人事行政中心文件编号规范管理办法(试行)

设备制造有限公司管理标准QG/ZTC0101-1998管理性文件编号办法1998-3-30发布1998-4-6实施设备制造有限公司发布管理性文件编号办法QG/ZTC0101-19981 目的与适用范围为便于本公司管理性文件的发布、登记、使用、收回等管理工作，保证管理性文件的有效性、统一性和明确性，特制定本管理标准。

本管理标准适用于本公司管理标准、工作标准、考核标准、质量手册和程序文件的编号。

2 职责和权限2.1企管办负责管理标准、工作标准和考核标准的编号。

2.2品质部负责质量手册和程序文件的编号。

2.3各职能部门负责将本部门编写的文件或标准及时送至企管办或品质部统一编号。

3 编号规则3.1 公司管理文件代号以分数形式表示，分子表示公司某类标准的代号，分母为集团允许采用的企业代号ZTC。

3.2 属类号以两位阿拉伯数字表示，具体表示方法见附录一。

3.3 部门代号以两位阿拉伯数字表示，具体表示方法见附录二。

3.4 标准登记顺序号以两位阿拉伯数字形式表示，自01开始，按数字顺序递增。

3.5 发布年份用四位阿拉伯数字形式表示。

3.6 版本号用大写英文字母表示，依字母表顺序反映该文件修订次数。

4 编号说明4.1 管理标准编号形式Q G / ZTC □□□□—□□□□发布年份标准登记顺序号属类号企业代号管理标准代号企业标准代号设备制造有.限公司1998-3-30批准1998-4-6实施QG/ZTC0101-19984.2工作标准编号形式Q Z / ZTC □□□□—□□□□发布年份标准登记顺序号属类号企业代号工作标准代号企业标准代号4.3考核标准编号形式Q K / ZTC □□□□—□□□□发布年份标准登记顺序号属类号企业代号考核标准代号企业标准代号4.4 质量手册编号形式4.4.1 质量管理手册编号形式QM / ZTC GMM0A—□□□□发布年份版本号质量管理手册企业代号表示质量管理4.4.2 质量保证手册编号形式QM / ZTC GAM0A—□□□□发布年份版本号质量保证手册企业代号表示质量管理QG/ZTC0101-1998 4.5 程序文件编号形式QC / ZTC □□—□□标准登记顺序号部门代号企业代号程序文件代号附加说明本管理标准由品质部、企管办提出。

公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。

所有文件流水号在每年1月1日自动归零。

公文编码管理制度为了规范和统一编码管理工作, 加强编码管理, 实现信息资源的规范开发和利用, 维护信息资源的独立性和一致性, 促进信息资源的共享和交换, 提高信息资源利用效益, 根据《XX省编码管理条例》, 制定本制度。

一、总则为规范编码管理工作, 明确编码的编制、使用、维护和管理的原则和要求, 制定本制度。

二、编码编制(一) 编码的设定应遵循逻辑清晰、具有唯一性、易记易查、易分析统计的原则。

(二) 新编码的设定应符合操作规程、文件目录、文件等信息资源的命名规则。

(三) 实施编码设定管理的部门应遵守业务发展需要, 统筹兼顾, 科学编制, 积极推进。

三、编码的使用(一) 结合实际需要, 制定编码使用的操作规程, 加强对编码的引导和规范使用。

(二) 对公开、共享的信息资源, 应有规范的编码标识, 以便于各部门和系统间互相识别和交换。

(三) 在信息资源开发和利用中, 应尽量使用已有的编码, 避免重复编制。

四、编码的维护(一) 编码的维护应遵循变动适时、分类科学、标识清晰、记录完善的原则。

(二) 针对编码的使用情况, 应及时修订或废止不再适用的编码。

(三) 对编码的维护工作, 应有专人负责, 并建立相应的档案和数据库。

五、编码的管理(一) 编码的管理应建立健全的组织机构和管理制度, 明确工作职责。

(二) 加强对编码管理工作的指导, 定期进行编码管理的考核和评价。

(三) 建立编码管理的信息系统, 实现信息资源的整合和统一管理。

(四) 加强对编码管理的宣传和培训, 提高编码管理人员的专业素养。

六、附则(一) 本制度由信息技术部门负责解释。

(二) 本制度自发布之日起生效, 有效期三年, 届满可重新审查修订。

(三) 未尽事宜, 由信息技术部门负责解释。

XX省XX局 2022年XX月XX日以上就是关于编码管理制度的相关内容，希望对你有所帮助。

如果还有其他问题，欢迎随时向我们咨询。

文件编号规范*****************公司二零一零年五月目录第一章目的 (1)第二章使用范围 (1)第三章编号办法 (1)1.公司名称及项目名称约定 (1)2.日期表示 (1)3.文件版本编号 (2)4.技术文件命名 (2)5.其他文件的编号 (3)5.1 公司规章制度和管理文件 (3)5.2 合同协议 (3)5.3 传真 (4)5.4 电子邮件的命名规则 (4)5.5 外来文件 (4)5.6 对外发文 (5)5.7 会议纪要 (5)5.8 其它文件 (5)第一章目的为确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本规范。

第二章使用范围本规范适用于公司文件的编号管理和控制：1.技术类文件：是指在公司的销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料；2.其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；3.编号文件包括纸介文件以及电子文件。

第三章编号办法1.公司名称及项目名称约定公司全称为：北京*********本组织简称：项目简称：2.日期表示格式：yyyy-mm-dd 或 yyyymmddyyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。

mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。

dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。

例如：2003-10-27 或 20031027 表示（2003年10月27日）3.文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：A.起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

B.版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1,0.1.1.1。

一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。

版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

C.项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

文件编码管理制度范文文件编码管理制度范文第一章总则第一条为了规范文件编码的管理，提高文件管理的效率和质量，更好地保护和利用机构文件资源，根据《文件管理办法》等相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于机构内的各类文件编码管理工作。

第三条机构应当建立健全文件编码管理工作的机构和人员，明确职责和权限。

第二章文件编码的原则和要求第四条文件编码应当遵循以下原则：（一）统一性原则：对于同一机构内的文件，应当采取统一的文件编码标准和规范。

（二）纪实性原则：文件编码应当真实、准确地反映文件的内容、形式和性质。

（三）顺序性原则：文件编码应当按照文件产生的时间顺序进行。

（四）完整性原则：文件编码应当包含完整的文件识别信息和编码元素。

（五）可检索性原则：文件编码应当便于快速检索和查找。

第五条文件编码应当满足以下要求：（一）文件编号长度不得超过10位；（二）文件编码应当包含机构名称、文件类别、年份和序号等编码元素；（三）文件编码应当使用阿拉伯数字和英文字母进行组合，不得使用特殊符号和空格；（四）文件编码应当采用确定的规则进行生成和管理，不得随意变更；（五）文件编码应当与文件目录和档案管理系统相衔接，便于管理和利用。

第三章文件编码的管理机构和责任第六条机构应当设立文件编码管理机构，负责文件编码的制定和管理。

第七条文件编码管理机构的主要职责包括：（一）制定文件编码的标准和规范；（二）审核和颁发文件编码；（三）指导和监督文件编码的实施；（四）解决文件编码管理中的问题和纠纷；（五）定期评估和改进文件编码管理工作。

第八条文件编码管理机构应当明确责任，并配备专门的工作人员，负责具体的文件编码管理工作。

第四章文件编码的制定与发放第九条文件编码的制定应当按照以下步骤进行：（一）明确文件编码的标准和规范；（二）确定文件编码的生成规则和格式；（三）建立文件编码的数据库和管理系统；（四）制定文件编码的发放程序和要求。

第十条文件编码的发放应当遵循以下要求：（一）申请人应当提交《文件编码申请表》，注明文件的基本信息和要求；（二）文件编码管理机构应当及时审核申请表，并在3个工作日内予以答复；（三）申请通过后，文件编码管理机构应当将文件编号和编码确认书发放给申请人；（四）申请未通过后，文件编码管理机构应当给予明确的理由和解释。

行政文件管理办法XXXXXX办公文件管理办法（试行）文件编号：BY(G)HR003-2017文件名称：办公文件管理办法（试行）发出部门行政人事部接收部门部门负责人部门人员会签建议XXXXXX办公文件管理办法（试行）行政人事制度二〇一七年四月办公文件管理办法（试行）编号：BY（G）HR003-2017总则第一条为使公司的制度、文件管理工作规范化、科学化，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏，便于文件的检索、存档，特制定本办法。

第二条适用于XXX所有制度和文件的处理。

第三条行政人事部是公司制度梳理、文件审核的归口管理部门，负责公司制度、文件发放的审核、较稿、正式下发、归档及销毁处理。

第四条总经理负责公司制度、重要文件的审批。

管理办法第五条文件的分类1、公司文件总体上分为外来文件和内部文件两大类。

2、外来文件包括国家机关、行业部门等下发的文件，其编号执行外来文件原编号。

3、内部文件包括以公司对各部门和对外发放的各类文件。

具体可分为公司各类公文以及规章制度。

第六条公文的分类公文主要包括:决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函，会议纪要。

决定—适用于对重要事项或者重大行动作出部署，安排，奖励有关部门及员工，变更或撤消部门的决定事项。

告诉—适用于转发或传达上级单位要求下属部门需要知悉或者执行的事项。

通报—适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。

报告—适用于各部门向上级汇报工作，反映情况，答复询问。

请示—适用于向上级单位请求指示，批准有关事项。

意见—适用于对重要题目提出见解和处理举措。

函—适用于不具隶属关系的同级单位之间商洽工作，询问或答复问题。

会议纪要—适用于记载，传达会议情况或议定情况。

第七条公文格式公文一般由秘密等级、保密限期、紧急水平、发文机关标识、发文字号、签发人、题目、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题辞、抄送机关、印发机关和印发日期等局部组成。

1、触及企业秘密的公文应当标明密级和保密限期。

文件编号管理制度范文文件编号管理制度一、总则为了加强文件管理工作，规范管理流程，提高办公效率，制定本文件编号管理制度。

二、适用范围本制度适用于本单位内的所有文件的编号管理工作。

三、文件分类与编号原则1. 根据文件的性质、用途和管理要求，将文件分类，分为公文、内部文件和其他文件三类。

2. 文件编号原则如下：（1）公文类文件的编号采用年份+序列号的方式，例如2023-01。

（2）内部文件的编号采用部门简称+年份+序列号的方式，例如HR-2023-01。

（3）其他文件的编号原则根据具体情况制定。

四、文件编号处理程序1. 文件编号采用电子化管理，由文件管理系统实现自动生成和自动填写功能。

2. 文件的归档和检索必须依据文件编号进行，未经编号的文件不得进行归档和检索。

3. 文件的编号应当由文件起草人或者项目负责人在文件发出前完成，确保文件的唯一性和正确性。

4. 文件编号的填写应当清晰、准确，不得错位、重叠或者遗漏。

五、文件编号规定1. 公文类文件的编号规定如下：（1）文件编号以公文自动编号方式生成；（2）公文类文件的编号应当包含文件的类别、发文单位、年份和序列号。

2. 内部文件的编号规定如下：（1）内部文件的编号应当包含文件的类别、发文部门、年份和序列号；（2）年份表示文件起草的年份，序列号为连续的字母、数字或者编号符号。

3. 其他文件的编号规定应当根据文件的具体情况制定，确保编号的唯一性和可辨识性。

六、文件编号的管理1. 文件编号由文件管理系统管理，确保文件编号的唯一性和顺序发放。

2. 文件编号的管理人员应当定期核对文件编号情况，及时发现问题并进行修正。

3. 文件编号的管理人员应当保密文件编号的信息，不得泄露给外部人员。

4. 文件编号的修改应当经过相关负责人的批准，并做好相应的记录。

七、文件编号的维护1. 所有文件的编号应当存档备查，以备后续查询和管理使用。

2. 文件的编号信息应当与其他文件管理信息相配套，确保文件的完整性和连续性。

文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件形成、收、发工作，制定本法。

1 管理原则1.1文控中心是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、规章制度、流程文件、产品工艺文件、购/销政策、合同、证照等管理工作。

1.2公司上报下发正式文件由文控中心负责，各部门一律不得自行向上、向下、对外发送正式文件。

1.3所有经文控中心管理的文件必须建立“文件清单”（附件1）。

2 发文基本要求2.1部门或个人需要正式文件发文应向文控中心提出发文申请，并将文件底稿（电子档）交文控中心，根据按本办法办理相关程序处理。

2.2 送件部门（个人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号（新编文件由文控中心编号）、接收人等事项在收发文件登记表中填写清楚。

3 发文管理3.1文件管理业务流程分为收文和发文。

3.1.1 收文一般包括签收、登记、分发、归档、销毁等程序；3.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的全过程。

3.2发文程序与要求拟稿→主办部门负责人审核→审核/复核→相关部门会签→领导签发→复核→印制→盖章→分发→归档。

3.2.1拟稿（附带“文件处理单”附件2）①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。

问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。

②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。

③文稿拟就后,详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。

3.2.2 审核/复核①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。

②文控中心复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否与现行的共它文件相冲突、是否符合实际需要。

文件编号管理规定编号：LYTZW-GW-001-20161、目的为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。

2、适用范围适用于公司所有文件和制度的编号。

3、术语根据文件性质分为行政体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。

3.1体系文件指行政管理手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、行政记录等与行政体系有关的文件。

3.2技术文件指产品技术文件、操作规范技术文件、考核技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。

3.3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、供应商协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。

3.4文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。

4、职责4.1行政人事办公室负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。

4.2财务部、行政人事部负责合同文件的编号和归口管理。

4.3培训部、行政人事部负责项目、流程以及质量体系文件的编号和归口管理。

5、正文5.1文件编号规则5.1.1外来文件执行原编号。

5.1.2体系文件编号管理5.1.2.1文件类别序号文件名称代号序号文件名称代号1质量手册QM2程序文件PM3管理文件GW4作业指导文件ZW5技术文件JW6记录文件JL7表单BD8合同文件HW 5.1.2.2部门简称序号部门代号序号部门代号1总经理012管理代表02 3行政人事办公034后勤部04室5餐饮部056保安部067营销部078财务部089拓展部095.1.2.3质量手册编号（Q/LYTZW-QM9001-××××）Q/LYTZW-QM9001-××××发布年号质量手册代号公司标准代号5.1.2.4程序文件编号（Q/LYTZW-QP-××××-××××）Q/LYTZW –QP - ××-××××发布年号顺序号程序文件代号公司标准代号5.1.2.5管理文件编号（LYTZW-GW-××-×××-××××）LYTZW-GW-××- ×××-××××发布年号顺序号部门代号管理文件代号公司代号5.1.2.6作业文件编号（LYTZW-ZW-××-×××-××××）LYTZW- ZW-××-×××-××××发布年号顺序号部门代号作业文件代号公司标准代号5.1.2.7管理通知编号（LYTZW-T-××-×××-××××）LYTZW -T -××-×××- ××××发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号5.1.2.8质量记录（LYTZW-JL-××-×××）JL- ×× - ×××顺序号记录文件顺序号质量记录代号5.1.2.9表单编号（LYTZW-BD-××-×××-××××）LYTZW -BD -××-×××- ××××发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号5.1.3文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件：（程序文件）三阶文件：（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件：（表单、记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。