Word邮件合并ppt课件

指定（或创建）数据 源
邮件合并
插入邮件合并域
三、制作信封
信封：尺寸为110mm×220mm
合并域（客户姓名）
邮件合并
合并域（邮政编码） 合并域（地址）
四、小结：
邮件合并
1．在操作中注意机器提示信息，学会计算机软件的自学方法。
2.邮件合并的概念及邮件合并的操作步骤： 创建主文档
指定（或创建）数据源
邮件合并
创设情境：
• 我校三年学生小王在某公司实习，做文秘 工作。一天公司经理让小王在一天之内给 公司的客户都打印出一封信函。小王当时 就傻了眼，因为公司有几千名客户。小王 在那里奋战了二个多小时，只做出2百多封， 万般无奈之下，想起了老师，于是打电话 回学校向老师求救。
分析此任务的特征：
分析此任务的特征：
邮件合并
插入邮件合并域
五、作业
邮件合并
我校要招开家长会，给全校2000名同学每位同学制作一份家 长会通知，2000名同学的班级及姓名已经存放在EXCLE文件中。
邮件合并
一、什么是邮件合并
1.概念 是在主文档的固定内容中，用数据替代指定的内容，从而批量生成需要 的文档
2．组成部分
邮件合并
主文档：包括要重复出现的信息 数据源：用来提供替换的数据。
合并域：用于指示 Word 在何处插入数据源中的数合并
进入工具——邮件合并 创建主文档
（1）每封信的绝大部分内容相同，只有姓名和 服务帐号不同。
（2）所有客户的信息，都存放在EXCEL文件中。 （3）信函数量较大。
解决办法就是：让EXCEL文件中的数据自动替换信函中的客户姓名和服务 帐号，生成所需的信函。
解决办法就是：让EXCEL文件中的数据自动替换信函中的客户姓名和服务 帐号，生成所需的信函。

常用按键解释
选择收件人
插入域
查看数据时的翻页
预览结果
完成并合并
在“插入合并域”处逐步 插入所需数据。
逐步添加……
全部数据插入后的效果图 此时，预览可查看所插入的数据是否无误
对模板稍作排版，查数据无误后，按“完成并合并” 即可合并。
完成后文档由一份根据“数据源”的资料变成N份（A4纸大），但合并后生 成的数据不是连续的，每一页只有一条记录，而我们需要的是连续的记录，
输入所需要的资料
Step2：建立excel数据源
记住保存的地址，以便邮件 合并时可快速找到数据源。
有了数据源，即可以在 word中开始进行邮件合并了。
Step3：邮件合并
首先选出“邮件”的工具条 “邮件合并”的工具条：
打开数据源——即之前所制作的数据库所在的文件处。
有了数据源，之前工具条上灰色的地方都显示出来，证明此word文档已有数 据源支持。
用“插入”中的“文档部件”可解决此问题：
在文件菜单下找到 “插入”并单击，出 现文档部件窗口，点 击进入，在域名下拉 菜单里找到“NEXT” 单机确定，此时就会 在文档中出现下一条 记录，在插入一张表， 同理在一页中可插入 多条记录。
完毕 （下图为结果）
补充 说明
有些人喜欢先建立Excel数据， 再建立word模板，其实这顺序是没 有什么关系的，只要在邮件合并前 有数据源就可以了。
【课堂小节】 创建邮件合并的基本步骤如下： 1、创建主文档 2、创建数据源 3、邮件合并
科聚新材 料
【巩固练习】
实践任务：用邮件合并完成成绩 通知单 （素材：2017-2018学年度第一学 期九年级期末成绩单.doc， 2017-2018学年度第一学期九年级 期末成绩表. xls）

– 下一步:预览信函，“《 ”“ 》”按钮 – 下一步，完成合并，单击“编辑单个信函”；完成合并
文档
例2 成绩通知和信封制作
• 成绩通知：
– 规则使用
• 信封制作：
– 邮件-中文信封-信封样式、批量信封-选择 地址簿文件
例3、准考证的制作（图片域）
1. 图片存放位置与在数据源的书写应一致。
绝对路径：E:\\职工信息\\photo\\001.jpg 相对路径：\\photo\\001.jpg 2、操作方法：Ctrl+F9 输入 includepicture，再插入图片域。
邮件合并
邮件合并的引入 • 同时给多个人发送邮件，如答复邮件、邀
请邮件、祝福邮件，这些文件的大部分内 容基本相同，只是其中一些数据不同。为 提高工作效率，减少重复工作，使用Word 提供的“邮件合并”功能。 • 制作邮件、请柬、工资条、成绩单等
Page 1
邮件合并
邮件合并的原理
邮件合并过程中，要使用两个文档，一个是主文档，为信 函或报表中共有的内容；另一个是数据源，为变化的数据， 如姓名、部门名称等。合并时将主文档中的信息分别与数 据源中的每条记录合并，形成合并文档 。
主文档文 件
尊尊敬敬的的王马张东力莉升民：先先生生//女女士士：： 人教清民育华出出版版社社推推荐荐您您的的著著作作《《F计Cla算语sh机言动网编画程络制》》作参参》加加参全全加国国全精精国品品精教教品材材教材 评评选选，，请请于于近近日日回回复复具具体体的的申申报报材材料料。。
教教育育部部教教材材编编写写司司 22001011年年77月月
通信地址 北京大学
上海869信箱 昆明研发中心
数据源文 件邮政编码 联源自电话100003 12345678

任务23 目录的制作
图3-65 “目录”对话框 12
3-69
任务23 目录的制作
图
“ 修 改 样 式 ” 对 话 框
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1.1 创建与编辑主文档
（1）建立一个新文档或打开一个现有的文档(此文 档为主文档)。 （2）输入文档中带有共性的部分，文件保存。 （3）选择“邮件” ——“邮件与信函”——“邮件 合并”项（如图1-1所示）。
修改样式
操作命令：
• 在“开始”选项卡的“样式”组中单击右下角的 向下箭头，打开“样式”列表
• 在“样式”列表中单击“新建样式”按钮 ，弹 出“根据格式设置创建新样式”对话框
2020/3/11
第5章 Word高级应用—排版毕业论文
25
新建样式
第5章 Word高级应用—
26
排版毕业论文
2020/3/2161
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任务23 目录的制作
• 对各级标题设置“标题1、2…”样式 • 确定安放“目录”的位置（插入点） • 插入目录：“引用”选项卡→“目录”功能组
→“目录”列表→选择“插入目录” →“目录” 对话框→“目录”选项卡→按要求设置“格式” ，“确定”后插入目录。 • 目录修改和更新
“更新目录”对话框
11
27
7
任务22 宏的使用
[相关知识与技能]
1. 创建宏
可以使用宏记录器录制一系列操作来创建宏，也可以在 Visual Basic 编辑器中输入代码来创建宏。
视图→宏 →录制宏
输入宏名
确定
指定保存位置
设置快捷键
录制：
执行要包含在 宏中的操作
视图→宏→ “停止录制”
2. 运行宏
录制时的 光标形状

在学校的哪些方面我们可以用 邮件合并技术来解决问题？
(1)制作学生成绩通知书；(2)在上题基础 上，依据总分按递减的顺序进行排序记录，并 合并记录。3、筛选出各科成绩在80分及以上 学生的记录进行合并，将该生评为“三好学 生”。
Excel成绩统计
Excel成绩统计
1. 科目均分：average函数 2. 及格人数以及优秀人数：countif 函数
课前引导

省联考考试结束后，学校最重要的一项工作就是统
计成绩，制作荣誉证书。试想一想：一个年级要表彰近百
名学生，假若让你来做荣誉证书，你能否在尽量短的时间
内完成这个任务？你打算怎么做？是先建1张空白荣誉证书， 再复制100个，再在证书中逐个输入数据，然后打印（缺陷： 任务量大；不能保证100%输入正确），还是有其他的办法？
在Word软件中的“邮件合并”命令就具有这样的功能，它
能很好地帮我们解决并打印这类问题。
邮件合并中一些基本概念
主文档：指每个打印文档中都相同的文本
数据源：包含每个打印文档中特定的文本 合并域：告诉WORD去哪里查找存储在 数据源中的信息。数据源以合并域的方 式与主文档进行组合
建立主文档
建立一个Word文档，输入荣誉证书的主体内容，并进行适当的排版。
Excel成绩统计
3. 总分：sum函数 4. 排名：rank函数（需用单元绝对地址，在行号和列标前
加$符号）
◆ 举一反三
思考:既然模板和数据库列表可以实现合并，那么除了信封合并 外能不能制作其他的东西呢？
◆ 学生证结构分析
主文档
数据列表
◆ 评价小结
1、 效果评价
● 点评学生作品
2、 要点回顾
● 邮件合并技术要点：主文档和数据库 ● 邮件合并制作过程 ● 开拓思维：创意利用合并技术

OFFICE技巧家族
哈现代服务职信息技术专题培训
邮件合并
在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这 些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并” ，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
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谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
• 注：
• 如果“文档类型”为“普通Word文档” ，那么数据源每一条记录合并生成的内容 的后面都会有“下一页”分节符，每一条 记录所生成的合并内容都会从新页面开始 。
• 如果为了节省版面，可以选择“目录”， 这样合并后每一条记录之哈前现代的服务分职信节息技符术专为题培“训
实战演练时间 自选1：通知书制作
自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标，
可直接到达标题所在页。
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➢操作步骤4：更新自动目录
哈现代服务职信息技术专题培训
目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。
选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录 更新。
更新目录的操 作
点击“更新域”，弹出“更新目录”对话 框。
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➢操作步骤3：插入自动目录
各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移 到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。
哈现代服务职信息技术专题培训
将光标移到准备插入自动目录的 位置，打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。

可以选择的数据源选项列表；
（3）选择“建立数据源”，打开“创建数据源”对话框， 用户可根据需要进行“添加域名/删除域名”的操作。 本例添加系别、专业、报到日期三个域名；
（4）域名添加完成后，单击“确定”按钮，打开“保存数 据源”对话框，用户可以存储该数据源，单击“保存”按 钮，将弹出一个“编辑数据源”提示对话框。
Word 2000
河北怀来职教中
ห้องสมุดไป่ตู้
计算机教师 ：杨缎玲
分析任务，引入主题
姓名
专业
系别 报到日期
邮件合并
相关概念 合并过程
（1邮件合并就是在主文档的固 ）创建主文档，输入内容不变 定内容中用数据代替指定的部分 的共有文本； （合并域），从而生成批量文档。 （2）创建或打开数据源，存放可 变的数据； 1.主文档：它包括报表或信件重 （3）在主文档所需的位置插入合 复的内容； 并域名称； 2.数据源：是需要变换的数据信 （4）执行合并操作，将数据源中 息，可以是Excel文件或 的可变数据和主文档的共有 其它数据库文件等； 文本进行合并，生成一个合 3.合并域：用于指示 Word在何 并文档或打印输出； 处插入数据源处的数据；
第一步：创建主文档
（1）新建一个新文档或者打开
一个现有文档；
（2）选择“工具”菜单栏中 “邮件合并”命令，打开
“邮件合并帮助器”对话框；
（3）单击“主文档”下的“创 建”按钮，显示用户可以选
择的主文档合并类型，本例
选择“套用信函”；
（4）在弹出的对话框中 选择“活动窗口”按 钮，使用当前活动文 档窗口；“新建主文 档”则是新建一个空 白主文档再编辑。
第三步：在主文档中插入合并域
数据源建立完成，将有一新的“邮件合并”工具栏显示在 窗口上，用于处理合并域。 邮件合并工具栏

第3章文字处理系统Word 2000
第3章文字处理系统Word 20003.创建数据源(1)选择"工具"菜单中的"邮件合并"命令。(2)单击"数据源"下的“获取数据",并选择 “建立数据源"命令(如图3-94所示)。(3)域建立完成后，单击"确定"。(4)单击"编辑数据源",显示“数据表单”对话框(见 图3-95)(5)使用Tab键可方便地在每个数据域中输入数据。
图3-97“套用信函合并文档”演示示例
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本章到此结束 谢谢您的光临!
THANK YOUVBRYMUCH!
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第3章文字处理系统Word 2000
· 1邮件合并的过程·2.建立邮件合并主文档·3 .创建数据源· 4.在主文档中插入合并域· 5.将数据合并到主文档
第3章文字处理系统Word 20003.6
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邮件合并
第3章文字处理系统Word 20001.邮件合并的过程·主文档——包含需要分发的文字以及控制Word 在特定位置插入特定数据的域。·数据源——包含姓名、地址以及其他需要插入到 文档中的信息。可以通过“邮件合并帮助器”创建 新的数据源，也可以使用现有文件中的数据。在进行邮件合并操作时，上述两种文件将一起生成合并文档。
3 咕 合并数据和文档合并(M).取消图3-92“邮件合并帮助器”对话框
主文挡创建(C)套用信函L).邮件标签(M)..信封E)...分类(C)...还原为普通 Word 文挡 .
使用以下选项进行邮件合并。请先选择“创建”按钮。
第3章文字处理系统Word 2000
2
Microsoft Word 如果要创建套用信函，可使用活动文档窗口"文档5"或新文档窗口。 新建主文档图3-93 "Microsoft Word"对话框下一页 返回本节首页

如果已经打开主文档，或
从空白文档开始，则可以 单击“使用当前文档”。如果 选择“从模板开始”或“从现 有文档开始”，可以选择要 使用的模板或文档
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▲单击任务窗口下方的“下一步，选取收件人”，进入“选择收件人”。由于我们 已经准备好了Excel格式的数据源“员工工资信息.xlsx”，于是可以在此选择“使 用现有列表”，单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框。但是，为了效率， 建议在之前就把数据源创建好。
如果选择我“编辑单个信函”则可以把合并文档保存在新 的文档中，如‘果选择“打印”链接就可以批量打印合并得 到的多份信函了。在弹出的”合并到打印机“对话框中
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▲系统生成新文档“字母1”，并显示出所 有合并后的信函，Word将所有信函保存 到单个文件中，此处每页一封，如下图， 此时把文档保存为“合并完成后的文 档.docx”。
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▲新建一个主文档，并保存为“工资单.docx”如下图：
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▲建立数据源、并保存为“员工工资信息.xlsx”如下图：
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▲打开主文档“工资单.docx”，切换到“邮件”选项 卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按 钮，在弹出的下拉列表中选择“邮件合并分步向导” 选项，此时，在窗口右侧弹出“邮件合并”任务窗 口，接下来选择“信函”。单击任务窗格下发的“下 一步，正在启动文档”，进入“选择开始文档”，选 择“使用当前文档”。
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作业： 通过邮件合并来制作录取通知书。
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关闭“插入合并域”对话框，用同样的方法把数据源中的 “姓名、基本工资、岗位工资、奖金、加班津贴、缺勤扣款、 应发工资、公积金、所得税、实发工资”字段插入到主文档 中相应位置。

• 步骤4 以相同的方法，将“组别”、“编号” 域分别插入到主文档中相应的位置。
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照片域的实现
• 步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右 下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照 片。按“插入--域—IncludePicture—文件名或 URL”下方框内输入任意一个字符，如“1” 确 定。
• 回主文档，按ALT+F9，选中“1”，插入域— 照片名，再按ALT+F9恢复。
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邮件合并技巧
• 1. 用一页纸打印多个邮件
•
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情
况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要
用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果
的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件
被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？
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实例详细剖析
• 准备工作： • 准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像
Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以 作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需 要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。 • 需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据 库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。 • 例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓名及 其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的 路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或 姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件夹里，一般和主文 档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和准考证号相对 应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作 的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔 细校对正确。

• 9.1.3 使用邮件合并向导制作邀请 函
1
翻开已建立的主文档， 选择“工具〞>“信函与 邮件〞>“邮件合并〞菜 单
翻开“邮件合并〞任务窗格， 选择文档类型为“信函〞，
2 单击“下一步：正在启动文
档〞超链接，单击“使用当 前文档〞单项选择钮，然后 单击“下一步：选取收件人 〞超链接
4
翻开“邮件合并收件人 〞对话框，选择收件人 记录，单击“确定〞按 钮
入“女士〞，设置完毕
单击“确定〞按钮
为了以前方便打印或
修改，单击“邮件合
并〞任务窗格中的
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“编辑个人信函〞超
链接
插入文档中字段格式 与主文档中的不一致，
9 调整其字体和字号， 然后单击“下一步： 预览信函〞超链接， 预览信函效果，然后 单击“下一步：完成 合并〞超链接
11
在翻开的“合并到新文档〞 对话框中选择“全部〞单项 选择钮，单击“确定〞按钮， 将全部记录都合并到一个新 文档中
新建一个空白文档，
1 输入图中所示的数据 源文件内容。其中， 第1行为标题行，其 他行为记录行
• 9.1.2 建立主文档
主文档中包含了信函的 根本内容，新建文档并 输入内容，然后保存主 文档即可。本例建立的 主文档如图中所示，保 存文件名为“邀请函〞
选择“文件〞>“保存 〞菜单，翻开“另存
2 为〞对话框，设置文 档的保存位置及文件 名，如“人员名单〞， 然后单击“保存〞按 钮
• 9.2.2 使用中文信封向导制作单个信封
1
选择“工具〞>“信函与邮件〞>“中文信封向导〞菜 单，翻开“信封制作向导〞对话框，然后单击“下
一步〞按钮
输入收信人的姓名、称

8
3.以“信函”为例进行邮件合并的具体步骤
3.将数据源合并到主文档中 操作方法： 6. “下一步：完成合并” →“打印” →“全部” →“确定”。 或：“编辑个人信函” →“全部” →“保存”。
2019/4/14
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
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课堂练习
利用“邮件合并”的功能制作信函
2019/4/14
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
5
3.以“信函”为例进行邮件合并的具体步骤
2.创建主文档 在Word中编辑信函的主文档。
2019/4/14
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
6
3.以“信函”为例进行邮件合并的具体步骤
3.将数据源合并到主文档中 操作方法： 1. 选择“工具”→“邮件与信函”→“邮件合并”， 打开“邮件合并”工具栏 ； →选择“信函”选项→“下一步：正在启动文档”
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
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总结
邮件合并的方法主要有以下三步：
第一步：建立数据源，即制作文档中变化的部分。通常 是Word或Excel中的表格，可事先建好，在此处直接打 开。 第二步：建立主文档，即制作文档中不变的部分（相当 于模板）。如：“成绩单”或“信封”中不变的部分。 第三步：插入合并域。将数据源中的相应内容，以域的 方式插入到主文档中。
2019/4/14
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
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2.实现步骤
1．准备数据源；
2．创建主文档；
3．将数据源合并到主文档中。
2019/4/14
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
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3.以“信函”为例进行邮件合并的具体步骤