宛城区档案馆信息化建设情况
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档案管理4/2010总第185期
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宛城区档案馆信息化建设情况
王亚丽
1 宛城区档案馆信息化建设现状
宛城区档案馆信息化建设工作起步于1996年，当时为了达标升级才开展这项工作。
说是信息化，其实就是馆藏党委、政府全宗档案著录标引条目的录入和档案的全文扫描。
1.1 人员与设备情况。
宛城区档案局馆目前共12人，从事档案馆工作的仅4人。
专供档案馆使用的设备有计算机2台、扫描仪3台、数码照相机1部。
1.2 条目录入与全文扫描情况。
自1996年开始，到2009年底，在不间断的情况下，馆藏党委、政府全宗的4400条著录标引条目才算全部录完，文件级条目目前仅录入24600条，占应录入数58900条的41.8%；馆藏党委、政府全宗档案的全文扫描工作目前仅完成150卷的扫描任务，占应扫描总数4400卷的3.4%。
录入的上述条目，目前还在计算机里“睡大觉”，一则4400条案卷级条目检索意义不大，二则接待室还未配置计算机，就是配了也无人会用。
1.3 档案信息网建设情况。
2008年，为完成上级目标任务，请人参照网上模式制作网页、设计网站，于2008年9月1日正式开通“宛城区档案信息网”，由局办管理。
2 回顾与分析
为什么历时13年之久，到目前还没有实现档案查阅自动检索呢？是我们工作懈怠，还是领导不重视呢？都不是，主要是人员和设备的问题。
2.1 设备配置与条目录入情况回顾。
1996年升省“标一级”档案馆时，宛城区档案馆只有一台286电脑，放在专门的微机室里，主要是当打字机用，在保证打印档案局文件材料的前提下，主要是为区直各单位打印目录，收些费用，因为当时提倡创收。
为完成上等级工作中必须完成党委、政府全宗档案著录条目的录入要求，只好在街上的文印店请人专门录入案卷条目4000余条，存入软盘。
2003年初，原电脑淘汰，新购入486微机一台，还是以微机室使用为主，档案馆可以安排1名同志专门负责数据录入工作。
不知是否因软盘保存时间太长，或保管、存储不当之因，1996年存进软盘的4400条数据怎么也读不出来，请来专业人员也不行，只好重新录入。
由于设备和时间有限，一年没录多少条。
2005年，又购进一台计算机，专门用于著录条目。
由于缺乏数据备份意识，原来录入的数据由于电脑重装竟然全部丢失，2003年辛辛苦苦重新录入
的1万多条数据又化为乌有。
2006至2009年局馆又陆续添置3台微机，分配给档案馆1台，至此，档案馆拥有2台微机。
局领导为加快档案馆的信息化建设工作，又给档案馆配置了3台扫描仪、1台刻录机和1部数码照相机。
一台微机用于录入著录条目，一台用于扫描重要全宗、国家重点档案及其他利用频繁的纸质档案，为建立全文数据库做准备，其间设备虽然不多，但基本够用。
2.2 局馆人员情况。
1996年全局馆18人，没有一人会操作微机，2003年全局馆16人，只有1人能熟练操作电脑，也仅仅限于打字。
2005年全局馆14人，能够使用电脑熟练打字的又多了1人，达到了2人。
2009年底，全局馆12人，50岁以上3人， 35至50岁8人，35岁以下1人。
具体到股室，领导干部3人，办公室2人，业务股2人，法制股1人，档案馆4人。
12人中既无档案科班人员，也无计算机专业人员。
在档案馆的4人当中，1人从事库房管理，1人从事提供利用，其余2人，只有1人能相对熟练操作电脑及扫描仪。
2.3 制约档案馆信息化建设工作的原因。
从以上情况回顾可以看出：
一是2005年以前：设备少、人员少，能够熟练使用微机的人员更少。
二是2006年以后：设备少的问题已降为次要矛盾，人员问题则更加突出了。
三是从上述馆藏4400条案卷级条目先后录入三次的情况看，人员素质则是关键中的关键了。
四是相对馆藏7万多卷册档案资料而言，负责档案馆工作的4位同志的工作量可想而知，那位会使用微机的同志也不能专心地从事数据录入工作。
五是单位的各项政治学习、教育活动及一些公益性活动也都是硬性任务，这也会占用很多时间。
人员、人才极度缺乏的现实，局领导也是看在眼里、急在心里。
在近几年机构改革不断线的情况下，申请编制几乎成为不可能；在没有编制、档案馆人员又实行“参照”的情况下，引进人才也成了天方夜谭；招聘社会人员又受经费制约，当地财政仅仅是保工资而已，近两年添置的设备若不是局领导千方百计地周旋，也许会等到猴年马月。
以上大概是我们十多年来，信息化建设工作举步维艰、收效甚微、至今还停留在起步阶段的原因吧。
（张怀珍组稿，作者单位：南阳市宛城区档案局）。
