档案计算机管理与相关规范

档案信息化管理制度第一章电子文件归档与管理制度第一条为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《____档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。

第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各部门形成的电子文件并需归档保存的应由档案室统一保管。

档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

第四条各部门应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。

第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各部门从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

第六条归档电子文件的类型主要包括。

文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分。

第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十一条各部门在每年____月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。

电子文件视情况按月或按季度向档案室移交归档。

重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。

移交清单应一式两份，交接双方各执一份。

第十二条移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

档案信息化管理制度范文第一章总则第一条为规范和加强档案信息化管理，提高档案管理工作效率，保障档案信息的安全性和完整性，制定本档案信息化管理制度。

第二条本制度适用于全单位所有档案信息化管理工作。

第三条档案信息化管理应当遵循科学、合理、安全、高效的原则。

第四条档案信息化管理的目标是将档案资源数字化、网络化，并建立完善的档案信息化管理系统。

第五条建立档案数字化工作小组，负责协调和推进档案信息化管理工作。

第六条档案数字化工作小组成员由单位领导任命，包括档案管理部门负责人、信息化部门负责人等。

第七条档案数字化工作小组应当定期开展会议，研究和解决档案信息化管理中的问题和困难。

第二章档案数字化管理工作流程第八条档案数字化管理工作流程主要包括：档案整理、档案扫描、档案索引、档案存储和档案检索等环节。

第九条档案整理应当按照一定的分类和归档规则进行，确保档案信息的准确性和一致性。

第十条档案扫描要求使用高质量的扫描仪，保证扫描图像的清晰度和准确性。

第十一条档案索引应当建立全面、准确、便于检索的索引系统，方便用户查询所需档案信息。

第十二条档案存储要求建立可靠、安全的档案存储系统，保证档案信息的保存和备份。

第十三条档案检索要求建立快速、方便的检索系统，方便用户查询所需档案信息。

第三章档案信息安全管理第十四条档案信息安全管理是档案信息化管理的重要内容，应当采取一系列措施来保障档案信息的安全性。

第十五条档案信息安全管理措施包括：设立安全岗位、制定安全管理规定、加强信息安全培训等。

第十六条设立安全岗位负责档案信息的保密和防篡改工作，并定期进行安全检查和审计。

第十七条制定安全管理规定，明确档案信息的保密、备份、传输等具体措施和要求。

第十八条加强信息安全培训，提高档案管理人员和用户对档案信息安全意识的认知。

第四章档案信息化管理系统建设第十九条档案信息化管理系统应当建立完善的档案信息库，提供全面 and 方便的档案查询和检索服务。

第二十条档案信息库应当包括档案基本信息、档案索引信息、档案扫描图像等核心数据。

关于《档案数字化管理技术标准及规范》的发文本标准根据国家档案局《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》制定，适用于四川省各级档案馆（室）的数字化工作，其它单位可参照执行。

1.1 数字化指用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。

1.2 纸质档案数字化对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。

1.3 数字图像表示景物图像的整数阵列。

一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。

在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。

1.4 连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。

1.5 失真度对档案原件进行数字化转换后，在同等测试环境下，数字图像与档案原件色彩、几何、压缩算法等差值。

1.6 可懂度表示数字图像向人或机器提供信息的能力。

1.7 图像压缩清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。

1.8 分辨率指单位长度内图像包含的点数或像素数。

1.9 TIFF 标记图像文件格式。

一种基于标记的无损(不丢失信息)压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。

因为它存储的图像细微层次的信息非常多，图像的质量也得以提高，故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存。

1.10 JPEG 联合照片专家组。

一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。

JPEG格式文件小，影像质量多数情况下均可接受。

考虑储存空间及传输效率，原件为彩色的档案可选此格式复制储存。

1.11 灰度值指进行灰度扫描时把图像由纯黑到纯白整个色彩区域进行划分的级数，编辑图像时一般都使用到８位，即２５６级灰度。

1.12 黑白二值图像是与彩色及灰度相对应的一种模式，黑白图在表示图像时只区分黑白二值，他把其它色彩根据其特性转换为黑白两种，因此形成只有两种颜色的图像。

[计算机技术在档案管理的应用]计算机档案管理一、计算机技术在现代档案管理中的应用现状计算机技术作为一种处于不断发展过程的事物，其不足之处随着事件的发展不断的出现，在伴着相关人员对其不当的应用和疏忽，致使在档案管理过程中出现了许多的不足。

首先是在档案管理过程中，管理体系的缺失。

在档案管理的实际运行过程中，不同部门的档案管理和发布以及各自的网络基础建设各行其道，致使网络层次不一，档案发布和网络基础建设缺乏有机结合，沟通性不够，通用程度不高。

因此，要想真正的提高现代档案管理水平，需要对档案管理的流程和操作进行规范；其次是电子档案存在安全隐患。

全球化的发展使信息更具共享性和开放性，在生活、工作提供便利的同时，也增加了电子档案的安全隐患。

毕竟在市场经济的驱使下，人们越来越注重经济利益，逐渐忽视了伦理道德方面的东西，造成了网络市场的混乱，也对档案管理造成了威胁[2]。

（二）提高相关档案管理人员的素质即使计算机技术的科技水平再高，它也只是一种工具、手段，不具意识和备自主性活动，做不到完全意义上的自动化，需要相关人员的调控与运行，因此，要想实现计算机技术在档案管理中的有效应用，还需要提高相关工作人的素质。

（四）制定相对完善的档案管理体制“无规矩无以成方圆”，要想确保档案管理的合理性和科学性，相关人员应该制定科学、合理、统一的档案管理体制，提出详细的管理流程，阐明档案电子化管理的步骤和细节问题，明确档案管理过程中的注意事项，以使得档案管理的工作职责更加明确，操作更加规范，避免在操作过程中出现纰漏，为日后的工作留下隐患。

（五）加大相关的科技投入网络环境是十分复杂的，它的存在利弊并存，要想加强档案管理信息在网络环境中的安全性，就需要加大科技投入，研发并引入最先进的安全防护措施，强化网络系统的安全建设。

相关部门可以根据档案管理不同部门和不同单位的工作需求进行软件的开发与应用，提高电子档案管理工作的安全性，从而实现计算机技术在档案管理中的有效应用。

档案管理规定第一章总则第一条为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章档案机构及其职责第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第六条档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章档案的管理第八条整理办法：1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2. 步骤：A. 收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

B. 整理根据分类和成立时间整理。

C. 分类根据下述分类方法分类D. 立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条过程管理：1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

第十一条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

档案信息管理系统规章制度一、总则1. 为了规范组织内档案信息管理系统的运作，制定本规章制度。

2. 本规章制度适用于所有涉及档案信息管理系统的部门和人员。

3. 各部门和人员应当遵守本规章制度的规定，确保档案信息的安全性和完整性。

4. 本规章制度的解释权归档案管理部门所有。

二、档案信息管理系统的建立和维护1. 档案信息管理系统应当由专门的档案管理部门进行建立和维护，确保系统的稳定运行和信息安全。

2. 档案信息管理系统应当定期备份，确保档案信息的安全性和完整性。

3. 档案信息管理系统的用户应当定期接受相关培训，了解系统的操作和管理规定。

4. 档案信息管理系统的管理员应当定期对系统进行检查和维护，确保系统的正常运行。

5. 档案信息管理系统应当建立权限控制机制，确保只有经过授权的人员才能访问系统中的档案信息。

三、档案信息的存储和管理1. 档案信息应当按照相关规定进行分类和存储，确保信息的查找和检索效率。

2. 档案信息应当定期进行清理和整理，确保信息的及时更新和完整性。

3. 档案信息的存储介质应当符合相关规定，确保信息的长期保存和安全性。

4. 档案信息的借阅和归还应当按照相关规定进行，确保信息的安全和追溯性。

5. 档案信息的销毁应当按照相关规定进行，确保信息的安全性和合规性。

四、档案信息的安全管理1. 档案信息的访问应当记录并进行监控，确保信息的安全性和追溯性。

2. 档案信息的传输应当加密和安全，确保信息的机密性和完整性。

3. 档案信息的保护应当采取必要的措施，防止信息的泄露和损坏。

4. 档案信息的备份和恢复应当按照相关规定进行，确保信息的安全性和可用性。

五、违规处理1. 对于违反本规章制度的行为，档案管理部门有权进行相应处理，包括警告、罚款、停职等。

2. 对于严重违规行为，档案管理部门有权进行停职、降职、开除等处理。

3. 对于违规行为造成的损失，违规者应当承担相应的赔偿责任。

六、其他1. 本规章制度的解释权归档案管理部门所有，档案管理部门有权对本规章制度进行修订和解释。

档案信息系统安全保护制度档案信息系统安全管理制度目录背景随着档案信息化进程的不断加快，档案部门通过档案信息系统管理的数字档案资源越来越多，提高档案信息系统的防护能力和水平，已经成为加强档案信息安全管理，促进档案事业健康发展的一项重要内容。

为了保障档案信息系统的安全，防止网络安全突发事件，保证敏感时期的信息安全问题及时响应，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》等文件精神，结合我局馆实际，制定本管理制度。

总则第一条严格遵守国家有关法律、行政法规，严格执行安全保密制度，不得使用档案信息系统从事危害国家安全、泄露国家秘密等违法犯罪活动，不得利用档案信息系统制作、复制和传播破坏国家稳定，扰乱社会秩序，损害公民利益的信息；第二条与时俱进，根据新形势，不断加强信息安全系统建设，完善信息安全管理机制，坚决防止档案信息系统遭到侵入和破坏；坚持积极防范、突出重点，既保守国家秘密安全又有利于档案信息化健康开展的目标。

第三条在本局馆设立信息安全领导小组，统筹协调本机构及辖内信息安全工作，保障信息安全工作顺利实施和落实。

第四条按照相关要求，及时、准确、认真开展局馆档案信息系统备案事情测评，并及时向公安机关报告变换信息；第五条自觉接受公安机关收集信息安全部分的安全监督、搜检和指导，如实向公安机关提供有关安全保护的信息、资料及数据文件，积极配合公安机关查处通过计算机信息网络进行的违法立功行为；第六条档案信息系统的安全管理，实行“谁主管，谁使用，谁负责”的原则，同时实施主要领导负责制。

第一章信息系统人员岗位职责第一条本局馆设置专门的信息技术处，配置专业的信息安全人员对档案信息系统进行管理与维护。

具体由处长担任安全主管，总体负责信息系统安全事情。

并设置以下安全管理岗位：系统管理员、网络管理员、安全管理员、机房管理员。

第二条系统管理员负责信息系统运行维护管理，主要职责是：信息系统主机的日常运转与保护；各档案信息系统（包孕数字化加工系统，电子文件中心平台、目录中心平台、虚拟档案室业务平台、门户网站、政务网站等）的保护与备份；信息系统数据库备份的管理；应用系统访问权限的管理；系统管理员应至少配备2人，共同管理。

计算机技术在档案信息化管理中的应用浅谈进入大数据时代，如今档案信息化管理不断渗透到每一个领域，为了能够让信息的获取不受时间空间的限制，在档案管理的领域普遍会使用到计算机，这一举措有两大好处，一方面使得档案管理的效率被大大的提高增强，二是档单信息化管理较之一般档案管理具备卓越的优势。

通过查阅文献发现，对于档案信息化的定义概括而言就是档案信息化管理就是通过计算机程序识别读取将实体的资源转化成数字化数据电子信息资源，并且保证这些数字化资源后续在任何一台智能设备都可以被读取使用。

经过整合处理加工大量的数据资料，在后台建立专属的信息资料数据库，在此基础上形成信息管理系统，统一将信息资料数据加以收集、分类、整理、存储，方便之后需要的时候及时进行查阅使用。

标签：计算机技术，档案信息化，管理利用计算机网络进行数据的传递与交流，就是今天我们所讨论的档案信息化的关键，也就是核心所在。

这一过程，需要首先背靠互联网平台，通过无线网络传输，让档案信息在世界范围内畅通无阻的进行输送接收，不管身处何处身在何地都能及时查阅到你需要的信息和数据，有利于管理部门、资料的需求者们之间建立沟通的桥梁和纽带，充分发挥档案的价值和意义，档案信息化管理所具备的内涵和特点对传统的档案系統和管理人员提出了新的要求，并且随着经济的发展以及人民需求的变化，在档案信息化的建设过程中，也时刻面对人民的考验时代的变换，衍生出一些需要讨论和解决的新问题。

一、档案管理现状档案检索的方式目前来说有两种，第一种是手工检索，第二种是计算机检索方式，但是，依照现今的情况来看，手工检索这种传统的方式仍然有很多地方在使用，虽然各档案部门不停的革新选择各种方式优化手工检索，开发了新的检索工具，各种形式得以出现，但是仍然陷入求多不求精的误区之中，以档案检索工具的数量去提高档案检索的质量，实乃错误。

目前来看，大多数的办公部门工作的方式归纳来说就是移交档案，编目立卷、存出入库、査阅调卷。