1、文件、记录和档案管理制度

文件记录和档案管理制度一、前言文件记录和档案管理制度是一种规范和保护文件和档案的重要措施，是各类单位和组织必须遵守的规定。

归档是防止文件和数据丢失、损坏、泄漏和被篡改的有效方式，同时能提高文件的利用价值。

本文将介绍文件记录和档案管理制度的内容和实施方法。

二、文件管理的内容2.1 文件记录的定义文件记录是指机构或单位在工作过程中所形成的各种文字、表格、图表、图片等记录信息的载体。

2.2 文件记录的分类文件记录可分为以下几种类型：1.通知、公告、通报、简报2.决策、决定、命令、指示、规定、制度3.业务活动计划、总结、报告、方案、意见、建议、评估4.调研报告、统计报表、手册、说明书、标准规范5.其他必要的文件和资料2.3 文件记录的管理文件记录的管理应符合以下原则：1.完整性和真实性：文件记录应当真实、全面、正确、清晰，符合事实及法律法规的规定；2.保密性和安全性：文件记录应当严格保密，防止泄露和丢失，安全存储；3.保管期限合理性：文件记录的保存期限应根据法律法规的规定和实际需要定期进行审查调整，设置保管期限，过期文件应当依法予以销毁或归档处理；4.检索和利用方便性：文件记录应当便于检索和查阅，方便利用。

2.4文件记录的保管文件记录的保管主要包括以下方面：1.文件的外观要整洁、清晰，标注重要信息；2.文件的编号标注要清晰、统一，在编号管理制度规定的范围内进行；3.对于长期保管的文件记录，要注意减少恶劣环境对文件产生的影响；4.对于涉密或重要文件记录的保管，要进行分类、加密、备份、定期检查、报废等操作。

三、档案管理的内容3.1 档案的定义档案是指各种载体上的文件记录，包括纸质档案、电子数据档案、微缩胶片档案、图像档案等。

3.2 档案的保管期限根据《档案管理条例》的规定，档案保存期限一般分为永久保存、长期保存和短期保存。

1.永久保存档案：如重要历史、文化、科技遗产以及领导、机构、人员重要事迹的档案等；2.长期保存档案：如对研究、审计、监督、审批、社会评价等有重要作用的档案；3.短期保存档案：如日常业务、统计、计划、档案决策等及时性强并不必须长期保存的档案。

第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。

2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。

3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。

4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。

5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。

第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。

第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。

第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。

第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。

一、制度概述为加强档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本档案管理制度。

二、制度内容1. 档案收集与整理（1）对单位内部形成的文件、资料、照片等，按照国家档案分类标准进行分类整理。

（2）对外来文件、资料，经审查后及时归档。

（3）定期对档案进行清点、核对，确保档案完整无缺。

2. 档案保管（1）设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备。

（2）实行专人负责制度，确保档案的保密性和安全性。

（3）定期对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等防护措施。

（4）建立健全档案借阅制度，严格控制档案借阅权限。

3. 档案鉴定与销毁（1）定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。

（2）销毁失去价值的档案，需经鉴定小组提出意见，报单位负责人批准。

（3）销毁档案时，由两人监销，确保档案的销毁安全。

4. 档案利用（1）为用户提供便捷的档案查询服务。

（2）根据工作需要，提供档案复制、翻译等服务。

（3）加强档案信息资源的开发利用，为各项工作提供有力支持。

三、执行记录1. 2022年1月，组织开展档案整理工作，完成档案分类、编号、装订等工作。

2. 2022年2月，设立档案室，配备档案柜、温湿度计、灭火器等设备。

3. 2022年3月，明确档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、借阅等工作。

4. 2022年4月，对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等防护措施。

5. 2022年5月，建立健全档案借阅制度，严格控制档案借阅权限。

6. 2022年6月，对档案进行鉴定，确定存毁，销毁失去价值的档案。

7. 2022年7月，为用户提供便捷的档案查询服务，提供档案复制、翻译等服务。

8. 2022年8月，加强档案信息资源的开发利用，为各项工作提供有力支持。

四、总结本档案管理制度自实施以来，单位档案管理工作取得了显著成效。

档案的完整、准确、安全和有效利用得到了有力保障。

今后，我们将继续完善档案管理制度，提高档案管理水平，为单位的发展提供有力支持。

文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。

二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。

三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。

（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。

（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。

（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。

（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。

2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。

（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。

（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。

（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。

四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。

（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。

（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。

（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。

2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。

审核应包括内容、格式、语法等各方面。

文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。

它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。

本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。

1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。

文件和档案管理制度第一章总则第一条为加强公司文件和档案的管理，根据《企业文件和档案管理规定》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各分支机构的文件和档案管理工作。

第三条公司文件和档案管理工作遵循统一领导、分级负责、分类管理、高效利用的原则。

第四条公司设立文件和档案管理领导小组，负责对公司文件和档案管理的组织领导。

文件和档案管理领导小组由公司总经理、各部门负责人及分支机构负责人组成。

第五条公司设立文件和档案管理部门，负责公司文件和档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第二章文件和档案的收集与整理第六条公司各部门、各分支机构应按照文件和档案管理要求，明确文件和档案的收集范围、归档时间、归档要求等。

第七条文件和档案收集应遵循真实性、完整性、准确性、及时性的原则。

第八条文件和档案整理应按照国家档案局制定的《企业档案分类与代码》及相关标准进行。

第九条各部门、各分支机构应定期对文件和档案进行审查、筛选、整理，确保文件和档案的质量。

第三章文件和档案的归档与保管第十条文件和档案归档应按照归档范围、归档时间、归档要求等进行。

第十一条归档的文件和档案应进行登记，填写《文件和档案归档登记表》。

第十二条公司应设立专门的文件和档案保管场所，确保文件和档案的安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘等。

第十三条文件和档案的保管应实行分级负责制，明确保管责任人。

第十四条文件和档案保管期间，如有借阅、复制、销毁等需求，应按照相关规定办理手续。

第四章文件和档案的利用与销毁第十五条文件和档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则。

第十六条文件和档案利用应进行登记，填写《文件和档案利用登记表》。

第十七条文件和档案的复制、借阅、查阅等应按照相关规定办理手续。

第十八条文件和档案的销毁应遵循保密、安全、环保的原则。

第十九条文件和档案销毁前应进行审查，确保销毁的文件和档案不再具有保存价值。

文件记录和档案管理制度1. 简介文件记录和档案管理是组织或个人在日常工作中不可或缺的重要工作内容。

好的文件记录和档案管理制度可以确保组织或个人能够及时、准确地保存、查阅、整理和利用文件和档案，以提高工作效率和管理水平，确保工作顺利进行。

本文档将介绍文件记录和档案管理制度的相关规定和原则，以帮助组织或个人建立完善的文件记录和档案管理制度。

2. 文件记录制度2.1 文件的定义在本文档中，文件指任何形式的书面记录，包括但不限于：纸质文件、电子文件、音像资料、电子邮件、短信、微信等。

2.2 文件的保存期限组织或个人应根据文件的种类和需要，制定不同的保存期限。

一般来说，重要的文件应长期保存，不重要的文件可以适时销毁。

2.3 文件的分类、编号和归档组织或个人应根据文件的种类和需要，制定不同的分类、编号和归档方法，以便于查阅和管理。

在文件编号和归档过程中，必须保证文件编号的唯一性和文件归档的完整性。

2.4 文件的查阅和借阅组织或个人应根据需要，制定文件查阅和借阅的规定。

在文件查阅和借阅过程中，必须保护文件的安全和保密。

3. 档案管理制度3.1 档案的定义和分类在本文档中，档案指具有历史、科学、艺术或行政价值，长期保存的文件和资料。

档案根据其性质和用途，可分为行政档案、科研档案、艺术档案、历史档案等。

3.2 档案管理的原则和流程档案管理的原则是：真实、准确、完整、可靠、安全、保密。

档案管理的流程包括：档案的收集、整理、鉴定、编目、存储、利用和销毁。

在这个过程中，必须按照国家和地方的档案管理法规和规定进行。

3.3 档案的存储条件和保管措施档案的存储条件和保管措施应根据档案的种类和需要制定。

在档案存储和保管过程中，必须保证档案的安全、保密和完整。

3.4 档案利用的规定和要求档案的利用应按照国家和地方的档案管理法规和规定进行。

档案的利用应具有严谨性、规范性和界限性。

在档案利用过程中，必须保证档案的安全、保密和完整。

4. 合规性要求所有组织或个人在文件记录和档案管理过程中，必须遵守国家和地方的法律法规和行业规范，制定和遵守相应的规章制度和操作规程，确保文件和档案的合规性、真实性和准确性。

文件档案管理制度1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。

规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。

适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3职责3.1各过程管理部门职责：3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。

3.2生产部职责：3.2.1负责管理手册的编制。

3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

4程序内容4.1确定文件种类4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

4.1.3综合管理体系文件a.方针、目标和指标；b.实现方针、目标和指标的策划；c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于：a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）；b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）h.设施的设计、运行技术资料；i.供应商和承包商档案；j.作业许可证等；k.其他资料。

文件、记录和档案管理制度1 目的为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。

2 适用范围本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。

3 术语和定义3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。

3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。

4 职责4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准；负责安全标准化文件的评审和组织修订。

4.2安环部负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、分类、保存、归档、借阅和销毁；负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。

5 工作程序5.1文件资料控制（1）外部文件：与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等；（2）内部文件：安全标准化文件及相关记录，包括：本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、消防档案等（3）与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等（4）文件的编号本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：管理制度：编号为LSDQ–顺序号-版本号（A、B……）表单：编号为LS-BD-顺序号（三位）（5）文件和资料的管理1）文件的发放按文件规定的发放范围由安环部负责，并作好《文件发放记录》。

2）安环部负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。

3）文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安环部报告。

4）本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安环部负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。

如发生丢失或损坏，安环部及时进行处理。

5）各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安环部登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。

6）借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期归还。

文件、记录和档案管理制度一、目的：公司的文件档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的管理手段，为了规范公司的文件档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案资料，依据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际情况，特制定本制度。

适用范围二、适用范围：本制度适用于企业文件档案管理的全过程。

三、管理职责：3.1 行政管理部是公司文件档案（会计档案除外）的归口管理部门，负责文件档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文件档案的业务领导和工作实务指导。

3.2 企业各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。

同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

3.3 文件档案室是公司对文件档案的专管机构，在行政管理部的领导下，行使文件档案的管理职责。

3.4 档案管理人员必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

四、文件档案归档资料的范围和形式：4.1 归档范围：法规性文件、计划性文件资料、批示性文件材料、公司的重大会议决议、企业级总结性文件、凭证性材料、重要汇报性材料、劳资人事档案资料、调研性资料、产品技术资料档案、产品设计开发资料、市场信息、产品质量档案、用户档案、各种指标类定额类文件、证件性文书资料、馈赠性资料、企业会计档案（会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等）。

4.2 归档资料形式：纸质文档、光盘、U盘、声像制品资料、图片、匾牌、奖章、证照及实物等。

五、文件资料的立卷归档5.1 档案的收集5.1.1凡属本制度第四条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由行政管理部门编造清册，每两年归档一次。

5.1.2银行票据由行政管理部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只行政管理部立卷留存。

5.1.3业务计划、往来函等业务传真、资料由行政管理部立卷留存。

5.1.4各类外来文件、资料由行政管理部负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由行政管理部回收立卷留存。

文件和档案管理制度文件和档案管理制度为了保证组织机构内部的各项工作有序、高效的进行，为了实现信息的及时、准确的响应和服务，制订文档管理制度对于提高工作效率、保护组织机构的各类资料具有重要的作用。

一、总则1、本制度所称文件和档案是指作为组织机构日常工作内容和管理活动记录的各类文件和资料，包括：（1）办公自动化系统生成的电子文件及邮件；（2）纸质文件、卷宗、册页、图表、图片、录音资料、电影电视资料等；（3）各类会议、协商、商谈、签约、交流、答记、备忘、纪念、誓约等活动的纪录材料；（4）文件产生的原文、复文、电传、传真、报告、述报、期报、通报等。

名称、类型、格式、介质、鉴定以及管理规定详见本制度之后各章节。

2、文件和档案管理工作应严格遵守国家、省、市有关法规、规章和制度，依照本制度的规定进行，保证文件和档案的完整性、真实性、保密性、安全性。

二、文件管理1、文件的生产、流转和利用应符合以下原则：（1）依照现代办公自动化系统的工作流程管理原理，对文件分级、领导批示，实行分级处理、分级保密、分级管理、分级查阅，不得随意泄露、变更和篡改。

（2）应按照文件的保密程度、备份日期、传输途径等多方面设计备份措施，能够有效避免突发问题对文件的损坏和丢失。

（3）对于存在较长时间的文件并且不再使用的文件要及时作废、销毁或归档，避免在没有必要情况下占据工作空间并带来可能的错误消息。

（4）对特定性质的文件（如国家秘密文件、公共财产文件等）应该具有相应的密级、保密级别和保护措施，有公文处理系统进行处理。

2、文档管理应重视质量和概览性，对文件进行制作和合理利用，应符合以下原则：（1）文件设计规范合理，信息传递完整、准确、清晰，与组织机构的工作密切契合。

（2）在撰写之前要考虑好目的、对象、形式等问题，并进行审查。

（3）对于电子文件，应该尽量减少文件大小并保证文件的可读性。

三、档案管理1、档案分为公开档案、限制档案和机密档案。

（1）公开档案：指机构中产生的文件及资料，无需保密措施。

文件存档管理制度一、目的为了加强档案管理，规范档案的收集、归档程序和方法，确保档案的完整性、准确性和系统性，以及为今后开展工作提供依据特制定本制度。

二、文件管理及其职责1、本部门负责人负责部门文件资料的收集、整理，归档。

其中电子资料存放于专用硬盘中，纸质文件资料存放于档案柜中。

2、文件负责人员要严格执行文件管理规定，认真细致地做好文件保管以及利用工作，充分发挥文件资料的作用。

三、工作程序1、档案资料的归档范围及收集整理（1）公司组织的培训、会议等活动的重要资料，包括会议的通知、议程安排、决议、总结、会议简报、会议记录、培训讲义、会场照片，音像资料等，由指定收集人员在活动结束后的1-3个工作日内将资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档；（2）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料，包括议程安排、会议记录、培训讲义、会场照片，音像资料、调查报告等，由参加活动团队指定专人负责收集，并在活动结束后的1-3个工作日内将资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档；（3）申报奖项所提供的文件资料，在申报结束后的3-5个工作日内，由申报人将申报奖项所需资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档；（4）科技成果重要资料，包括科技论文、科技专著等文章资料，发明专利、实用新型专利、外观设计等专利资料，在论文发表或专利通过后3-5个工作日内，由获得成果人将成果资料发送给资料保管员，由资料保管员统一整理存档。

其他具有利用和保存价值的文件资料，由资料保管员收集整理归档。

2、档案保管档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

（1）电子资料应当及时存放于专用电脑硬盘进行编号保存；（2）纸质文件资料要登记详细信息，科学排列，按顺序存放于案卷盒内，按类别整齐排放在文件／档案柜中。

3、档案资料的归档要求（1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，齐全。

一、总则为了规范工作流程，确保工作记录的完整性和准确性，提高工作效率，维护公司档案的保密性和安全性，特制定本制度。

二、工作记录1. 工作记录的范围工作记录应涵盖公司内部各部门、各岗位的工作内容，包括但不限于会议记录、项目进度、业务往来、员工考勤、培训记录等。

2. 工作记录的内容（1）时间：记录工作发生的具体时间，包括年、月、日、时、分。

（2）地点：记录工作发生的具体地点。

（3）参与人员：记录参与工作的人员姓名及职务。

（4）工作内容：详细记录工作内容，包括工作目标、任务、过程、结果等。

（5）存在问题及解决方案：记录工作中遇到的问题及采取的解决方案。

（6）工作评价：对工作完成情况进行评价。

3. 工作记录的格式工作记录应采用统一格式，包括标题、时间、地点、参与人员、工作内容、存在问题及解决方案、工作评价等。

4. 工作记录的保存（1）工作记录应由记录人妥善保存，不得随意丢弃或泄露。

（2）工作记录应按照部门、岗位、项目等进行分类整理，便于查阅。

（3）工作记录的保存期限根据公司规定和实际情况确定。

三、档案管理1. 档案管理的范围档案管理包括公司内部各类文件、资料、图片、录音、录像等。

2. 档案管理的原则（1）真实性：档案内容应真实、准确、完整。

（2）完整性：档案应保持完整，不得随意增删、修改。

（3）保密性：档案应严格保密，不得随意泄露。

（4）安全性：档案应采取有效措施，确保档案的物理和信息安全。

3. 档案管理的流程（1）收集：各部门、各岗位按照规定收集相关档案。

（2）整理：对收集到的档案进行分类、整理、归档。

（3）归档：将整理好的档案按照规定存放，并做好标识。

（4）查阅：档案查阅需遵循相关规定，经批准后方可查阅。

（5）销毁：档案销毁需按照规定程序进行，确保信息安全。

4. 档案管理的职责（1）档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、查阅、销毁等工作。

（2）部门负责人：负责本部门档案的管理工作，确保档案的完整性和准确性。

文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。

第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。

第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。

文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。

第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。

第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。

各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。

第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。

第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。

第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。

第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。

第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。

文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。

第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。

第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。

第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。

文件记录和档案管理制度文件、记录和档案管理制度是指为了确保组织或机构可以高效地创建、组织、保护和管理文件、记录和档案而制定的一套规范和程序。

这个管理制度的目的是确保文件、记录和档案的完整性、可用性、可追溯性和安全性，以及遵守适用的法律和法规。

1.文件的创建和组织：该制度应明确文件的种类和格式，标准化文件的命名和编号规则，确保文件可以方便地归档和检索。

此外，还应规定文件的创建、修改和审核的程序和责任。

2.文件的保护与存储：该制度应确保文件在创建后可以得到适当的保护和存储。

包括确保文件存储的环境符合相关标准，如温湿度控制和防火、防水措施。

还应规定文件备份和灾难恢复计划，以确保文件的完整性和可用性。

3.文件的检索和使用：该制度应明确文件的查询和检索程序，确保员工可以方便地找到所需的文件和信息。

此外，还应规定文件的访问权限控制，确保只有授权人员才能访问敏感信息。

还应规定文件使用的限制和保密要求。

4.文件的保管和销毁：该制度应明确文件的保管期限和审查程序，确保文件按照规定的时间和程序及时销毁或归档。

销毁应采取安全的方式，如文件碎纸机或专业文件销毁公司。

还应制定文件销毁的记录和审计程序。

5.文件的传递和共享：该制度应明确文件的传递和共享规则，确保文件在组织内部和外部的传递和共享符合相关规定和要求。

此外，还应规定文件传递和共享过程中的安全措施，如加密和签名。

6.档案的管理和使用：该制度应明确档案的创建、组织和管理规则，确保档案的安全和完整。

还应规定档案的使用策略，如申请使用档案的流程和条件。

档案的管理还应包括档案的分类、编目和编排序等。

7.法律和法规的遵守：该制度应规定文件、记录和档案管理过程中需要遵守的适用法律和法规，并明确违反规定的后果和责任。

总之，文件、记录和档案管理制度是组织或机构必备的一套规范和程序，它的建立和执行可以确保文件、记录和档案的完整性、可用性、可追溯性和安全性，以及遵守适用的法律和法规。

文件和档案资料管理制度一、文件管理1、各种文件在下发之前要经总经理批阅，文件下发时要快速、准时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

2、文件下发后要准时进行整理存档；对于回收的资料也要准时整理存档。

3、有限定发放范围的文件，要留意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格根据文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、全部档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发觉丢失的要准时追查处理，并且准时实行补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必需做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随便扩大阅读范围，否则将进行严厉处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必需经总经理批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并实行必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便准时清理。

8、在部门主管支配、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且准时在文档名目上做出更改，确保现有文档资料与名目清单全都。

9、档案柜中的资料应保持洁净、干净、明白。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有具体的名目，对有价值的文档要准时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不准时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的惩罚。

11、文档资料负责人对全部保存文档要按挨次分类存放，同时做出相对应的文档名目清单，假如有新资料入档，必需在文档名目中准时添加。

12、若文档负责人离职时，须按文档名目清单做好工作交接，根据文档名目清单与现存文档核对，假如消失物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应惩罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟识负责保存的文档，连续做好文档的保存、保密工作，并准时对文档进行更新、备案。

文件、档案资料管理制度文件、档案资料是企业管理中不可或缺的一部分，对于保证企业运营和进展有侧紧要作用。

因此，订立一套科学合理的文件、档案资料管理制度可以保证信息的安全、牢靠、完整和有效，以及防止信息泄露和丢失的情况发生。

本文将围绕文件、档案资料的合理归档、保密、处理和利用等方面，订立一套完整的文件、档案资料管理制度。

一、文件、档案资料的归档1.类别划分：档案资料应依据不同的类型和内容划分文件夹或文件柜。

通常档案资料的分类可以依据主题、内容、所处阶段等因素。

2.档案号的设定：档案号是档案资料存放的唯一标识符，有利于查找、归档和保管。

档案编号应依据不同的分类和细分而设定不同的编码范式。

3.档案目录的编制：键盘编制档案目录，包括档案资料名称、档案编号、归档位置、建档时间等。

若档案资料由于合并、拆分等原因发生变更时，应适时进行调整，以保证档案资料目录的完整和精准。

4.存放地点的选择：不同的类别和内容的档案资料应实行相应的存放方法，对于紧要档案资料可以采纳专门的档案室进行存储，保证档案资料的完整和安全。

二、文件、档案资料的保密1.权限设置：确定档案资料的查阅和处理权限，对于机密性较高的文件和档案资料需进行密级划分，不同的权限设置决议不同人员的查阅和处理范围。

2.密级管理：对于机密性较高的文件和档案资料，应设置严格的密级管理制度，包括文件、档案的密级划分、存放、查阅和销毁等程序。

3.访问记录：对于紧要的文件和档案资料进行查阅前应记录查阅信息，若有行为不当，可以适时追踪查找责任人，也有利于保证信息的安全。

三、文件、档案资料的处理1.查询和查看：有关人员可以通过文件、档案编号或者索引卡等方式查询和查看对应的文件和档案资料。

2.借阅和归还：若有人员需要借阅文件或者档案资料，需要填写借阅申请表并经过审批，归还时应适时归还，确保档案资料完整性和安全性。

3.修补和整理：对于损坏的文件和档案资料，应实行修补和整理的方式，以防止影响资料完整。

第一章总则第一条为加强公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整性、准确性和系统性，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类文件记录及档案资料。

第三条文件记录及档案管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保文件记录及档案资料的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性：文件记录及档案资料应真实、准确反映公司实际情况；3. 及时性：及时收集、整理、归档文件记录及档案资料；4. 安全性：加强文件记录及档案资料的安全保护，防止泄露、丢失或损毁；5. 保密性：严格按照国家保密法律法规和公司保密规定，对涉密文件记录及档案资料进行管理。

第二章职责第四条公司行政部负责制定和组织实施文件记录及档案管理制度，并对各部门的文件记录及档案管理工作进行监督和检查。

第五条各部门负责人负责本部门文件记录及档案管理的组织实施，确保本部门文件记录及档案资料符合制度要求。

第六条各部门档案管理员负责本部门文件记录及档案的具体管理工作，包括：1. 文件收集：及时收集本部门形成的各类文件记录；2. 分类整理：按照规定对文件记录进行分类、整理、立卷；3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档；4. 保管：妥善保管档案资料，防止丢失、损毁；5. 利用：按规定提供档案资料查询、借阅服务。

第三章文件记录及档案管理流程第七条文件记录及档案管理流程如下：1. 文件形成：各部门在日常工作过程中形成的各类文件记录，由部门负责人审核签字后，提交给档案管理员。

2. 分类整理：档案管理员根据文件记录的性质、内容、重要程度等因素，将其分类整理，并立卷归档。

3. 归档：将整理好的文件记录按照规定进行归档，确保档案的完整性和系统性。

4. 保管：档案管理员负责档案资料的保管工作，定期检查档案资料的安全状况，确保档案资料不受损坏。

5. 查询与借阅：档案管理员应按规定提供档案资料查询、借阅服务，确保档案资料的安全和保密。

6. 档案销毁：对于不再具有保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁。

文件和档案的管理制度一、制度概述为保证文件和档案的安全、完整、牢靠，充分发挥文件和档案的作用，订立本管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司内全部部门和人员，包括：党政机关、企事业单位、社会团体、个人等。

三、基本原则1.严格遵守国家法律、法规和有关规定，规范文件和档案管理行为。

2.落实责任，明确职责，加强监督，保证文件和档案的安全、完整、牢靠。

3.实行分类管理，依据实际需要建立不同级别文件和档案库。

4.保障文件和档案的安全，订立防火、防水、防盗、防潮等措施，确保不受损失和污损。

5.科学规范文件和档案的编写、整理、保管、利用和销毁，提高工作效率、削减工作量。

四、文件的管理1. 文件的编号每份文件必需编号，并在文件内表明编制时间、编制人、文件主题、文件编号。

文件号应依照肯定的编码方式进行编制，以确保编号的精准性和唯一性。

2. 文件的归档将文件归档之前，必需先进行文件的登记。

文件归入相应的文件目录和文件库中，归档之后，要适时更新目录和目录索引，便利管理和查询。

3. 文件的保管文件必需存放在专门的文件库中，文件库必需设有专人管理，同时保证安全防范措施，确保文件的完整性。

关键文件还要设立访问权限，限定人员使用权限。

对于涉密文件，应依照保密法规及保密制度进行管理。

4. 文件的利用文件的利用要严格依照规定程序进行，发文必需经过审核批准，收文必需进行认真阅读、签批并存档。

文件利用应依照保密管制程序执行。

5. 文件的销毁文件销毁应分级别进行，同时要认真检查，以免因销错文件而对工作造成影响。

销毁的文件必需经过审核、批准，并严格执行销毁程序，销毁后必需做好销毁记录和备份工作。

五、档案的管理1. 档案的编制编制档案前必需征得领导的批准，保证档案的秩序性。

档案的编制要严格依照档案分类表及档案类目表进行，并加盖订立的档案封装标志，确保档案的牢靠性。

2. 档案的归档完成档案编排后，依照档案分类表和类目表，将该项目档案归到相应类别的档案库中归档，做好档案列表和档案库目录。

文件与记录管理制度第一章总则第一条为了规范文件与记录的管理，确保信息的安全、完整和准确，保证工作的顺利进行，制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于本单位所有文件与记录的管理工作。

第三条文件与记录是本单位工作中产生的各种书面资料和电子信息，包括但不限于文件、会议记录、报告、资料、电子邮件等。

第四条文件与记录管理应符合法律法规的规定，遵循信息化建设的要求，做到安全、合规、便捷。

第五条文件与记录管理工作应当遵循科学、系统和规范的原则，建立健全的管理制度和工作流程。

第二章文件与记录的分类与保管第六条文件与记录应当根据内容和用途进行分类，并建立详细的档案目录和档案索引。

第七条文件与记录的保管应当严格按照保密、保存期限、利用和销毁的要求进行，确保信息的完整和安全。

第八条本单位应当建立健全文件与记录的归档、借阅和管理制度，严格控制文件与记录的流转和使用，防止信息外泄。

第九条电子信息应当建立电子文档管理系统，确保电子文件的存储、检索和安全性，做好电子数据的备份和恢复工作。

第十条本单位应当合理利用信息化技术，加强对文件与记录的管理和利用，提高工作效率和服务质量。

第三章文件与记录的编写和管理第十一条文件与记录的编写应当符合规范和标准，准确传达信息，清晰表达意思，避免文字模糊、内容不明确。

第十二条文件与记录的管理应当建立审查和审核制度，确保文件的真实性和合法性，防止虚假信息的传播和误导。

第十三条文件与记录的传阅和签发应当严格按照规定的程序和权限进行，保证文件的安全和完整。

第十四条文件与记录的备案和归档应当及时、全面地完成，做好文件的保存和管理工作。

第十五条在文件与记录的管理中，应当加强对保密信息的保护，严防信息泄露和滥用。

第四章文件与记录的销毁与归档第十六条文件与记录的销毁应当严格按照法律法规和规定程序进行，确保销毁工作的合法性和安全性。

第十七条文件与记录的归档应当按照相关规定进行，保证归档工作的及时性和完整性。

第十八条文件与记录的保存期限到期后应当及时进行销毁或归档，做好档案的整理和管理工作。