计算机硬件系统管理档案

电子文件归档和电子档案管理制度三篇篇一：电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。

一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。

(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。

二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。

电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

电子档案的利弊及电子档案的管理随着电子计算机技术的飞速发展，计算机越来越广泛地应用于人类社会活动的各个领域，各行各业都在利用计算机和网络技术的优势来加快自身信息化建设的步伐，人类社会活动中产生的电子文件越来越多。

电子文件保管系统作为信息管理系统的一种，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证，能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求。

我们应当立足于档案学、信息学以及管理学的交叉融合，顺应并做好纸质档案向电子档案管理的转变，适应网络信息时代电子档案管理的需要，探索电子档案中所面临的问题。

电子档案形成的优越性：存储空间小，电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。

所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案管理方式是相通的。

无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB,4OOOMB,可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息。

具有多种表现形式。

随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。

文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

传递快捷、实现资源共享。

一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。

网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。

而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使异地利用成为可能，消除了利用者的域隔阂，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约，利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要的信息产晶O电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。

精选文档档案信息系统运转保护规范（DA/T 56-2014 ）前言本标准依照 GB/T 1.1-2009 给出的规则草拟。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准草拟单位：国家档案局档案科学技术研究所、中央档案馆、沈阳东软系统集成工程有限企业。

本标准主要草拟人：马淑桂、刘伟晏、冯丽伟、李玉民、郝晨辉、程春雨、曹燕、徐亮、黄静涛、杜琳琳、李华峰、宋涌、林祥振。

档案信息系统运转保护规范1范围本标准规定了档案信息系统在运转保护工作筹办、策划、实行、检查和改良等方面的要求。

本标准合用于各级、各种档案部门的档案信息系统运转保护工作，为展开有关工作供给指导。

2规范性引用文件以下文件关于本文件的应用是必不行少的。

凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本合用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包含所有的改正单）合用于本文件。

GB/T 20984-2007 《信息安全技术信息安全风险评估规范》GB/Z 20986-2007 《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》GB/T 22239-2008 《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》GB/T 22240-2008 《信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南》《信息技术服务运转保护第1部分：通用要求》《信息技术服务运转保护第2部分：交托规范》《信息技术服务运转保护第3部分：应急响应规范》3术语和定义GB/T 20984-2007、 GB/Z 20986-2007、 GB/T 22239-2008、GB/T 22240-2008、GB/T 28827.1-2012 、 GB/T 28827.2-2012 、GB/T 28827.3-2012 界定的以及以下术语和定义合用于本文件。

档案信息系统archival information system由基础环境、网络、硬件、软件和数据等有关信息技术基础设备构成的，对档案信息的采集、管理、保留、利用等进行管理和控制的人机一体化系统。

门店计算机系统的管理制度1. 系统安全管理1.1 硬件安全管理门店计算机系统的硬件安全管理是保障系统正常运行和数据安全的重要环节。

硬件包括计算机主机、显示器、键盘鼠标、服务器、交换机、路由器等设备。

为确保硬件的正常运行和数据的安全，需要制定以下管理制度：1.1.1 设备管理：门店计算机系统的设备应统一标识、编号，并建立设备档案。

每个设备都应有专人负责，负责设备的保管、维护和定期检查。

设备应放置在安全的地方，防止丢失和被损坏。

1.1.2 定期维护：门店计算机系统的设备应定期维护和检修，包括清洁、更新驱动程序、检查硬盘和内存等。

维护工作应记录在维护日志中，以备查验。

1.1.3 数据备份：门店计算机系统的数据备份是防止因设备故障或人为错误导致数据丢失的重要保障措施。

应定期对系统数据进行备份，并将备份存储在安全的地方。

备份数据应定期检查并更新。

1.2 软件安全管理门店计算机系统的软件安全管理是保障系统正常运行和数据安全的重要环节。

软件包括操作系统、应用软件、防病毒软件等。

为保障软件的安全，需要制定以下管理制度：1.2.1 软件安装和升级：门店计算机系统的软件应由专人安装和升级。

不得随意安装未经授权的软件，以免带来安全隐患。

软件的安装和升级应记录在软件安装和升级清单中。

1.2.2 软件授权管理：门店计算机系统的软件使用应有授权手续，不得使用盗版软件。

应建立软件授权档案，并定期检查软件的使用情况。

1.2.3 防病毒管理：门店计算机系统应安装并定期更新防病毒软件，以确保系统的安全。

防病毒软件的病毒库应随时保持最新。

1.3 网络安全管理门店计算机系统的网络安全管理是保障系统正常运行和数据安全的重要环节。

为保障网络的安全，需要制定以下管理制度：1.3.1 网络拓扑设计：门店计算机系统的网络应根据实际需要进行拓扑设计，确保网络的通畅和安全。

1.3.2 访问控制管理：门店计算机系统的网络应设置访问控制，分配用户权限和密码，并定期更新密码。

摘要随着信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，档案管理的信息化建设已经成一个备受关注的热点。

电子档案管理系统是企事业单位信息化建设的需要,它能够极大地增强档案的处理效率，并且能够实现高效归档和检索以及借阅档案信息。

本文主要对电子档案管理系统的基本理论以及应用平台框架结构、总体设计、详细设计和相关实现技术等进行了阐述和探讨。

系统包括用户管理、部门管理、档案管理、档案库管理、档案检索和借阅管理等功能。

用户可以方便的对档案进行添加、删除、修改、查询、借阅和转存等操作。

该系统采用MyEclipse作为其前台开发工具和操作平台，后台采用SQL Server 2000数据库，并且采用JavaBean及JSP相关技术，涉及到的工具主要有JBuilder、Tomcat、Weblogic等。

关键词: Myeclipse,JSP，JavaBean，电子档案,信息化AbstractElectronic records management system is necessary for the Information Construction of Enterprises,it can greatly enhance the processing efficiency of the file,it also can process and search the information of files efficiently.Key words:目录第1章绪论 ............................................................................... 错误！未定义书签。

1.1 课题研究的意义和目的 .............................................. 错误！未定义书签。

1.2 国内外研究现状和应用前景 ...................................... 错误！未定义书签。

计算机软硬件及耗材管理⽅案计算机硬件及耗材管理办法1.总则1.1.为提⾼⼯作效率和管理⽔平、实现企业管理现代化的途径，在全公司范围内推⼴应⽤计算机管理，对增加公司经济效益将起积极的促进作⽤。

为了对公司的硬件进⾏合理的管理和维护，加强耗材使⽤管理、保障有效供给、切实减少浪费，确保公司⽇常⼯作正常运⾏，特指定本办法；1.2.本办法所称硬件及耗材包括公司使⽤的所有计算机硬、软件设备、办公耗材、相关配套⽂件、资料、档案；1.3.硬件类、耗材类说明：2.硬件使⽤和安全管理2.1.各部门现使⽤计算机及外设，由⼚务IT处等级造册，部门公共设备由部门主管负责管理，个⼈办公使⽤设备及外设由使⽤者管理，部门主管督导管理；2.2.应按照正确的⽅法使⽤打印机或其它外设，杜绝因⼈为操作不当造成的硬件损坏、各部门不得私⾃拆卸配件及外设；2.3.使⽤⼈应保持计算机主机、显⽰器、键盘的清洁，对灰尘污垢定期清理，使⽤⼈应定期使⽤杀毒软件进⾏病毒检查；2.4.任何⼈不得改变⽹络拓扑结构、⽹络设备布置、服务器、路由器配置和⽹络参数；2.5.使⽤⼈不得随意更改系统的基本设置信息和删除系统⽂件，对计算机上安装的软件，不得随意删除、更改路径等；2.6.各部门需使⽤的应⽤软件，必须通知⼚务IT处，必要时由⼚务IT处⼈员负责安装；2.7.不得使⽤未经许可的软盘或光盘，不得对外拷贝内部软件及资料；2.8.公司内部或者外部⼈员不得擅⾃携带⾮公司提供的电脑进⼊公司⽹络；2.9.使⽤⼈离开计算机时，应该及时锁定密码以免他⼈操作计算机；2.10.未经许可的外来⼈员，不得操作本单位的计算机；2.11.使⽤⼈必须管理好各⾃所管理的企业信息资料，对共享⽂件必须设⽴密码，并仅向有权知情⼈开放；2.12.任何⼈不得进⼊未经许可的计算机，更改系统信息和⽤户数据；2.13.下班后必须按规定关闭计算机，切断电源（服务器除外）；3.耗材使⽤管理3.1.各部门使⽤耗材领取采⽤“统⼀管理，以旧换新”的原则；3.2.各部门根据⽉度预计需要耗材种类及数量绘制耗材需求清单，报⼚务IT处备案，保障耗材安全库存；3.3.严禁虚报冒领，否则根据奖惩措施追究当事⼈责任；3.4.办公⽤品耗材要本着“合理、节约、⾼效”的使⽤原则，不得随意浪费；3.5.各部门使⽤耗材统⼀向⼚务IT处申请领⽤，⼚务IT处需根据当前库存情况及年度各部门预算合理通知采购部申请购买相应耗材，以保障各部门⽇常所需。

电子档案管理办法第一章总则第一条为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共和国档案法》有关规定制定本规定。

第二条本规定适用于公司各事业部、分公司(以下简称各单位）.第三条基本术语解释(一)电子文件:是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。

它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出,也称数字式文件。

（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。

（三)电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程.(四)电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。

第二章管理体制和职责第四条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。

档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。

第五条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性.第六条在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。

电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务)部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责.第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读.档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第三章归档范围、保管期限第八条本单位主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进行鉴定.具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。

第一条为适应郑州市信息化工程建设和电子政务建设的需要，规范全市电子文件归档与管理工作，保障电子文件的安全保管和开辟利用，依据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《郑州市档案管理规定》并结合郑州市实际，特制定本规范。

第二条本规定合用于郑州市各级国家机关，其他单位可结合实际参照执行。

第三条基本术语解释(一)电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

(二)电子档案：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

(三)背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

(四)元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

(五)真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

(六)完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

(七)有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

(八)逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

(九)物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施。

第五条电子文件从形成到归档的管理过程中，应明确职责，责任到人。

电子文件的形成、承办、运转、整理等工作普通由承办(业务)部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开辟利用等工作，通常由办公室、档案部门负责。

第六条为确保电子文件的真实性、完整性和有效性，从电子文件产生时就应按制度严格要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。

附录2药品经营企业计算机系统第一条药品经营企业应当建立与经营范围和经营规模相适应的计算机系统（以下简称系统），能够实时控制并记录药品经营各环节和质量管理全过程，并符合电子监管的实施条件。

第二条药品经营企业应当按照《药品经营质量管理规范》（以下简称《规范》）相关规定，在系统中设置各经营流程的质量控制功能，与采购、销售以及收货、验收、储存、养护、出库复核、运输等系统功能形成内嵌式结构，对各项经营活动进行判断，对不符合药品监督管理法律法规以及《规范》的行为进行识别及控制，确保各项质量控制功能的实时和有效。

第三条药品批发企业系统的硬件设施和网络环境应当符合以下要求：（一）有支持系统正常运行的服务器；（二）质量管理、采购、收货、验收、储存、养护、出库复核、销售等岗位配备专用的终端设备；（三）有稳定、安全的网络环境，有固定接入互联网的方式和可靠的信息安全平台；（四）有实现相关部门之间、岗位之间信息传输和数据共享的局域网；（五）有符合《规范》及企业管理实际需要的应用软件和相关数据库。

第四条药品批发企业负责信息管理的部门应当履行以下职责：（一）负责系统硬件和软件的安装、测试及网络维护；（二）负责系统数据库管理和数据备份；（三）负责培训、指导相关岗位人员使用系统；（四）负责系统程序的运行及维护管理；（五）负责系统网络以及数据的安全管理；（六）保证系统日志的完整性；（七）负责建立系统硬件和软件管理档案。

第五条药品批发企业质量管理部门应当履行以下职责：（一）负责指导设定系统质量控制功能；（二）负责系统操作权限的审核，并定期跟踪检查；（三）监督各岗位人员严格按规定流程及要求操作系统；（四）负责质量管理基础数据的审核、确认生效及锁定；（五）负责经营业务数据修改申请的审核，符合规定要求的方可按程序修改；（六）负责处理系统中涉及药品质量的有关问题。

第六条药品批发企业应当严格按照管理制度和操作规程进行系统数据的录入、修改和保存，以保证各类记录的原始、真实、准确、安全和可追溯。