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信息交流控制程序1目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关质量、环境和职业健康安全有关信息控制，做好信息的管理，确保内外信息有效沟通。
2范围本程序文件适用于公司与整合型管理体系有关的内部信息的传递与处置，以及与外部相关方的信息交流。
3职责3.1质安部、办公室、工程部、经营部等部门及各项目部负责对应相关方信息的收集。
3.2各职能部门及各项目部负责工作范围内信息的传递与交流，并及时将有关整合型管理体系信息反馈到质安部。
3.3质安部负责统筹公司对内、外相关信息的传递与处理，保存和管理相关的信息。
3.4工程部和质安部负责紧急事故方面信息的处理。
3.5总经理主持管理评审，对整合型管理体系的运行现状进行总结交流。
3.6管理者代表向总经理汇报体系的运行情况及相关方的要求，质安部将体系内部审核及管理评审的结果传递到各职能部门及各项目部。
4工作程序4.1内部信息交流4.1.1内部信息内容：1）公司的质量、环境和职业健康安全方针、整合型管理体系运行情况；2）有关法律、法规及其他要求的获取和更新；3）目标、指标、管理方案的完成情况及效果；4）体系审核、管理评审、外部审核及环境监测结果、不符合/纠正与预防措施；5）公司人员培训情况；6）各管理层之间、各部门之间、各岗位之间的日常有关整合型管理体系方面的联络、常规报表及其他信息通报；7）紧急情况信息；8）重要环境因素和危险源控制情况。
4.1.2内部信息交流方式4.1.2.1质量、环境和职业健康安全方针以培训、闭路电视、局域网、宣传板报等传递到全体员工；4.1.2.2管理者代表将公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行情况、目标指标、管理方案实施情况及效果以文件形式通过管理评审向总经理汇报；4.1.2.3通过体系审核、各部门及各项目部与管理者代表进行质量、环境和职业健康安全目标、指标、管理方案完成情况及效果、环境监测结果、不符合、纠正与预防措施的传递；4.1.2.4各部门及各项目部在体系运行过程中产生的质量、环境和职业健康安全信息，通过电话、会议、各类报表和信息交流单等形式实施，信息交流单由各单位保存；4.1.2.5质安部将政府职能部门对公司的环境监测结果复印下发，传递到各有关部门。
1目的为了确保本公司质量管理体系信息的及时、准确地收集、传递及反馈，作好信息的管理工作，特制定本制度。
2范围适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部相关方的信息交流、经验交流。
3术语和定义无。
4职责和权限4.1质量体系负责人负责本制度的归口管理。
4.2运营部负责统筹公司内、外部有关质量信息收集、传递和处理。
4.3运营部负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映的质量信息。
4.4市场部负责与顾客的信息的收集、传递和处理。
4.5总经办负责与外部相关方的信息的收集、传递和处理。
5工作流程及要求5.1信息交流的内容5.1.1内部信息交流的内容包括：a质量方针和质量目标；b质量体系负责人的任免和变更；C各部门、岗位在质量方面的职责、权限；d绩效监视和测量的结果；e内审、管理评审的结果；f不合格的信息。
5.1.2外部信息交流的内容包括：a国家和地方颁布的与质量有关的法律、法规、标准；b上级质量主管部门发布、要求提供的质量信息；C顾客沟通的质量信息；d与其他外部相关方（主要是外部供方）沟通的质量信息。
5.1.3紧急信息a产品和服务提供过程中的严重不合格信息；b顾客的严重质量投诉；c上级质量主管部门产品抽查不合格的信息。
5.2信息交流的时机5.2.1内、外部交流的正常信息，由相关部门按照相关文件的规定直接收集并传递。
5.2.2紧急信息由相关部门在接收到的一个小时内传递给归口部门处理。
5.2.3信息交流的方式和载体有：a公司的内部网站、内部邮件、宣传栏、公告栏、内刊等载体；b电话、传真、互联网等工具；cQQ,微信等电子媒体；d纸张、磁碟、光碟、胶片、照片、音像制品、硬盘、U盘等;e参加会议、交流会、研讨会、展览会等。
6记录公司管理程序中规定的相关记录。
主题：内部沟通管理控制程序文件修订记录版次页码修改页次修改前内容修改后内容B C 33（历次变更）版次制（修）订日期生效日期编制批准A 2009.10.9 2009.10.9B 2010.9.19 2010.9.19C 2012.3.6 2012.3.6编制﹕审核﹕批准﹕主题：内部沟通管理控制程序1、目的：准确、及时地在公司内部各职能和层次间，就质量管理体系的有效性进行信息交流，以实现质量管理体系的持续改进。
2、范围:适用于公司各部门、各层次、各职能间的信息交流和沟通。
3、职责:3.1 总经理：负责主持总经理办公室会议。
3.2 总经办：3.2.1负责对总经理办公室会议和厂务会议进行记录；3.2.2跟踪会议问题落实，对会议决议事项和阶段性重点工作进展情况向总经理汇报；3.2.3对相关部门进行协调；3.3 各部门：负责信息的收集，整理和统计，并将当周和每月重点工作提交例会讨论，按会议决议落实纠正及预防措施。
4、作业内容：4.1沟通内容:4.1.1为确保公司质量管理体系活动信息能全面、及时地得以收集、整理、传递、运用，规定以下方面信息应进行有效沟通：4.1.1.1质量方针和质量目标的制定与发布；4.1.1.2质量管理体系策划；4.1.1.3管理评审和内部审核；4.1.1.4各部门之间因正常工作流程所形成的接口信息；4.1.1.5持续改进建议；4.1.1.6顾客满意度情况；4.1.1.7外部反馈；4.1.1.8管理层对上月工作及例会的总结，对下月工作要求等；4.1.1.9其它信息。
4.2沟通类型:4.2.1横向沟通：是指公司内同层次之间的沟通及部门内同层次之间或部门与部门之间的沟通；4.2.2纵向沟通：是指自上而下或自下而上二种形式的沟通，部门内经理与主管之间的沟通，员工与主管之间的沟通等。
4.2.3交叉沟通：是指跨部门不同层次之间的沟通。
4.3沟通方式：4.3.1为确保有效沟通，公司沟通可采用以下几种方式：4.3.1.1 公司例会：听取公司各部经理通报和分析各部门阶段性工作进度和经营活动成果，评价各方面的工作情主题：内部沟通管理控制程序况，总结成绩和存在的不足，提出改进措施；下阶段工作计划；需提交管理层讨论并决定的事项，原则上公司例会定于每周一晚18：30召开；4.3.1.2部门例会：传达公司总经理办公室会议或有关会议精神，并执行与落实；部门工作总结与计划安排以及需要提出共同讨论并解决的问题，部门例会分早会或不定时进行；4.3.1.3 临时召开的研讨会、说明会：各部门需要召开临时会议时，由召集部门发出会议通知（召开时间、地点、参会人员、会议主题），参会人员应提前准备会议资料，由召集部门负责做好会议记录，根据需要拟制会议纪要发至相关部门；4.3.1.4《内部联络单》：日常跨部门的各方面事宜的沟通、联络需要形成书面记录并进行跟踪解决的问题，由问题提出部门填写《内部联络单》，写明发出部门/发出人、接受部门/接收人、主旨、抄送人员（需要时）、起草时间、发出时间；4.3.1.5公告栏：管理部负责将公司发展策略、经营理念、员工心声、公司业绩、社会典型案例及公司违纪与奖励行为，以公告形式粘贴于公告栏内，目的是统一思想、弘扬正气、激发干劲；4.3.1.6员工意见箱：员工意见箱由管理部负责设立与管理。
的为建立畅通的沟通渠道，明确信息交流内容、范围与形式，规定内部外部沟通的方法，通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部质量、环境、食品安全、诚信信息，实现管理体系的有效运行。
2．适用范围本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门与层次内、外部的信息交流与控制。
3．职责3.1管代/HACCP小组长负责公司内部及外部沟通事宜的审批及管理工作。
3.2 技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理。
3.3 技术中心负责配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。
3.4行政部负责相关部门的外部沟通。
3.5 各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。
4工作程序4.1 外部沟通4.1.1 外部信息的来源a．认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息；b．管理方针通告给相关方；c．对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系；d．相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等；e．行业技术信息；f．上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息；g．供方和其它分承包方的信息。
h．环境监测和职业安全健康等有关的信息；i.与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。
4.1.2 外部信息沟通4.1.2.2 各部门在日常业务中也应注意获得；4.1.2.3 上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收4.1.2.4 行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息；4.1.2.5 来自相关方的信息由各相关部门接收；4.1.2.6 各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息；如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传；4.1.3 信息传递方式：4.1.3.1 可以电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流；4.1.3.2 信息交流的途径和形式可以是口头、书面文件、资料讨论、电子媒体、电话、小组简报、各种会议、布告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各种媒体等方式予以传递，确保内部、外部信息交流与沟通畅通。
信息交流控制程序文件编号SW-QP-016 版本/次AO 生效日期2018-08-01 页数 1 of 4修订记录版本修订日期修订章节修订内容纪要修订者制定审核核准信息交流控制程序文件编号SW-QP-016 版本/次AO 生效日期2018-08-01 页数 2 of 41.0目的为了及时、准确地收集、传递质量及反馈的有关信息，作好信息的管理，特制定本办法。
2.0范围适用于公司质量内部信息的传递与处理,以及外部各方的信息交流。
3.0参考文件3.1 《文件资料与记录控制程序》。
3.2《顾客满意度控制程序》4.0定义无5.0职责5.1 工程部、业务部、行政部等部门负责对应相关信息的收集。
5.2 各部门负责工作范围内信息的传递与交流。
5.3 管理者代表负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理及紧急信息的处理。
5.4 文控中心负责建立信息库，保存和管理相关的信息。
6.0工作程序6.1 信息分类，一切与质量管理体系管理实现过程及有效性有关的内容都是内/外沟通交流的对象。
6.1.1外部信息a. 地方监测站质量技术监督局认证机构等监测或的结果及反馈的信息；b.政策法规标准类信息，如质量安全法律法规、条例、产品标准；c.相关方反馈的信息及其投拆等，相关方指顾客工程合同方供应商废物收购方运输司机附近居民上级环保行政部门等；d.其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量管理等方面的信息。
6.1.2内部信息a.正常信息，如质量方针目标、检验监测记录、内部审核与质量管理评审报告以及体系正常运行时的其它的记录等；b.（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；c.其它内部信息（如员工的建议等）6.2信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式以传递。
6.2.1外部信息的收集与处理(1)管理者代表负责质量技术监督局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递到公司各个部门，信息交流控制程序文件编号SW-QP-016 版本/次AO 生效日期2018-08-01 页数 3 of 4当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。
1.目的为规范质量/环境有关信息的交流与协商得到有效沟通，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
2.适用范围本程序适用于公司质量/环境管理体系的信息交流与协商的控制。
3. 职责3.1总经理确保在公司内部建立适当的沟通过程，并确保对质量/环境管理体系的有效性进行沟通。
公司品质部按手册及程序文件规定组织实施，确保公司内、外部的信息交流。
3.2 其它职能部门负责人做好本部门的内外部信息交流。
3.3紧急状态下的信息传递可由发生部门直接传递至主管领导或相关部门。
3.4 体系负责人负责重大信息处理和审批，并与总经理及时进行信息交流。
3.5品质部负责与政府主管部门进行质量环境的信息交流工作；业务部负责与项目实施有关的相关方进行信息交流；采购部负责与外部相关方信息的沟通。
4工作程序4.1 信息交流分为内部信息交流和外部信息交流。
4.1.1 信息交流与协商的途径可以是口头的或书面的文件，也可以是一切可以利用的宣传工具和媒体。
4.1.2 内部信息交流的主要内容是：方针、目标（指标）、管理方案；重大质量、环境事故或事件；管理作用、职责和权限的信息；管理体系更心的信息；内外审、管理评审的有关信息；相关法律法规及其它要求的信息；紧急（事件）事故及急应响应信息；顾客、相关方或内部员工或其它相关方的抱怨、意见及建议的信息。
4.1.3 外部信息交流的主要内容是：顾客或相关方对影响环境的投诉；质量、环境管理体系方针通告相关方；法律法规和其他要求的信息与执法部门的联系；测量与监督检查的信息；认证与监督检查的信息；相关方的抱怨、投诉等信息；获取适用的法律、法规的变更信息等；其他外部方与环境方面相关的信息。
4.2 信息提出者可以是外部相关方或公司内部的所有员工。
4.3 内部信息交流管理4.3.1 公司的管理方针目标、质量信息、重要环境因素等信息，可运用多种媒体（例如会议、文件、手册、电子网络、内部刊物等）传达到每一个员工，并为相关方所获取。
信息交流控制程序1、目的为规范质量、环境及职业健康安全管理信息交流与协商渠道，确保体系的有效运行，特制定本程序。
2、适用范围本程序适用于公司质量、环境与职业健康安全管理体系的信息交流与协商。
3、职责3.1 经理办公室负责公司质量、环境、职业健康安全管理体系方面的信息交流工作。
3.2 工会组织作为公司员工利益的代表，参与相关职业健康安全管理事务的处理。
3.3 各职能管理部门负责相应业务范围内的内、外部信息交流。
3.4 紧急状态下的交流与协商由产生单位直接传递公司主管领导和政府部门。
3.5 管理者代表负责重大信息处理的审批，并与总经理进行信息交流。
5、工作程序5.1 信息交流分为内部信息交流和外部信息交流。
5.2 信息交流与协商的途径可以是口头或书面文件以及一切可以利用的宣传工具。
5.3 内部信息交流的主要内容是：5.3.1 QEOHSMS方针、目标、指标、管理方案；5.3.2 重大环境因素和信息；5.3.3 重大危险因素和信息；5.3.4 职责和权限的信息；5.3.5 培训信息；5.3.6 监测、测量信息；5.3.7 不符合与纠正信息；5.3.8 内、外审、管理评审信息；5.3.9 相关法律法规及其他要求的信息；5.3.10 紧急状态及应急的响应信息；5.3.11 员工的抱怨信息等；5.3.12 QEOHSMS事故及其处置信息。
5.4 外部信息交流的主要内容是：5.4.1 质量、环境与职业健康安全方针通告相关方；5.4.2 QEOHSMS法律法规和其他要求的信息；5.4.3 QEOHSMS监测与测量的信息；5.4.4 认证与监督检查的信息；5.4.5 顾客对产品质量的抱怨或要求、相关方的投诉等信息；5.4.6 来自上级公司、行业、协会的信息；5.4.7 其他外部相关方的信息。
5.5 信息提出者可以是相关方，公司内部的所有员工或职能部门。
5.6 内部信息交流管理5.6.1 公司的QEOHSMS方针、QEOHSMS有关要求、知识，相关部门和单位可用多种形式（例如文件、手册、画册、电子网络、张贴于门前、写于外围墙）传达到每个员工，增强员工健康安全及环保意识。
1 目的保证质量、环境/职业健康安全信息在公司内外及时、顺畅地传递和交流，以展示公司提高产品质量、增强顾客满意度、改善环境/职业健康安全绩效的承诺和所做出的努力，促进质量、环境/职业健康安全管理体系的持续改进。
2 范围适用于公司内部各部门之间和公司与外部的信息交流。
3 职责3.1 管理者代表及ISO标准办公室负责公司质量、环境/职业健康安全管理体系运行情况的内、外部信息交流。
3.2 质量管理部负责公司质量管理方面内、外部的信息交流。
3.3 环保部负责公司环境管理方面内、外部的信息交流。
3.4 安全部负责公司职业健康安全管理方面内、外部的信息交流。
3.5 人力资源部负责公司人力资源管理、劳动保险管理等方面内、外的信息交流。
3.6 装备管理部负责公司装备维护、保养管理的内、外信息交流。
3.7 工会负责公司员工及其代表所反馈的职业健康安全信息的交流。
3.8 装备供应部、供运部负责采购需求及与供方的信息交流。
3.9 销售部、进出口部负责与顾客的信息交流。
3.10 V分厂负责公司工程维修及施工、建设等方面的内、外信息交流与协商。
3.11 各职能部门、分厂、车间、班组负责本级与其相关的质量、环境/职业健康安全的信息收集、发出、接收、传递、处理。
4管理内容与要求4.1信息传递的渠道和方式(1) 每月一次的经营计划会议；(2) 每周一次的生产调度会议；(3) 各种会议；(4) 文本文件；(5) 各种记录、报表；(6) 电话联络；(7) 会议纪要、通知、通报、公告板等；(8) 宣传手册、广告、联谊会、报告等；(9) 内联网及互网络；(10) 其它形式。
4.2各类信息交流的对象、交流的主题和内容4.2.1内部信息(1) 公司质量方针、环境与职业健康安全方针以文件形式传达到所有为公司或代表公司工作的人员；(2) 体系运行中有关规定、要求分别以相关的程序文件或第三层次文件的形成向各部门传达；(3) 年度目标、指标及管理方案以文件形式传达到各个部门；(4) 公司生产经营计划、管理工作计划、管理层有关质量、环境、职业健康安全活动的重要决定和要求，由公司管理层召开月度经营计划会或以专题会议、文件形式向中层管理人员通报；(5) 环境因素和危害的辨识、评价和控制方法的信息，由环保部、安全部、ISO标准办公室以清单的形式向各部门和相关方进行传达和交流；(6) 生产实现过程中关键工序的质量控制情况的信息由各分厂、车间通过岗位操作记录、流水作业卡、分析报表等形式向有关部门进行交流；(7) 生产实现过程中关键工序的质量监测信息，原料、产品的检验信息，由分析中心站、质检站以各类分析记录和分析报告单的形式向有关部门进行交流；(8) 环境监测信息，由环保部在内部网上公布ZC/EMSD-28-13《环境参数监测月报表》，供各部门查询；(9) 设备检修、维护保养情况的信息由装备管理部和V分厂通过检修计划、设备维修卡等形式向有关分厂、车间、部门进行交流；(10) 监视和测量装置的控制信息由V3车间通过各种在线监测记录、各种检定、校准记录和其他形式向有关分厂、车间、部门进行交流；(11) 法律法规和其他要求等外来文件、资料的信息，按ZC/QMB-02《法律法规和其他要求控制程序》、ZC/QMB-01《文件和记录控制程序》的规定进行交流；(12) 员工及其代表反映的各类信息可直接向工会或通过ZC/QMD-01-32《信息反馈单》向主管部门进行交流；(13) 内审、外审及管理评审信息，ISO标准办公室以审核计划、审核报告及管理评审计划、管理评审报告的形式向各部门进行交流；(14) “不符合”信息的传递：1) 审核中发现的不符合，开具“不符合报告”，向发生不符合项的单位传达。
信息交流控制程序1 目的明确并规定质量环境管理体系运行相关信息进行内外部沟通的部门、方式、渠道、答复期限，以确保相关信息沟通的及时性和有效性。
2 范围与质量环境相关信息的沟通。
3 权责3.1 管理部负责建立并改进本程序。
3.2 业务部负责主导与顾客/供货商所有信息的沟通与处理。
43.3 管理部负责主导与其它第三方相关环境信息的内外部沟通与处理。
4 术语和定义其它第三方：除公司本身、顾客、供货商之外的所有相关方。
5 工作程序5.1 内部沟通5.1.1 内部沟通方式主要有：张贴标语；编制板报；信箱收集；电话、网络邮件、传真、书面函件；定期工作汇报；会议。
5.1.2 张贴标语最高领导为确保公司质量环境方针在公司内部得到充分有效的沟通与理解，并贯彻实施，将公司的质量环境方针的内容做成大字标语，张贴公司主要活动场所中显眼位置。
5.1.3 采用电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
a) 公司内部各部门之间对质量/环境相关信息进行沟通时，在充分考虑信息的重要性、时效性与节约纸张的前提下，可采用电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
但对重要或紧急信息，沟通部门必须以合适方式或标识让被沟通方知晓。
同时，各部门收到信息后，应按对方要求的期限内答复，如果对方没有提出要求回复期限，相关部门视情况必须及时答复。
沟通双方必须保持沟通记录，记录的形式不定,可行时可以《内部联络单》进行b) 为了便于进行电话或网络沟通，各部门与重要负责人应主动将联络电话与其它联络方式告知管理部。
管理部制定《内部紧急联络方式一览表》,分发到内部各部门与重要负责人。
5.1.4 不定期工作报告为确保管理层各级以及管理层与决策层之间的逆向沟通，下一级的管理人员应主动不定期向所属直接上级提出书面或口头有关质量/环境内容的报告。
如果有需处理的信息，上级管理人员应应按下级要求的期限内答复，如果下级没有提出要求回复期限，上级视情况必须尽早答复。
