办公室发文签收单

办公室内部往来函件、邮件处理规范作为整个集团的行政办公机构，总裁办每天都会通过各种渠道（主要是邮件、函件等）接触到大量信息。

只有将这些信息及时、合理、高效的进行处理才能避免信息阻塞，确保办公室工作顺畅、规范、有序的进行。

一、函件处理要求（一）来函处理１．办公室的来函包括各种信件、传真、报刊、杂志、集团内部发文、集团有关领导和部门交请总裁阅示或需要本部门协调办理的文件等。

２．秘书对流入本部门的函件要及时、有效的处理，当天收到当天拆启，当天处理，最迟不得超过第二日上午１０：00。

报纸每天为总裁更换一次，刊物和内部报表、文件等即收即交总裁阅读。

３．秘书拆启信件时要在《收文登记表》中进行登记，然后根据情况将其按直接交领导阅处、请办公室主任拟办和自处三种方式进行处理。

４．对于一些宣传、推销或与集团业务关系不大的函件可由秘书自处，不必交由办公室主任审核。

５．对于一些需要办公室回复或是转给其他部门处理的一般性函件，秘书应在收文登记表中填写处理方法和处理情况，便于提醒秘书及时回复和留查备用。

６．对于一些需要请示相关领导或是需要与其他部门协同处理的重要文件，除填写收文登记表以外还要填写《收文处理专用单》转呈办公室主任出具拟办意见。

办公室主任收到文件后，应在４小时内出具拟办意见，秘书有权对办公室主任的拟办工作进行督办。

出具拟办意见后的文件，秘书应按批示内容立即向有关部门分转，最迟不得超过４小时，并在收文登记表中按规定项目做好记录。

７．对于出具拟办意见和领导批示交由有关部门或领导办理的函件，秘书应做好记录，记清要求，负责督办处理，以保证所批事项落到实处。

８．交由领导直接阅示的文件，秘书应对文件处理的时间要求、出处及相关背景资料等进行了解后再呈领导阅知。

不明出处或意图掌握不清的函件不能直送领导处理。

９．各部门报请总裁签批文件、票据时应在审批签收单上登记，秘书负责监督并将待签文件、票据进行整理、编号、贴条，统一置于“待批文件夹”内，三天向总裁呈报一次。

公文收发管理制度为加强对公文收发文的管理,特制定本制度：一、文件收文管理单位所有的公文归办公室管理,实行专人负责,集中管理,以保证公文的使用效益和资料的完整性,有利于加强安全保密工作.一公文的签收呈办1、签收：办公室人员及时领取文件和信件.各业务口收到的公文,需及时转办公室签收,不可自行交领导签阅.2、登记：公文签收后,由办公室逐件进行登记,按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号.3、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后,交分管领导阅示.5、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行,即主要领导看完公文后,交公文收发人员,再由公文收发人员负责往下传,不能脱离公文收发人员自行横传,以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况,防止公文丢失或积压.公文在传阅过程中或公文传阅完毕后,公文收发人员要及时对公文进行检查,发现有领导批示时,要按照批示意见进行处理.6、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文,要抓紧办理.紧急公文按时限要求办理；一般公文在3个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文,力争在7个工作日内办结.7、催办：办公室负责公文催办工作,实行紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办.8、处理办毕公文.公文办结后,公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况.二公文的保密.对涉密文件应按规定的阅读范围传递,同时做到：不横传,不随意从中抽出文件,不带到公共场所,不在本单位外过夜.并做到日清、月查、及时清退.三公文的借阅承办.各业务口及有关人员须承办和借阅文件时,均应办理借阅登记手续,用后及时归还.二、公文发文管理发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等.1、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人.草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是,表述准确,格式规范.文稿格式要符合国家公文规范,对不符合的,办公室予以退回.文稿草拟后,拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送抄送单位等,并同电子版文稿报办公室.不允许代签、缺签.重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件,领导审稿时参考.2、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文,须报办公室负责人初审后,交分管领导审核.未经办公室审核的,各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管主要领导签发,杜绝文稿逆向流转.3、签发：审核后的文稿,送分管领导及主要领导审阅后签发.凡需要重新修改的,由文稿起草人负责修改完善,经逐字逐句校对后,再按程序重新送审.4、登记.签发的文稿,由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐.5、复核.拟稿人承担校对责任,确认无误后做出清样,在发文稿纸单上校对栏目中签字,并由办公室确保无误后予以印发.6、用印：由办公室专人负责用印管理,公文形成后,根据公文类型加盖公章.公文用印要端正、清晰,不得模糊歪倒.7、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件,由办公室负责归档保存.。

办公室公文处理制度篇一：办公室公文管理办公室文件管理制度一、总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。

同级相关方函、电、来文。

二、收文的管理第三条公文的签收：凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收第四条公文的编号保管：1. 办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上外来文件流单，并分类登记编号、保管。

2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。

第五条公文的阅批与分转。

1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。

3.为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第六条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。

如有领导批示、拟办意见，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

三、发文的管理第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

办公室的工作藏宝游戏：一个人藏东西，十个人找不到，最后自己也找不到了，浪费了许多宝贵的时间。

收文处理程序发文处理程序收藏文件中餐礼仪西餐礼仪收文处理程序凡上级发至本单位的所有公文文件、材料等，统称收文。

收文处理包括：签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。

一、签收。

收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注时。

二、拆封。

上级来文，均由文件专管人员拆封，其他人员不得拆封。

写明某个部门或个人亲收的文件，应登记后转送有关部门或个人签收。

三、核对。

文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。

有回执的，在回执单上签字，盖章后，退回发文单位。

同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文单问查询，予以弥补。

四、登记。

将收到的党内文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、书皮编号等逐项进行登记。

行政文件转校长办公室。

五、拟办。

收文登记后,要填写〈公文处理单〉,并提出拟办意见。

为方便领导批办，可将本文提出的或与本文有关的文件资料附在本文之后,供领导参阅。

六、批阅。

上级来文由党办负责同志批阅。

批文时要认真阅文，弄懂弄清文件要求，并提出处理意见。

需办理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等；需阅知件，要提出阅知范围；需传达件，要提出传达范围和时间；需复印件，要提出翻印份数和发放范围等；最后要签名、注时。

七、分办。

需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。

八、传阅。

需要传阅的文件，要按批示意见传阅。

传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。

领导同志阅文后要签字、注时。

如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。

文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向o九、承办。

文件收发工作流程为进一步规范我院文件收发工作，促进办公室工作高效有序地运行，现将有关流程规范如下：一、收文办理1、签收：各类文件由办公室文秘专管员进行签收。

如发现遗漏、缺失等问题，须及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。

紧急公文应注明签收的具体时间。

2、办文：文秘专管员应及时整理收文，制作文件传阅单后报送办公室主任，由办公室主任提出拟办意见，呈请院领导阅示，并按规定流程传阅；如文件涉密或办文时间紧急，由办公室主任直接报送院领导。

3、督办：文秘专管员对公文的办理情况定期进行督促检查。

对紧急或重要公文应及时督办，并及时向院领导反馈办理情况。

4、清退和归档：文秘专管员应按时做好立卷归档工作。

根据保密工作规定，应清退的文件须按时做好清退工作。

二、发文办理1、撰稿：发文科室和文件经办人应根据工作要求，按照政府公文种类和行文关系，撰写好公文。

2、初核：公文撰写完成后，文件经办人应及时将拟稿交由办公室文秘专管员进行文件格式初核，并确定公文文号。

3、签发：文件经办人将公文拟稿报办公室主任和院分管领导审核后，填写文件签发单，报院领导签发。

4、复核：签发完成后，文件经办人应及时将拟办文件报送办公室文秘专管员，由专管员按照公文的格式及内容进行复核；文秘专管员应及时做好发文登记工作。

5、印制：一般性文件由办公室排版、印制；重要或涉密文件按保密要求由办公室统一排印。

文件印制必须使用相应的红头文件纸，并加盖发文机关印章。

6、寄送：文件经办人负责将文件寄送至有关单位及领导；如文件重要或时间紧急，可安排专人派送。

7、归档及上传：文件经办人负责将发文底稿（以最后定稿为准）、正式文本两份以及电子文档交办公室文秘专管员立卷归档。

文件管理制度第一章总那么第一条为了加强文件管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息准确传达和迅速执行，特制定本规定。

第二条本制度管理的围包括公司、各部门所发出的各种公文、表格、方案、总结、上报的各种请示、报告等纸质文件和电子文件、电子。

第二章外来文件处理第三条收文的登记1、外来文件统一由综合办公室收取。

2、外来文件必须在?收文登记簿?上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。

第四条收文的签批和传阅1、外来文件由综合办公室贴上?文件处理签?，然后分类处理：〔1〕一般性文件，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签署传阅围，然后送给相关人员传阅；〔2〕重要文件或需要办理的文件，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见。

综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签署的意见传阅或交办。

2、传阅人员应抓紧时间阅读文件,一般情况应在接到文件后2小时阅读完毕，并在?文件处理签?上签署阅文者XX和阅文日期。

需要签署意见和建议的可以在文件的页眉和页脚签署，签署意见和建议必须署名。

综合办公室文员负责催促文件传阅人尽快阅读文件。

3、级文件在副总经理、〔含〕以上人员间传阅。

4、绝密级文件只由单位负责人阅读，不得传阅。

5、文件不得横向传阅。

综合办公室文员将文件交给阅文者，阅文者阅文完毕并签署XX、阅文时间及意见和建议后，将文件交回给综合办公室文员，. 可修编综合办公室文员再将文件交给下一位阅文者。

第五条收文的办理和结果反应1、需要办理的文件，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见后立即将文件和?文件处理签?一并复印一份交给承办人员。

承办人员在承受文件复印件时，必须在?收文传递单?上签字。

2、综合办公室文员负责催促承办人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签署的办理期限或者文件要求的期限办理完毕。

34561、不需要办理的文件，在传阅完毕后，由综合办公室文员将文件正本、文件处理签一并存档。

公文收发管理制度为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：一、文件收文管理单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。

（一）公文的签收呈办、签收：办公室人员及时领取文件和信件。

各部门收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交分管领导签阅。

、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。

、拟办：办公室机要人员对收到需要办理的公文提出拟办意见办公室主任进行审核。

、批办：公文经主要领导或分管领导批示后，由办公室按批办意见阅知办理。

、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即前面的相关领导或部门看完公文后，要送交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。

公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。

、承办：相关领导或有关部门接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。

紧急公文按时限要求办理；一般公文在个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在个工作日内办结。

、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

、处理办毕公文。

公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。

（二）公文的保密。

对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所和宿舍，不在机要室外过夜。

并做到日清、月查、及时清退。

（三）公文的借阅承办。

各科室及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。

二、公文发文管理发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。

、拟稿：拟稿部门主要负责人是拟稿工作的第一责任人。

草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。