关于做好段2011年文书档案移交工作的通知
各车间、科室：
按《柳州铁路局实用文书档案整理工作手册》及公司要求，2011年办理完毕的文件需在2012年一季度前向档案部门移交。为更规范统一档案归档管理程序，现将几点注意事项公布如下：
一、档案移交类型
1．文字材料：文件、会议纪录、报道等。
2．声像档案：重大活动的照片、刻录光盘等。
3．实物材料：证书、奖牌、奖状、奖杯、锦旗、匾、画册（公司、段级以上授予）。
二、档案移交标准
1．文字材料的移交标准：
（1）必须办理完毕
所谓办理完毕指的是公文自拟稿到印发传阅这一过程中手续的齐全，例如一份可归档的文件需由正稿、签发文稿和底稿三要素构成，其中正稿要盖有印章、签发文稿要有领导签发及日期、底稿一定要保存有领导修改或指出意见的草稿一并归档。
（2）文字材料的移交样式、规格
文字材料的移交需尽量保持页面的平整、字迹的清晰、页码的完整，纸张应为标准A4（210×297mm）规格（特殊情况除外）。
（3）文字材料的移交清单
《归档文件移交清单》必须统一，填注部门及经办人，清单一式两份随文字材料一并移交档案部门。
2．声像、实物档案的移交标准
按《广西沿海铁路公司重大活动形成档案管理办法》（桂海铁办〔2007〕112号）要求，需填注《重大活动档案登记表》一式两份随声像、实物材料一并移交档案部门。
三、档案移交时间
办理完毕的2011年档案的移交工作在2012年一季度展开。截止时间为：2012年3月31日。
附件：1．归档文件移交清单
2．重大活动档案登记表
二〇一一年十二月二十六日
附件1：
归档文件移交清单
移交部门：接收部门：经办人：经办人：
附件2：
重大活动档案登记表
