办公室邮件处理ppt课件

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实践训练
1、按照正常的程序和规范，完成“项目任务”中贾秘书的邮 件收发工作。 实训说明： ⑴ 本部分实训在授课后集中进行。 ⑵ 实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组2－３人， 互相讨论。 ⑶ 在充分酝酿、讨论的基础上，各组向教师提交这批邮件 收发的处理方案。 ⑷ 教师从中挑选较为典型的若干方案在课堂讨论。被优选 方案的小组在课堂上角色演示贾秘书处理邮件的过程。 ⑸ 师生共同评议，找出邮件处理方案中的规范操作和不足 之处。 ⑹ 教师总结。注：实训材料自行准备。
小技法
折叠要注意整齐美观，根据所使 用信封的大小，信纸可不折叠， 也可采用二折法、三折法或四折法。
多页应按顺序折叠成一叠， 不能单页折叠。
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邮件的寄发
选择寄发方式
不同类型的邮件往往意味着不同的寄发要求，秘书应该
根据信件内容的重要性及时效性选择妥当的传递方式。
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邮政业务知识
一、信函交寄的范围有哪些？ 信函适用于交寄书面通信、各种公文、印有“内部”字样的书
籍、报纸、期刊、教材和各种资料；各种业务性书面材料，如稿件、 提货单、请柬、征订单、协议、票据、入场券、邮票、照片、报表； 各种证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。 二、如何交寄印刷品？
印刷品交寄时，内部不可夹带信函和现金及其他物品，邮寄时 交邮局工作人员验视内件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信 箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮寄时，除按重量交付邮 费外，还要交付挂号费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。
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办公室的 邮件处理
工作
办公室的邮件类型
传真、电传、 E-mail等
电子邮件
邮政邮件
程序!方法!
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各类纸质信函、包裹、 报纸、杂志等
办 公 室 邮 件
情景案例
周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地开始工 作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。导致她今天工 作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很多：
序号、传阅人、传阅人办公室地点、简单意 见、传阅人签名、传阅日期，附加说明。
传阅顺序单
序号 传阅人 简单意见
签名
日期
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邮件的寄发
邮件签发
邮件查核
邮件封装、登记
选择寄发方式
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邮件的寄发
方法! 邮件签发
除紧急信件外，秘书应把需领导过目签字的邮件集中在 一起，请领导签字后才能寄发。
邮件传阅
1、邮件签收
保证不要遗漏就好
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2、邮件分类
⑴ 按部门进行分类，如果人数不多按姓名分类； ⑵ 将私人邮件与公务邮件分开，私人邮件可以在公司合适 位置进行存放，并告知公司员工。 ⑶ 将重要或紧急邮件和普通邮件分开，把优先考虑的邮件 放在一起； 看信来信的单位或姓名，看信封上是否有“挂号邮件”“保价 邮件”“快递邮件”“机要邮件”“带回执邮件等特殊标记。
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五、什么是特快专递？ 特快专递是一项快速的邮件投递业务，它以高速度、高质量为
用户传递国际、国内的紧急信函、文件资料、金融票据、商品货样 等各类文件资料和物品。按服务方式区分，可将特快专递分为定时 服务和特需服务两种，按邮件内件性质可将特快专递区分为信函类、 文件资料类和物品类等三种。
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1、处理发给总经理胡英的函件，封面上有“急件”字样；
2、复印一份将给客户李明的答复信以备存，原件邮寄给对方；
3、处理寄给人事部刘红部长的包裹；
4、处理由南昌市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理胡英的
批办意见：“交行政部、销售部、财务部、采购部等部门负责人传阅”； 5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公
查核邮件
查核附件是否准确和齐全；查核信封、信皮的格式、姓 名、地址、邮编是否正确。
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邮件的寄发
邮件封装和登记
⑴ 为方便收件人拆阅，折叠信纸时宜将信纸的上下或左右 纸边留出大约0．5厘米的距离； ⑵ 若有附件，附件应与信件正文分开，把附件叠好放在正文 的最后一叠中，这样收件人取信时，附件也会一同取出； ⑶ 给邮票和封口上胶水时，要同时使用吸湿器，吸湿器能吸 干过量的水份，以免玷污信封。 （4）秘书还应对发出的重要邮件予以登记，以便工作的落 实与跟踪。
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任务分析
首先，要区别收发件的轻重缓急。应该要重点处理有时间要求的函件，如寄
给总经理的急件、公司副总催要的商品样本、客户需要及时回复的电子邮件以及江苏 分公司催要的材料。在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同处 理。
其次，要注意公私函件的不同处理。收到的公函，如果没有时间上的要求， 可按正常的程序和规范来处理，该登记的要登记，送达的部门和人员要确定，如有传 阅要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；对于私人函 件，最好在公司的合适位置设置一个取信处，由员工自行查阅收取，以免自己一一送 达耽误工作，但重要的函件，如寄给刘部长的包裹，有时很难区分其公私性质，最好 亲自送交给本人。
实践训练
案例分析
星期二，刚过九点，前台就给公司秘书林璇 送来一堆邮件（包括一个包裹）。林璇把它们放在 一边，便开始忙昨天没完成的工作，直到临近中午， 才腾出时间处理这些邮件。她把它们按公务邮件和 私人邮件分开，把公务邮件一并放入文件夹中，送 进经理办公室。然后，她把私人邮件按部门逐个递 送，包裹收件人恰巧不在办公室，林璇把包裹放在 收件人办公桌上，给同室的人打了个招呼，就走了。
项目答案：分类 ⑴ 来件：总经理胡英函件；政策性文件；商业信函和印刷 材料；
寄送：客户李明的答复信；人事部刘红部长的包裹；商 品样本；广告宣传单
电子邮件：三个客户的电子邮件 （2） 将重要或紧急邮件和普通邮件分开 紧急邮件：总经理胡英函件；商品样本；电子邮件 普通邮件：其他都为普通
3、邮件拆封
⑴ 开拆之前，要在邮件底部轻敲几下，使邮件内的物件落到 下部，以防在拆剪时受损； ⑵ 用开封刀或电动邮件启封机沿邮件上端开启，不能用手撕； ⑶ 开拆后，信封应跟信低、附件等用订书机或大头针、回形 针等订在一起，以备查阅； ⑷ 取出邮件后再次检查信封内部，以免遗漏； ⑸ 核对邮件上标明的附件，如有缺失，应在邮件上标明。
司的一个商品的样本过去；
6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等印刷材 料；
7、三个客户的邮件需要在四小时内回复;
8、江苏分公司催要广告宣传单等文字材料。
项目任务
如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如何按 照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发 工作而不致于影响其他工作？ 1、邮件分类； 2、邮件登记； 3、邮件呈送； 4、邮件传阅。
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三、什么是保价信函？ 保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价证券时，可申报与内件价
值一致的保价金额。邮局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价 费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁和短少时，邮局按其保 价金额，予以赔偿。
保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为重要的文件，如储蓄单、 存折、支票、贵重集邮品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准 寄范围与印刷品相同。国内保价信函的保价金额，每件最高以人民币50， 000元为限，国际保价函件的保价金额最高不得超过人民币10000元。
再次，寄发函件要讲求效率。能够集中在一个时间里统一寄发的邮件，最好 集中起来一起寄发，否则多次往返邮局会浪费时间影响自己的工作。特别要了解邮政
方面的规定和要求，注意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的情
况发生。
收取邮件的基本程序
邮件签收
邮件分类
邮件拆封
邮件登记
邮件呈送
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实践训练
2、在李秘书的办公室，邮递员送来一批邮件。李秘书 对这些邮件予以分类、拆封、登记，并把经整理的公务函 件呈送给肖总经理。肖总对其中一封急件作了处理：他向 李秘书口述了回函的概要，并要求李秘书整理出来后，以 最快速度发出。
实训说明：
⑴ 本部分实训在学校实训室进行。 ⑵ 实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组2人，分别扮演 肖经理和李秘书。 ⑶ 首先在模拟的李秘书办公室中演示收到邮件后对邮件分类、拆 封、登记和呈送的全过程。然后，在模拟的肖总办公室中演示回函的 口述、整理和发送的全过程。 ⑷ 其他学生对演示过程及结果进行评议。 ⑸ 实训材料的准备：信封、邮票、文件夹、开封刀、回形针、胶 水等。
收件人部门及姓名，取件人签名
5、邮件呈送
呈送邮件给上司的技巧： u 使用带颜色的笔在信件上标出重要的
词句，但最好使用黄色的笔，这样复 印时就不会留有痕迹。如果有些办公 室不允许在信上写字或做记号，可在 信上贴一张能够移动的粘贴条； u 内容复杂的邮件要有便条做出摘要；
可用不同颜色的文件夹放置不同处理要 求的邮件，如：
⑵ 对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包装。 ⑶ 贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝等要装入坚 固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空隙的地方用柔软物料妥 为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包装。 用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄前准备好包 会说 会写装材料会，做事待工作会人做员人验视后再行包装。
可供选择的寄发方式有：平信（本市、国内、国外）、 明信片、印刷品、挂号信、包裹、特快专递。
如果时间紧迫，可以采取其他的快速传递方式，如：电