科研事业单位项目经费管理问题研究

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科研事业单位项目经费管理问题研究

■ 文 / 任小兵

摘要：随着科研单位获批立项的项目累计数量逐年增加，项目经费的管理使用也是科研单位重点工作之一。本文

基于科研单位在项目经费管理过程中出现的常见问题为研究背景，针对经费使用率低、使用时存在不合理、不合

规现象，单位内部管理滞后等问题进行研究。科研单位形成良好的经费管理，对减少经费闲置、改善经费使用合

理合规性、完善内部管理，提高投入后的产出效益具有重大意义。为此，本文将对上述经费管理问题进行梳理和

剖析，并提出优化对策。

关键词：科研事业单位；项目经费管理；问题；对策

一、引言

科研项目经费在整个项目推进过程

中，执行周期长。在项目经费的管理

过程中，常发生科研项目经费使用率

偏低、使用进度缺乏合理性、使用不合

规、经费管理制度不完善等情况。科研

单位要结合本单位经费管理中的实际情

况，要积极落实解决方案。二、科研事业单位项目经费管理的

重要性

随着我国逐年在科研经费的大力投

入，科研单位承接的科研课题数量也越

来越多，获批的项目经费体量同样取得

了快速的增长。从项目获批立项至项目

成功结题以及成功结题后续两年结余经

费的使用，单个科研项目的经费管理周

期跨度长达4-7年不等。科研单位在使

用项目经费的过程中，需要加强对经费

安全的监督管理工作。在推进科研项目

顺利进行时，既要防范财务风险、严格

防范经费使用过程中出现腐败、违规套

用或挪用项目资金的情形，又要提高经

费的使用效率，优化资源配置。科研项

目经费需专款专用，以促进项目的顺利

推进，使科研经费能产出更大的社会效

益，取得的科研成果更好地促进国家的

科技进步，为社会的长远发展增值。三、科研事业单位项目经费管理存

在的问题

（一）项目经费使用率偏低

在项目执行期间，项目经费实际使

用率偏低。项目成功立项后，项目负责

人推进课题的进度与项目计划书设定的

进度不同步。有的经费使用后未及时提

交财务部报销；有的可能是涉及大金额

的采购业务，在单位内部需要进行报价招投标、内控严格、审批流程长。有的

是因在申请课题时预算精确度不够，制

定预算时测算数据偏大，但在项目实际

执行时需要使用的经费远低于原项目预

算所需的资金。（二）科研项目经费使用进度缺乏

合理性安排

在实际工作中，有的项目临近项目

结题前，才重视经费的使用进度。当发

现本项目经费使用执行率低而担心影响

顺利结题时，才突击式的加速使用项目

经费。如在项目执行末期才追加科研设

备采购、加速耗料采购等。虽然项目经

费累计使用执行率在结题前能达到结题

的指标要求，但如果详细审查经费明细

账，会发现那些经费支付的安排缺乏合

理性。如果科研主管部门严格审核这些

经费使用明细，该类项目有可能无法顺

利结题。（三）项目组与单位财务部沟通不

顺畅

在项目实际执行中，很多科研负责

人都是安排项目组成员来跟进经费的使

用与报销。部分科研人员社会阅历较

浅，对业务和财务规则理解度偏低，但

财务部审核项目支出时原则性强、要求

严格。财务部同事在合理执行规章制度

时，不擅长用通俗的语言做好诠释、灵

活性偏弱。导致项目成员觉得财务部同

事刻薄、做事不通情达理、执行财务制

度很繁琐，让他们对经费使用产生畏难

心理。因部门之间沟通不畅形成误区，

也会影响项目组使用经费的积极性。（四）科研经费管理制度滞后、内

部控制监督管理体系不完善

科研主管部门在每年的项目结题审查中，会发现以前颁布的科研经费管理

制度存在一些不足之处或缺乏前瞻性。

有的制度会让科研单位在使用经费的过

程中出现舞弊形为，有的管理制度又

制约了经费的顺利使用。因科研单位在

审核科研经费使用时，内部流程复杂繁

琐、审批时间长、审批权限单一，这也

制约着项目组使用经费的积极性。

科研主管部门会根据情况修订并不

定期颁布新的科研项目经费管理办法，

项目负责人和财务部要高度重视这些新

的科研政策。财务部要根据这些最新政

策，及时制定本单位内部新的经费管

理办法，并将最新的经费管理办法用不

同的方式传达、分享到科研项目组，从

而更有效的指导科研经费的合理合规使

用，有效的发挥项目资金的积极作用。（五）财务团队建设不足

财务部成员中，大多数人员日常的

财务核算和管理经验都来源于企业。对

科研单位财务理论知识相对薄弱，更缺

乏科研单位工作实践经验。另外，科研

事业单位的财务管理与核算也同企业有

许多差异之外，这造成他们在业务管理

能力不高。还有财务成员对科研经费管

理新政策不敏感、知识结构缺乏。加之

财务岗位同事在沟通能力、沟通方法上

也相对属于弱项。有的财务人员比较安

逸于现状、主动学习积极性低。有的单

位为节约成本，倾向招聘新毕业生。单

位整体企业文化不高，在单位内外部无

培训学习机会，造成财务团队人员流动

性大。部分单位还未实现财务核算系统

化，仍采用手工凭证记账，这样财务部

在后期给科研课题提供数据时工作效率

极低。诸多因素的叠加和相互影响，将

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制约着单位财务团队的工作能力和外在

表现。四、科研事业单位项目经费管理

对策

（一）科研项目组需要加强自身对

经费的管理意识

科研项目成功立项后，项目负责人

除了推进科研本身的业务外，同时也要

提高自身对课题经费的使用和管理，积

极了解与本课题相关的科研经费管理政

策。已经发生的经费支出，需要及时提

交到财务部门安排审核付款。经费的使

用进度尽量与项目的推进进度相匹配，

避免接近项目结题前才突击式的加速科

研经费的使用。（二）加强科研项目组与单位财务

部门的沟通

项目组与财务部之间需要保持频繁

良好的沟通，避免因财务部按原则执行

科研项目经费的管理，对经费的合理审

批有抵触的情绪。如果财务部对某些经

费的报销支出有异议或拒绝付款的，项

目负责人要积极了解原因。因经费支出

违反本单位项目经费使用管理办法、违

反本单位财务制度、内控制度的规定或

者项目组成员舞弊、违规的使用项目经

费的，项目负责人在面临这些问题时，

一定要做正面的检讨与改善。特别是计

划使用一些大额经费的时候，最好提前

向财务部了解在本单位是否有相应的

内控要求。如有大额采购时，是否需要

事先履行报价审批或竞标审批的内控流

程？而不是未执行本单位内控要求前先

自行与供应商完成订货、发货，以免因

采购流程不合规而被财务部拒付货款，

问题严重的，会影响本单位的信用并形

成潜在违约风险。（三）完善科研经费管理制度、改

善内部控制监管体系

无论是国家级、还是省级、市级

科研项目，科研主管部门在前期制定

的经费管理办法或多或少的存在局限

性或缺乏前瞻性。随着每年科研项目

的结题，科研主管部门通过每年的项

目结题审批，也逐步发现之前颁布的

科研经费管理办法的弊端与不足之处。

因而科研主管部门会优化制定新的科研经费管理办法。

科研单位项目组和财务部都要及时

关注最新的科研经费管理通知公告，并

执行到本单位的经费支出管理业务中。

财务部在执行最新的政策时，需要做好

本单位各部门之间的分享、诠释与解

读。如果科研单位内部经费管理办法滞

后，会影响项目经费的合理合规使用。

另外，针对项目结题成功后，结余资金

在规定剩余期限内的使用，科研单位需

要制定明确的管理办法和使用指引，统

筹安排用于科研活动的直接支出，让结

余经费能够更好地投入科研研究。（四）继续加强财务团队的建设

无论在企业，还是事业单位，单位

管理层对财务部的投入整体上相对薄

弱。受此影响，又反过来会使财务团

队的稳定性弱、员工工作积极性低，这

种状态也会拉低财务部门的形象和对外

处理业务的能力。所以单位管理层一定

要加强财务团队的建设，无论财务部门

的常规核算和日常管理，还是与对外部

门的沟通协调。有条件的单位，可以不

定期组织内外部专业培训。这样能提高

财务团队的专业能力、提高员工工作积

极性、又能增强财务团队的稳定性。财

务团队在财务核算、内部控制、风险管

理、流程管理、对外沟通等能力的改善

和提升，有助于他们更高的专业能力去

参与和执行财务部内部和跨部门的工

作，给本单位的经营业务管理带来很多

额外的增值。

另外，科研项目经费的预算科目相

对较少，我们建议财务部能给每一类型

经费预算（如科研设备费、材料费、差

旅费等）的报销要求和报销流程做好专

项汇总。例如要采购科研设备时，需要

执行哪些内部流程？报销时需要提供哪

些规定文件给财务部门等等逐一列示汇

总。有了对每个类别的科研经费报销要

求的汇总说明，科研人员可以更清晰的

安排经费使用，提高了科研部门和财务

部门的工作效率。（五）加强项目台账管理信息化系

统的建设投入

随着科研单位申请获批的项目累计

数量逐年增多，项目数量达到几百个甚至更多。加之单个科研项目的经费管理

周期长，怎样与科研团队保持经费使用

实时收支数据的同步分享？怎样管理好

各科研项目经费的使用进度？怎样控

制各明细预算科目是否超支或盈余比

重过多等？财务部面临着怎样管理好

大批数量的科研项目经费的种种难题。

如果这些科研经费项目台账数据还是

依赖于财务人员进行手工处理，这显

然很难满足科研项目组以及财务部各

自的管理需求，给科研经费的有效管

理带来很大压力。

科研单位要高度重视财务系统和财

务辅助系统的投入与开发，财务部借助

该系统的日常经费的收支核算，并开发

适合本单位管理需求的科研项目经费管

理台账。让科研团队和财务部能实现及

时查阅单个科研项目经费的累计收支进

度与明细数据，更快更好的提高项目经

费管理水平。五、结束语

综上所述，科研单位在项目经费管

理过程中，需要结合本单位的经费管理

办法和内控流程，从科研团队自身与经

费管理部门进行优化提升，加强各部门

之间的沟通联络与合作协调。在确保科

研项目经费的合理合规使用的同时，提

升科研经费的使用效率、提升科研成果

产出的效能，推进科研课题的良性健康

发展。参考文献:

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[5]邱磊.科研事业单位科研项目经

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务,2020(04):35-36.作者简介：

任小兵，香港大学深圳研究院。