有关记录、凭证和档案的管理

医疗器械公司有关记录和凭证的管理制度和业务经营质量管理制度医疗器械公司有关记录和凭证的管理制度：一、制度目的为了规范医疗器械公司的记录和凭证管理，保证公司资料准确、完整、可靠，提高工作效率，制定本管理制度。

二、制度适用范围适用于医疗器械公司的各部门和岗位，包括入库、出库、销售等所有记录和凭证的管理。

三、管理要求1、入库、出库凭证管理入库、出库凭证必须按规定票据格式填写，凭证号码必须连续、严谨、规范，凭证必须经过有关部门授权签字方可使用。

2、客户订单及发货凭证管理客户订单及发货凭证必须按规定的标准填写，凭证号码必须连续、严谨、规范，文字清晰，底色白色。

凭证必须经过有关部门授权签字方可出货。

3、进口、出口凭证管理进口、出口凭证必须依照国家规定手续操作，进口凭证必须出具清关单据，出口凭证必须出具出口发票、装箱单等文件。

4、车辆登记证件管理公司机动车必须按照交通部门规定办理车辆登记证件，包括道路运输经营许可证、省际道路运输许可证、车辆营运证、标志、运输工具保险单等凭证。

5、人力资源管理凭证员工入职时需提供个人简历、身份证、毕业证等相关证件资料。

合同签订时应明确标明工作起始日期、工作岗位、工资待遇、服务期等信息，同时应在员工档案和合同中存档备查。

6、财务凭证管理公司所有财务凭证均需经财务部门审核盖章后有效。

凭证包括收款、付款等经济活动凭证，凭证号码必须连续、严谨、规范，记录清晰，借贷平衡。

四、管理措施1、定期开展记录和凭证审计工作，发现问题及时整改。

2、加强对记录和凭证的存档管理，确保信息安全和防止丢失。

3、强化相关工作人员的记录和凭证管理培训，提高员工工作素质。

4、对违反规定的操作及时进行纠正，严肃处理违规行为。

业务经营质量管理制度：一、质量目标医疗器械公司的质量目标是全面贯彻国家相关法律法规，不断提高产品质量，以客户为中心，不断提高客户服务质量，保证客户满意度，提高公司市场占有率和盈利能力。

二、职责与权限1、公司领导层要重视产品质量问题，确保制定的各项质量管理制度得到贯彻执行。

会计档案的定期保管期限的具体规定会计档案是企业日常运营和财务决策的重要依据，也是企业的重要资产之一。

根据国家规定，对于会计档案的保管期限有着明确的规定。

以下是具体的规定：一、会计凭证、会计账簿、财务报表等原始会计凭证和会计档案原始记录，应当保存五年以上。

二、固定资产档案、无形资产档案、长期投资档案和财务会计报告，应当保存十年以上。

三、员工工资、福利及个人所得税等会计档案，应当根据相关法律法规的规定保管。

四、税务机关可以按照国家和本行业的规定要求企业保存有关税务会计档案。

以上规定是按照《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规制定的。

会计档案的保管期限规定具有重要的法律效力，企业必须按照规定的时间保管，否则将承担相应的法律责任。

会计档案的保管期限是基于对企业经营的实际情况而制定的，目的是便于日后审计和监管。

如果企业违反了规定的保管期限，可能会给企业带来财务损失或法律风险。

在执行会计档案保管期限规定时，企业应当注意以下几个方面：一、进行分类存放。

最好将会计档案存放在专门的柜子和屋子中，进行分类存放，方便后续的查阅和整理。

二、加强保管措施。

在存放会计档案时，应采取防火、防水、防盗等多种措施，并严格限制人员进出。

三、留存完整的资料。

会计档案的保管需要留存完整的资料，不能缺失或遗漏任何一个环节，以保障日后的查阅和审计。

四、定期更新档案。

企业应当不断更新会计档案，并及时更新记录。

五、及时销毁无用文件。

对于一些过期的或无用的会计档案，企业应当对其进行及时的销毁。

总之，会计档案的定期保管期限是企业财务管理的基础，是企业规范经营、合规运作的重要保障。

企业应当根据规定认真履行保管的义务，以避免造成不必要的法律风险。

会计档案的定期保管期限是企业合规经营的必要保障，不仅是基本法定责任，也是规范经营的内在要求。

在实践中，企业应该充分认识到会计档案保管的重要性，落实好妥善保管的责任。

首先，企业要做好会计档案标准化管理。

会计档案管理方法引言会计档案是企业财务状况的重要反映，对于企业的经营和决策具有重要的参考价值。

因此，合理、规范地管理会计档案对于企业的发展至关重要。

本文将介绍一些常用的会计档案管理方法，希望能够对读者有所帮助。

1. 建立档案管理制度建立健全的档案管理制度是会计档案管理的基础。

制度要明确档案的分类、归档和查询等流程，规定责任人和权限，确保档案管理的规范性和一致性。

制度的具体内容可以包括以下几个方面：1.档案分类管理：根据会计凭证、凭证附件、账簿等不同的分类建立相应的档案分类，例如会计凭证档案、费用凭证档案、银行对账单档案等。

2.档案归档管理：规定档案归档的时间、流程和要求，包括档案编号、档案封存、档案盘点等。

3.档案查询管理：确立档案查询的权限和方式，防止档案被错误操作或丢失。

4.档案保管管理：规定档案的保管期限和保管方式，例如电子档案的备份存储和纸质档案的防火防潮措施等。

2. 电子档案管理随着信息化的发展，电子档案管理在会计档案管理中起到了越来越重要的作用。

利用电子档案管理系统可以提高档案管理的效率和准确性，并且可以节省存储空间和减少档案管理的工作量。

具体的电子档案管理方法包括以下几点：1.选用合适的电子档案管理系统：根据企业的实际需求选择适合的电子档案管理系统，确保系统的稳定性和安全性。

2.规范电子档案的命名和存储：统一制定电子档案的命名规则，便于查询和管理。

同时，建立合理的存储结构和备份机制，避免数据丢失或损坏。

3.控制电子档案的访问权限：设置不同的用户权限，控制档案的访问和修改权限，确保档案的安全性。

4.定期备份电子档案：定期对电子档案进行备份，以防止数据丢失。

3. 纸质档案管理尽管电子档案管理的作用越来越重要，但是纸质档案管理仍然不可或缺。

特别是对于一些重要的原始凭证和合同文件，纸质档案的保存是必要的。

下面是一些纸质档案管理的方法：1.档案的整理和装订：对于纸质档案，要先进行整理和分类，然后按照一定的顺序装订，便于查询和存储。

药品记录与凭证管理制度一、目的为确保药品经营过程中各项活动有记录、有凭证，保障药品质量可追溯，特制定本制度。

二、记录管理1.记录是保证药品质量可追溯的重要手段，各部门应认真、及时、准确填写相关记录，不得伪造、篡改。

2.记录的填写应规范、完整，字迹清晰，易于辨认。

记录的修改应按规定进行，不得随意涂改。

3.各部门负责人应定期对记录进行检查，发现问题及时处理，并向质量管理部门报告。

三、凭证管理1.凭证是证明药品经营各环节真实性的重要依据，各部门应妥善保管相关凭证。

2.凭证的填写应规范、完整，包括涉及药品名称、规格、批号、数量、价格等内容。

3.凭证的传递应按规定进行，确保传递过程中信息的完整性和准确性。

四、审批与审核1.各部门填写或修改记录时，须经过审批程序，确保记录的真实性和合法性。

2.审核人员应对记录的内容进行认真审查，确保记录符合相关规定。

3.审核人员应按规定签署意见，对记录的真实性、准确性和完整性负责。

五、档案建立与维护1.各部门应建立档案管理制度，明确档案的分类、归档范围和保管期限。

2.档案的建立应与药品经营各环节相衔接，确保信息的及时收集和整理。

3.档案的维护应定期进行，保持档案的完整性和连续性。

六、报告与公示1.各部门应及时向质量管理部门报告药品经营过程中的异常情况，确保问题得到及时处理。

2.对涉及公众利益的药品质量信息，应及时进行公示，保障公众的知情权。

七、药品质量追溯1.应建立完善的药品质量追溯体系，实现药品生产、流通和使用全过程的质量控制和可追溯。

2.追溯信息应包括药品生产、检验、储存、运输、销售等环节的关键数据，确保问题能够迅速定位和解决。

3.鼓励采用信息化手段实现药品追溯信息的实时采集和更新，提高追溯体系的效率和准确性。

八、培训与考核1.应定期组织员工进行药品记录与凭证管理相关培训，提高员工的法规意识和操作技能。

2.对培训效果进行考核，确保员工能够熟练掌握相关知识和技能。

3.对于新入职员工，应进行岗前培训和考核，合格后方可上岗。

兽药企业记录、档案和凭证的管理制度一、目的：严格管理公司内记录、档案和凭证各环节，加强质量管理意识。

二、适用范围：适用于公司内记录、档案和凭证的管理。

三、责任人：质量管理员、营业员四、内容：1、本规定所述记录、档案和凭证包括企业质量管理、经营管理、人员档案、记录等所有企业资料。

2、各类记录、档案和凭证的保存时限按有关规定执行。

3、各类记录、档案和凭证应分类存放，登记造册，便于查阅。

4、本公司记记录、档案和凭证、资料属公司机密，未经批准不得给非公司人员查阅。

国家法律法规另有规定的除外。

5、因业务需要非公司人员确需查阅公司记录、资料的，应填写记录、资料查阅申请单，经总经理或授权负责人签字在规定地点查阅。

6、为保证记录、档案和凭证安全，不得将记录、档案和凭证带离档案室。

有特殊情况应填写借条，注明所借记录、档案和凭证名称，借出原因，归还时限，经总经理或授权负责人签字同意后方可借出。

7、文件的编码：（1）为规范内部文件管理。

有效分类、便于检索，对各类文件实行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，一文一号。

（2）文件编码由4个英文字母的公司代码、2个英文字母的文件类别代码、2个阿拉伯数字的序号加4位阿拉伯数字的年号编码组合而成，详见如下示例：××××－××－××－××××分别为公司代码、文件类别代码、文件序号和年号。

公司代码一般用公司的拼音缩写简称。

（3）文件类别：质量管理的文件代码，用英文字母“ZG”表示。

质量职责的文件代码，用英文字母“ZZ”表示。

（4）文件序号：质量管理体系文件按文件类别分别用2位阿拉伯数字，从01开始顺序编号。

文件编码应标注于“文件头”的相应位置。

质量体系的文件编码已经启用，不得随意更改。

如需要更改或废止，应按有关文件管理修订的规定进行。

记录档案、票据及凭证管理规范模板版本：编号：编制：审核：批准：执行日期：年月日一、目的1.1确定记录档案、票据及凭证的建立和保持，加强公司对相关记录档案、票据及凭证的收集、管理与控制，确保产品质量信息的真实、完整、可追溯性；保证相关环节质量控制。

二、依据2.1《医疗器械监督管理条例》（国务院令第680号）、《医疗器械经营监督管理办法》（国家药监总局第8号）以及《医疗器械经营质量管理规范》（国家药监总局令第58号）。

三、职责3.1质量管理部负责相关记录档案、票据及凭证的收集、管理与控制。

3.2各部门负责相关记录档案、票据及凭证的建立，保证其真实、完整、完善、可追溯。

四、记录4.1记录档案的产生4.1.1各部门根据国家相关法规规定与公司管理制度规定生成字迹清晰；内容真实、完整的记录文件。

4.2记录档案的保存期限4.2.1公司所有记录档案应当严格按照国家法规与本制度要求保存期限完整保存，确保相关环节质量信息长久可追溯。

4.3记录档案的更改4.3.1记录作为客观证据绝不允许更改。

4.3.2如有放行后的记录内容存在不实或错误，可用“划改”的方法进行标注，即双划线标注，在其就近处写上正确的内容，并由更改人签名并标明更改日期。

五、票据及凭证5.1 本制度中的票据及凭证主要指出入库票据、购销票据与所有涉及产品质量问题凭证。

5.2 我司医疗器械购销与出入库作业应当依照合法票据操作，并建立出入库记录、购销记录，做到票、帐、货三者相符。

5.3 各类票据及凭证由相关部门人员按照有关法规要求制作、填写。

5.4 严格票据及凭证的控制、保管、使用管理，杜绝违规、违法使用票据的行为。

5.5 票据及凭证保存期限为产品有效期后2年；无效期的不少于5年；植入类一些应当永久保存。

5.6 质量管理部与各部门负责人负责对相关记录档案、票据及凭证的日常检查，对不规范行为应提出改进意见，予以纠正。

5.7 在经营运行过程中如发现记录档案、票据及凭证内容和格式存在问题,应及时提出改进意见,并进行修订完善。

凭证档案保管管理制度及流程一、总则1.1为规范凭证档案的保管和管理，确保凭证的真实性、完整性和可追溯性，制定本凭证档案保管管理制度及流程。

1.2本制度适用于公司内所有与凭证相关的部门和岗位，包括但不限于财务部门、审计部门等。

1.3所有员工必须严格遵守本制度，并对凭证档案的保管和管理负责。

二、组织架构2.1公司将成立专门的凭证档案管理部门，负责制定凭证档案管理制度、组织凭证档案的保管和整理、监督检查等工作。

2.2凭证档案管理部门由专业的档案管理人员组成，具备相关的档案管理知识和技能。

2.3各部门的主管负责本部门内的凭证档案管理工作，并配合凭证档案管理部门的工作。

三、凭证档案的分类和整理3.1凭证档案应按照一定的分类方式进行整理，以便于查找和使用。

常见的分类方式包括按时间、按科目、按业务等。

3.2凭证档案应根据分类进行编号和标识，以便于准确地归档和检索。

3.3凭证档案的整理工作必须由专人负责，并定期进行检查和维护。

四、凭证档案的保管4.1凭证档案必须妥善保管，确保安全、防火、防潮、防虫等。

4.2凭证档案应存放在专门的档案室或保险柜内，禁止将凭证私自带出办公区域。

4.3档案室或保险柜的使用必须严格控制，限制只有授权人员才能进入，并记录相关的出入情况。

4.4凭证档案必须备份至电子存储介质，以备不时之需。

五、凭证档案的借阅与归还5.1凭证档案的借阅必须经过书面申请，并由上级主管审批同意后方可进行。

5.2借阅人必须填写借阅登记表，并在借阅期限到期前归还凭证。

5.3借阅人对借阅的凭证档案负有保管责任，禁止私自拆卸、涂改或随意更换凭证。

六、凭证档案的销毁6.1凭证档案应按照一定的保管期限进行保存，过期后可以进行销毁处理。

6.2销毁前必须进行严格的审批程序，并做好相应的销毁记录和报告。

6.3凭证档案的销毁必须采用安全可靠的方式，如碎纸机、焚烧等，确保不会泄露公司的商业机密和个人隐私信息。

七、监督检查与整改7.1凭证档案管理部门将定期进行凭证档案的保管和管理的检查，并向公司高层汇报检查结果。

兽药经营记录、档案和凭证管理制度一、兽药经营记录管理制度1.1 兽药经营记录应当真实、准确、完整、清晰，包括以下内容：（1）兽药品种及规格、生产批号、生产日期、有效期等信息；（2）进货日期、进货数量、供货单位名称、联系方式等信息；（3）销售日期、销售数量、销售对象名称、联系方式等信息；（4）兽药库存量、库存日期、存储位置等信息；（5）兽药车间加工使用记录及兽药材料消耗记录；（6）报废、退货、损耗等情况的记录。

1.2 兽药经营记录应当按照品种、规格、批号等进行分类、编号，并保留至少两年。

1.3 兽药经营记录应当采用电子化方式进行管理，确保安全可靠，备份储存至少两年。

二、兽药经营档案管理制度2.1 兽药经营档案应当真实、准确、完整、清晰，包括以下内容：（1）兽药品种及规格、生产批号、生产日期、有效期等信息的购进、销售、库存、使用等记录；（2）供货单位、销售对象名称、协议、合同、发票等文件；（3）兽药检测报告、质量合格证明文件等相关资料；（4）兽药车间卫生、环境、设备等相关检测记录；（5）公司兽药经营许可证、GSP、GMP等文件；（6）其他与兽药经营有关的文件资料。

2.2 兽药经营档案应当按照品种、规格、批号等进行分类、编号，并保留至少五年。

2.3 兽药经营档案应当采用电子化方式进行管理，确保安全可靠，备份储存至少五年。

三、兽药经营凭证管理制度3.1 兽药经营凭证应当真实、准确、完整、清晰，包括：（1）进货凭证，如进货单、采购合同、发票等证明文件；（2）销售凭证，如销售单、销售合同、发票等证明文件；（3）库存记录凭证，如库存清单、进货单、销售单等证明文件。

3.2 兽药经营凭证应当按照品种、规格、批号等进行分类、编号，并保留至少五年。

3.3 兽药经营凭证应当采用电子化方式进行管理，确保安全可靠，备份储存至少五年。

一、目的：为保证质量管理工作的规范性、可追溯性及完整性，特制定本制度。

二、依据：《药品管理法》、《药品流通管理办法》、《药品经营质量管理规范》等法律法规。

三、范围：适用于本公司所经营的药品及相关服务，在药品的采购、收货与验收、储存、养护、出库复核、销售、运输交付、售后服务及质量管理等过程中所形成的有关记录和凭证的管理。

四、责任：质管部负责药品质量记录及凭证管理的指导及记录规范性检查；各部门按照岗位职责权限负责本部门质量记录及凭证的录入、填写、归档和管理；计算机管理员负责电子记录的存档与备份。

五、内容1、记录的类别1.1 电子记录：各部门在实施质量管理体系要求过程中形成的各种系统数据、图片及各类电子记录等证据，如验收记录、复核记录等；1.2 书面记录：在各种质量活动中书面填写的表格、文件为书面记录，如指导记录、评审记录等；1.3 质量凭证：在各种质量活动中留存纸质证据为质量凭证，如随货同行单、增值税发票等。

2、记录及凭证的形成2.1 电子记录由基础数据和各流程环节产生的实际工作数据共同构成。

2.1.1 基础数据由相关部门建立，质管部维护；2.1.2各流程环节工作人员通过授权及密码登陆后方可进行工作数据的录入和复核。

2.2 书面记录：是质量体系文件的一部分，经过批准后由各环节工作人员根据客观事实填写。

2.3凭证：在药品经营过程中收集。

3、公司各岗位工作人员，应认真地按文件要求进行规范操作、如实记录、填写、收集。

3.1 记录要求按相应项目和有关规定认真录入或填写，内容完整、真实，数据准确。

书面记录要求字迹清楚、格式及用语规范、填写及时，记录人应签署全名。

电子记录的填写人由系统自动记录登陆人姓名和记录生成时间，保证电子记录录入的真实和准确；3.2 电子记录出现错误需要改动时，必须由质管部审核批准方可由具有修改权限的人员修改，并在信息系统中自动留存修改人信息和时间，以及修改原因，确保相关电子信息有迹可循；书面记录和凭证不允许随意涂改，如因笔误要修改原记录，应在原记录上划线确保其内容可辨，在其上方写上更改后的内容，并签署更改人全名。

会计档案管理会计档案管理在企业的日常运作中扮演着重要的角色。

它涵盖了会计记录、凭证、报表以及相关文件的管理和保管，对于企业的财务管理、审计和决策起着至关重要的作用。

本文将从会计档案管理的意义、流程和注意事项三个方面进行论述。

一、会计档案管理的意义会计档案管理是指对会计信息进行准确、完整、安全、可追溯的管理和保管。

其主要意义如下：1. 合规要求：会计档案管理是企业履行财务报告义务、合规运营的基础。

合规要求包括准确记录和报告财务信息、精确计算纳税义务等。

通过良好的会计档案管理，企业能够满足法律法规的要求，避免因不合规而受到处罚和风险。

2. 决策参考：会计档案是企业管理层进行决策的重要参考依据。

通过档案中的会计信息，管理层可以了解企业的财务状况、经营业绩以及风险状况，从而制定合理的经营战略和决策方案。

3. 审计依据：会计档案是内部审计和外部审计的重要依据之一。

无论是企业内部的风险控制还是通过第三方机构对企业的审计，都需要充分查阅和分析会计档案，以验证企业的财务信息的真实性和有效性。

二、会计档案管理的流程良好的会计档案管理需要有规范的流程，确保信息的准确性、完整性和安全性。

以下是基本的会计档案管理流程：1. 入账与记录：会计员根据企业的交易、收支情况进行会计入账，并将凭证信息记录在会计账簿中。

这一过程需要确保凭证信息的准确性和完整性，同时保留好原始凭证。

2. 档案归档：完成会计记录后，需要将相关的凭证、报表及其它财务文件进行分类、整理和归档。

档案归档可按照时间、科目或其他适当的分类方式进行，以便查找和检索。

3. 档案保管：归档后的会计档案需要集中存放在专门的档案室或保险柜中，并保持良好的保管状态。

档案室应有专门的管理人员对档案进行定期检查和保养，确保档案的安全和完整。

4. 档案查阅：当需要查询特定的会计档案时，管理层、内部审计人员或外部审计机构可以按照规定的程序，向会计部门提出申请并进行查询。

会计部门应协助完成相关的查阅工作，并确保查阅记录的完整性。