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新编秘书实务课件-第四章会议组织与服务

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新编秘书实务课件-第1章 秘书实务概述(第3版)-PPT课件

新编秘书实务课件-第1章 秘书实务概述(第3版)-PPT课件

第一章
秘书实务概述
第四节 秘书工作的方法
五、养成有利于工作的好习惯 1．做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然 2．在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事 3．不将情绪带到工作中 4．不断学习与总结
电子教案模版配色（3）
第一章
秘书实务概述
本章小结
第一章
秘书实务概述
案例分析
案例分析一： 秘书的时间管理与工作效率
电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
引入案例
新任总经理秘书孙婷的忐忑 内容（略），请见教材第2-3页
问题：据你所知，你认为总经理秘书 的职责有哪些？ 电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
第一节 秘书实务的内容
一、秘书与秘书实务的含义 （一）秘书 一般而言，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务 服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息以及办文、办 会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 现代意义上的秘书，谈的大都是“大秘书”的概念。它从形式上可 以表现为：前台、打字员、秘书、内勤人员、文员、助理、办公 室主任等岗位。 （二）秘书实务 从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支， 它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。 从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具 体操作，直接作用于实际事和物的过程，即秘书具体办理事务的 职能。
案例二：
参考答案： • （1）李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要 错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与 不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为 秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这 篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在 这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。李自钢绕过 主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导 审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我” 意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是李自钢犯错误 的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。 • （2）李自钢表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心 深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的 成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准 备，是做不好秘书工作的。

新编文档秘书实务第4章会议管理工作精品文档PPT课件

新编文档秘书实务第4章会议管理工作精品文档PPT课件
按会议采用的方式手段
常规会 广播会 电话会 电视会 网络会
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
三、公司常见会议的类型与作用 ❖ 经理例会与特别会议 ❖ 员工例会 ❖ 股东大会和董事会议 ❖ 公司年会
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
三、公司常见会议的类型与作用 ❖ 客户咨询会 ❖ 产品展销订货会 ❖ 业务洽谈会 ❖ 新产品新闻发布会
内部会议 外部会议 正式会议 非正式会议
❖ 按时间方面的规定性
定期会议 不定期会议
❖ 按出席对象
联席会 内部会 代表会 群众会
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第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
按功能性质
决策性 讲座性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等
按议题性质
专题性 综合性
按规模大小
特大型 大型 中型 小型
案例导入：
KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁 有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来宾到会，但 管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催 完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、 市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间 眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记 者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆 出租车去电视台。这样，通过及时的协调，两边的事情都 得到了妥善的处理 。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人 员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够 了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地 多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传 材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口 了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然 后面带微笑地迎向大门口。

新编秘书实务课件第四章会议组织与服务

新编秘书实务课件第四章会议组织与服务
三、会议活动的基本要素
2.会议名称 会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、 参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范 围、规模等等。
例1.“可口可乐（中国）饮料有限公司2019年销售会议”则 显示了单位、时间、性质；
例2.“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东 大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、 参加对象。 电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
3．会议议题 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决 的具体问题，是会议活动的必备要素。
会议议题的主要作用是： ✓ 准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 ✓ 引导和制约会议的发言。
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
➢ 形成会议的主要条件是：有明 确的指导思想、预期目标、具 体议题；有明确的时间、地点； 有主持人和参加人员。
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
第一节 会议概述
二、会议的作用
1．集思广益、科学决策的作用 2．发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3．传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 4．协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
2．签收式回执
常用回执格式
×××会议通知回执 ×××办公室：
你处发来的《×××会议通知》及会议文件《××××××》、 《××××××》各l份已收到，经检查无误。
我将(在下列选项的方框中打√) 口按时参加会议。 口 人参加会议
签名或盖章： 年月日

新编商务秘书实务(第3版)项目四[5页]

新编商务秘书实务(第3版)项目四[5页]

项目四子任务一1．名词解释会议策划会场布置会议经费预算2．案例分析天宏公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理、各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。

参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入每月800元。

假设一个月工作26天，一天工作8小时。

会议后勤费用开支包括文件材料费200元，饮料费100元，因会议时间紧张，安排午餐，餐费每人30元。

办公室罗主任要求秘书小赖计算会议的成本。

下面是小赖计算的结果：餐饮费：30×50+100=1 600元时间费用：（2 400+800）÷（26×8）=15.38元/小时5小时人员的费用：15.38×50×5=3 845元共计费用：3 845+1 600+200=5 645元秘书小李看见了，认为小赖算错了，于是她也算了一遍，结果如下：餐饮：30×50+200+100=1 800元会议成本：2×（（2 400+800）÷（26×8））×3×50×5=23 070元共计：1 800+23 070=24 870元问题：他俩谁算对了，为什么？提示：主要考察会议成本计算方法是否熟悉。

秘书小李正确，因为时间成本必须是实际会议时间乘以倍数，含：会议耗费时间，应该工作的时间损耗以及工作时间子任务二1．名词解释卡片签到会议记录会议餐饮原则2．案例分析精美菜肴为何难以下咽宏远公司于10月10日在北京国际会议中心召开新产品的大型客户咨询洽谈会。

参加会议人员有280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人，会期5天，食宿也安排在北京国际会议中心。

公司派主管公关、销售的王副经理负责这次会务工作。

在第一次大型宴会上，工作人员事先做了精心准备，定制的菜肴非常精美，色香味形俱佳，又富有浓郁的地方特色。

《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件4

《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件4
新编商务秘书实务
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目四
会议与商务活动管理
子项目1，会前策划与筹备 子项目2，会中服务与管理 子项目3，会后工作 子项目4，常见会议与商务活动
会后工作
项目任务
完成签字仪式
事件回放
天骏公司总经理办公室的李总给高明留了一张备忘录，内容如下。
备忘录 高明：
现在公司要与大华公司举行签字仪式，请你负责布置签字仪式会场并 撰写签字仪式程序。
一、开业庆典
3．开业庆典活动主题
活动主题是指活动开展所围绕的中心思想，一般表现为几个并列的词语或句子， 要求短小有力、形象鲜明，以便于给人留下深刻的印象。
（1）通过宣传，扩大企业的知名度。
（2）展示企业实力，展示产品或服务。
（3）通过邀请目标公众，争取合作关系，为今后发展打基础。
一、开业庆典
4．开业庆典场地的选择
二、会见
1．客人提出会见要求
如果是对方提出的会见，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、 职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下，尽早给对方回复， 以便约定会见时间。如果因故不能会见，应向对方婉言解释。
2．主（我方）提出会见要求
（1）确定主方参加人员 （2）确定会见时间及地点 （3）准备会见材料，帮助领导拟订会见时谈话的话题及内容 （4）安排座次 （5）约好会见时间 （6）安排具体会见事务 （7）会见迎接 （8）引见介绍 （9）会见拍照 （10）会见结束 （11）整理会见纪要
选择开业庆典场地应考虑以下几个因素。 （1）开业地点一般设在企业经营所在地、目标公众所在地或租用大型会议场所。 （2）场地是否够用，场内空间与场外空间的比例是否合适。 （3）交通是否便利，停车位是否足够。 （4）场地环境要精心布置，要用彩带、气球、标语、祝贺单位条幅、花篮、牌匾 等烘托喜庆热烈的气氛。

《秘书实务电子教案》课件

《秘书实务电子教案》课件

《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。

新编秘书实务课件-第1章 秘书实务概述(第3版)-PPT课件

一、将工作分类排序处理 1．按事情的轻重缓急排序处理 例如，有 A 、 B 、 C 、 D 四件事，根据它们的紧急与重要程度， 将四件事进行两两比较，发现： A、紧急且重要的事； B、紧急但并不重要的事； C、不紧急但重要的事； D、不紧急也不重要。 那么在处理时，就应该按照A、B、C、D的先后顺序处理。 电子教案模版配色（3）
第一章
秘书实务概述
第四节 秘书工作的方法
3．按事情的相关性原则排序处理 根据事情的相关性原则，秘书在同一时间内尽可能地做相同类 型的事情，将完成这类事情成为机械运动，或者形成惯性。 这就需要秘书首先把工作划分为几个断面，分块。把同一块 内容，在相连的时间内完成。这样才能从根本上提高工作效 率。 4．按事情的工作属地原则排序处理 工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完 成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一 点对现场工作人员犹为重要。如果这一点处理得好，可避免 在现场、自己的办公室、其他单位或部门之间频繁接触。这 样既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率。
案例二：
参考答案： • （1）李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要 错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与 不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为 秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这 篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在 这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。李自钢绕过 主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导 审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我” 意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是李自钢犯错误 的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。 • （2）李自钢表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心 深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的 成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准 备，是做不好秘书工作的。

秘书与会议组织和服务 精品课件(全集)

如果领导让你拟写一份参加会议人员的名单，你会邀 请哪些人来参加会议以符合此次会议要求？又会怎样 组织召开这次会议呢？
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本章小结
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第二章 会议策划
第一节 会议策划概述
第二节 会议策划的内容
第三节 会议策划方案
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本章要点与要求
（一）本章要点 1．会议策划的概念与意义 2．会议策划的内容 3．会议策划方案的内容与格式 （二）本章要求 1．能够拟写会议筹备进程时间表 2．能够拟写会议策划方案
有些重要会议在选择会议地点时，还要 考虑其政治影响或经济效果。
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六、会议方式
会议的主要方式有现场办公会、座谈会、 观摩会、报告会、调查会、电话会等。
现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企 业已采用“虚拟实境会议”，也就是 “视频会议”，还有有线电视、卫星传讯 等手段，使得企业在开会方式上面临空 前的发展。
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一、会议的种类（续）
5. 按会议的目的划分：说明会议、研究会议、 解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。
6. 按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论 会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论 会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会 议。
7. 按会议的职级划分：股东会议、董事会、 高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工 大会、部门会议。
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第二节 会议活动的基本要素
一、人员 二、名称 三、议题 四、时间 五、地点 六、方式 七、结果
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一、会议人员
1. 会议主体 是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、 承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
2. 会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、 特邀成员、旁听成员。

4.2会中服务与管理(课件)-《秘书实务》同步教学(电子工业版)

PS:在我国，一般原则是，与会者坐在车的后排右侧，与司机成对角线位置，主人 坐在后排左侧，陪同秘书坐在副驾驶的座位。
一、接站技巧
会中服务与管理
2．接站工作要求及服务技巧
（1）提前到达接站点，做好迎接准备工作，这能让对方感觉到自己被重视和尊敬。 （2）对来宾礼貌热情，细致周到，减少对方对陌生环境的不适感。 （3）一般采用对等接待或高规格接待。 （4）用语礼貌恭敬，态度亲切自然。 （5）接站现场要对双方人员进行简单的相互介绍。
来电的是今天大会特邀的重要嘉宾、主管本市经济工作的副市长的秘书小王。小王告诉莫秘书，副市 长和他已在来的路上，可是市长的专车在半路突然出了故障，司机现正在检修，也许会因此迟到。莫秘书 看看时间，按计划半小时之后仪式就要正式开始了，莫秘书立刻决定，让公司正前往接电台记者的商务车 改道前去接副市长一行，原定接电台记者的秘书则转打出租车前去电台接人。
五、会间活动的安排
会中服务与管理
1．会间活动的作用
（1）会间活动能调节会议的气氛，使与会者在一个轻松的环境下变得思维活跃、诚实主动、积 极创新，这有助于改善会议的效果，提高会议的效率。
（2）会间活动能让与会者感受到“团队精神”，增加与会者之间不同层面的沟通和交流。 （3）会间活动可以舒缓紧张的精神压力，有助于与会者以更好的状态迎接下一阶段的会议。
决议等内容记录下来形成的重要会议材料，是反映会议客观进程的原始而真实的信息记载。
（2）会议记录的作用。 ① 会议记录是研究和总结会议的重要依据。 ② 会议记录经整理，可作为向下传达的文件，也可以作为向上级汇报的原始材料。 ③ 会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料和重要的参考佐证资料。 ④ 会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、考核使用干部以及落实政策、

新编秘书实务课件-第4章 沟通与协调工作(第3版)-精选文档


第三章 第四章 秘书的沟通与协调 沟通与协调工作
第一节 沟通概述
情绪的影响 表达能力 不够
三、影响沟通的障碍因素
认识上的障碍
知识经验 缺乏 信息量过大
信息接受 方面的 障碍
影响沟通的 障碍因素
信息发送 方面的 障碍 发送者被 信任程度 不够
理解能力低 信息传递渠道 的障碍 外界环境 的干扰 沟通的方 式不当 传递环节 过多
主任到底哪儿比我强？ • 胡斌，上海宏达公司装配车间的技术能手，多次被评为公 司的“技术尖兵”，但他在技术岗位上，一干就干了十年。 有一段时间，他还经常受到批评。那时，车间新调来一名 汪主任，整天背着手在车间里晃来晃去，关于技术上的事 情，他却是一问三不知，胡斌就很不服他，为什么没本事 的人总能当领导呢？ • 没想到，过了一段时间，汪主任得到了上至领导，下至实 习生的普遍爱戴，人人喜欢与他交往，他到底有什么本领 呢？细心一观察，原来主任尽管在业务上是外行，但他办 事十分周密，待人接物宽厚而圆通，在人事管理上似乎有 一套独特的方法，当月车间的业绩就有大幅度提高。 • 胡斌十分惭愧，自己只会技术，做了十年还是技工。自此， 胡斌开始积极支持主任的工作，并在工作中有意识地观察 和学习主任与人沟通的方法。随着对主任了解的加深，胡 斌还真从他身上学到了不少东西。没过一年，胡斌被提拔 做了主管。
第三章 第四章
第一节
秘书的沟通与协调 沟通与协调工作
沟通概述
一、沟通的概念和种类
（一）沟通的概念 1.沟通。 沟通是一种信息传递和交流的过程。它不 仅包括公务信息的传递和交流，也包含个 人情感、思想和观点的交流。
第三章 第四章 秘书的沟通与协调 沟通与协调工作
第一节 沟通概述
一、沟通的概念和种类
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