客户服务部新员工培训(三)

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客户服务部新员工培训(三)
——客服人员规范用语
一、接听电话规范用语
1、电话铃声响起三声前,接起电话,问候致电者:“您好(节日好,新年好、节
日愉快)圆通速递,很高兴为您服务!
2、电话铃声超过三声接起时,要在问候致电者后说:“感谢您的耐心等待”
3、询问致电者来意时要问:“请问,有什么我可以帮到您的吗?”
4、当不清楚对方身份的时候要礼貌询问:先生/小姐,请问怎么称呼您?(请问
您贵姓)您的公司名称可以告诉我吗?
5、在接电话过程中如果没听清楚应该说:“对不起先生/小姐,刚才您说的……
是吗?致电者重复后要说:”先生/小姐,我记下了,谢谢!”
二、结束语规范
1、与致电者就事情达成一致意见时要说:“先生/小姐,我马上交专人为您处理,
请您稍侯。

“征求致电者初步处理意见时要说:“先生/小姐,您看这件事情这样处理可以吗?……
2、询问致电者其他要处理的事情:“先生/小姐,请问还有其他事情需要咨询的
吗?
3、道别时说:“感谢您的来电,再见!(注意一定要让客户先挂电话,如果客户
好久没有挂断,不能直接放掉话筒,而要先按按钮再放电话)。

三、客户查询快件注意事项
1、接到客户查询快件时,首先要问清客户运单号,并请客户稍等;
2、使用网站功能查询快件情况,如有签收结果,立即回复客户并指导客户自行
登陆网站查询快件;
3、对没有签收结果的快件,首先向客户说明快件目前的状况,建议客户联系始
发地或者派送网点;
4、对没有查询结果的快件,也要主动向客户说明原因并表示会继续跟踪,有结
果立即反馈;同时,向客户保证让客户放心,公司会承担责任的,是延误承担延误责任,是遗失的承担遗失责任,并跟客户约定确认遗失时间(尽量争取较长时间)
四、贯穿始终的礼貌用语及禁忌用语
1、礼貌用语:您好,请稍等,请问,谢谢,很抱歉,感谢您对圆通的支持(信
任、理解)、麻烦您,请
2、禁忌用语:你是谁,不知道,我不管,大概(可能)是,没办法,那是不可
能的,绝对不会的,你打网点电话好了,你自己查查看,你别凶好不好等等。

五、在接电话中绝对不能有的行为
1、客户讲话时轻易打断客户、插话或转移话题;
2、客户挂机前先挂机或者客户尚未挂机便与同事交谈;
3、与客户发生争执,责问、反问、训斥或谩骂客户;
4、精神萎靡,态度懒散,不懂装懂,搪塞、推诿客户;
5、与客户闲聊或开玩笑,频繁使用口头禅、非礼貌性语气助词(如:喽、嘛、
呀、啦等);
6、拖腔、语气生硬、顶撞客户,使用质问的语气向客户发问。