十大Outlook功能分享

十大提高工作效率的Outlook使用技巧（完美版）十大提高工作效率的Outlook使用技巧在我们平日的工作中，公司邮箱里面每天都会有别人或自己发的各种邮件几乎是我们每个职场人每日必须处理的工作之一，那想要处理好这些工作就离不开邮箱的好伙伴——Outlook。

但多数职场人士并没有参加过系统培训，因此只能凭感觉来操作。

其实无法掌握其中的一些核心用法，以致于自己的工作效率低下，甚至在工作中会犯一些低级工作错误。

针对这种情况，今天就来分享给大家一些在Outlook中常用的小技巧，希望能提升大家的职场效率。

一、提醒非邮件会邀的日程：如果想要提醒自己一件重复在固定时间发生的事件，可以在outlook里给自己发一个会邀，设置为重复事件，邀请收件人为自己邮箱。

如此事件就会出现在outlook的日历中：二、将日程中待办事项电脑手机同步：（一）电脑操作：苹果电脑打开日历，电脑登入icloud，登入和手机一样的app ID（二）手机操作：手机上icloud，账户也登录进去，设置- icloud-使用icloud的应用-打开日历三、同步公司邮箱中的会邀到自己的日历中：打开mac电脑日历，登录账户– Exchange –输入公司邮箱账户和密码登录四、设置邮件定时发送有时写好一封邮件，离完成期限还很久，立马发送又怕后面情况变动需要修改，想过几天再发，又怕遗忘！此时你就可以使用Outlook邮件的“延迟传递”功能。

具体操作步骤：第一步：点击“新建电子邮件”-“选项”-“延迟传递”；第二步：对话框中设置“传递时间不早于”-填写日期-填写时间五、快速处理大量文件当我们在工作中需要对接多个项目的时候，每个项目的邮件铺面而来，你会发现你都不想打开邮箱了。

其实邮件也是需要管理的，管理的好，工作效率非常高，也不会遗漏重要的工作安排。

最开始就应该制定规则，建立归档文件夹。

具体操作步骤：第一步: 按照跟进的项目名称“新建文件夹”第二步: 对文件夹“建立规则”第三步:对应“发件人”或“主题”＞放入对应文件夹六、发送邮件中为收件人设置时间提醒：假设我们每天要处理成千上百封邮件，这些邮件中的工作内容都有不同的完成时间，其中有的比较重要需要反复提醒对方完成，可以在这样的邮件中加上时间提醒，这样到了时间，就会有弹窗弹出，具体操作步骤：第一步：“邮件”标签-后续工作-添加提醒第二步：为收件人添加提醒-选择要提醒的时间七、自定义签名档很多时候，我们在收到的邮件中都能看到他人设置的精美签名，那如何设置一个标准的签名呢？签名档的内容需要包括：姓名/部门/职位/联系方式（座机号&邮件&工位地址等）。

Outlook中七个超级实用的技巧，你get到几个？现在许多企业里，电子邮件已经成为使用范围最广的沟通方式。

我们往往会选择使用微软Office的组件——Outlook，来完成日常的邮件处理、日程安排、联系人管理，以及任务管理等一系列工作。

那么，今天我就来向大家介绍几个Outlook中的必备应用技巧。

1、发送邮件中为收件人设置时间提醒我们每天可能要处理上百封邮件，这些邮件中安排的工作都有着不同的完成时间。

其中有的比较重要，需要提醒对方按时完成。

我们可以在发送这类邮件时，加上后续标志提醒，来提醒对方工作完成的时间。

122、设置循环日程安排我们在工作中，可能常常会遇到一些周期循环的会议安排。

比如每两周和老板沟通会议，或是每个月一次的月会。

这个时候就可以发出一封邮件，book上老板的时间，作为一种循环的提醒。

33、邮件正文中添加附件如果邮件很长，不同位置的内容会涉及不同的附件。

我们可以把这些附件贴在邮件正文中的不同位置，来方便阅读者可以根据内容查看与下载附件。

44、邮件撤销和重发有时当邮件发出后，会发现有错误，我们可以尽快把错误的邮件撤回。

如果收件人还没有阅读这封邮件的话，便可以成功撤回邮件，之后重新发送正确的邮件即可。

55、显示工作周数在一些外企的同事，会按周来写周报，或是安排工作是以周数为单位。

此时，我们便需要查看日期所在周。

在Outlook中其实就可以显示工作周数。

66、自定义签名在邮件往来中，我们往往希望可以将姓名、企业信息、联系电话等常规信息，自动写入邮件中，形成电子有签名。

77、离开自动答复当我们在休假的时候，往往都会需要设置邮件的自动回复功能。

这样如果同事发过来邮件，会收到自动回复的邮件。

8本文出自东方瑞通孟兆文老师，转载请注明！。

Outlook常用功能及设置方法一、邮件系统版本及安装（推荐）Microsoft Office Outlook 2003版本Microsoft Office Outlook 2007版本安装软件可找网管（分机8129），或直接登录\\192.168.3.4上找到相应的软件安装即可。

二、常用功能及设置方法1.新建新建联系人新建通讯组列表新建约会新建会议要求新建任务新建任务要求…..大家可自行每种都试用一下，按照页面中的提示完成就可以了。

1.1值得一提的是新建通讯组列表，可同时给一组人发放邮件新建->通讯组列表->选择成员->确定如在“名称”中输入“结构工艺组”，选择成员。

在“联系人”中便可看到“结构工艺组”了，需给“结构工艺组”所有成员发送邮件，直接在收件人中选择“结构工艺组”就可以了，不需要在发件人中再重新选择每个人了。

依此类推2.通讯簿导出：文件->导入和导出->选择“导出到文件”->下一步->选择“逗号分隔的值（DOS）”->下一步->选择“联系人”->下一步->导出的文件名称及存档目录3.通讯簿导入：文件->导入和导出->选择“从另一程序和文件导入”->下一步->选择“逗号分隔的值（DOS）”->选择导入的文件名称及存档目录即可现将我的通讯簿随附件发出供大家使用（如果需要的话，大家可试着导入）选择导入/导出选项选择4. 自定义邮件签名工具-> 选项->邮件格式-> 签名5.邮件查杀毒设置邮件格式-> 瑞星嵌入式杀毒6.发送/接收邮件时间设置为五分钟工具->发送和接收->发送/接收设置->定义发送/接收组7.撤回邮件功能在“已发送邮件”文件夹内打开已发送的邮件，“其他动作”->撤回该邮件8. 查看提醒窗口视图->提醒窗口9.设置自动存档功能工具->选项->其他。

OUTLOOK功能介绍（4）打开outlook，查看邮件的时候，您是否发现过收件箱里面的邮件全部都显示黑色？如果要查找领导的邮件也很困难？其实outlook提供了一个非常好用的功能：给不同的发件人发送的邮件着色，打开outlook，根据事先设置好的颜色进行查询和超作，是否变得比较简单方便？您需要经常在邮件中书写自己的联系方式吗？或者您需要经常回复给用户相同的说明内容吗？其实您可以设置自己的邮件签名而不需要每次都重新写入一遍。

邮件签名有两种：新建邮件签名和回复转发邮件签名，也可以根据情况，将事先设置好的签名插入到邮件正文当中。

现在，我们把这些功能给您详细介绍如下：一、为不同发件人的邮件设置颜色1.选择菜单“工具”的“组织”选项2.使用“组织”个性化邮件3.“组织”设置栏的其他两个项目二、设置邮件的首选参数和设置邮件的格式1.打开邮件格式设置对话框2.在打开的对话框的默认页面，单击“电子邮件选项”。

3.设置电子邮件格式4.为指定电子邮件帐户的邮件使用签名一、为不同发件人的邮件设置颜色选择菜单“工具”的“组织”选项。

1. 使用“组织”个性化邮件在选择菜单“工具”的“组织”之后，可以在邮件面板中看到下图显示的“组织”设置栏。

1.1 单击“使用颜色”。

为发件人发送的邮件设置颜色之后，单击“应用颜色”。

1.2 显示效果2. “组织”设置栏的其他两个项目2.1 使用文件夹，即将选定邮件移动到指定文件夹。

2.2 使用视图，即为选定的文件夹使用设置的视图。

二、设置邮件的首选参数和设置邮件的格式1. 打开邮件格式设置对话框单击菜单“工具”的“选项”，打开选项对话框，在这个对话框中有设置邮件的设置页面。

2.1 设置处理邮件的方法，其意义即如各选项的说明。

2.2 在“答复和转发”选项，可以选择答复和转发邮件时，是否包含邮件的原始文本，一般来说为了使接收邮件方知道是哪一封邮件被回复，都需要包含邮件的原始文本，这是一个好的邮件使用习惯。

沟通无极限——邮件使用的小建议“就像我们上次沟通的那样……”“什麽时候的事情？”“我以为是……，原来我们理解不一样……”“这个事情有印象，好像什麽时候发过邮件，等我找找……”“我发邮件给你了”“没收到啊……”“我出差了……”“这个工作进展的怎么样？”“是我处理吗？抄送给我的，还以为就是知会我呢……”“为什么要这么做？”“这件事不是已经征得你同意了吗？”“什么时候同意了？”……上面的对话是不是多少有些熟悉？日常工作中，我们经常会遇到这些情况，沟通理解不一致、分工责任不明确、重要邮件找不到等等，都令人非常头疼，影响了工作开展，严重的甚至会影响同事间的关系，心中暗生芥蒂，这是每个人都不希望看到的。

那么，如何将这些工作中的内耗降到最小呢？以下几个小建议也许能达到意想不到的效果。

一、邮件产生1、日常工作中，工作汇报、请示、沟通、安排等都应用邮件将阶段性结果固定下来，供参与各方确认，以便工作进一步展开，有据可查。

2、邮件标题要准确反映邮件内容。

可采用“日期＋事项要点”，例如“060609邮件文化方案讨论”等，事项要点以关键字列出，简单、明了，数量不限，以表达清楚为最终目标；同一事项的邮件，可采用“日期＋该事项＋要点”，例如“060601邮件文化方案讨论”、“060602邮件文化方案会纪”、“060603邮件文化方案定稿”等，便于同一事项归类查询。

3、收件人排列规范：按责任轻重排列，而不是按职务高低。

1）主送人：一般情况下，主送人栏第一个为第一责任人，若几人同时对该事项负责，则排列部分先后，同为主送人。

主送人须就该事项第一时间作出反应；2）抄送人：抄送人不一定需要对该事项作出反映，仅为告知性质，排列可由发件人视情况而定；3）密件抄送人：密件抄送一般是发件人认为有必要告知但不属于该事项范围内的，不需答复所有人。

4、邮件内容：将需请示、汇报、任务下达或已口头沟通过的事项一一列明，作为日后工作的依据。

二、邮件跟踪1、重要邮件应主动跟踪，在发送邮件时开启跟踪选项，了解收件人阅读情况，以便进一步工作开展。

邮件功能介绍（2）一、新建任务以及使用任务相关的功能1.新建任务1.1.打开任务编辑页面使用菜单“文件”的“新建”，选择下拉菜单中的“任务”，打开任务编辑框。

1.2.设置任务给任务指定主题、截止日期、开始日期、优先级和是否在任务到期之前提醒以及提醒的时间。

1.3.设置任务为循环任务单击“重复周期”按钮或者使用菜单“工具”的“重复周期”选项，设置任务循环。

在任务周期对话框中按照自己的需要设置人物循环的属性。

1.4.将任务分配给相关人员1.4.1 单击“分配任务”按钮或者使用菜单“工具”的“分配任务”选项。

1.4.2 在出现的收件人栏填写需要接受任务的人员的邮件地址，并同时选择是否在自己的任务列表中保存此任务的更新副本，选中之后，任务有更新的时候，将在自己的任务列表中得到体现。

也可以选择任务完成之后给自己发送任务完成情况的状态报告。

当然是不能向自己发送任务请求的。

1.5将邮件直接转换成任务有的时候别人发送的一个邮件事实上就是在分配一个任务，因为邮件不能直接设置提醒。

这个时候，可以直接将邮件更改为任务，并设置提醒，更改为任务之后，任务所有的功能都能实现。

1.5.1选中需要变更的邮件，右键选择“移至文件夹”。

1.5.2在移动项目对话框选择“任务”，确定将邮件移动到任务文件夹。

同样可以将一封邮件移动到“联系人”、“日记”等文件夹。

2.发起投票和要求回执2.1.发起投票2.1.1.新建邮件、答复邮件或者转发邮件的时候，选择“视图”的“选项”，在“邮件选项”页面，选中“使用投票”按钮，如果发起投票者希望该投票的结构也能发送给另外的人，请选中“将答复发送给”，并填写相关人员帐号。

2.1.2.响应投票，在投票邮件有一栏显示的是设置的投票按钮，单击按钮响应投票。

2.1.3.发起投票者收到响应邮件2.2.请求回执新建邮件、答复邮件或者转发邮件的时候，打开“邮件选项”，选中“请在送达此邮件后给出送达回执”或者同时选中“请在阅读此邮件后给出已读回执”。

Outlook常用功能使用指南Outlook 常用功能使用指南目录1. 会议室及车辆的预定 (2)1.1预定会议室 (2)1.2 车辆的预定 (5)2. 日历共享 (8)3. 填写日程 (11)4. 新旧日历互相导入 (12)5. 全球通讯簿的使用 (16)1.会议室及车辆的预定1.1预定会议室a) 在Outlook 的日历中，选择上面的“新建会议”或“新建项目”—》“会议”b) 打开如下页面，点击“调度助手”，再点击“添加会议室”c) 弹出选择会议室界面，双击您要预定的会议室名称，然后点击“确定”d)加入会议室后，会显示该会议室的预定状态，把鼠标放在该处将显示具体的预定信息，为了避免会议预定冲突从而成功预定该会议室，请选择无冲突的会议时间--“开始时间”和“结束时间”同时，如您希望预定一个重复的会议（如周会），您可以点击“重复周期”图标进入详细设置，注意--系统不允许重复的会议持续时间超过180天选定无冲突的时间后，点击“约会”图标，在“收件人”和“地点”处将看到您预定的会议室被加入进来，请勿删除该会议室。

然后点击“收件人…”选择要邀请的参会者。

选好参会者后，填写会议“主题”，最后单击“发送”按钮，之后您的邮箱将会收到预定会议室的邮件特别注意：因为会议室资源有限，如果您临时取消了会议，请尽快取消会议室的预订，以便其他人员预订。

特别是当您预定了每周或者每月定期发生的重复会议时，一旦会议临时不需要开了。

请立即取消您预定的会议室。

方法如下：如下图，打开您的Outlook日历，找到您预定的会议，点击鼠标右键。

在弹出的页面中点击“取消会议”在新页面中，可以在下面的正文框中填写会议取消的原因。

点击“发送取消通知”。

1.2 车辆的预定重复会议室预定中的步骤a) 、b)、c)然后在“通讯簿”的下拉菜单中选择“所有车辆”双击您需要使用的车辆，再点“确定”添加进来后，您也同样可以查看到该车辆的预定状态。

定义您需要使用车辆的时间，在“开始时间”和“结束时间”进行定义,然后点击“约会”图标，再输入主题，建议写清楚具体的信息，包括某人去某地，为了更好的利用公司车辆资源，请您预定时先查看预定状态，如果可以合用车辆尽量合用。

Outlook-综合应用Outlook 是一款广泛使用的电子邮件和日历管理工具，具有强大的功能和灵活的界面。

本文档将提供一些综合应用 Outlook 的方法和技巧。

1. 电子邮件管理1.1. 标记和分类邮件- 通过使用标记功能，您可以对重要的邮件进行标记，以便更容易找到它们。

您可以自定义标记的颜色和名称。

- 使用分类功能可以将邮件分组，使得更容易对邮件进行分类浏览。

您可以为不同的项目或主题创建不同的分类。

1.2. 优先级和提醒- 根据邮件的紧急程度，您可以为邮件设置不同的优先级，使得您能够更好地处理重要的邮件。

- 设置邮件提醒功能，可以在您收到新邮件时立即收到通知。

这样您就不会错过重要的邮件。

1.3. 搜索功能- Outlook 的搜索功能非常强大，可以帮助您快速找到特定的邮件。

您可以按关键词、发件人、主题等进行搜索。

2. 日历管理2.1. 创建和共享日历- 您可以创建多个日历，并与其他人共享。

这对于团队合作和会议管理非常有用。

- 同样，您可以从其他人那里接收共享的日历，以便了解他们的日程安排。

2.2. 预约和提醒- 创建预约是日历的一项基本功能。

设置开始和结束时间，以及所需的提醒。

这将帮助您保持时间的管理和组织。

- 可以通过发邮件或是通过短信通知等方式设置提醒，确保您不会错过重要的预约。

2.3. 日历视图- Outlook 提供了不同的日历视图供您选择，如日、周、月和议程视图。

您可以根据需要切换视图，以便更好地查看和安排日程。

以上是 Outlook 的一些综合应用方法和技巧。

希望这能帮助您更好地管理您的电子邮件和日历。

> 注意：本文档的内容是基于一般的 Outlook 功能，具体的操作可能因版本差异而有所不同。