交档案室存档。

五、根据总经理或相关领导签批的意见，及时分送相关人员传阅或收回。

六、要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，在相关领导传阅后，档案室要将文件及时收回并登记存档，防止散失。

七、每个月底，档案室管理人员要对当月所接收登记的所有外来文件进行整理。

本办法自二0一七年三月二十六日起实施，原制度同时废止。

解释权归行政办公室。

1.0 目的本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。

2.0 适用范围本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。

3.0 职责3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。

4.0 程序4.1评审与批准对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。

4.2标识经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文件进行编码,编码方式按” 发文单位- 日期-序号码”发文单位 - 文件发出的单位序号 - 文件顺序编号取二位数字,从01开始进行日期 - 取文件的年月的四位4.3发放与保管4.3.1文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本，如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。

正本存入文件档案内, 正本文件的复印件为副本，作为发放文件。

对于接收的外来完整的装订本，则在正本的封面盖“外来文件”章，在副本的封面亦盖“外来文件”章后发放。

4.3.2文件管理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人，并填写《文件签收记录表》。

4.3.3外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。

4.3.4若需领用外来文件,须填写《文件发放审批表》经批准后分发；4.3.5若文件严重损坏或遗失，应立即汇报，并书面申请补办；填写《文件发放审批表》经批准后补发。

4.4外来文件的更改4.4.1 更改的外来文件接收、发放与“4.1,4.2,4.3”相同。

4.4.2 文件管理员在发放更改的外来文件的同时收回旧文件各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。

若新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件,文件管理员将旧文件正本从档案中取出盖上“作废”章印，并存入作废文件档案内，更改的文件正本存入文件档案内，所有旧文件的副本作废品处理。

一、总则为加强公司对外来文件的保密管理，确保公司商业秘密的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司接收、处理、传递、存储和销毁所有外来文件，包括但不限于合同、协议、技术文件、市场调研报告、财务报表等。

三、保密责任1. 公司各部门负责人对本部门接收的外来文件保密工作负总责。

2. 各部门员工应严格遵守保密制度，对所接触到的外来文件保密。

3. 保密责任人应定期对部门员工的保密工作进行监督检查。

四、保密措施1. 文件接收（1）接收外来文件时，应核实文件来源，确认文件性质。

（2）对涉及公司商业秘密的外来文件，应在文件封面或附言中注明“保密”字样。

（3）对涉及国家秘密的外来文件，应严格按照国家保密规定进行接收和处理。

2. 文件传递（1）传递外来文件时，应选择安全可靠的途径，确保文件在传递过程中的安全。

（2）传递涉及公司商业秘密的外来文件，应指定专人负责，并采取加密、密封等保护措施。

3. 文件存储（1）存储外来文件时，应选择安全可靠的场所，确保文件在存储过程中的安全。

（2）对涉及公司商业秘密的外来文件，应分类存放，并设置密码或密码锁。

4. 文件销毁（1）外来文件不再使用时，应按照公司规定进行销毁。

（2）销毁涉及公司商业秘密的外来文件，应采用碎纸机、焚烧等方式，确保文件内容无法恢复。

五、违规处理1. 对违反本制度，泄露公司商业秘密的员工，公司将视情节轻重，给予警告、记过、降职、辞退等处分。

2. 对泄露公司商业秘密，给公司造成重大损失的，将依法追究其法律责任。

六、附则1. 本制度由公司保密委员会负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

法律法规及外来文件管理办法XZ/GL－11-111 目的和范围确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施,特制定本办法。

本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况.2 职责总经理负责对所有一汽大众公文、直接上级公文和法律法规（以下简称外来文件）识别确认。

办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。

并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制.3 控制3.1 外来文件的接受办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》,然后送办公室主任审阅.3。

2外来文件的下发、传阅办公室主任审阅后，认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理,不许下发的由文档员归档.3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后，填写《外来文件使用通知书》,交公司总经理审批，总经理在《外来文件使用通知书》上，标注本公司使用条款或全文使用，并确定执行部门。

3。

2。

2 文档员根据总经理确定执行部门，将外来文件的复印件（原文留档)送递指定部门负责人3。

2.3 部门负责人签收外来文件后，组织部门相关人员传阅,并在外来文件传阅单上签字。

3.3 外来文件的变更处理3.3。

1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况,办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后,按3.1 和3.2条款处理。

3。

3。

2 更新和修改的外来文件发放时，必须收回先前发放到有关部门的原使用版本,部门责任人均在回收文件表格上签字。

3。

4 外来文件的归档保管、回收及销毁3。

4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案库保存。

3.4。

2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4。

2.5 记录的销毁处理进行：各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等,一并填写在［文件销毁清单］上；对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧,也可反面利用，由管理者代表或授权人决定处理方式。

外来文件管理制度一、引言为了规范企业的外来文件管理工作，确保文件安全、准确和及时流转，提高企业工作效率，特制定本外来文件管理制度。

二、适用范围本制度适用于企业内部的所有外来文件管理工作。

三、管理标准1.外来文件的分类外来文件分为以下几类：–办公类文件：如合同、报告、备忘录等；–邮件类文件：通过电子邮件、即时通讯工具等传输的文件；–纸质文件：以纸质形式提供的文件；–数字文件：以电子形式提供的文件。

2.外来文件的收取–对于纸质文件，接收人员应在接收时进行签字确认，并核对文件的数量和完整性；–对于电子文件，接收人员应在接收时确认文件的完整性和准确性。

3.外来文件的登记和编号–所有外来文件应进行登记，并分配编号，编号应包含文件类型、接收日期和流水号；–登记时应记录文件的标题、发送方、接收方、密级、附件、备注等相关信息。

4.外来文件的分发和传递–外来文件应按照文件的密级和重要性进行分类，并采取相应的安全保密措施；–分发时应注明接收人和接收日期，并记录相关信息。

5.外来文件的存储和保管–纸质文件应存放在专门的文件柜或保险柜中，保持整齐、防潮、防火和防盗；–电子文件应保存在安全的网络服务器或云存储中，并进行定期备份。

6.外来文件的查阅和借阅–外来文件的查阅和借阅应进行记录，并签署相应的借阅单；–借阅期限应合理安排，并在规定期限内归还。

四、考核标准1.文件管理制度的落实情况–每周随机抽查外来文件的登记记录和分发情况；–定期检查纸质文件的存储和保管状况。

2.文件查阅和借阅的合规性–定期检查文件查阅和借阅记录，核实是否符合规定；–随机抽查文件的归还情况。

3.文件安全和保密措施的执行情况–定期检查纸质文件的防火、防盗和防潮措施；–定期检查电子文件的安全备份情况。

五、违规惩罚制度对于违反外来文件管理制度的行为，将采取以下措施进行处理：1.轻微违规：口头警告或书面警告。

2.严重违规：–失职行为：给予批评教育、通报批评或责令整改；–泄露文件：依法追究法律责任；–涉及利益冲突：按公司相关规定处理。

外來文件管理辦法1 目的對外來檔進行識別，並控制其分發，防止誤用。

2 適用範圍適用本公司對獲取、識別、傳遞、更新外來檔等過程進行控制。

3 術語定義3.1 技術標準涉及到本公司產品及其零部件、材料等相關的國際標準、國家標準、行業標準；3.2 法規規範與產品品質和安全有關的法律、法規、部門規章；3.3 政策檔國家和地方政府，以及各職能部門頒發的與安全、品質有關的文件、通知。

4 職責4.1技術部是外來檔的歸口管理部門，並負責對外來的技術標準進行識別；4.2質檢部負責對外來的法規規範進行識別；4.3辦公室負責對外來政策檔進行識別。

5 工作程式5.1 外來文件的獲取5.1.1公司各部門可通過如下管道搜集相關的外來檔：a.國家、省、市政府及各相關職能部門；b.各種會議、專業報刊、雜誌、出版社；c.互聯網、電話傳真。

5.1.2各部門搜集的外來檔應及時進行篩選確認，並正確傳遞給相關管理部門。

5.2 外來文件的識別5.2.1技術標準a.凡是購買、贈送、發放的與本廠產品有關的技術標準，收到後應移交到技術部進行識別；b.識別標識的有效性，應對標準的發佈實施年份進行識別，是否是最新的有效版本；c.標準中條文進行識別，應識別哪些條款是適宜的。

5.2.2法規規範a.凡是國家頒佈的與產品品質和安全有關的法律、法規、部門規章，收到後應移交到質檢部進行識別；b.質檢部對收集到的法規規範進行識別，識別其應實施的部門、範圍；5.2.3 政策檔a.凡是上級頒發的文件、通知，收到後統一移交到辦公室；b.辦公室對收集到的檔進行識別，按檔重要程度分別呈報給總經理或管理者代表簽批；c.辦公室根據總經理或管理者代表簽批的意見，分送到相關人員進行傳閱。

5.3 外來文件的分發5.3.1辦公室、質檢部對外來檔識別後，將外來檔正本存檔，副本及清單傳遞給技術部；5.3.2對需分發的外來檔，由技術部報請管理者代表確定分發範圍後發放，並對相關人員及時進行宣貫；5.3.3涉及到更新的外來檔，在發放新版本外來檔的同時，應及時回收作廢檔。

外来文件管理规定
1.目的：
规范外来文件的管理，确保外来文件得到有效控制，保证其正确性、有效性、统一性。

2.适用范围：
适用于所有公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。

3.定义：
3.1 技术性文件：与本公司产品涉及技术有关的国家标准、行业标准，客户提供的图纸、技术要求等；
3.2质量类文件：与公司产品的检验、测量有关或与质量管理体系相关的国家标准或国际标准、政策文件、客户要求资料等；
3.3管理性文件：适用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件。

4.职责：
4.1技术部负责客户资料的接收与更新；
4.2品质部负责识别、更新质量类文件，和外来文件收发、保存、销毁等管理工作；
4.3工艺部负责识别、更新技术性文件；
4.6相关部门负责文件的确认，文件的承认。

5.工作程序：
5.1 外来文件的获取。